Réunion de l’exécutif du sous-groupe VFS de Montréal – Procès-verbal - 25 avril 2025

 

Réunion de l’exécutif du sous-groupe VFS de Montréal – Procès-verbal

25 avril 2025

 

Participants:

√ Patrick Sioui – président                                   

                 l                                                             √ Luke McCrory    

√ Ronald Pétion                                                      √ John Monti

√ Ngatiré Djaibé                                                     √ Rita Ziftsoglou

√ Gilles Paré                                                          √ Steven Nair

 

Invités/Guests :

Absences/Regrets: Réal LeSiège, Mario Ostiguy, Michel Tobal

 

1. Mot de bienvenue/Opening remarks:

Patrick souhaite la bienvenue à tous et explique que la salle de réunion du 1000 Sherbrooke O n'est pas disponible aujourd'hui. La réunion se tiendra donc au restaurant.

Patrick welcomed everyone and explained that the meeting room at 1000 Sherbrooke O is not available today. The meeting will therefore be held at the restaurant.

2. Adoption de l’ordre du jour/Approval of the agenda:

Patrick propose, Rita appuie et le texte est adopté à l'unanimité.

Patrick proposed and Rita seconded. Motion carried unanimously.

3. Bienvenu aux nouveaux membres de l'exécutif et tour de table/Welcome to new executive members and round table:

Patrick souhaite la bienvenue aux deux nouveaux membres à l'exécutif soit Steven Nair and Gilles Paré

Patrick welcomed two new members to the executive, Steven Nair and Gilles Paré.

4. Mise à jour sur le retour au bureau/Return to the office update :

Les personnes peuvent laisser leurs affaires au bureau (mais celui-ci n'est pas fermé à clé) à condition qu'elles se rendent au bureau le lendemain. Si l'employé ne peut pas se rendre au bureau le jour suivant, il ne peut pas faire de télétravail et doit prendre ce jour comme un jour de vacances. Il pourrait y avoir des cas à traiter. Le syndicat n'a pas de position officielle à ce sujet. L'employé pourrait peut-être modifier son horaire de remplacement pour prendre le jour suivant comme ADDO.  L'employeur doit respecter la convention collective. Si l'employé dit qu'il a oublié son ordinateur au travail, il doit prendre un jour de vacances. Si l'employé dit qu'il est malade, l'employeur ne peut pas lui dire qu'il ne le croit pas et qu'il lui faut un certificat médical.

Si une personne dépose un grief, la règle est d'obéir et de respecter.

People can leave their belongings at the office (but it is not locked) provided they return to the office the next day. If the employee cannot come to the office the next day, they cannot work remotely and must take that day as a vacation day. There could be cases to deal with. The union does not have an official position on this matter. The employee could change their replacement schedule to take that following day as ADDO. The employer must follow the collective agreement. If an employee says they have forgotten their computer at work, then they need to take a vacation day. If an employee says they are sick, the employer cannot tell them they do not believe them and that they need a doctor's note.

If someone files a grievance, the rule is to obey and respect it.

5. Rencontres de consultation/Consultation meetings:
   • Stefanie Coache: libération syndicale. 16 juillet Départ de Patrick et Michel prend la place de Patrick La directrice CS Lisa Nash a été contactée par Stephanie Coach et on lui a dit que Patrick avait une clause d'antériorité qui lui permettait d'avoir un poste syndical à temps plein. Il y a un prorata basé sur le nombre de membres pour le temps pendant lequel Michel peut être président avec salaire, jusqu'à présent ils ne lui donneront que 30% du temps en tant que président du syndicat avec salaire. Michel a une nécessité de service parce qu'il travaille dans l'informatique, ce sera donc une bataille difficile. Il doit persuader la direction que 100 % du temps de Michel devrait être consacré à la présidence du syndicat.

