Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative, Négociations collectives

Interne/Externe

Division : Négociations collectives et de la rémunération

Lieu : Ottawa (Ontario)

Type de poste : Format hybride

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)

Poste syndiqué : Section locale 3011 de l’AIM

Concours 24-71

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, un syndicat national représentant près de 70 000 professionnel·les et scientifiques du Canada, est à la recherche un(e) coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative bilingue pour le Service des négociations collectives de son bureau national.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la supervision de l’adjointe de direction, le coordinateur administratif ou la coordonnatrice administrative, Service des négociations collectives, maintient une bonne relation de travail entre les membres élu·es et l’équipe des négociations collectives en tant que premier point de contact.

La personne titulaire de ce poste apporte un soutien opérationnel aux groupes de négociation de l’Institut et à leurs membres en organisant et en gérant un grand nombre de réunions de groupe, d’élections annuelles et de processus de ratification périodiques, tout en fournissant un soutien administratif aux groupes et aux négociateurs assignés. Elle fait preuve d’une grande autonomie et d’un grand sens de l’initiative pour fournir ces services de représentation et d’assistance aux membres.

Principales responsabilités :

Maintenir des communications régulières et continues avec les membres élu·es des groupes de négociation de l’Institut qui lui sont assignés (groupes) afin d’organiser et de soutenir les réunions de groupe, les réunions de négociation collective, les élections annuelles, les votes de ratification et d’autres événements en collaboration avec d’autres sections de l’Institut.
Organiser la logistique de nombreuses réunions en personne et virtuelles des exécutifs de groupe, des assemblées générales annuelles (AGA) et des réunions de l’équipe de négociation (pendant les rondes de négociation collective). Prendre l’initiative de résoudre les nouvelles difficultés et les problèmes qui se présentent. Tenir à jour et à disposition les plans d’événements et les calendriers.
Planifier, organiser et programmer des réunions et des événements en concertation avec les membres du groupe. Fixer la date et l’heure des réunions, prévoir les déplacements, réserver les locaux y afférents et rassembler la documentation nécessaire. Informer les participant·es et préparer l’ordre du jour, les documents et les avis de rappel. Assister aux AGA pour coordonner la logistique et fournir l’assistance et le soutien nécessaires.
Rechercher et recommander des lieux de réunion ou d’événement (par exemple, hôtel ou centre de conférence), établir (négocier) les coûts et les dispositions avec les représentants des lieux et préparer des comparaisons de coûts si nécessaire. Prendre et coordonner les dispositions avec les employeurs (par exemple, le personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor) pour les salles et locaux de l’employeur, les besoins en équipement, les services de traduction et les coûts associés pour les négociations collectives et autres réunions. Suivre et vérifier les dépenses connexes (préliminaires et finales).
Préparer et faire approuver les contrats de location de salles et de services et d’équipements. Organiser les événements avec le personnel des lieux, y compris la réservation et la mise en place des salles, les repas, y compris pour les participant·es ayant des besoins alimentaires particuliers, l’équipement, les suites de réception, et répondre aux demandes de dernière minute et aux changements conformément aux politiques en matière de finances et de voyages.
Répondre aux questions des membres de l’exécutif du groupe et des membres, et obtenir et transmettre les renseignements pertinents. Interpréter les politiques de l’Institut en matière de voyages et de finances ainsi que les statuts du groupe concernant les réunions des membres, les événements, les voyages, les votes de ratification et les sites Web du groupe, veiller au respect de ces politiques, les expliquer aux membres et les appliquer. Vérifier les dépenses préliminaires et finales sur demande et informer les membres des situations de non-conformité avant qu’elles ne soient soumises au service des finances, dans la mesure du possible. Résoudre les problèmes qui se posent dans ces domaines. Traiter avec les membres qui peuvent être contrariés ou frustrés afin de désamorcer la situation et d’en faciliter la résolution.
Saisir les renseignements relatifs aux réunions, événements, voyages et participant·es dans les systèmes utilisés par l’Institut, et demander et obtenir les approbations. Contribuer à la résolution des problèmes liés au système et aux notes de frais qui se posent en collaboration avec d’autres membres du personnel de l’Institut (par exemple, la section des finances ou les Services généraux). Mettre à jour ces informations et clôturer les activités dans les systèmes après les événements

Formation, expérience et compétences requises

Scolarité et expérience :

Diplôme de fin d’études secondaires et au moins une année d’études postsecondaires
Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans l’exécution de tâches administratives et de bureau, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Exigences linguistiques :

La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est exigée.

Connaissances et expérience requises :

Connaissance de base de la terminologie des relations du travail
Connaissance approfondie des règlements et procédures de l’Institut et des groupes désignés en matière de réunions, de voyages, d’hébergement et d’élections
Bonne connaissance et expérience des pratiques et procédures administratives
Solides aptitudes en organisation et en gestion du temps
Bonnes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service aux membres (clientèle), y compris pour traiter avec des personnes qui peuvent être contrariées ou frustrées
Solides compétences en matière de communication dans les deux langues officielles
Capacité à travailler, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière autonome
Capacité à localiser et à saisir des données, et à compiler des rapports à partir de bases de données
Capacité à définir les priorités de travail et à les respecter
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler dans un environnement où le rythme est rapide et le volume important
Capacité de dresser et de transcrire des procès-verbaux
Capacité à maintenir des systèmes de classement et d’archivage électroniques et manuels
Capacité de rédiger de la correspondance courante
Capacité de relire des textes et d’en corriger les erreurs

Connaissances et compétences techniques :

Maîtrise des suites Google ou Microsoft Office, de la technologie de vidéoconférence (par exemple Zoom et Google Meet) et des applications de messagerie (par exemple Slack)
Bonne connaissance et maîtrise de l’informatique et des systèmes d’information (par exemple, systèmes de gestion d’événements et systèmes financiers, de dépenses et de voyages)

Régime de rémunération

Échelle salariale : de 64 391$ à 80 488$ (G3)
Avantages sociaux collectifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité)
Régime de retraite à prestations déterminées
Congé annuel (quatre semaines par année) et autres congés payés généreux
Congés payés du 27 au 31 décembre

Remarque

Ce poste syndiqué est ouvert à toutes les personnes intéressées. La préférence sera accordée conformément à la convention collective de l’unité de négociation de la section locale 3011 de l’AIM.

Pour postuler

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 10 octobre, 2024 à 16 h (heure de l’Est). Inscrivez la mention Concours 24-71 à la ligne d’objet.

Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae. Personnalisez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en fonction des qualités requises dans l’offre d’emploi. À l’aide d’exemples concrets, vous devez montrer comment vous répondez aux exigences de ce poste. Nous évaluons votre candidature en fonction de l’information que vous nous donnez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation pour un handicap avant de participer au processus de recrutement, nous vous prions de bien vouloir nous contacter afin de nous fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures qui suivent. Nous tenons à vous assurer que toutes les informations reçues en rapport avec ces mesures d'adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous nous engageons à aménager un milieu de travail inclusif, qui assure la sécurité psychologique et qui est exempt de harcèlement et d’obstacles, et ce, dès le processus d’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnesretenues pour une entrevue.