SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST PROCÈS-VERBAL Réunion ordinaire de l’exécutif du 2 mars 2023

(Traduit de l’anglais)

SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST

PROCÈS-VERBAL

Réunion ordinaire de l’exécutif du 2 mars 202, à 18 h

Cette réunion se tient virtuellement.

Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, ouvre la séance à 18 h 10.

Il y a une longue discussion impromptue au sujet de la ligne directrice sur les demandes d’indemnité de repas dans le cadre de réunions virtuelles. Aucune conclusion officielle n’est tirée. D’autres clarifications à ce sujet sont nécessaires.

                MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Beverley. Que le sous-groupe paye l’indemnité de repas dans le cadre des réunions virtuelles de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Motion retirée. 

ORDRE DU JOUR : L’ordre du jour provisoire est présenté.

                MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Daniel. Motion d’adoption de l’ordre du jour tel quel. Adoptée.

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE : Le procès-verbal provisoire de la réunion du 2 février 2023 est présenté.

                MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Beverley. Motion d’adoption du procès-verbal modifié, tel que présenté. Adoptée. 

RAPPORT DU PRÉSIDENT

• Notre récente campagne de courriels du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest a bien fonctionné. Nous avons appris que de nombreux membres utilisent des adresses électroniques ou sont inscrits auprès de l’IPFPC, et que certains ministères bloquent les courriels envoyés aux adresses professionnelles. Les personnes présentes décident par consensus de tenter de communiquer avec les membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest en utilisant principalement les moyens de communication standard de l’IPFPC, étant donné les contraintes liées aux délais. Daniel assistera à la réunion du président du sous-groupe à Victoria dans quelques semaines.
• SUIVI Daniel fera circuler un sondage pour déterminer la date de notre prochaine réunion du sous-groupe et pour confirmer si elle se tiendra virtuellement ou en présentiel.

RAPPORT DU TRÉSORIER

• Comme Blair n’a pu être présent à cette réunion, la présentation du rapport est reportée à notre prochaine réunion du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.

AFFAIRES EN COURS

FORMATS DE FICHIERS ET DE DOSSIERS DU DISQUE PARTAGÉ

• Beverley signale qu’elle a de la difficulté à se connecter au disque partagé.
• SUIVI Beverley assurera le suivi de l’organisation de nos dossiers sur le disque partagé.

FORMATION DES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE

• Daniel a communiqué avec Sherry Oake, Stacey McLaren et Sean O’Reilly au sujet de l’obtention d’une formation pour les membres de l’exécutif du Sous-groupe. Étant donné qu’une formation similaire de deux jours est actuellement prévue dans la région de Toronto et que l’AGA du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest aura probablement lieu peu après, ce point sera reporté à notre réunion de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, qui se tiendra après l’AGA, afin d’en assurer le suivi au besoin. Le suivi est terminé pour le moment.

CHEMISES POUR LES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE

• Lisa se dit déçue de l’absence de commentaire après son courriel indiquant les options possibles relativement aux chemises. Nous encourageons tout le monde à relire ce courriel et à formuler des commentaires sur les options vestimentaires. Jusqu’à présent, les seuls commentaires reçus concernaient les chemises polo aux tons pastel. Si les commentaires ne sont pas plus nombreux, nous laisserons tomber ce point.
• SUIVI Tout le monde doit lire le plus tôt possible le récent courriel de Lisa sur les chemises et soumettre ses premiers choix à Lisa. 

