Adjoint-e administratif-ve - Bureau de la Conseillère générale

Division : Service juridiques

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste: hybride avec partage de bureau

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) 

Poste syndiqué ou exclu : Exclu

Concours : 24-42

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, un syndicat national représentant quelque 70 000 professionnels et scientifiques du Canada, est à la recherche d’un·e adjoint-e administratif-ve bilingue pour son bureau national situé à Ottawa. 

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la direction de la Conseillère générale aux affaires juridiques, l’adjoint·e administratif·ve apporte un soutien administratif à la section des Services juridiques. Le rôle d’adjoint·e administratif·ve est essentiel pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité du bureau de la Conseillère générale. 

Principales responsabilités

• Fournir une assistance administrative à la conseillère générale aux affaires juridiques et au/à la conseiller·ère juridique.  Recevoir la correspondance, la classer et la faire parvenir aux destinataires en leur indiquant les priorités. 
• Rédiger, taper, formater, réviser, faire traduire et afficher des textes sur le Web, et préparer des pochettes d’information dans divers formats.
• Tenir des dossiers, des registres et des documents de référence.  Préparer et produire des lettres et des notes de service prêtes à être signées, des rapports, des procès-verbaux et d’autres documents.
• Fixer des rendez-vous et planifier des activités et des réunions.  Fixer la date et l’heure des réunions, réserver les locaux et rassembler la documentation nécessaire.  Convoquer les personnes concernées et leur transmettre l’ordre du jour et les rappels.  
• Effectuer des réservations de voyage et d’hébergement et assurer la logistique de réunions conformément à la politique de l’Institut sur les voyages. Saisir dans la base de données de l’Institut les renseignements et les exigences relatives aux voyages et aux réunions aux fins d’approbation.
• Répondre aux demandes de renseignements des clients internes et externes.  Transmettre aux membres les renseignements jugés utiles.
• Tenir et mettre à jour les renseignements dans les bases de données pertinentes; Créer et tenir à jour un index des dossiers juridiques, un index des dossiers actifs et clôturés et un rapport sur l’état d’avancement de tous les dossiers actifs. Tenir à jour les documents de référence juridique sur papier et sous forme électronique.
• Contribuer à ce que les documents juridiques soient préparés, correctement signifiés aux autres parties et déposés auprès du tribunal administratif ou de la juridiction compétente. Recevoir et examiner les formulaires d’avis d’arbitrage pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets.
• Aider à la mise à jour et à la diffusion des informations relatives aux audiences de la Commission des relations de travail dans la fonction publique.  Aider à la tenue des registres des dates d’audience mensuelles et communiquer les dates au personnel approprié de l’Institut.
• Dresser les procès-verbaux des réunions.
• Effectuer périodiquement des tâches connexes sur demande.

Formation, expérience et compétences requises 

Scolarité et expérience :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent provincial
• Deux (2) à trois (3) ans d’expérience dans l’exécution de tâches relevant du secrétariat, du travail de bureau ou de l’administration, préférablement dans un cabinet juridique ou un environnement syndiqué. 
• Une combinaison équivalente d’études et d’expérience sera aussi prise en compte.  

Exigences linguistiques :

• La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais), à l’oral et à l’écrit est obligatoire.

Connaissances et expérience requises :

• Connaissance de l’organisation et de la structure de l’Institut professionnel;
• Connaissance de base de la terminologie juridique et des relations de travail;
• Expérience des pratiques et de la procédure administratives générales;
• Compétences en matière de manipulation de données pour trouver des renseignements et compiler des rapports;
• Capacité d’établir des priorités de travail;
• Capacité à rédiger et à transcrire des procès-verbaux de réunions;
• Capacité à tenir un système de classement;
• Capacité à rédiger la correspondance courante;
• Capacité à relire les textes et à corriger les erreurs;
• Compétences en informatique et expérience de l’utilisation de logiciels de traitement de texte et d’outils de communication

Régime de rémunération 

• Échelle salariale : de 54 714 $ à 68 394 $ (G2)
• Avantages sociaux collectifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité)
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Congé annuel (quatre semaines par année) et autres congés payés généreux
• Congés payés du 27 au 31 décembre

Comment postuler 

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 5 juillet 2024 à 16 h (heure de l’Est). Inscrivez la mention Concours 24-42 à la ligne d’objet.

Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae. Personnalisez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en fonction des qualités requises dans l’offre d’emploi. À l’aide d’exemples concrets, vous devez montrer comment vous répondez aux exigences de ce poste. Nous évaluons votre candidature en fonction de l’information que vous nous donnez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation pour un handicap avant de participer au processus de recrutement, nous vous prions de bien vouloir nous contacter afin de nous fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures qui suivent. Nous tenons à vous assurer que toutes les informations reçues en rapport avec ces mesures d'adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous nous engageons à aménager un milieu de travail inclusif, qui assure la sécurité psychologique et qui est exempt de harcèlement et d’obstacles, et ce, dès le processus d’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.