Agent-e de réception des dossiers (contrat de 12 mois)

Interne / externe

Poste vacant

Division : Négociations collectives et Services de rémunération

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste: Format hybride

Durée de l’emploi : Poste de durée déterminée de 12 mois à temps plein (35 heures par semaine)

Poste syndiqué : Section locale 3011 de l’AIM

Admissibilité : Le ou la candidat-e doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e

Concours : 25-16

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnels et scientifiques à travers le Canada, est à la recherche d’un-e agent-e de réception des dossiers pour soutenir son équipe des Services de rémunération au bureau national à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la direction du directeur, Négociations collectives et services de rémunération, et la supervision fonctionnelle du gestionnaire, Services de rémunération, l’agent·e de réception des dossiers répond aux demandes d’information internes et externes, et aide l’équipe de la rémunération en assurant la réception des dossiers, la recherche et le soutien administratif.

Principales responsabilités

Effectuer un examen préliminaire des dossiers de griefs relatifs à la classification ou au contenu du travail et des demandes de renseignements sur les pensions ou les avantages sociaux afin de déterminer et d’obtenir les documents et les informations requises, de cerner les principaux problèmes et d’attribuer les dossiers au personnel concerné en lui recommandant des mesures à prendre.
Recevoir les griefs, ouvrir et maintenir les dossiers, vérifier le contenu et l’adhésion (assurer le suivi lorsque les membres ne sont pas inscrits). Déterminer les ressources/documents justificatifs essentiels, fournir un retour d’information sur l’exhaustivité du dossier, suivre les interactions et archiver les documents au besoin.
Répondre aux demandes de renseignements des membres concernant la rémunération. Compiler et interpréter les informations fournies, identifier les causes profondes des problèmes présentés, fournir des solutions sur la base de recherches, de modèles et d’analyses techniques. Communiquer efficacement avec les membres pour trouver une solution.
Assister les agent·es dans leurs recherches portant sur divers aspects des questions de rémunération, remplir des formules de grief et examiner des documents techniques.
Examiner le calendrier de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP), contacter les agent·es affectés (d’autres sections), déterminer si l’équipe de rémunération doit être impliquée, renvoyer le dossier à l’équipe de rémunération le cas échéant.
Animer ou coanimer des séances impromptues de développement technique pour les relations de travail et le personnel administratif.
Suivre, trier et publier des index de réponses types pour le personnel des relations du travail.
Participer à des séminaires, des résumés et des notes juridiques, des publications sectorielles, des séminaires en ligne et des séances d’information sur la réglementation, ou les examiner. Fournir des résumés écrits aux collègues.
Compiler et maintenir un système centralisé de suivi et d’archivage des dossiers; créer des dossiers et mettre à jour le SGC SNOW.
Élaborer et mettre en œuvre des procédures et des ressources techniques pour répondre efficacement aux demandes des membres.
Extraire, compiler, maintenir et distribuer des informations sur la rémunération dans des rapports statistiques et des résumés à l’aide de tableurs. Faire état des tendances des questions émergentes concernant les politiques et procédures de l’employeur afin que les agent·es les examinent et y donnent suite.
Assurer la liaison entre l’Institut et l’organe compétent en ce qui concerne la programmation des audiences et autres réunions. Fournir un soutien administratif en organisant le lieu, l’heure et les installations de la réunion, en rassemblant la documentation requise, en informant les participant·es et en envoyant l’ordre du jour et les avis de rappel.
Tenir à jour le site Web de la section de la rémunération.
Effectuer des tâches connexes sur demande, au besoin.

Formation, expérience et compétences requises

Scolarité et expérience :

Diplôme d’études collégiales de deux (2) à trois (3) ans ou diplôme universitaire dans un domaine d’études pertinent
Deux (2) à trois (3) ans d’expérience dans des fonctions administratives, ou une combinaison équivalente de formation, d’études et/ou d’expérience

Atouts :

Certification en premiers soins en santé mentale (PSSM) ou participation à un programme de formation similaire
Formation ou certification pertinente en administration des avantages sociaux et des prestations de retraite

Exigences linguistiques :

La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est exigée.

Connaissances et expérience requises :

Connaissance des conditions d’emploi des membres de l’Institut
Connaissance de la classification et de l’évaluation des emplois dans la fonction publique fédérale et dans d’autres administrations représentées par l’Institut
Connaissance des éléments standard des questions relatives aux pensions et aux avantages sociaux
Connaissance de base des sources juridiques faisant autorité sur les relations employeurs-employés dans la fonction publique fédérale et les autres administrations employant des membres de l’Institut
Connaissance de bases de données et de programmes de formation pertinents
Connaissance de la terminologie des relations du travail
Compétences en matière de manipulation de données; capacité à assimiler des informations techniques provenant de diverses sources, y compris des résumés juridiques
Solides compétences en matière de communication (avec sensibilité et patience), de prise de décision et d’analyse
Capacité à produire des rapports et d’autres types de correspondance; rédiger et transcrire des procès-verbaux de réunions; relire et corriger les erreurs
Expérience de divers outils de traitement de texte et de communication

Régime de rémunération

Échelle salariale : de 74 586$ à 93 234 $ (G4)
Avantages sociaux collectifs : Assurance maladie, assurance dentaire
Congé annuel : Quatre semaines par an, plus autres congés payés généreux
Congés payés : Du 27 au 31 décembre

Remarque

La préférence sera accordée conformément aux termes de la convention collective de l’unité de négociation de la section locale 3011 de l’AIM.

Comment postuler

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 26 février 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-16 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.