(Traduit de l’anglais)
Sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
PROCÈS-VERBAL
Réunion de l’exécutif du sous-groupe (le 1er décembre 2022 à 18 h)
Restaurant Casa Mexico - 1491, chemin Merivale, Ottawa
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Présence en personne : Daniel Shen (président), Blair Mason (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Junaid Fazal (membre actif), Charles Dugas (membre actif) Présence virtuelle : Beverley Miranda (vice-présidente), Lisa Chau (membre actif), Zhidan Guan (membre actif) Absence : Sylvia Suska (membre actif) Invité : David Chin (membre actif au 25 Fitzgerald) |
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, ouvre la première réunion du nouvel Exécutif à 18 h 21.
ORDRE DU JOUR L’ordre du jour provisoire est présenté.
MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Charles, pour adopter l’ordre du jour provisoire dans sa forme modifiée. Motion adoptée.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE Le procès-verbal provisoire de la réunion du 3 novembre 2022 est présenté.
MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Daniel, pour adopter le procès-verbal modifié de la réunion. Motion adoptée
RAPPORT DU PRÉSIDENT
- Daniel signale que l’AGA de l’IPFPC a semblé plus courte cette année. Il n’y aura plus de plastiques à usage unique lors des futurs événements de l’Institut. L’AGA de l’année prochaine se déroulera sur quatre jours à Ottawa. Désormais, toutes les revendications salariales doivent être traitées dans un délai de trois semaines.
RAPPORT DE LA VICE-PRÉSIDENTE
- Beverley suggère que le ou la VP ne fasse pas de rapport lors de cette réunion ou des réunions futures. Les personnes présentes s’accordent à dire que c’est une bonne idée.
RAPPORT DU TRÉSORIER
- Nous avons actuellement environ 30 000 $ sur notre compte bancaire et nous avons dépensé environ 29 % de notre budget.
- Blair a obtenu les signatures nécessaires et distribué les chèques de dépenses de l’exécutif au début de cette réunion (après avoir obtenu au préalable les reçus de dépenses nécessaires).
POINT DE SUIVI Blair fournira les états financiers à Lisa. Ils devront être remis à nos membres avant la date limite pour les envois en masse fixée par l’IPFPC, soit le 5 décembre.
AFFAIRES EN COURS
ÉVÉNEMENT SOCIAL DE FIN D’ANNÉE —Tailgators, 8 décembre 2022
- 110 personnes se sont inscrites avant la date limite. La présidente de l’Institut, Jenn Carr, sera présente (aucune inscription n’est requise pour elle). La liste des participants a été remise au gérant de Tailgators.
- Le gérant de Tailgators a également reçu la liste des régimes alimentaires particuliers de certains participants (p. ex. 10 végétariens, 4 hallal). Daniel a demandé que les différents aliments soient séparés afin de minimiser le risque de contamination croisée.
- Le coût approximatif pour l’ensemble de l’événement s’élève à 6 000 $.
- Daniel demande des volontaires et les affectations suivantes sont faites :
Bureau d’inscription : Lisa et Beverley
Autocollants d’identification pour les membres de l’exécutif : Beverley (fournira les étiquettes et les stylos Sharpie)
Distribution d’articles promotionnels : Sylvia et Charles
Distribution de deux coupons de boissons à chaque participant : Charles
Offre de trajets Uber gratuits aux participants qui ne peuvent pas rentrer chez eux en toute sécurité après l’événement : Charles
Surveillance des quantités de nourriture disponibles : Charles
Test de l’équipement audiovisuel fourni par Tailgators : Junaid
Photographies de l’événement : Zhidan
- Il a été décidé que les coupons de boissons seront distribués aux membres et à leurs invités, mais que les chapeaux du groupe CS ne seront donnés qu’aux membres.
- Tony Goddard s’est inscrit et sera le conférencier invité. Il recevra une carte-cadeau de 25 $ en remerciement pour ses nouvelles des négociations.
- Après l’événement, une liste sera dressée des personnes qui se sont inscrites à l’événement, mais qui ne se sont pas présentées.
POINT DE SUIVI Daniel doit fournir à Lisa la liste des participants inscrits.
POINT DE SUIVI Lisa doit communiquer aux personnes qui se sont inscrites que leur inscription a été acceptée. Elle leur rappellera que les membres ne peuvent amener qu’un seul invité, et que ces invités doivent avoir plus de 19 ans.
POINT DE SUIVI Lisa doit obtenir la carte-cadeau de 25 $ pour Tony Goddard.
CRÉATION DE LA NOUVELLE BOÎTE COURRIEL GÉNÉRALE DE SGTIOO
- Jusqu’à la tenue du prochain événement social de fin d’année, la boîte courriel csowsg@pipsc.ca continuera d’être utilisée. Après l’événement social, la nouvelle boîte courriel itowsg@pipsc.ca sera utilisée.
