Politique du sous-groupe CS d’Ottawa-Ouest sur les comptes de téléphonie cellulaire (dernière version)
Objectif
Le présent document doit être présenté à l’exécutif du sous-groupe CS d’Ottawa-Ouest afin de modifier et d’officialiser la politique appliquée par le Sous-groupe pour rembourser à ses membres les frais de téléphonie cellulaires engagés aux fins des affaires syndicales.
Contexte
Lors de la création du Sous-groupe, l’exécutif inaugural a décidé de remettre des téléphones cellulaires aux membres du Comité directeur (président, vice-président, trésorier et secrétaire) et de leur attribuer des comptes afin qu’ils veillent aux affaires syndicales pendant les heures de travail sans utiliser le réseau ou l’équipement de l’employeur. À l’époque, la majorité d’entre eux ont opté pour l’utilisation d’appareils iPad et se sont prévalus de la promotion de Bell Canada, qui offrait un service limité aux données de 1 Go par mois pour 20 $ + TVH. Ils devaient transmettre leurs factures mensuelles au trésorier du Sous-groupe pour être remboursés. Les membres qui dépassaient la limite de 1 Go étaient censés payer les frais supplémentaires de leur poche. Le Sous-groupe a également continué de permettre aux membres de conserver les appareils lui appartenant, même s’ils ne siégeaient plus au Comité directeur, et de rembourser leurs frais de téléphonie cellulaire.
Depuis lors, de nouveaux membres du Comité directeur ont choisi d’utiliser d’autres appareils, qui ne sont pas des iPad. Un autre changement s’est produit : des membres ont choisi d’utiliser une approche différente pour obtenir des données cellulaires, notamment en utilisant leurs autres forfaits de téléphonie cellulaire. Cette façon de faire a créé un problème de comptabilité pour le trésorier, qui ne peut faire le rapprochement des factures présentées et des chèques émis.
Motion proposée
Il est proposé :
- Que les membres du Comité directeur aient droit à un budget allant jusqu’à 1 000 $ pour un appareil cellulaire, une fois tous les cinq ans.
- Que les membres du Comité directeur aient droit à une allocation de téléphonie cellulaire de 22,60 $ par mois équivalant à 20 $ + la TVH, sauf dans le cas des membres qui sont remboursés par un autre organisme constituant de l’IPFPC.
- Que l’allocation de téléphonie cellulaire soit versée aux membres du Comité directeur à l’avance tous les trois mois à compter du premier trimestre suivant l’acquisition de l’appareil. Les versements sont effectués en janvier, en avril, en juillet et en octobre.
- Que tout membre qui quitte le Comité directeur, mais qui demeure membre de l’exécutif du Sous-groupe, ait le droit de conserver l’appareil appartenant au syndicat et puisse continuer à recevoir son allocation.
- Qu’au moment où un membre quitte l’exécutif du Sous-groupe, les paiements trimestriels de l’allocation cessent de lui être versés à la fin du trimestre en cours et qu’il retourne ou achète l’appareil appartenant au syndicat.
- Que pour l’achat de l’appareil, le prix soit fixé à 1 $ ou au montant le plus élevé entre 1 $ et le coût résiduel de l’appareil après radiation.
- Que l’amortissement du coût de l’appareil se fasse au taux de 1/3 du coût d’achat en janvier de chaque année suivant l’achat.
Justification
La conversion des frais de téléphonie cellulaire d’une dépense à rembourser en une allocation simplifiera la responsabilité du Trésor. De plus nous établissons clairement l’appartenance de tout appareil acheté par le syndicat et la responsabilité de son détenteur au moment où il cesse d’être membre du Sous-groupe.