Adjoint·e de direction, Bureau du président

Division : Bureau du président

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste : En présentiel avec du télétravail occasionnel

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)

Admissibilité: Le ou la candidat-e doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e.

Poste syndiqué ou exclu : Poste exclu

Concours : 24-15

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnels et scientifiques du Canada, est à la recherche d’un·e adjoint·e de direction bilingue pour son bureau national situé à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, valorisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il déploie des efforts concertés pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité, en particulier les groupes en quête d’équité, tels que les membres des communautés PANDC, 2ELGBTQIA+ et les personnes handicapées.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Quelles seraient mes fonctions?

Sous la direction générale du président et la supervision fonctionnelle du conseiller principal du président, l’adjoint·e de direction fournit une assistance administrative confidentielle, des conseils et un soutien au bureau du président. La personne titulaire de ce poste administre un éventail de fonctions, notamment le contrôle et la gestion des dossiers et des documents, l’examen et l’analyse, la préparation de correspondance, la coordination des projets et des activités. L’adjoint·e de direction s’acquitte de tâches variées et complexes, qui requièrent une grande discrétion et un jugement indépendant.

Principales responsabilités

Assurer la gestion et le soutien administratifs confidentiels comprenant : la gestion et la coordination des calendriers et des réunions, la création et la mise à jour de rapports, le soutien aux projets, la préparation de voyages d’affaires, l’organisation de séminaires, l’élaboration de l’ordre du jour, le rapprochement des dépenses et la rédaction de procès-verbaux
Élaborer, mettre en œuvre et adapter les procédures et lignes directrices, ressources et outils internes pour contribuer à la réalisation des buts et objectifs stratégiques établis par la direction
Rédiger, taper, formater, réviser, faire traduire et afficher des textes sur le Web, et préparer des pochettes d’information dans divers formats. Tenir des dossiers, des registres et des documents de référence
Attribuer le travail, donner une orientation fonctionnelle aux membres de l’équipe en les encadrant et en les dirigeant dans le cadre de tâches plus complexes, en suivant les dossiers difficiles, en assurant l’uniformité dans les démarches adoptées et en veillant au respect des procédures et des directives.
Assumer les fonctions de secrétaire de séance et coordonner, préparer et distribuer les ordres du jour, les avis de réunion et les dossiers de réunion. Rédiger et transcrire les procès-verbaux officiels des réunions et les distribuer conformément à la politique de l’Institut.
Organiser et tenir à jour le calendrier, notamment en coordonnant la participation du personnel, en classant les demandes par ordre de priorité en fonction de la disponibilité et en vérifiant la représentation de l’Institut lors des événements officiels
Garantir au public, aux membres et au personnel un accès approprié aux documents, notamment par le biais du lecteur partagé, de l’intranet et des sites Internet
Organiser les événements et réunions hors site, y compris, mais sans s’y limiter, en élaborant des ordres du jour, en sélectionnant des lieux, en coordonnant la logistique et en prenant d’autres dispositions nécessaires
Assurer l’examen et le traitement en temps utile des besoins financiers, y compris l’administration et la coordination budgétaire, le traitement des factures et les tâches connexes
Participer à la préparation de l’assemblée générale annuelle, le cas échéant
Prendre part à des équipes multidisciplinaires affectées à des projets spéciaux et collaborer avec le personnel d’autres sections
Effectuer des tâches connexes périodiquement sur demande

Connaissances et expérience requises

Scolarité et expérience

Diplôme d’un collège universitaire de deux (2) ans, ou un équivalent, dans un domaine d’étude pertinent;
De cinq (5) à huit (8) ans d’expérience dans le soutien administratif direct à un cadre supérieur ou une cadre supérieure (ex. Président-e, PDG, Directeur-rice exécutif-ve, Vice-président-e, Conseil d’administration, Ministre, Sous-ministre, Sous-ministre adjoint-e ou tout autre poste équivalent),
Une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Exigences linguistiques

La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.

Connaissances et expérience requises

Expérience en matière de soutien administratif au niveau de la direction.
Expérience en matière de soutien administratif confidentiel, notamment en ce qui concerne la coordination des calendriers, la préparation des procédures opérationnelles standard et la gestion appropriée des dossiers
Expérience de la rédaction de rapports, de la correspondance et de la préparation de documents au niveau de la direction, y compris la relecture et la révision de documents
Expérience de l’encadrement ou de l’orientation de collègues, y compris le mentorat, afin de garantir l’application correcte des stratégies et des procédures
Connaissance des procédures parlementaires.
Connaissance de la gestion de bureaux
Connaissance de l’administration financières
Expérience de la prise et de la transcription de notes de réunions, de la préparation de procès-verbaux, de motions ainsi que de résumé
Expérience de l’organisation de réunions, de la logistique et de la diffusion d’informations sur les réunions.
Connaissance et expérience de la gestion d’informations confidentielles et sensibles
Capacité à communiquer efficacement et à assurer la liaison avec les représentants politiques internes et externes, les membres et le personnel
Compétences informatiques et expérience en traitement de texte ainsi qu’avec les outils de communication.

Régime de rémunération

Échelle salariale de 85 647 $ à 107 060 $ (G5)
Avantages sociaux collectifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité)
Régime de retraite à prestations déterminées
Congé annuel (quatre semaines par année) et autres congés payés généreux
Congé payé du 27 au 31 décembre

Comment postuler

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 11 mars 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-17 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.