MISE EN ORDRE DE NOTRE DISQUE PARTAGÉ
- Daniel préférerait qu’il soit généralement classé par année. Il suggère toutefois de créer un dossier distinct pour les éléments administratifs qui ne s’intègrent pas parfaitement dans une structure annuelle (p. ex. les politiques de nos sous-groupes).
POINT DE SUIVI Lisa continuera à travailler sur la mise en ordre du disque partagé.
POINT DE SUIVI Daniel modifiera les permissions dans les dossiers Agenda et Procès-verbaux afin que le secrétaire soit en mesure de déplacer et de supprimer des éléments de ces dossiers.
MISE À JOUR DES POLITIQUES SUR LES COMMUNICATIONS RELATIVES AUX REMBOURSEMENTS ET SUR L’ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE
- Blair indique que de nouvelles politiques sont en cours d’élaboration par l’Institut et qu’elles auront probablement préséance sur les politiques de nos sous-groupes locaux sur ces sujets. Nous devons attendre que l’Institut communique les changements officiels, qui devraient prendre effet le 1er janvier 2023.
MOTION présentée par Blair, avec l’appui de Charles, pour abroger les politiques actuelles en matière de communications et d’équipement informatique du SGTIOO le 31 décembre 2022, si de nouvelles politiques de l’Institut sont imposées à tous les sous-groupes le 1er janvier 2023. Motion adoptée.
ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE MANQUANT
- Blair signale qu’il n’a pas reçu de réponse au courriel qu’il a envoyé à l’Institut à ce sujet. Cette question sera abandonnée par le SGTIOO si les changements prévus dans la gouvernance de l’Institut concernant les anciens équipements se produisent dans un avenir proche.
RÉCUPÉRATION DES BANNIÈRES SGTIOO (GROUPE CS)
- Les trois bannières des sous-groupes ont été récupérées. Zhidan en a une et Daniel a les deux autres.
T-SHIRTS
- Daniel a reçu un devis de Red Planet. Le fournisseur préfère qu’une commande soit passée avant que des échantillons soient fournis.
- Zhidan a acheté un gilet chez Costco et y a fait imprimer un logo à un prix bien inférieur à celui d’un fournisseur habituel de vêtements de sous-groupes de qualité similaire.
POINT DE SUIVI Daniel doit faire un suivi avec Red Planet après l’événement social de décembre.
POINT DE SUIVI Daniel doit étudier plus avant l’option Costco.
REPRÉSENTATION AU MDN CARLING
- Daniel signale que Douglas Carter est le représentant potentiel du MDN Carling et qu’il sera présent à l’événement social de fin d’année.
CORRECTIONS DES RÉSULTATS DE L’AGA 2022 DU SGTIOO
POINT DE SUIVI Blair et Lisa travailleront sur le compte de résultat de l’AGA 2022 du SGTIOO pendant la fin de semaine. CONSOMMATION D’ALCOOL LORS DES ÉVÉNEMENTS DU SGTIOO
- Après avoir examiné le courriel reçu de l’IPFPC, et après une brève discussion, il a été décidé d’offrir des trajets Uber gratuits à toute personne ne pouvant rentrer chez elle en toute sécurité après les événements du SGTIOO, en commençant par l’événement social de fin d’année. Pendant la réunion, Charles a réussi à créer un compte de groupe Uber pour le SGTIOO.
ÉVÉNEMENT D’ESSAI DU FINANCIAL LAUNCHPAD (RAMPE DE LANCEMENT FINANCIER)
- Lisa indique que la date est toujours fixée au 12 janvier 2023, mais que l’heure de début a été modifiée à 17 h.
- Lisa demande à tout le monde d’essayer d’inviter plus de personnes à assister à l’événement.
POINT DE SUIVI Lisa doit faire circuler à nouveau le lien (révisé) de l’événement d’essai aux membres de l’exécutif du SGTIOO. Lisa doit envoyer un courriel à tous les membres du SGTIOO avant la date limite pour les envois en masse, fixée au 5 décembre par l’IPFPC.
DON AU NOM DE BRANDON WILSON
- Blair rapporte que le chèque a été signé et que le versement du don est en cours.
FORMATION DES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF DU SGTIOO
- Daniel indique qu’il attend de voir si nous aurons un nouveau membre de l’exécutif dans les semaines à venir, et aussi de savoir si l’exécutif du chapitre d’Ottawa-Ouest souhaite se joindre à nous. En cours
AFFAIRES NOUVELLES
DON AU FONDS HÉRITAGE ET À LA BANQUE ALIMENTAIRE
- Le consensus a été de donner le montant maximum 2022 autorisé par les directives de l’Institut, mais de réévaluer nos dons de bienfaisance dans les années à venir.
MOTION présentée par Blair, avec l’appui de Charles, pour faire un don de 2 000 $ au Fonds Héritage de l’Institut. Motion adoptée.
MOTION présentée par Blair, avec l’appui de Charles, pour faire un don de 1 000 $ à l’association Algonquin College Student Food Cupboard et pour faire un don de 1 000 $ à la banque alimentaire de Kanata. Motion adoptée.
