Procès-verbal de la réunion du Comité de formation régionale de l’Atlantique - 26 janvier 2024

Procès-verbal de la réunion du Comité de formation régionale de l’Atlantique - 26 janvier 2024

 

Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.) 

 

PRÉSIDENTE :
Carolyn Hynes

 

COMITÉ :

Manny Costain

Christine LeDrew, secrétaire

Gerald Hill

Kimberley Keats

Lori Rowe

 

1. Mot de bienvenue et mot d’ouverture

Carolyn ouvre la séance à 13 h 03. Carolyn souhaite la bienvenue à toutes les personnes qui participent à la réunion du Comité de formation de 2024. Carolyn procède à une reconnaissance territoriale : « Je voudrais commencer par reconnaître que l’Institut se tient aux côtés de tous les peuples autochtones, passés et présents, pour promouvoir une gestion avisée des terres. La terre sur laquelle nous nous réunissons aujourd’hui est connue sous le nom de Mi’kma'ki, le territoire ancestral et non cédé du peuple micmac. Ce territoire est couvert par les traités de paix et d’amitié que les peuples micmacs, wəlastəkwiyik et pescomody ont signés pour la première fois avec la Couronne britannique en 1726. Ces traités ne reconnaissaient pas la cession des terres et des ressources, mais plutôt les titres des Micmacs et des Wəlastəkwiyik, et ils établissaient les règles de ce qui devait devenir une relation permanente entre les nations. »

 

Cette reconnaissance guide notre journée dans l’amour et la paix afin de favoriser la réconciliation, d’accroître la sensibilisation et de promouvoir le recrutement, le maintien en poste et l’avancement des populations autochtones dans tout le Canada.

 

2. Adoption de l’ordre du jour

 

Carolyn demande s’il y a des ajouts à apporter à l’ordre du jour. Gerald ajoute le budget de formation à l’ordre du jour en tant qu’affaire nouvelle.

 

Motion n^o 1 : Lori Rowe propose, avec l’appui de Kim Keats, l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. ADOPTÉE

 

3. Procès-verbal et points de suivi — 24 mars 2023

Motion n^o 2 : Christine LeDrew propose, avec l’appui de Gerald Hill, l’approbation du procès-verbal tel que présenté. ADOPTÉE

 

1. Examen des points de suivi

 

Points de suivi

inscrits par le Comité de formation régionale de l’Atlantique

le 11 septembre 2023 à l’Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.)

 

Une discussion sur les points de suivi a lieu. N^o 2 : Manny signale qu’il a reçu des informations de John Purdie. Carolyn fait remarquer qu’au CAFM, ils/elles sont censés les recevoir tous les trimestres. Il est noté qu’il ne s’agissait que de chiffres bruts, mais que ce serait modifié à l’avenir. Gerald demande pourquoi le président des finances ne communique pas directement avec les trésorier·ères et ne met pas en copie les directeur·rices régionaux. N^o 5 : Gerald note qu’il n’y a rien de nouveau sur ce point. N^o 6 : La décision est prise de choisir le Lord Nelson pour le Conseil des délégué·es syndicaux de 2024, car c’est la seule place disponible. N^o 8 : Carolyn fait remarquer que le nom est sur la liste. N^o 9 : Carolyn indique que ce point a été complété par Natasha. Carolyn demande si cette demande doit être adressée à Natasha. Christine fait remarquer que lors de la réunion précédente, nous avons décidé de l’envoyer aux deux. Lori suggère que le bureau régional dispose d’une boîte aux lettres générique à laquelle nous enverrions les documents et à partir de laquelle ils seraient traités.

 

Suivi : Carolyn doit confirmer avec Donna et Natasha avec qui elle doit communiquer pour la formation.

 

4. Calendrier des activités

Carolyn passe en revue le calendrier des activités, notant que le lieu confirmé pour le Conseil des délégué·es syndicaux 2024 est le Lord Nelson et qu’elle attend l’approbation de la Section des finances. Une discussion a lieu au sujet des budgets de formation. Gerald doit compléter les budgets de formation pour la région.

 

Suivi : Donna enverra les contrats à Gerald pour qu’il fasse des estimations pour le budget.

Suivi : Donna enverra à Manny le contrat pour l’école de formation 2024.

