PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la Région de la capitale nationale, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » : l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » : les membres titulaires ou retraités de la région géographique du Chapitre telle que décrite par l'Institut
« règlement » : le règlement du Chapitre de Gatineau
ARTICLE 1 NOM
Le nom du chapitre est Chapitre de Gatineau de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé « Chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS
Les buts du Chapitre sont de représenter l’Institut dans la région géographique du Chapitre, de servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de faire au Conseil régional, aux organismes constituants et à l'Institut des recommandations sur des questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du Conseil régional et de l'Institut conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Composition : Tous les membres situés dans la région géographique du Chapitre sont membres du Chapitre.
3.2 Réorganisation : De plus petits chapitres peuvent se former et se séparer du Chapitre de Gatineau s’ils respectent les exigences de l’Institut, auxquels cas, le Chapitre réaffectera les fonds aux nouveaux chapitres, selon les taux normalement établis par l’Institut, et proportionnellement à la période qui reste jusqu’à la fin de l’exercice financier du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif du Chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Chapitre et voter dans le cadre des affaires internes du Chapitre. Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Chapitre et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L’adoption du budget par les membres du Chapitre n’empêche pas l’exécutif du Chapitre d’engager des sommes supplémentaires au besoin. Ces dépenses supplémentaires sont présentées aux membres du Chapitre à la prochaine réunion du Chapitre.
5.3 Compte bancaire : L’exécutif du Chapitre détient un compte au nom du Chapitre à l’institution financière de son choix aux fins du dépôt des fonds du Chapitre.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier (ou secrétaire-trésorier). Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
5.6 Fonds supplémentaires : il est possible de demander des fonds supplémentaires en présentant un budget au Comité exécutif par l’entremise de l’exécutif régional qui doit les approuver et les recommander.
5.7 Politique de financement externe : L’article R5.7 du Règlement précise le processus décisionnel de l’exécutif du Chapitre de Gatineau concernant les demandes de financement externe adressées au Chapitre. L’approbation d’une demande de financement dépend de son applicabilité aux activités de base du Chapitre. Cette décision se fonde sur une recommandation du Comité des finances du Chapitre.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Composition : L’exécutif du Chapitre comprend un maximum de onze (11) membres. Il est composé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier (ou d’un secrétaire-trésorier) et de membres actifs qui sont élus par et parmi les membres du Chapitre.
6.2 Durée du mandat : Le mandat des membres de l'Exécutif est de deux (2) ans sauf aux premières élections, où deux (2) postes de dirigeants et trois (3) postes de membres actifs sont pourvus par élection pour deux (2) ans, tandis que les autres le sont pour un (1) an afin d’établir une relève échelonnée.
6.3 Réunions : L’exécutif du Chapitre tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Chapitre sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.2 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à la fin du mandat prévu. Le poste de vice-président est ensuite pourvu aux termes des présents statuts. Si le mandat initial du président prend fin avant celui du vice-président, le vice-président a le choix de réintégrer son poste de vice-président jusqu’à la fin de son mandat ou de se porter candidat à sa propre réélection à titre de président.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 7 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DU CHAPITRE
7.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Chapitre et de l’Exécutif et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l’assemblée générale annuelle (AGA).
7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de son Exécutif, et assure la tenue des dossiers connexes durant la période prescrite par les politiques de l’Institut, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Il est également chargé de soumettre des rapports au besoin, conformément aux Statuts et règlement de l'Institut et de la Région. (Les articles 7.3 et 7.4 doivent être fusionnés si les postes de secrétaire et de trésorier sont combinés.)
7.4 Trésorier : Le trésorier gère les finances du Chapitre et en produit les rapports. Il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile et présente les états financiers à l'AGA et en envoie une copie aux bureaux régional et national. Enfin, il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut. Tous les membres du Chapitre peuvent demander une copie du rapport financier.
7.5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
7.6 Comités : Le Chapitre ou l’exécutif du Chapitre peut former les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Chapitre. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
7.6.1 Comité des finances : Le Comité des finances est responsable du budget du Chapitre et de l’examen de toutes les demandes de fonds adressées au Chapitre. Il veille notamment à ce que toutes les conditions préalables soient satisfaites et fait des recommandations à l’exécutif du Chapitre. Le Comité des finances se compose normalement du trésorier du Chapitre, du président du comité des statuts du Chapitre et d’un membre actif de l’exécutif du Chapitre.
