(Traduit de l’anglais)
SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST
PROCÈS-VERBAL
Réunion de l’exécutif du sous-groupe SH (6 février 2024)
Cette réunion s’est tenue virtuellement.
Personnes présentes :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Bobson Wong (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Zhidan Guan (membre actif), Liming Sun (membre actif).
Personnes absentes :
Beverley Miranda (vice-présidente), Nancy Desroches (membre active).
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille tous les membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 15.
ORDRE DU JOUR
- Un projet d’ordre du jour est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour tel que présenté. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Daniel. La motion est ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 11 janvier 2024 tel que présenté. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Daniel. La motion est ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Daniel indique que la nouvelle convention collective TI a été publiée. L’exécutif du groupe TI se réunit actuellement. La réunion des présidents de sous-groupe de 2024 se tiendra à Ottawa le 6 avril.
RAPPORT DE TRÉSORERIE
- Bobson est actuellement hors de la province et n’est pas en mesure de présenter un solde.
SUIVI : Bobson doit envoyer un rapport de trésorerie à l’exécutif par courriel.
AFFAIRES EN COURS
Nettoyage de la liste des membres du sous-groupe
SUIVI : Beverley fera le point sur le nettoyage de la liste des membres du sous-groupe lors de la prochaine réunion.
Enregistrement de la formation de l’exécutif par Stacey
SUIVI : Bobson transmettra l’adresse électronique de Stacey à Nghia.
SUIVI : Nghia assurera le suivi de l’enregistrement de la formation de l’exécutif avec Stacey.
Clarification sur le traitement des chèques de fin d’année
- Bobson précise que tous les chèques émis en 2023 sont pris en compte dans les comptes de 2023. Ils peuvent être déposés en 2024, et ils s’appliquent toujours en 2023. Les chèques émis en 2023, mais déposés en 2024, n’auront pas d’incidence négative sur l’allocation 2025 de l’Institut.
Clarification des demandes de remboursement des frais de repas pour les réunions virtuelles
- Bobson précise que les réunions virtuelles organisées le soir donneront lieu au versement automatique d’indemnités journalières de dîner aux membres d’exécutif participant aux réunions respectives (sur la base des participants figurant dans le projet de procès-verbal de la réunion et ayant assisté à un minimum de 90 minutes de la réunion elle-même). Il n’est pas nécessaire de présenter des reçus, car les allocations seront basées sur les montants des indemnités journalières de dîner publiés par le service financier de l’Institut. Les montants des indemnités journalières pour le dîner seront prélevés sur les fonds du sous-groupe.
Envoi du logo de l’article promotionnel au fournisseur pour la production sur les articles promotionnels
- Le logo a été finalisé avec le fournisseur, et les casquettes et les sacs de repas ont été produits, reçus et enfermés dans la salle du courrier de l’Institut pour être stockés par Daniel. Cet espace de stockage est gratuit et est désormais soumis à une politique de signature obligatoire pour le retrait des objets stockés.
Suggestions de bannières
- Les dessins ont été finalisés et les bannières sont maintenant en production.
SUIVI : Daniel doit aller chercher les bannières lorsqu’elles auront été produites.
Achat de vestes pour les membres d’exécutif
- Daniel a trouvé une source possible et il a été convenu qu’il devrait lui demander un devis.
SUIVI : Daniel demandera au fournisseur qu’il a trouvé un devis pour la veste.
SUIVI : Daniel transmettra le logo de la veste à utiliser à l’Institut pour approbation.
Calendrier des réunions de l’exécutif en 2024
- Un consensus s’est dégagé sur le fait qu’à l’avenir, toutes les réunions du sous-groupe commenceront à 18 h 30 au lieu de 18 h. Toutefois, les participants aux réunions en personne peuvent continuer à se présenter à 18 heures (les réservations doivent être faites pour cette heure-là) et à commander leur repas avant l’heure du début de la réunion (18 h 30).
- Compte tenu de la nouvelle heure de début des réunions, il est convenu que notre nouvelle date de réunion régulière serait le premier mardi de chaque mois (à l’exception des mois d’été si cela est convenu par consensus). Les deux membres d’exécutifs absents sont invités à faire part de leurs préférences à l’avance et celles-ci ont été prises en compte dans la mesure du possible pour fixer démocratiquement ce nouveau jour de réunion.
Progression de l’activité de paintball
- Nghia se porte volontaire pour travailler avec Beverley sur la planification de cette activité. Un certain nombre de questions restent en suspens à propos de cet événement, et Nghia accepte d’assumer deux points de suivi en l’absence de Beverley.
SUIVI : Nghia fera un suivi auprès de Michael Kenny du sous-groupe d’Ottawa-Métro afin de recueillir des conseils sur la façon de faire en sorte que l’activité de paintball se déroule le plus harmonieusement possible.
SUIVI : Steve communiquera à Nghia le nom de la personne à contacter à l’Institut pour les questions d’assurance.
SUIVI : Nghia fera le suivi des questions d’assurance en suspens pour l’activité de paintball.
AFFAIRES NOUVELLES
Un vote officiel sur l’activité de paintball
MOTION : Approuver la tenue d’une activité de paintball en 2024 au Delta Force Paintballing Canada jusqu’à concurrence de 5 000 $. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Steve. La motion est ADOPTÉE.