Stefanie Coache: union liberation. July 16, Patrick is leaving, and Michel will take Pat's place. CS director Lisa Nash was contacted by Stephanie Coach and was told that Patrick had a grandfather clause that allowed him to have a full-time union position. There is a pro rata calculation based on the number of members for the time during which Michel can be president with pay. So far, they will only give him 30% of the time as union president with pay. Michel has a service requirement because he works in IT, so it will be an uphill battle. He must persuade management that 100% of Michel's time should be devoted to the union presidency.

• • Nécessité d'élaborer des arguments à présenter à Stéphanie Coache et de les envoyer à Patrick : prévention des licenciements, le président assistera aux réunions régulières de la CNESST. Les bonnes relations entre les syndicats et les gestionnaires sont reconnues par des primes. Le président est responsable de toutes les consultations avec le directeur adjoint. Avec les ajustements de main-d'œuvre à venir, un président à temps plein est nécessaire. L'environnement politique pourrait conduire à des gels et des réductions de salaires.

Need to prepare arguments to present to Stephanie Coache and send them to Patrick: prevention of layoffs. The president will assist to regular CNESST meetings. Good relations between unions and managers are recognized with bonuses. The president is responsible for all consultations with the assistant director. With upcoming workforce adjustments, a full-time president is needed. The political environment might lead to wage freezes and cuts.

• • Hughes Lamarche directeur CNVR Shawinigan courriel disant qu'ils veulent se rencontrer sur les auditions disciplinaires (gardez votre ordinateur portable fermé pendant la rencontre avec le gestionnaire, gardez votre caméra ouverte pendant une réunion TEAMS, pas de parfum) et qu'il y a eu des réunions disciplinaires à ce sujet.  Stephanie Coache a déclaré qu'il n'y avait pas de cas de ce genre à MTL TSO. Il n'y a aucune obligation pour l'employé de garder son appareil photo ouvert pendant les réunions TEAMS et Stephanie Coache l'a confirmé.

Hughes Lamarche, NVCC Shawinigan director, sent an email saying they want to meet on disciplinaries hearings (keep your laptop closed while meet with manager, keep your camera open during a TEAMS meeting, no perfume) and that there have been disciplinary meetings about this. Stephanie Coache stated that there have been no such cases at MTL TSO. There is no obligation for employees to keep their cameras open during TEAMS meetings, and Stephanie Coache confirmed this.

• • Consultation R&D avec Luke (Luke a rédigé un rapport) : Le DA pose une question aux directeurs, demandant s'il y a un problème avec le budget, que se passe-t-il si un employé veut prendre un CNP non conforme à la convention collective (c.-à-d. 2 ou 5 jours de CNP). Les directeurs répondent qu'ils ne l'autoriseront pas, qu'ils n'autoriseront que les congés non payés et les congés d'étalement conformément aux dispositions de la convention collective.

R&D consultation with Luke (Luke wrote a report): The AD asked a question to directors, asking if there was a problem with the budget, what would happen an employee wanted to take LWOP not in accordance with collective agreement (i.e. 2 or 5 days LWOP). Directors said will not allow it, will only allow LWOP and LWIA in accordance with the provisions of the collective agreement.

• • Patrick posera la question à Stephanie Coache pour savoir s'ils acceptent les congés non payés ou les congés non payés conformément aux dispositions de la convention collective.

Remplacement de Luke McCrory pendant son congé sans solde : Ronald Petiton remplacera Luke.

Patrick will ask that question to Stephanie Coache whether they will accept LWOP or LWIA not in accordance with the provisions of the collective agreement.

Replacement for Luke McCrory during his unpaid leave: Ronald Petiton will replace Luke.

• • Luke écrira à l'Institut et demandera que Gilles Pare soit ajouté à l'exécutif du groupe VFS et à l'exécutif de la section de Montréal. Luke demandera que le procès-verbal de l'AGA soit mis à jour pour ajouter Gilles Pare à l'exécutif de la section de Montréal.

Luke will write to the Institute and request that Gilles Pare be added to the AFS executive and the Montreal Branch executive. Luke will ask for the minutes of the AGM to be updated to add Gilles Pare to the Montreal Branch executive.

