STATUTS DE LA COMMISSION CANADIENNE DU TOURISME
PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (catégories de membres)
« employeur » Se définit comme dans la convention collective du groupe
« CCT » La Commission canadienne du tourisme
« président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence du groupe
« vice-président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence du groupe
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce groupe est le groupe Commission canadienne du tourisme de l’IPFPC, ci-après appelé le « groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Le groupe a pour buts de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de formuler et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent et de faire valoir les intérêts du groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le groupe. L’exécutif du groupe agit à titre de porte-parole du groupe auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit des membres de traiter avec l’Institut à titre personnel.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Les membres qui appartiennent au groupe et qui sont membres titulaires de l’Institut sont également membres titulaires du groupe.
3.2 Les membres titulaires du groupe qui deviennent des membres à la retraite de l’Institut deviennent également des membres à la retraite du groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Les membres peuvent occuper des postes à l’exécutif du groupe, proposer des candidatures à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du groupe et voter dans le cadre des affaires du groupe.
4.2 Les membres peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole.
4.3 Seul(e)s les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective, y compris en ce qui concerne le mode de règlement des différends et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du groupe : Les finances du groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses : L’exécutif du groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du groupe.
5.4 Fonds du groupe : Les fonds du groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisé(e)s : Les personnes autorisées à signer sont élues ou nommées par l’exécutif de l’organisme constituant et la décision prise à cet égard est consignée dans le procès-verbal approprié. Le groupe doit avoir au moins trois signataires autorisé(e)s.
5.6 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) personnes parmi les suivantes : président(e), vice-président(e), secrétaire et trésorier(-ière) du groupe. Les signataires ne peuvent être les bénéficiaires des chèques.
5.7 Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées.
5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du groupe dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’exécutif est élu par et parmi les membres du groupe. Il se compose d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e) secrétaire, d’un(e) trésorier(-ère)et de membres actifs(-ves) et compte le nombre de membres maximum autorisé par les statuts de l’Institut.
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de deux (2) ans sauf à la première élection, où la moitié des membres est élue pour deux (2) ans et l’autre moitié, pour un (1) an.
6.4 Réunions : L’exécutif du groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif est présente.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si la présidence devient vacante, le (la) vice-président(e) en assume les fonctions jusqu’à la prochaine élection.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président(e) devient vacant, les autres membres de l’exécutif peuvent choisir un(e) membre éligible du groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Les membres qui manquent deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable sont réputé(e)s avoir démissionné de leur poste.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président(e) : Le (la) président(e) convoque et préside les réunions du groupe et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du groupe à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence.
6.8.3 Secrétaire : Le (la) secrétaire envoie les avis de convocation aux réunions du groupe et de l’exécutif, dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du groupe et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.
6.8.4 Trésorier(-ère) : Le (la) trésorier(-ère) tient les livres du groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du groupe, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres du groupe.
6.8.5 Membres actifs(-ves) : Les membres actifs(-ves) exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif du groupe.
6.8.6 Comités : L’exécutif peut former des comités, au besoin. Il en établit le mandat et la composition. Une copie des rapports des comités est remise au (à la) secrétaire du groupe. Les comités sont dissous par un vote à la majorité des membres de l’exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du groupe et de conduire les élections. Les membres du Comité des élections qui posent leur candidature à une élection doivent démissionner de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Les élections sont tenues à l’assemblée générale annuelle du groupe.
7.2.2 Le comité des élections lance un appel de candidatures à tous les membres du groupe au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée générale annuelle du groupe.
7.2.3 Les candidatures doivent être présentées par écrit et appuyées par au moins deux (2) membres du groupe, ou bien proposées et appuyées en séance par des membres du groupe lors de l’assemblée générale annuelle. Dans les deux cas, les candidat(e)s doivent confirmer leur volonté d’occuper un poste.
7.2.4 S’il n’y a pas suffisamment de candidatures pour pourvoir les postes vacants, le comité des élections tente d’obtenir le nom d’autres personnes disposées à assumer les fonctions, à défaut de quoi l’exécutif peut y nommer des personnes se son choix.
7.2.5 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidat(e)s et, s’il y a lieu, fait envoyer un bulletin aux membres qui ont le droit de voter.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeurs(-trices) du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
7.3.2 Les personnes qui obtiennent le plus grand nombre de voix pour un poste sont déclarées élues. Le vote peut se faire à main levée ou par scrutin secret, selon ce qui est décidé à l’assemblée.
7.3.3 Le Comité des élections s’assure que les membres sont informé(e)s le plus tôt possible des résultats de l’élection.
7.3.4 Les membres nouvellement élu(e)s à l’exécutif entrent en fonction immédiatement après l’annonce des résultats d’élection.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. Les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsque la majorité simple des membres inscrit(e)s à l’ouverture de l’assemblée est présente.
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du groupe)
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du (de la) président(e)
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.5 Scrutin : Les membres présent(e)s à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre a une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote à la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ve) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du groupe ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres sur place permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le (la) président(e) d’assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
BY-LAW 10 NEGOCIATIONS
10.1 Équipe de négociation : L’exécutif du groupe nomme une équipe de négociation pour négocier au nom du groupe.
10.2 Composition : L’équipe de négociation est normalement composée du (de la) président(e) du groupe, du (de la) négociateur(rice) de l’IPFPC ou d’autres représentant(e)s nommé(e)s par l’IPFPC et d’au moins deux (2) membres de l’exécutif.
10.3 Ratification : Toutes les ententes de principe négociées par l’équipe de négociation doivent être soumises à l’exécutif du groupe aux fins d’examen. Si les membres de l’exécutif appuient l’entente de principe par vote majoritaire, celle-ci est soumise à la ratification par les membres.
ARTICLE 11 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du groupe. Les membres du groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir en 8.1.2)
10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
10.5 Les présents statuts sont adoptés à la fois en français et en anglais, les deux versions ayant force de loi égale.
ARTICLE 12 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du groupe peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du groupe, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
Approuvés par le Conseil d’administration
le 13 décembre 2019