Présences :
Daniel Shen (président), Zhidan Guan (secrétaire), Bobson Wong (trésorier), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre actif), Nancy Desroches (membre active)
Absents: Beverley Miranda (vice-présidente), Pierre Léger (membre actif), Robert Metcalfe (membre actif)
ORDRE DU JOUR
MOTION : Motion d’adoption de l’ordre du jour tel quel. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION : Il est proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion du 6 juin 2024 comme il a été présenté. Motion proposée par Nghia avec l’appui de Nancy, puis ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Conseil des délégués syndicaux de la RCN
Plusieurs membres d’exécutif ont participé à ce conseil qui s’est tenu au Hilton Lac-Leamy, mais la participation générale et le sentiment d’engagement ont été faibles. La présentation de l’augmentation des cotisations a été faite par un employé relativement nouveau de l’Institut, qui ne fait même pas partie de l’équipe financière. Des questions ont été posées, mais aucune réponse n’a été fournie sur place au lieu de renvoyer au forum financier de l’AGA. La plupart des délégués syndicaux ont convenu que l’Institut n’avait pas réagi en temps utile au mandat de RAB du SCT, et que les membres n’avaient pas reçu de planification ni de réponse de la part de la direction de l’Institut.
- Événement social de fin d’année
Après discussion, nous avons tous convenu de l’organiser au Tailgators.
Zhidan : nous pouvons aller à « Escape Room » pour renforcer l’esprit d’équipe des cadres.
- Articles promotionnels
Il a besoin des cadres pour l’aider à distribuer les articles promotionnels lors du dîner d’information sur Navigar. Il a suggéré de préparer l’achat de nouveaux articles promotionnels pour l’année prochaine. Il ne sera pas en ville entre le 15 décembre et la fin du mois de janvier.
Il a encouragé tout le monde à proposer des idéed’articles promotionnels par courriel, et nous pourrons décider laquelle nous choisirons lors de la prochaine réunion.
POINT DE SUIVI : Chacun y trouvera les éléments pour les nouveaux articles promotionnels.
RAPPORT DE TRÉSORERIE
- Bobson confirme que la deuxième page du nouveau formulaire de carte de signature a été faite.
- Bobson demandera aux services financiers de l’Institut si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
POINT DE SUIVI : Bobson demandera aux services financiers de l’Institut si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
AFFAIRES EN COURS
- Vêtements pour l’exécutif
Daniel a contacté la boutique au sujet des polos Dri-Weave pour obtenir l’approbation de l’équipe. Ils n’avaient pas toutes les tailles, mais ils nous donnent d’autres échantillons. Il fera un suivi plus tard.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
- Événement de paintball
On n’en parle pas, car Robert ne participe pas à la réunion.
Beverley : Il est suggéré que Robert dresse une liste détaillée des dépenses, y compris ce qu’il nous reste, afin que nous puissions établir un plan pour l’année suivante.
POINT DE SUIVI : Robert appellera la compagnie de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance et créera une liste.
- Dîners d’information sur « Navigar » à SPC/AAC/MDN/GRC/EDSC (Daniel, Nancy, Robert et Zhidan)
Zhidan : Même les diffusions ont été envoyées pour les dîners d’information. Elles sont destinées à l’introduction à « Navigar ». Les lieux sont SPC/AAC @ Skyline, MDN Carling Campus, ESDC @ Woodward et GRC @ Leikins.
Nancy Au MDN, Zoom n’est pas autorisé. Nous devrions utiliser les M.S. Teams pour organiser la réunion.
POINT DE SUIVI : Nancy et Robert collaboreront avec Robert pour le dîner d’information au MDN. Daniel et Zhidan organiseront celui d’AAC, Daniel et Bobson, celui d’EDSC, et Daniel a trouvé un volontaire de la GRC pour coordonner cette séance. Liming contrôlera les courriels d’inscription et gérera les inscriptions.
- Événement sportif à Skyline pour septembre et octobre
Sauté
Zhidan : Il travaillera à la rédaction du sondage, qui aura une version anglaise et une version française.
POINT DE SUIVI : Zhidan sollicitera l’intérêt des membres pour les événements sportifs de Skyline par le biais d’un sondage.
- Conférencier spécialiste du T2200
Zhidan : Il a déjà contacté un cabinet comptable qui souhaite proposer à nos membres une séance d’information pour la prochaine saison fiscale. Il demande le budget pour ce type de séance.
Beverley : Elle souhaitait également obtenir un devis de la part de ses amis.
POINT DE SUIVI : Beverly et Zhidan demanderont des devis à des comptables pour une séance ou un séminaire sur la déclaration de revenus avant la saison fiscale 2025.
- Accès au courriel pour la boîte de réception GD du sous-groupe.
Robert : Gmail diffère de MS Outlook, qui peut déléguer les droits à d’autres comptes d’utilisateurs.
Ce point est sauté, car Robert ne participe pas à la réunion.
POINT DE SUIVI : Daniel et Robert étudieront la possibilité de déléguer la fonctionnalité du courriel à la boîte de réception générale du sous-groupe.
Tour de table
Daniel a aidé Pierre à exprimer son inquiétude quant à sa capacité et à son temps de travail relativement aux activités du sous-groupe. Le consensus de l’équipe est de maintenir son statut jusqu’à la prochaine AGA s’il souhaite rester et de ne pas réclamer l’allocation mensuelle de communication d’exécutif à moins que la participation ne change.
PROCHAINE RÉUNION
- Date : 5 novembre 2024
- En virtuel ou en personne : Daniel propose que la réunion ait lieu virtuellement avec l’appui de Zhidan.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Nghia propose la motion avec l’appui de Liming. La motion est adoptée à 21 h.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
POINT DE SUIVI : Chacun y trouvera les éléments pour les nouveaux articles promotionnels.
POINT DE SUIVI : Bobson demandera aux services financiers de l’Institut si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
POINT DE SUIVI : Robert appellera la compagnie de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance et créera une liste.
POINT DE SUIVI : Nancy et Robert collaboreront avec Robert pour le dîner d’information au MDN. Daniel et Zhidan organiseront celui d’AAC, Daniel et Bobson, celui d’EDSC, et Daniel a trouvé un volontaire de la GRC pour coordonner cette séance. Liming contrôlera les courriels d’inscription et gérera les inscriptions.
POINT DE SUIVI : Zhidan sollicitera l’intérêt des membres pour les événements sportifs de Skyline par le biais d’un sondage.
POINT DE SUIVI : Beverly et Zhidan demanderont des devis à des comptables pour une séance ou un séminaire sur la déclaration de revenus avant la saison fiscale 2025.
POINT DE SUIVI : Daniel et Robert étudieront la possibilité de déléguer la fonctionnalité du courriel à la boîte de réception générale du sous-groupe.