5. Portrait financier de l'exécutif/Financial portrait of the executive:  

• • Luke présente le budget du sous-groupe VFS au 17 avril - 9 703,02 $ (sans compter la facture du dîner d'aujourd'hui).

Luke provided the budget of AFS subgroup as of April 17th - $9 703.02 (not including bill for today's lunch).

6. Grief et cas de Harcèlement/Grievances and Harassement situation :

Patrick a un grief concernant l'évaluation des performances et pourrait en avoir d'autres. Certaines personnes pensent qu'elles se trouvent dans une situation de harcèlement, mais il ne s'agit pas de harcèlement. Jusqu'à présent, de nombreux griefs sont résolus de manière informelle (c'est-à-dire sans qu'un grief ou une procédure formelle ne soit entamée). Si le problème concerne $, l'employé doit déposer un grief formel car si l'affaire est portée en arbitrage et que l'employé gagne, le salaire sera remboursé à compter du jour où le grief formel a été déposé. Le délai de 25 jours ouvrables pour déposer un grief commence le jour de l'événement.  L'employé peut alors envoyer un courriel à l'employeur pour lui dire qu'il suspend le grief pour le traiter de manière informelle.

Patrick has a grievance regarding performance review and may have more grievances. Some people think that they are in a harassment situation, but it is not harassment. So far, many grievances have been resolved informally (i.e. without a formal grievance or procedure being initiated). If the issue concerns $, the employee should file a formal grievance because if the case gets to arbitration and the employee wins, the salary will be reimbursed from the day the formal grievance was filed. The 25-working-day period for filing a grievance begins on the day of the event. The employee may then send an email to the employer stating that they are suspending the grievance to deal with it informally.

 

7. Divers/Varia:
   • Pérennité de l'exécutif: Deux autres candidats deviendront délégués syndicaux (Saloi, et l'autre personne est uniquement anglophone). Devrait remplacer Real LeSiege car il est absent depuis un an. Sophie a fait une demande d'emploi pour que le poste de président de la section de Montréal se libère. Patrick rédigera une liste de tout ce qu'il fait en tant que président.

Executive continuity: Two other candidates will become stewards (Saloi, and the other person only speaks English). Should replace Real LeSiege because he has been absent for a year. Sophie applied for a job so the president position at the Montreal Branch would become available. Patrick will draft a list of all that he does as president.

• • Fête de retraite du président : Angelina, Gilles et Rita organiseront la fête de départ à la retraite.

President's retirement party: Angelina, Gilles and Rita will organize the retirement party.

• • AGA du groupe VFS et autres évènement (Conseil Régional) :  13-14 juin, l'AGA régionale du groupe VFS au Lac Lemay. L'AGA se tient à Toronto (seuls les présidents peuvent y assister, les autres peuvent y assister en tant qu'observateurs à leurs frais).

AFS Group AGM and other events (Regional Council): June 13–14, Regional AGM of the AFS Group at Lac Lemay. National AGM is in Toronto (only the presidents get to go, others can go as observers at their own expense). 

• • Motion de Ronald Pétion par courriel du 10 avril:

Bonjour. Pour des raisons personnelles, effectif immédiatement, je démissionne de mon poste de vice-président du sous-groupe VFS de Montréal. Je propose la nomination de Michel Tobal pour terminer le mandat jusqu'à la prochaine élection. Patrick Sioui appuie cette proposition. 

Tous ont voté pour (par courriel). La motion est adoptée à l'unanimité.

Motion by Ronald Pétion via e-mail on April 10:
Hello. For personal reasons, effective immediately, I am resigning from my position as Vice President of the Montreal AFS Sub-Group. I move the nomination of Michel Tobal to complete the term until the next election. Patrick Sioui seconded the motion.

All voted in favour (by e-mail). Motion carried unanimously.

 

8. Levée de la réunion/Adjournment

Angelina propose de lever la réunion, avec l’appui de Rita. Motion adoptée à l'unanimité.

Angelina proposed to adjourn the meeting, and Rita seconded. Motion carried unanimously.