 

5. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn passe en revue le rapport de la présidente du Comité de formation sur le lecteur Google partagé. Carolyn mentionne que la liste des personnes qui participent à la formation de base des délégué·es syndicaux a été finalisée et qu’elle compte 22 personnes, qui se sont toutes inscrites. Carolyn nous apprend qu’elle a rencontré Joanna (agente de formation) et Bridget (présidente de la formation de l’ON) pour discuter des commentaires sur le cours à l’intention des membres d’exécutif. Elles ont apporté quelques éclaircissements sur divers points et ont noté que la présentation du cours n’était pas efficace. Joanna intégrera nos commentaires, organisera une autre réunion pour finaliser les mises à jour et partagera la version à jour pour obtenir d’autres commentaires. Il a également été porté à leur attention qu’il manquait certains détails à la section sur les finances. Gerald indique qu’il fournira à Carolyn les détails, pour la section sur les finances, que nous avons indiqués lorsque cette formation a été fournie, en novembre 2021.

 

Suivi : Gerald enverra la section sur les finances à Carolyn.

Suivi : Carolyn fournira la section sur les finances à Joanna.

 

Carolyn précise également qu’elle a terminé l’ébauche d’aide-mémoire sur la procédure des dîners d’information. Elle a récemment approuvé trois dîners d’information. Lori demande qui approuve quoi. Carolyn précise qu’à titre de présidente du Comité de formation, elle approuve les dîners d’information, tandis que Manny approuve les demandes de « Bien mieux ensemble ». Carolyn fait remarquer qu’en raison d’une maladie, elle n’a pas pu assister à la dernière réunion du CAFM, au cours de laquelle les critères de sélection pour la formation par les pairs ont été examinés. Le rapport du CAFM est également disponible sur le lecteur Google.

 

Motion n^o 3 : :Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Lori Rowe, l’approbation du rapport de la présidente du Comité de formation. ADOPTÉE

 

6. Rapport sur les activités des délégué·es syndicaux de l’Atlantique

Le Comité de formation examine le rapport sur les activités des délégué·es syndicaux de l’Atlantique. Les noms surlignés sont ceux des personnes qui ont participé au cours de février. Carolyn fait remarquer que cette liste est toujours incorrecte et que Donna a dû la mettre à jour à sa demande, car il y restait les noms des personnes ayant participé à la formation de base de septembre. La liste fournie au CAFM est également toujours erronée. Carolyn demande qui est responsable de l’établissement de ces listes. Les membres ne devraient-ils/elles pas les tenir à jour? Manny déclare qu’il s’agit d’une question de Services aux membres. Il est également noté qu’il y avait des noms sur la liste qui dataient de plus de deux ans.

 

Suivi : Carolyn demandera à Donna de retirer des noms de la liste avant février 2021.

 

La discussion se poursuit sur ce qu’il convient de faire de ces listes. Une fois la FBDS terminée, l’administrateur·rice du bureau devrait envoyer la liste complète des participant·es aux Services aux membres, qui devraient supprimer ces noms de la liste des activités. Carolyn portera cette question à l’attention du CAFM.

 

Suivi : Carolyn demandera au CAFM que l’AB envoie aux Services aux membres une liste à jour des délégué·es syndicaux de la FBDS.

 

Suivi : Après la FBDS, Donna donnera aux Services aux membres les bons noms de membres pour que la liste des aspirant·es délégué·es syndicaux soit à jour.

 

7. Conseil régional de l’Atlantique — préparation d’une activité de formation

Carolyn fait remarquer que l’année dernière, nous n’avons pas organisé d’activité de formation, car nous nous étions occupés du groupe de spécialistes sur le retour au bureau. Carolyn donne des exemples d’activités que nous avons organisées par le passé. Christine mentionne que nous avons réservé Ledwell à titre de conférencier invité pour le vendredi après-midi. Carolyn fait également remarquer que Colby Briggs, du Bureau national, souhaiterait avoir un créneau horaire à l’ordre du jour. Manny suggère de l’inscrire à l’ordre du jour du samedi. Kim suggère que la séance de formation soit interactive. Christine propose le thème de la procédure parlementaire et Kim suggère de fournir aux délégué·es les roues qu’ils/elles ont reçues lors de l’AGA. Kim propose d’organiser d’abord un jeu-questionnaire et une petite simulation d’AGA. Carolyn demande que la finalisation de l’activité de formation du CRA soit ajoutée à la réunion d’avril du Comité de formation. Gerald suggère d’obtenir des exemplaires des livres de procédure parlementaire pour les distribuer en guise de prix pour les bonnes réponses. Christine indique également qu’il faut limiter le nombre de questions à 15. Carolyn suggère de donner aux délégué·es les motions pour la simulation de l’AGA. Carolyn fait remarquer que nous devrons soumettre cette suggestion à l’approbation de l’exécutif et que notre plan de secours devra porter sur un sujet d’une heure dans le domaine de l’éducation. Gerald note que Ledwell peut personnaliser son sujet. Carolyn mentionne qu’elle aimerait participer à l’appel de planification avec Ledwell et lui faire savoir que nous représentons les quatre provinces.