- Un consensus s’est dégagé sur le fait qu’à l’avenir, le sous-groupe ne paiera pour les réservations d’activités qu’après un vote en bonne et due forme, soit en personne, soit virtuellement.
Pendant combien de mois les personnes absentes restent-elles sur la liste des absents?
- Tous sont d’accord pour dire qu’une liste de personnes absentes a de la valeur. Les membres qui s’inscrivent à des événements et qui ne s’y présentent pas coûtent beaucoup d’argent. Cela signifie également que quelqu’un d’autre aurait pu y aller à sa place, mais qu’il n’y avait pas assez d’espace. Daniel explique que la liste des personnes qui ne se présentent pas devrait être basée sur un système de points et donne l’exemple suivant : si une personne ne se présente pas, cela a moins d’impact que si une personne et ses deux invités ne se présentent pas non plus.
SUIVI : Tous doivent faire en sorte que les invitations envoyées pour s’inscrire aux futurs événements du sous-groupe contiennent des phrases comme « Les absences aux événements coûtent très cher. En vous inscrivant à cet événement, vous acceptez que si vous annulez votre participation dans un délai très court, ou si vous ne vous présentez pas sans avertissement, vous serez moins prioritaire pour participer aux futurs événements du sous-groupe. »
SUIVI : Liming doit mettre à jour et distribuer la liste des absents à l’exécutif. Tous les membres d’exécutif sont invités à l’examiner et à donner un retour d’information afin d’améliorer l’efficacité du système de points utilisé en conjonction avec la liste des personnes qui ne se présentent pas.
Planification de l’AGA 2024 du sous-groupe
- Une discussion a lieu sur les lieux possibles de l’AGA 2024. Zhidan suggère le centre Marconi et donne l’exemple d’un événement similaire qui s’y est tenu récemment à un prix raisonnable. Une discussion s’ensuit sur les dates possibles de l’AGA, mais aucun consensus n’est atteint. Il est noté que tout le monde n’a pas d’enfants en bas âge à l’école, et pourtant, le calendrier de notre AGA semble être au moins en partie basé sur cela. Pour commencer, il est suggéré que chacun mette à jour ses absences futures dans le calendrier des vacances sur le lecteur partagé.
SUIVI : Zhidan obtiendra un devis du Centre Marconi pour l’AGA.
SUIVI : Tous doivent mettre à jour le calendrier des vacances sur le lecteur partagé.
Déterminer le budget pour l’année à venir
SUIVI : Bobson, Daniel et Beverley prépareront le budget pour la prochaine réunion de l’exécutif.
TOUR DE TABLE
- Steve a demandé neuf tuques à distribuer à ses collègues TI, après avoir organisé un dîner d’information virtuel pour son équipe il y a quelques semaines. Cette question suscite un vif intérêt et permet de répondre à de nombreuses questions relatives aux syndicats. Un consensus s’est dégagé pour utiliser neuf tuques à cette fin, et Steve a accepté de passer par Daniel pour les récupérer.
SUIVI : Steve collaborera avec Daniel pour récupérer neuf tuques au bureau de l’IPFPC.
PROCHAINE RÉUNION
- Mardi 5 mars 2024 — En personne au restaurant Mandarin au 150 Katimavik Road à Kanata. Daniel fera la réservation pour 18 h, et la réunion commencera à 18 h 30.
SUIVI : Liming doit réserver le lieu de la prochaine réunion de l’exécutif.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Liming. La motion est ADOPTÉE. 20 h 35
- Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Bobson, Daniel et Beverley prépareront le budget pour la prochaine réunion de l’exécutif.
Tous doivent faire en sorte que les invitations envoyées pour s’inscrire aux futurs événements du sous-groupe contiennent des phrases comme « Les absences aux événements coûtent très cher. En vous inscrivant à cet événement, vous acceptez que si vous annulez votre participation dans un délai très court, ou si vous ne vous présentez pas sans avertissement, vous serez moins prioritaire pour participer aux futurs événements du sous-groupe. »
Tous doivent mettre à jour le calendrier des vacances sur le lecteur partagé.
Beverley procédera au nettoyage de la liste des membres du sous-groupe en vue de la prochaine réunion.
Bobson doit envoyer un rapport de trésorerie à l’exécutif par courriel.
Bobson transmettra l’adresse électronique de Stacey à Nghia.
Daniel ira chercher les bannières lorsqu’elles auront été produites.
Daniel demandera au fournisseur qu’il a trouvé un devis pour la veste.
Daniel transmettra le logo de la veste à utiliser à l’Institut pour approbation.
Liming va rédiger et distribuer à l’exécutif un projet de document expliquant le système de points à utiliser en conjonction avec la liste des personnes qui ne se présentent pas.
Liming va réserver le lieu de la prochaine réunion de l’exécutif.
Nghia assurera le suivi de l’enregistrement de la formation de l’exécutif avec Stacey.
Nghia fera un suivi auprès de Michael Kenny du sous-groupe d’Ottawa-Métro afin de recueillir des conseils sur la façon de faire en sorte que l’activité de paintball se déroule le plus harmonieusement possible.
Nghia fera le suivi des questions d’assurance en suspens pour l’activité de paintball.
Steve communiquera à Nghia le nom de la personne à contacter à l’Institut pour les questions d’assurance.
Steve collaborera avec Daniel pour récupérer neuf tuques au bureau de l’IPFPC.
Zhidan obtiendra un devis du Centre Marconi pour l’AGA.