GEORGE CHAIRMAN CHANTERA LORS DU PROCHAIN ÉVÉNEMENT SOCIAL DE FIN D’ANNÉE
- Après discussion, le groupe s’accorde sur le fait que faire chanter quelqu’un dans ce lieu n’est pas idéal en raison du bruit de fond élevé, et que cela pouvait s’avérer gênant pour l’artiste. Il est convenu de réexaminer cette idée pour de futurs événements du SGTIOO (par exemple, pour une journée de divertissement familial en plein air).
REMISE DE LA BANNIÈRE « IPFPC — BIEN MIEUX ENSEMBLE »
- Steve présente une bannière rétractable en bon état qu’il utilise depuis plusieurs années lors des événements d’information de l’Institut. La bannière est remise à Junaid pour qu’il l’apporte à l’événement social de fin d’année et aux événements futurs du SGTIOO.
FORMAT DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION
- Daniel et Steve se mettent d’accord sur un format qui répond à leurs besoins principaux.
TOUR DE TABLE
FINANCEMENT DE L’ÉVÉNEMENT FITZGERALD
- David explique qu’il prévoit d’organiser un événement le 9 décembre pour rencontrer les membres de son lieu de travail au 25 Fitzgerald à Bells Corners. Il indique qu’environ 25 membres s’y sont déjà inscrits.
- Une discussion s’engage sur cet événement et quelques suggestions sont faites : que cet événement vise à remobiliser les membres après la pandémie, que les questions du jeu-questionnaire pour gagner des prix comportent un certain degré de contenu syndical, que les prix distribués soient clairement indiqués comme provenant de l’IPFPC et du SGTIOO, et que l’on réfléchisse davantage et que l’on fasse preuve de souplesse pour déterminer si l’événement serait mieux organisé sur le lieu de travail (et dans ce cas, seulement si une permission spécifique est obtenue de l’employeur) ou dans un restaurant.
- En raison du peu de temps disponible, plutôt que d’organiser la venue d’un conférencier, un exécutif du SGTIOO a été invité à participer.
MOTION présentée par David, avec l’appui de Junaid, pour octroyer jusqu’à 500 $ à un événement destiné aux membres qui se tiendra en 2022 pour les personnes qui travaillent au 25 Fitzgerald. Motion adoptée.
ACHAT DE CHARGEURS PORTATIFS
- Steve montre un exemple de chargeur portatif que le sous-groupe IT d’Ottawa-Métro a récemment distribué à ses membres. Après avoir fait circuler ce chargeur, on décide par consensus d’en acheter une quantité estampillée du logo du SGTIOO, si le prix est raisonnable, idéalement avant la fin de l’année civile.
POINT DE SUIVI Steve doit contacter Brian Murray (trésorier du SGTIOO) et lui demander de communiquer avec Daniel (fait à la fin de la réunion). Daniel doit voir avec Brian si une commande peut être passée.
AGA 2023 DU SGTIOO
- Blair suggère que l’AGA du SGTIOO se tienne au printemps prochain, plutôt qu’à l’automne, afin que l’allocation d’environ 6 000-7 000 $ pour l’événement soit plus simple à prévoir. Les personnes présentes s’accordent à dire que c’est une bonne idée.
PROCHAINE RÉUNION Il est convenu que la prochaine réunion se tiendra uniquement de manière virtuelle le 5 janvier 2023.
LEVÉE DE LA SÉANCE présentée par Daniel, avec l’appui de Blair. Motion adoptée à 20 h 30
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Daniel : fournir à Lisa la liste des participants inscrits à l’événement social de fin d’année.
Daniel : modifier les permissions dans les dossiers Agenda et Procès-verbaux afin que le secrétaire soit en mesure de déplacer et supprimer des éléments de ces dossiers.
Daniel : faire un suivi avec Red Planet après l’événement social de décembre.
Daniel : étudier plus avant l’option Costco.
Steve : contacter Brian Murray (trésorier du SGTIOO) et l’inviter à prendre contact avec Daniel (tâche accomplie à la fin de la réunion). Daniel : voir avec Brian si une commande de chargeurs portatifs peut être passée.
Blair : fournir les états financiers à Lisa, afin qu’ils soient communiqués à nos membres avant la date limite pour les envois en masse de l’IPFPC (5 décembre).
Blair et Lisa : travailler sur le compte de résultat de l’AGA 2022 du SGTIOO, pendant la fin de semaine.
Lisa : communiquer aux personnes qui se sont inscrites que leur inscription a été acceptée pour participer à l’événement social de fin d’année. Elle leur rappellera que les membres ne peuvent amener qu’un seul invité, et que ces invités doivent être âgés de plus de 19 ans.
Lisa : obtenir la carte cadeau de 25 $ pour Tony Goddard.
Lisa : poursuivre la mise en ordre du disque partagé.
Lisa : faire circuler à nouveau le lien pour l’événement d’essai Financial Launchpad aux membres de l’exécutif du SGTIOO. Lisa enverra un courriel à tous les membres du SGTIOO avant la date limite pour les envois en masse de l’IPFPC (5 décembre).