7.6.2 Comité des services aux membres : Le Comité des services aux membres est responsable de la prestation des services aux membres aux termes de son mandat qui a été approuvé par l’exécutif du Chapitre de Gatineau.
7.6.3 Comité des communications : Le Comité des communications est responsable des communications du Chapitre aux termes de son mandat qui a été approuvé par l’exécutif du Chapitre de Gatineau.
7.6.4 Comité des statuts : Le Comité des statuts est responsable des statuts aux termes de son mandat qui a été approuvé par l’exécutif du Chapitre.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 L’Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures à des postes particuliers de l’exécutif du Chapitre et conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat aux élections cesse de faire partie de ce comité.
8.2 Le comité des élections envoie un appel de candidatures à tous les membres du Chapitre au moins trois (3) semaines avant la date de l'élection. Les mises en candidature peuvent se faire sur place à l'AGA du Chapitre, à condition que les candidats acceptent de se présenter aux élections. Si plus d’un (1) candidat se présente pour le même poste, une élection par voie de scrutin a lieu à cette AGA. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste donné est déclaré élu.
8.3 Les dirigeants de l’Exécutif sont élus parmi les candidats proposés à un poste particulier. Les candidatures doivent se limiter à un (1) seul poste de dirigeant. Les candidats qui ne sont pas élus comme dirigeant peuvent poser leur candidature aux postes vacants de membres actifs de l’Exécutif.
8.4 Les nouveaux membres de l’exécutif du Chapitre entrent en fonction dès la clôture de l’assemblée où a eu lieu l'élection.
8.5 Le Comité des élections veille à ce que les membres soient informés des résultats de l’élection dans les plus brefs délais.
ARTICLE 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
9.1 Assemblée générale annuelleLe Chapitre convoque au moins une (1) assemblée générale par année civile. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée.
9.1.1 Quorum : Le quorum des assemblées du Chapitre est constitué de la majorité simple des membres ayant droit de vote et présents à l’ouverture de l'assemblée.
9.1.2 Si le quorum n’est pas atteint, l’exécutif du Chapitre reporte l’assemblée. Un avis de la nouvelle date d'assemblée est envoyé dans les deux (2) semaines suivant la date initiale de l’assemblée. Le quorum est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
9.1.3 Vote : Sauf pour l’élection des membres de l’exécutif du Chapitre, le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Le vote par procuration n’est pas permis. Les décisions sont prises par un vote majoritaire. Le vote se déroule par scrutin secret à la demande de la majorité des membres ayant droit de vote.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur toute question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Modification : Les statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée du Chapitre. Les modifications peuvent être proposées par deux (2) des membres du Chapitre
11.2 Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
11.3 Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
11.4 Les présents statuts entrent en vigueur dès qu'ils sont ratifiés par les membres à une assemblée du Chapitre et approuvés par le Conseil d’administration. Toute modification qui y est apportée entre en vigueur dès qu’elle est approuvée par le Conseil d’administration et ratifiée par les membres du Chapitre.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L'exécutif du Chapitre peut adopter tout article ou modification de règlement qui ne va pas à l'encontre des présents statuts et qu'il juge nécessaire pour le fonctionnement du Chapitre.
12.2 Les articles et les modifications proposés doivent être soumis à l'Institut aux fins d’examen.
12.3 Un ajout, une modification ou une suppression au règlement entre en vigueur à une date déterminée par l’exécutif du Chapitre et est annoncé à l'AGA suivante qui peut l’abroger ou surseoir à son entrée en vigueur.
ARTICLE 13 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Règlement
PRÉAMBULE
Le présent règlement précise les procédures qui permettent de satisfaire aux exigences des statuts et peut faire l'objet d'une révision occasionnelle par l’exécutif du Chapitre. Tous les changements qui y sont apportés sont publiés.
RÈGLEMENT 5 FINANCES
R5.7 – Financement externe : Toute demande de financement externe est conforme à la Politique sur les finances des organismes constituants de l’Institut
Approuvé par le Conseil d’administration
le 17 août 2013