 

Suivi : Carolyn obtiendra les roues de la procédure parlementaire.

 

Suivi : Christine enverra 15 questions au Comité de formation, pour le jeu-questionnaire.

 

Suivi : Carolyn demandera à l’AB du CAFM d’envoyer la liste à jour des délégué·es syndicaux de la FBDS aux Services aux membres.

 

Suivi : Gerald invitera Carolyn à une réunion avec Ledwell.

 

 

8. Sélection et planification des cours de l’école de formation

Carolyn indique qu’elle a travaillé avec la Section de l’éduction sur les cours proposés. Discussion sur la formation à la lutte contre l’oppression. Elle peut être intense et émotive. Joanna indique que deux cours d’une journée chacun sont prêts. Carolyn indique qu’il faudrait des animateur·rices solides et que la Section de l’éducation est prête à coanimer. Carolyn précise que la Section de l’éducation a suggéré que le troisième jour soit une activité de couvertures du programme Kairos. Kim et Christine déclarent que cela ferait beaucoup, pour les délégué·es syndicaux, dans une seule école de formation. Kim explique ce qu’est une activité de couvertures et fait remarquer qu’elle ouvre les yeux. Manny suggère d’offrir un cours comme les conventions collectives avec le cours sur l’intervention de témoins. Christine suggère de faire l’activité de Kairos au Conseil des délégué·es syndicaux, car il profiterait à plus de délégué·es qu’à l’école de formation.

 

Suivi : Carolyn discutera avec la Section de l’éducation de la disponibilité d’un cours plus léger pour le troisième jour.

 

Articles requis pour l’école de formation :

1. Ouverture autochtone : Kim mentionne qu’il faut confirmer auprès de l’espace si une cérémonie de purification par la fumée peut être effectuée à l’intérieur ou si elle doit être faite à l’extérieur. Carolyn suggère que nous fassions un tirage au sort caritatif pour le groupe autochtone qui fait l’ouverture.

 

Suivi : Donna doit trouver quelqu’un pour faire l’ouverture autochtone à l’école de formation.

 

Motion n^o 4 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Lori Rowe, l’approbation du tirage au sort caritatif pour les Autochtones. ADOPTÉE

 

2. Activité sociale : Carolyn indique que le prix du tirage au sort sera le haut-parleur Bluetooth. Carolyn indique que la rencontre sociale des directeur·rices aura lieu jeudi soir. Carolyn demande des suggestions pour l’événement du vendredi soir. Voici les idées proposées : comédien·ne, bingo, film, magicien·ne, ventriloque, danse carrée, Saunders Brothers. Gerald mentionne que le budget de l’activité n’est pas très élevé et que les budgets des activités de réseautage précédentes étaient inclus dans les budgets exécutifs, mais que la Section des finances veut maintenant qu’ils soient inclus dans les budgets de formation. Christine précise que le magicien que nous avons eu en 2019, à Old Orchard, était très amusant. Le Comité suggère à Donna de vérifier si ce magicien anime toujours des événements et, dans l’affirmative, s’il est disponible pour l’école. Si ce n’est pas le cas, nous devrons nous tourner vers un type d’animation similaire : comédien·ne, ventriloque.

 

Suivi : Donna fera la réservation pour la rencontre sociale de jeudi soir, au bar.

 

Suivi : Donna vérifiera si le magicien de l’école de formation 2019 est disponible pour l’activité de vendredi soir. Ou un·e ventriloque... ou quelque chose de similaire.

 

9. Évaluations des activités des délégué·es syndicaux
   1. Formation de base des délégué·es syndicaux : septembre 2023

Une discussion a lieu sur l’évaluation par les participant·es.

