MEETING OF THE EXECUTIVE COMMITTEE OF THE AFS MONTREAL SUBGROUP
SEPTEMBER 18, 2025, AT 12:30 PM
MINUTES
[TRADUCTION]
In attendance: Michel Tobal, Ronald Pétion, Luke McCrory, John Monti, Ngatiré Djaibé, Angelina Argento, Rita Ziftsoglou, Gilles Paré, Steve Nair
Regrets:
Guests: Patrick Sioui, Mario Ostiguy, Serge Cléroux, Pierre Potvin
- WELCOME ADDRESS / MOT DE BIENVENUE:
Michel welcomed everyone and mentioned that the meeting would be held at the home of a steward.
Michel souhaite la bienvenue à tous et mentionne que la réunion se tiendra au domicile d’un délégué syndical.
- READING AND ADOPTION OF THE AGENDA / LECTURE ET ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR:
Moved by: Angelina Argento Seconded by: Ronald Pétion
All in favour
Motion présentée par: Angelina Argento Avec appui de: Ronald Pétion
Motion adoptée à l’unanimité
- WELCOME TO NEW MEMBERS / MOT DE BIENVENUE AUX NOUVEAUX MEMBRES:
Because Michel was not present at the last executive meeting, and as the new president, he welcomed Steven Nair and Gilles Paré, the new members of the executive.
Parce que Michel n’était pas présent à la dernière réunion exécutive, et en tant que nouveau président, il souhaite la bienvenue à Steven Nair et à Gilles Paré, les nouveaux membres de l’exécutif.
- UPDATE ON THE RETURN TO OFFICE / LE POINT SUR LE RETOUR AU BUREAU:
We learned on the news that the Premier of Ontario has mandated that provincial employees return to the office four days a week starting October 20, 2025, and five days a week starting January 5, 2026. This measure is provincial and does not apply to federal employees. Until we have specific information about federal measures, we should not discuss this with members. That could cause unnecessary concern.
For now, there will be no work force adjustment before November for the OSB in Montreal.
Nous avons appris aux nouvelles que le premier ministre de l’Ontario a imposé aux employé·es provinciaux un retour au bureau quatre jours par semaine à compter du 20 octobre 2025 et cinq jours par semaine à compter du 5 janvier 2026. Cette mesure est provinciale et ne concerne pas les employé·es fédéraux. Tant que nous n’aurons pas d’informations précises sur les mesures fédérales, nous ne devrions pas en discuter avec les membres. Ça pourrait causer des inquiétudes inutiles.
Pour l’instant, pas de réaménagement des effectifs avant novembre pour le BSF de Montréal.
- CONSULTATION MEETINGS / RENCONTRES DE CONSULTATION:
Michel asked everyone involved in the consultation meetings to send him an email so that he would know who was doing what and where the vacancies were.
Michel demande à tous ceux qui font les réunions de consultation de lui envoyer un courriel afin qu’il sache qui fait quoi et où sont les postes vacants.
Information:
Michel Tobal – Director of OSB Montreal – Stéphanie Coache
Ngatiré Djaibé – Vérification de dossiers importants: DV – David Cavanaugh
Luke McCrory – RS&DE + Film: Cédric Durban
John Monti – business information and quality assurance: ?
Personne ne rencontre le SMED:
Angelina souhaite faire appel : Montréal.
- FINANCIAL STATUS OF THE EXECUTIVE / PORTRAIT FINANCIER DE L’EXÉCUTIF:
Luke provided the account balance ($9,600) for the AFS Sub-Group in Montreal as of June 30, 2025.
Luke fournit le solde du compte (9 600 $) du sous-groupe VFS Montréal au 30 juin 2025.
- PERFORMANCE EVALUATION / ÉVALUATION DE RENDEMENT:
Michel informed us that management wants to integrate the code of ethics into the performance code. This code is punitive and may lead to disciplinary action; it should therefore not be included in performance evaluations. Gilles mentioned that the code of ethics was already in line with expectations for major cases.
We should remind each AD that before COVID, the union was consulted on performance expectations. Management should adopt this best practice.
Executive members will need to inform Michel if management wishes to add the code of ethics to the performance evaluation.
If your team leader or manager questions your union involvement, you should ask them to speak to the union president.
Michel nous informe que la direction souhaite intégrer le code de déontologie au code du rendement. Ce code est punitif et peut mener à des mesures disciplinaires; il ne devrait donc pas être intégré à l’évaluation du rendement. Gilles mentionne que le code de déontologie figure déjà dans les attentes relatives aux grands dossiers.
Nous devrions rappeler à chaque DV qu’avant la COVID, le syndicat était consulté sur les attentes en matière de rendement. La gestion devrait reprendre cette bonne pratique.
