Compte-rendu de la rencontre informelle avec M. Réjean Michaud et M. Denis Caissy
Le comité exécutif (CE) intérimaire s’est réuni le 12 septembre 2016 au restaurant le Cosmos de Lebourgneuf pour une rencontre informelle avec M. Réjean Michaud et M. Denis Caissy.
1. Ouverture de la rencontre
La rencontre informelle a débuté vers 17h30. Les membres présents sont le président intérimaire, M. Jean-Luc Bédard, le vice-président intérimaire, M. Janot Alain et le secrétaire/trésorier intérimaire, M. Jean-Sébastien Binette.
2. Objectif de la rencontre informelle
Le but de la rencontre informelle est d’avoir une aide de la part de Réjean et Denis, deux membres cumulant plusieurs années d’expérience syndicale, pour la préparation de la première Assemblée Générale Annuelle (AGA) pour notre sous-groupe cet automne, et de répondre à différentes questions concernant le fonctionnement de l’Institut. En effet, Réjean est le président du Chapitre de Québec alors que Denis s’implique dans le sous-groupe CS de Québec, dans le chapitre de Québec, au comité jeunesse et au niveau national pour le groupe CS.
3. Points saillants
Les points saillants suivants ont été discutés :
- Discussion sur l’iniquité de la classification des ENG à Québec par rapport à Ottawa (disparité régionale);
- Les étapes à suivre pour mener notre première AGA. En général, un taux de participation de 10 à 15% des membres est attendu. Denis suggère d’utiliser un logiciel comme Monkey Survey ou Doodle pour la cueillette du choix de repas des participants (toujours inclure deux choix plus un choix végétarien). Lors de l’envoi de l’avis de convocation, inclure la date, l’endroit, l’ordre du jour et le conférencier/activités qui seront présentés. Des exemples d’avis de convocation se retrouvent sur le site de l’Institut;
- Le choix de la date de fermeture des livres comptables. Comme il s’agit de notre première année, nous avons une certaine flexibilité. Aucun choix n’a été choisi, ce sera fait probablement lors de la prochaine rencontre du CE;
- Points à inclure dans l’ordre du jour pour l’AGA. Réjean mentionne qu’un vérificateur devra être nommé lors de l’AGA pour vérifier les états financiers;
- Validation de la liste d’articles promotionnels à offrir lors de l’AGA;
- Les procès-verbaux de notre sous-groupe doivent être déposés sur le site de l’Institut et diffuser à nos membres;
- Six réunions de l’exécutif par année, avec une allocation, sont permises;
- Plusieurs guides produits par l’Institut sont disponibles sur le site internet;
- Nous apprenons qu’il y a 18 groupes syndicaux au Fédéral, et que PIPSC est le 3e plus important regroupement avec 57 000 membres; L’Alliance est le plus important;
- Une trousse du président est disponible, il faut contacter Mme Linda Martel (lmartel@pipsc.ca). Même contact pour le manuel complet des « Dirigeants élus »;
- Le procès-verbal de l’AGA, les états financiers et le rapport d’élection doivent être envoyés à Mme Julie Gagnon (jgagnon@pipsc.ca).
4. Actions à accomplir
Voici une liste des actions à accomplir :
1) Jean-Sébastien va acheter les articles promotionnels pour une valeur approximative de 250 $. Dépendamment du nombre de participants lors de l’AGA, une portion ou la totalité des articles seront offerts;
2) Jean-Sébastien va réserver la salle et le restaurant pour la tenue de l’AGA.
3) Jean-Luc va faire un ordre du jour pour l’AGA;
4) Jean-Luc va préparer l’avis de convocation;
5) Jean-Luc va dresser la liste des membres et faire l’envoi de la convocation;
6) Jean-Sébastien va s’occuper de compiler le choix de menu des participants selon les réponses courriel reçues. On pourra évaluer pour les prochaines années si Monkey Survey ou Doodle pourrait être utile.
5. Clôture de la rencontre
La rencontre s’est clôturée vers 20h30.