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2023 

• Nous avons prévu un budget de 5 000 $ pour notre AGA. Nos dates de prédilection sont le 4 ou le 11 mai. Lisa, Beverley et Blair proposent des lieux potentiels et indiquent les coûts approximatifs. Certains dépassent notre budget, comme le Marshes, le Brookstreet, le Hellenic Centre et le Westboro Masonic Lodge. Un autre lieu aurait été possible, mais il se trouve à proximité de travaux routiers imminents qui seront faits par la Ville d’Ottawa. L’un des lieux s’est démarqué du lot, car c’est l’option la plus économique : la salle du Legion Hall de Kanata. Toutefois, l’ambiance de cette salle est moins chaleureuse que celle où nous avons tenu notre dernière assemblée générale annuelle, soit le Holiday Inn Express de Kanata. Nous ferons quelques autres demandes de devis, mais jusqu’ici la préférence par consensus va à la suggestion précédente de Blair de se tourner vers le Collège Algonquin – le lieu semble respecter notre budget, et on y trouve une belle offre culinaire et une bonne ambiance. Le seul irritant semble être la nécessité pour les clients de payer leur stationnement, mais il pourrait être possible de négocier avec le Collège.
• SUIVI Beverley obtiendra des devis approximatifs du Holiday Inn Express de Kanata et du nouveau Sheraton sur Moodie Drive et communiquera cette information aux autres membres de l’Exécutif par courriel au cours de la prochaine semaine environ.
• SUIVI Blair déterminera l’emplacement exact de la salle du Collège Algonquin (où elle se trouve sur le campus), et vérifiera si elle est disponible le 4 ou le 11 mai et si les frais de stationnement peuvent être supprimés à l’occasion de notre AGA. Si, après avoir examiné les devis finaux transmis par Beverley, le Collège semble toujours être notre meilleure option, un vote virtuel aura lieu avant notre prochaine réunion pour voir si nous signerons le contrat ou non.

COURRIEL DE RETOUR AU BUREAU DU SOUS-GROUPE

• Le courriel a été envoyé (voir les commentaires sous Rapport du président). Le suivi est terminé.

BRACELETS DE NINO

• Nino a été informé par courriel que le sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest ne souhaite pas obtenir les bracelets restants, et on lui a suggéré de les retourner au bureau de l’IPFPC. Le suivi est terminé.

TRANSFERT DES MEMBRES DU SOUS-GROUPE VERS STATCAN

• Daniel a envoyé un courriel au service des finances de l’IPFPC pour connaître les répercussions financières de cette mesure proposée, mais il n’a pas encore reçu de réponse. Nous avons obtenu la liste actuelle des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
• SUIVI Daniel fera un suivi auprès de la Section des finances de l’IPFPC au sujet du transfert de membres à StatCan.

MATÉRIEL DE TÉLÉCONFÉRENCE

• Comme Daniel ne sera peut-être pas présent à notre prochaine réunion, ce point pourrait être reporté. Le but est d’emprunter l’équipement de téléconférence de l’IPFPC pour notre prochaine réunion en personne.

AFFAIRES NOUVELLES

Il n’y a pas d’affaires nouvelles, à part le tour de table ci-dessous.

TOUR DE TABLE

• Daniel souligne que tous les articles promotionnels que nous entreposons dans l’immeuble de l’IPFPC ne sont pas couverts par l’assurance et que les responsables de la salle du courrier de l’IPFPC sont en train d’examiner le cadre relatif à l’entreposage des objets des organismes constituants à l’Institut pour en faire le suivi et en disposer comme il se doit.
• Steve mentionne sa participation à l’activité de formation avancée des délégués syndicaux qui a eu lieu les 23, 24 et 25 février au lac Leamy.
• Zhidan informe le groupe que, lors de la récente AGA du chapitre d’AC de la RCN à laquelle il a assisté, l’IPFPC a fourni gratuitement tout l’équipement audiovisuel et les services d’interprétation.

PROCHAINE RÉUNION

• À déterminer

LEVÉE DE LA SÉANCE

                MOTION présentée par Daniel, avec l’appui de Lisa. Levée de la séance Adoptée. 20 h

• Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest

RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI

• Tout le monde doit lire dès que possible le récent courriel de Lisa sur les chemises et soumettra ses premiers choix à Lisa. 

• Daniel fera circuler un sondage pour déterminer la date de notre prochaine réunion du sous-groupe et pour confirmer si elle se tiendra virtuellement ou en présentiel.
• Daniel fera un suivi auprès de la Section des finances de l’IPFPC au sujet du transfert de membres à StatCan.

• Beverley assurera le suivi de l’organisation de nos dossiers sur le disque partagé.
• Beverley obtiendra des devis approximatifs du Holiday Inn Express de Kanata et du nouveau Sheraton sur Moodie Drive, et communiquera cette information aux autres membres de l’Exécutif par courriel dans le courant de la prochaine semaine.

• Blair déterminera l’emplacement exact de la salle du Collège Algonquin (où elle se trouve sur le campus) et vérifiera si elle est disponible le 4 ou le 11 mai et si les frais de stationnement peuvent être supprimés pour notre événement. Si, après avoir examiné les devis finaux transmis par Beverley, le Collège semble toujours être notre meilleure option, un vote virtuel aura lieu avant notre prochaine réunion pour voir si nous signerons le contrat ou non.