 

2. Formation de base pour les membres d’exécutif d’organisme constituant : novembre 2023

L’évaluation effectuée par les participant·es fait l’objet d’une discussion. Le cours et les commentaires des animateur·rices ont été positifs. Les suggestions d’amélioration sont notées et transmises à la Section de l’éducation.

 

3. Prise de contact avec les délégué·es syndicaux : septembre 2023

Kim fait remarquer qu’un grand nombre de nouveaux délégué·es syndicaux et aspirant·es délégué·es syndicaux se sont joints aux prises de contact. Elle suggère que nous organisions une prise de contact virtuelle pour les nouveaux délégué·es syndicaux et aspirant·es délégué·es syndicaux afin qu’ils/elles rencontrent l’exécutif régional. Carolyn fait également remarquer que les délégué·es syndicaux de l’exécutif régional devraient préparer des sujets et des questions pour les prises de contact afin de combler le silence. Gerald se demande s’il est toujours nécessaire d’organiser ces événements tous les deux mois. L’exécutif a convenu que les délégué·es syndicaux les apprécient et que le taux de participation reste élevé. Christine fait remarquer que ces évaluations devraient être inscrites à l’ordre du jour de l’exécutif régional et non du Comité de formation, car il ne s’agit pas d’activités de formation.

 

Motion n^o 5 : Lori Rowe propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, de déplacer ces évaluations vers les ordres du jour de l’exécutif régional. ADOPTÉE

 

Suivi : Christine demandera à Donna d’afficher les documents d’évaluation sur le lecteur Google de l’exécutif régional pour la réunion du samedi 26 janvier.

 

Suivi : Christine ajoutera les évaluations des prises de contact à l’ordre du jour de la réunion de l’exécutif régional de demain.

 

Suivi : Donna mettra les évaluations des prises de contact avec les délégué·es syndicaux à l’ordre du jour de l’exécutif régional, à l’avenir.

 

4. Prise de contact avec les délégué·es syndicaux de l’Atlantique : novembre 2023

10. Rapports des représentant·es de la formation
    1. Septembre 2023

Il est noté que les seules plaintes concernaient le fait que les participant·es n’avaient pas reçu d’ordre du jour avant l’activité.

 

2. Novembre 2023

Il est noté que les participant·es étaient très engagés. Les animateur·rices ont été excellents avec le nouveau cours. Le lieu était problématique.

 

11. Affaires nouvelles
    1. Formation de base des délégué·es syndicaux en février — mise à jour et représentante du Comité de formation

Carolyn précise qu’il y avait 22 invité·es et que tout le monde a accepté. Elissa et Simon sont chargés de l’animation. Carolyn y participera à titre de représentante du Comité de formation.

 

2. Calendrier des invitations Cvent

Carolyn a reçu les informations suivantes de Natasha :

1. Les manifestations d’intérêt sont envoyées 12 semaines avant le cours, avec un délai de cinq jours.
2. La liste des personnes intéressées est envoyée à la présidente du Comité de formation pour vérification (il faut normalement compter de 5 à 10 jours ouvrables pour obtenir la réponse de la présidente).
3. L’inscription à la FBDS est possible de 6 à 8 semaines avant la date de début du cours.
4. Trois à quatre semaines avant le cours, le lien pour s’inscrire à la formation de base des délégué·es syndicaux est transmis (prérequis en ligne Canvas à compléter avant la FBDS). Le courriel explique l’objectif du cours ainsi que l’identité de l’ART qui effectuera la surveillance et apportera son aide. Une date d’achèvement est conseillée (p. ex., 22 février 2024). Il est également conseillé, si le cours est suivi pendant les heures ouvrables, de s’informer afin de savoir comment demander un salaire compensatoire.
5. Le délai pour combler les places au moyen de la liste d’attente est normalement de deux semaines avant le début de la formation (en raison de la logistique des hôtels et des déplacements).
6. L’invitation Cvent comprend l’inscription à l’hôtel et la lettre du syndicat. J’ai demandé si nous pouvions ajouter l’ordre du jour et les repas inclus, à l’avenir. C’est à suivre!

Critères de sélection de la FBDS : Nous adoptons une approche équilibrée qui comprend ce qui suit :

1. Liste d’attente antérieure;
2. Consultation ou demande urgente du/de la président·e du groupe;
3. Date de la demande de devenir délégué·e syndical·e;
4. Ministère;
5. Emplacement géographique;
6. Formation antérieure de délégué·e syndical·e datant de plus de cinq ans.

