Gestionnaire - Voyages, réunions et événements

Poste de remplacement

Division : Services généraux

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste : Hybride avec partage de bureau

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)

Admissibilité: Le ou la candidat-e doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e.

Poste syndiqué ou exclu : Poste exclu

Concours : 25-28

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnel·les et scientifiques du Canada, est à la recherche d’un·e gestionnaire, Voyages, réunions et événements, pour son bureau national situé à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, valorisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il déploie des efforts concertés pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité, en particulier les groupes en quête d’équité, tels que les membres des communautés PANDC, 2ELGBTQIA+ et les personnes handicapées.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Quelles seraient mes fonctions?

Sous la direction de la directrice des Services généraux, le/la gestionnaire, Voyages, réunions et événements élabore et dirige la mise en œuvre de politiques et de procédures complètes en matière de voyages, de réunions et d'événements, conformément aux objectifs de l'Institut et aux meilleures pratiques du secteur. Le/la titulaire du poste gère l'administration, la coordination et l'examen transactionnel de tous les aspects de l'organisation des voyages, y compris, mais sans s'y limiter, les voyages, les réunions et les événements, les centres de conférence et les salles de réunion de l'Institut, les hôtels, les lieux de réunion, la restauration, l'audiovisuel, l'interprétation simultanée, l'aviation, l'automobile et le train, à l'intention des membres et du personnel.

Principales responsabilités

Responsable de l’élaboration de la stratégie ainsi que de la supervision de l’exécution, de la planification et de la prestation des réunions et événements nationaux de l’Institut, y compris, l’Assemblée générale annuelle (AGA), les événements et conférences destinés au personnel, les événements de reconnaissance, etc. Conseil d’administration et des comités du Conseil, en collaboration avec le personnel de soutien désigné, au besoin.
Élaborer, mettre en œuvre et gérer les politiques, programmes et processus de l’Institut en matière de réunions, de déplacements et d’hébergement, en assurant leur alignement avec les objectifs de l’Institut et les meilleures pratiques de l’industrie.
Gérer les opérations, la mise en œuvre et la prestation des services administratifs liés aux réunions, aux déplacements et aux lieux d’accueil, y compris la logistique des événements (audiovisuel, traiteur, etc.), ainsi que les opérations quotidiennes des centres de conférences et des salles de réunion de l’IPFPC.
Élaborer, recommander et mettre en œuvre une feuille de route visant à tirer parti de la technologie pour améliorer continuellement les pratiques exemplaires liées aux outils, aux processus et aux procédures, dans le but de réaliser des économies, d’accroître l’efficacité, de répondre aux besoins des membres et de favoriser la collaboration entre les parties prenantes.
Effectuer des recherches et des analyses comparatives sur les conditions et tendances actuelles du marché, les technologies en développement, les exigences des parties prenantes et les défis liés à l’offre et à la demande.
Gérer l’évaluation, la sélection et le développement des fournisseurs afin de répondre aux objectifs de performance et de rentabilité, y compris en utilisant le processus de demande de propositions (DP). Établir et maintenir un réseau solide et favoriser la collaboration avec les fournisseurs et les principales parties prenantes.
Gérer et négocier les contrats avec les fournisseurs et assurer la liaison avec le service juridique pour leur révision.
Élaborer des accords commerciaux avec des fournisseurs stratégiques afin de réduire le coût total de possession et de maximiser la valeur pour obtenir un avantage concurrentiel.
Établir des indicateurs de rendement clé, tenir à jour la base de données sur le rendement des fournisseurs et établir des rapports sur les données.
Développer et créer des guides d’utilisation, des supports de formation, des modèles, et assister l’équipe dans la mise en œuvre et la diffusion du contenu auprès des diverses parties prenantes afin de garantir l’adoption et la conformité des outils, des politiques et des procédures.
Veiller au respect de la réglementation relative aux voyages, des exigences en matière de visa, de l'assurance voyage et des directives en matière de santé et de sécurité.
Donner des conseils et assurer un soutien aux membres en ce qui concerne les demandes de renseignements, les politiques et les procédures de remboursement relatives aux voyages et aux événements.
Gérer le personnel en fournissant des conseils, de la formation et des retours sur la performance.
Examiner et approuver les demandes de remboursement de frais, les heures supplémentaires, les congés, les demandes de déplacement et les feuilles de temps des subordonnés directs. Examiner et approuver les demandes de remboursement de frais et les factures de dépenses.
Gérer les évaluations et les analyses post-événement afin de cerner les choses à améliorer et de mettre en œuvre les changements nécessaires.
Aider à préparer la documentation pour les réunions du Conseil d’administration et les comités, y compris les séances d’information; assurer le suivi des actions en cours, au besoin.
Assurer un contrôle de la qualité efficace de tous les projets et engagements et respecter les délais de livraison.
Participer à des équipes multidisciplinaires affectées à des projets spéciaux et travailler en collaboration avec les employés d’autres sections.
Effectuer périodiquement des tâches connexes sur demande.

Connaissances et expérience requises

Scolarité et expérience

Diplôme post-secondaire en affaires, en gestion hôtelière ou dans un domaine connexe;
Au moins cinq (5) ans de gestion d'équipes pluridisciplinaires
De cinq (5) à huit (8) ans d'expérience progressive dans le domaine de la gestion des voyages, des réunions et des événements; ou
Une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Exigences linguistiques

La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est requise.

Connaissances et expérience requises

Connaissance de la gestion et de la coordination de projets
Expérience dans la gestion des voyages et la planification d'événements, y compris la connaissance des tendances du secteur, des systèmes de réservation et de la coordination logistique.
Expérience en gestion et en encadrement du personnel.
Expérience dans l’établissement de relations et la collaboration efficace avec les intervenants internes et les fournisseurs externes.
Maîtrise des logiciels de gestion des voyages, des outils de planification d'événements et des systèmes de réservation en ligne.
Solides capacités de négociation et de gestion des contrats, avec une expérience de la sélection et de la gestion des fournisseurs.
Connaissances et expérience en gestion budgétaire, en administration et en principes de gestion financière.
Expérience dans la recommandation et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles liées aux activités de l’organisation.
Une bonne connaissance des pratiques de gestion des risques et du devoir de diligence dans le domaine de la gestion des voyages et des événements est un atout.

Régime de rémunération

Échelle salariale : de 122 262 $ à 152 827 $ (G8)
Avantages sociaux collectifs : Assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité
Régime de retraite : Prestations déterminées
Congé annuel : Quatre semaines par an, plus autres congés payés généreux
Congés payés : Du 27 au 31 décembre

Comment postuler

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 16 mai 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-28 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.