Conseils pour la présentation d’un grief

1. Lorsque vous rencontrez le gestionnaire pour discuter d’une plainte ou d’un grief, vous êtes tous deux sur un pied d’égalité. Vous êtes là en tant que représentant de l’IPFPC qui rencontre le représentant de l’employeur et non pas en tant qu’employé face à son gestionnaire.

2. En présentant un grief à la direction, essayez de faire ressortir le fait que vos arguments ne sont pas personnels, mais reflètent la position de l’Institut. Il est préférable de dire, par exemple : « L’Institut est d’avis que… », « Le syndicat pense que… » au lieu de « Je suis d’avis que… » ou « Je pense que… ».

3. Voici une bonne façon de procéder pour présenter un grief :

a) Énoncez les faits. Essayez de ne pas discuter des points litigieux à ce stade; racontez simplement ce qui s’est passé (du point de vue de l’Institut évidemment).

b) Présentez vos arguments en vous reportant, s’il y a lieu, à la convention collective, aux sentences arbitrales déjà rendues et aux pratiques passées. Après avoir établi les faits, vous avez la possibilité de présenter une argumentation claire sur la signification des faits.

c) Répondez aux questions soulevées par écrit et verbalement, par l’employeur. À la fin de votre présentation, demandez si la direction a des questions auxquelles vous ou le plaignant pouvez répondre.

4. Soyez respectueux à l’égard des personnes et restez toujours courtois. Bien qu’il ne faille pas avoir peur de faire une évaluation impartiale du bien-fondé (ou de l’absence de bien-fondé) d’une décision en particulier, des commentaires dénigrants ou des remarques négatives n’ont pas leur place dans l’audition d’un grief. Il y a un principe qu’il ne faut pas oublier : il faut être dur à l’égard des torts, mais indulgent envers les personnes.

5. N’ayez pas peur de vous faire entendre sans interruption lorsque c’est à votre tour de prendre la parole. Exposez les faits à la direction et si celle-ci n’est pas d’accord avec vous, ne vous rétractez pas. Mettez-vous d’accord sur le plus de faits possible et ensuite, expliquez soigneusement les questions sur lesquelles vous êtes en désaccord.

6. Restez concentré sur le sujet discuté. Il se peut que le représentant de la direction ou le membre détournent la discussion en parlant d’un autre sujet. Il vaut généralement mieux les laisser parler, mais ne vous laissez pas distraire des principaux points du grief. Lorsque la partie contrevenante a terminé, ramenez l’attention de l’auditoire sur les faits du grief concerné.

7. Écoutez attentivement et laissez parler le représentant de la direction. Il se peut que la direction ait des renseignements que vous n’avez pas, même si vous avez recueilli soigneusement le plus de faits possible. Si des faits nouveaux apparaissent à l’audience, demandez calmement des précisions, écoutez bien les réponses de la direction et essayez de prendre des notes. Même si vous n’êtes pas du même avis que le représentant de la direction, c’est une bonne stratégie que de le laisser parler et vider son sac.

8. Gardez votre calme et continuez. Ne perdez pas patience et ne vous laissez pas entraîner dans un débat animé. Même si l’autre partie semble succomber à la colère, vous devriez toujours « garder votre sang-froid ».

9. Ne bluffez pas. Vous ne valoriserez pas votre image ni celle de l’Institut en inventant des choses. S’il y a quelque chose que vous ne savez pas, engagez-vous à trouver la réponse et à faire un suivi rapidement.

10. Ne parlez de personne de façon personnelle, dans la mesure du possible, et essayez d’éviter les généralités. Toutes les personnes présentes à la présentation d’un grief devraient être là pour traiter d’un cas en particulier fondé sur des faits précis.

11. Sachez quand vous arrêter de parler. Une fois que la direction a compris vos arguments, et surtout si elle est d’accord avec vous en ce qui concerne le grief, ne continuez pas à ressasser vos explications.

12. Faites un suivi. Notez le temps de réponse de la direction et le temps de transmission du grief pour vous assurer que la direction respecte les délais prescrits. Quelle que soit l’issue, informez le plaignant des résultats dès que possible. S’il y a lieu, avisez les membres de l’unité de négociation de l’état du grief et de ses résultats.