Suivi : Donna ajoutera, dans Cvent, l’ordre du jour et la nature des repas fournis, pour les événements à venir.

 

Carolyn fait remarquer qu’un·e délégué·e syndical·e a demandé quels sont les critères de sélection. Carolyn répond à sa question en expliquant les critères de sélection. Il n’y a pas eu de suite.

 

3. Liste d’adresses électroniques utilisée par le personnel pour les convocations

Discuté dans le sujet précédent.

 

4. Formation complémentaire : cours pour les membres d’exécutif

Carolyn fait remarquer qu’il faudrait revoir le budget pour voir si nous pouvons ajouter un autre cours. La demande de formation à l’intention des membres d’exécutif est très forte. Il est noté que nous devons attendre la fin du printemps pour déterminer si nous avons une liste d’attente importante pour les délégué·es syndicaux. Gerald dit que nous devons planifier la formation de novembre. Il est noté qu’une décision doit être prise en avril. Carolyn demande s’il est possible d’ajouter un cours à la FBDS, mais Gerald fait remarquer qu’il faudrait que ce soit une demande spéciale. Le Comité de formation évaluera si nous avons besoin d’une demande de formation spéciale ou si nous faisons de la séance de formation de novembre une séance à l’intention des membres d’exécutif.

 

5. Budget pour ajouter une formation supplémentaire

Cette question a été abordée dans le point précédent.

 

6. Ouverture de l’école syndicale par un·e Autochtone

Discuté précédemment lors de la planification de l’école de formation.

 

7. Aide-mémoire pour les dîners d’information

Carolyn fait remarquer que la plupart des membres ne comprennent pas la procédure des dîners d’information. Carolyn suggère d’afficher l’aide-mémoire sur la page « Liens rapides » de la région de l’Atlantique. Le Comité de formation examine l’aide-mémoire.

Option 1 : Excel — le lien pour le formulaire de dépenses ne fonctionne pas.

Option 2 : Concur — il y a des fautes d’orthographe. Carolyn demande un rapport de dépenses pour s’assurer que nous ne dépassons pas notre budget de dîners d’information. Lori précise qu’il faut une liste de participant·es. Le rapport d’évaluation a le nombre de participant·es, mais pas la liste.

 

Suivi : Carolyn enverra les documents à Christine pour qu’elle les intègre dans Excel.

 

Suivi : Christine intégrera une fiche Excel à l’aide-mémoire.

 

Suivi : Carolyn ajoutera la liste des participant·es aux options 1 et 2.

 

Suivi : Christine améliorera l’apparence du document et corrigera les incohérences.

 

8. Budget de formation

Carolyn fait remarquer que le budget de formation relève d’une double responsabilité. Cet automne, le président des finances a participé à une réunion du CAFM afin de conseiller les président·es de formation quant à la manière d’utiliser le nouveau modèle et aux éléments à affecter au budget de formation, par rapport au budget régional. Carolyn suggère que la présidente du Comité de formation et le trésorier travaillent ensemble sur les budgets de formation et que le trésorier ait la responsabilité finale de soumettre le budget de formation avec le budget régional. Il a été modifié au CAFM et n’a jamais été renvoyé à Gerald en tant que trésorier. Gerald fait remarquer qu’il n’a pas été mis en copie, au sujet des modifications apportées au budget de la formation et qu’à titre de trésorier régional, il devrait au moins être mis en copie. Manny explique que le budget de formation a été soumis à la suite de l’exercice, à la réunion du CAFM avec le président des finances. Manny demande au président des finances de transmettre une copie du budget de formation à Gerald. Carolyn note également que le président des finances a suggéré que tous les événements sociaux organisés lors des événements de formation soient inclus dans le budget de formation. Il est noté que la présidente du Comité de formation doit élaborer une ligne directrice pour le budget de formation avec le trésorier.

 

Suivi : Carolyn va élaborer une ligne directrice pour que la présidente et le trésorier du Comité de formation puissent travailler sur les budgets de formation.

 

12. Tour de table

Carolyn remercie tout le monde d’avoir participé à la réunion et ajoute que nous avons accompli beaucoup de choses pour l’école de formation et le CRA.

 

Motion n^o 6 : Manny Costain propose, avec l’appui de Christine LeDrew, l’ajournement de la réunion. ADOPTÉE

 

Sans plus d’affaires à traiter, la séance est levée à 16 h 47.