Les membres du comité exécutif doivent informer Michel si la direction souhaite ajouter le code de déontologie à l’évaluation du rendement.
Si votre chef d’équipe ou votre gestionnaire remet en question votre engagement syndical, vous devriez lui demander de contacter le président du syndicat.
- MEDICAL ASSESSMENTS – ÉVALUATIONS MÉDICALES:
A manager evaluated an employee without taking their limitations into account and expected them to process the same number of files as an employee without accommodations.
We should encourage managers and team leaders to take training on managing employees with accommodations.
If an employee receives a score of 1 or 2 during their evaluation, an improvement plan should be put in place and take their limitations into account. The medical report and the employee’s restrictions should be taken into consideration when evaluating their performance. If the employee follows the improvement plan, they should not receive a poor evaluation.
Un gestionnaire a évalué un employé sans tenir compte de ses limitations et s’attendait à ce qu’il traite le même nombre de dossiers qu’un employé sans accommodement.
Nous devrions encourager les gestionnaires et les chefs d’équipe à suivre une formation pour gérer les employé·es bénéficiant d’un accommodement.
Si un·e employé·e reçoit une note de 1 ou 2 lors de son évaluation, un plan d’amélioration devrait être mis en place et tenir compte de ses limitations. Le rapport médical et la restriction de l’employé·e devraient être pris en considération lors de l’évaluation du rendement. Si l’employé·e suit le plan d’amélioration, il/elle ne devrait pas recevoir une mauvaise évaluation.
- SUSTAINABILITY OF THE EXECUTIVE / PÉRENNITÉ DE L’EXÉCUTIF:
Because Patrick Sioui is on leave and will retire after this leave, Michel Tobal, as vice president, has been acting as president of the AFS Sub-Group in Montreal since July 15, 2025. Michel proposed a motion to be replaced as vice president.
Motion: Nomination of Ronald Pétion as vice president.
Moved by: Michel Tobal Seconded by: Angelina Argento
All in favour
Michel asked if anyone wanted to be vice president of the Sub-Group’s executive committee for the long term.
Please inform Michel. The deadline of appointment for the new vice president is January 2026.
Parce que Patrick Sioui est en congé et prendra sa retraite après ce congé, Michel Tobal, en tant que vice-président, exerce les fonctions de président du sous-groupe VFS Montréal depuis le 15 juillet 2025. Michel propose une motion afin d’être remplacé comme vice-président.
Motion : propose Ronald Pétion comme vice-président.
Proposée par : Michel Tobal Avec appui de : Angelina Argento
Motion adoptée à l’unanimité
Michel demande si quelqu’un souhaite être vice-président de l’exécutif du sous-groupe à long terme. Veuillez en informer Michel.
La date limite pour transmettre les candidatures au poste de vice-président est janvier 2026.
10. NATIONAL AFS AGM AND OTHER EVENTS / AGA NATIONAL VFS ET AUTRES ÉVÉNEMENTS:
The 2025 Quebec Steward Council was in Quebec City and there were workshops. But it wasn’t a training session, it was more of a presentation. Michel said that there should be more training during these councils. It was interesting because there were workshops.
The next national AGM will be held in Toronto in December 2025.
Le Conseil des délégués syndicaux 2025 du Québec s’est réuni à Québec et comprenait des ateliers. Mais ce n’était pas une formation, c’était plutôt une présentation. Michel dit qu’il devrait y avoir plus de formation lors de ces conseils. C’était intéressant, car il y avait des ateliers.
La prochaine AGA nationale aura lieu à Toronto en décembre 2025.
11. TOUR DE TABLE – VARIA:
Luke suggested inviting Patrick as a friend of the Sub-Group.
Motion: To invite Patrick as a friend of the Sub-Group. Therefore, when he would accept the invitation, the Sub-Group would pay for his meal and drinks.
Moved by: Luke McCrory Seconded by: Michel Tobal
All in favour
Luke propose d’inviter Patrick comme ami du sous-groupe.
Motion : Inviter Patrick comme ami du sous-groupe. Ainsi, lorsqu’il accepterait l’invitation, le sous-groupe paierait son repas et ses consommations.
Proposée par : Luke McCrory Avec appui de : Michel Tobal
Motion adoptée à l’unanimité
Ngatiré and John said they spoke to Wendy Wong, as she wants to be part of the Sub-Group. Since she is in Brossard, she cannot be part of the Montreal Sub-Group.
Ngatiré et John ont dit avoir parlé à Wendy Wong, car elle souhaite faire partie du sous-groupe. Étant à Brossard, elle ne peut pas faire partie du sous-groupe de Montréal.
Adjournment of the meeting
Moved by: Michel Tobal Seconded by: Ronald Pétion
Levée de la séance
Proposée par : Michel Tobal Avec appui de : Ronald Pétion