Procès-verbal de l'ERO - 19 mai 2018

PROCÈS-VERBAL

DE LA RÉUNION DU
Exécutif régional de l’Ontario
25 mai 2018
De 9 h à 16 h 40

Membres présents

Peter Gilkinson, directeur régional et président de l’ERO, et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Din Kamaldin, vice-président de l’ERO et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
John G. Purdie, président du Conseil régional de l’Ontario, agent de liaison avec les chapitres de l’Ontario et rédacteur du bulletin et président du sous-comité des motions
Linda Joly, agente de liaison avec les chapitres
Tom Yantsis, trésorier de la Région de l’Ontario
Christopher P. L’Estrange, secrétaire de séance, secrétaire de séance du Comité de formation et coordonnateur d’activités
Judy Chow, membre du Comité de formation et gestionnaire principale des médias sociaux
Peter S. Jozsa, président du Conseil des délégués syndicaux, président du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux
Yvonne Snaddon, membre du Comité de formation, agente de liaison avec les chapitres et rédactrice du bulletin et gestionnaire des médias sociau
Tim Azab, champion de la Fondation Héritage et vice-président du Conseil régional de l’Ontario et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Dean Corda, agent de liaison avec les chapitres et rédacteur en chef du bulletin, membre du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux, et membre du Sous-comité des motions

Membres (absents)
Rien à signaler
Remplaçants
Rien à signaler
Invités/observateurs
Rien à signaler
Présentateurs
Rien à signaler
Secrétariat Christopher L’Estrange

Point /Résumé de la discussion / Suivi / Terminé

1. Ouverture de la séance par le président
Motion pour que l’assemblée débute rapidement à 9 h.
Proposée par : Chris L’Estrange
Appuyée par : Linda Joly
Motion adoptée

2. Adoption de l’ordre du jour
Discussion sur l’ordre du jour.
Motion d’adoption de l’ordre du jour de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : John Purdie
Motion adoptée

3. Approbation du procès-verbal d’avril 2018
Motion pour approuver le procès-verbal de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Judy Chow
Motion adoptée

4. Affaires découlant du procès-verbal précédent
Chris passe en revue le procès-verbal du 19 avril 2018 pour souligner les points de suivi comme suit :

3. Points de suivi découlant du procès-verbal de la réunion de février 2018 de l’ERO

• Pete J - Prix de reconnaissance de la Région de l’Ontario décerné à un chapitre lors du CRO. Cela sera planifié à partir de 2019. Le président de chapitre peut être invité à fournir des commentaires. Pete travaillera avec l’agent de liaison avec les chapitres pour décider d’un prix et Pete n’a aucun doute qu’il sera prêt pour le conseil des délégués syndicaux en septembre.
  Suivi Pete Jozsa et la liaison avec les chapitres
• Liaison pour l’AGA — Mise à jour concernant la grande suite pour l’AGA de l’IPFPC 2018. La Guilde des membres retraités a offert de partager une chambre. Pour discussion. Yvonne explique qu’elle a prévu cette partie de la discussion de l’AGA plus tard dans l’ordre du jour.
  Suivi Point à l’ordre du jour
• Linda — Mise à jour sur les activités prévues en Ontario pour l’AGA de l’IPFPC 2018.
  Suivi Chris et Yvonne
• Pete Jozsa discutera avec Heather pour organiser la fin de semaine du 18 et 19 mai pour cette réunion. Fait.
  Terminé Pete Jozsa
• Le secrétaire transmettra et soumettra les motions adoptées par le CRO au bureau national de l’IPFPC pour présentation à l’AGA de l’IPFPC en novembre. Envoyé au comité le 30 avril 2018 et accusé de réception confirmé.
  Terminé Chris L’Estrange
• Tom discutera avec les Finances de la création d’un poste pour cette catégorie d’activité (défilé de la fête du Travail). Tom a également essayé d’avoir un poste pour les droits de la personne. Ils prendront la question en délibéré.
  Terminé Tom Yantsis
• Pete Jozsa — apportera nos recommandations à Heather concernant l’ordre du Conseil des délégués syndicaux de 2019 pour obtenir des devis.
  Terminé Pete Jozsa
• Pete Jozsa discutera avec Heather pour organiser la réunion et la sortie de reconnaissance du personnel de l’Institut à Noël au Grand Hôtel le 30 novembre et le 1er décembre, dates déterminées en fonction de la disponibilité de l’ERO.
  Suivi Pete Jozsa
• Tom reviendra à Pete au sujet des articles promotionnels pour le Conseil des délégués syndicaux de 2018. En cours.
  Suivi Tom Yantsis
• Tom se penchera sur des idées de prix pour la table de collecte de fonds à l’AGA de l’IPFPC. Les délégués achèteront des billets à mettre dans un bocal à côté du prix de leur choix. Il nous faut quelque chose pour inciter les gens à acheter des billets. Les fonds amassés iront à la Coupe Héritage.
  Suivi Tom Yantsis
• Tim Azab rassemblera plus d’information sur la question de savoir s’il y a une limite quant à la valeur du prix pour cette table de collecte de fonds à l’AGA. Tim a constaté qu’il y a un maximum de XXX par prix. Tom se procurera l’article ou les articles en fonction de ce qui précède.
  Terminé Tim Azab

5. Compte rendu du Conseil régional de l’Ontario 2018 — John Purdie
John Purdie avait préparé un résumé qui a été présenté sur le rétroprojecteur.
De nombreux et excellents commentaires des délégués sur les conférenciers, les sujets, les pauses, les aspects visuels et sonores et beaucoup d’autres points que l’exécutif de la Région de l’Ontario prendra en considération pour les activités futures du CRO.
John explique que les commentaires ont été excellents, mais qu’il n’a pas vu beaucoup de commentaires concernant la discussion d’experts. Ceux qu’il a vus étaient cependant positifs.
Chris suggère que le formulaire de rétroaction soit adapté (avec l’aide d’Heather) pour poser des questions précises si l’exécutif souhaite obtenir des commentaires sur des points particuliers. Une question pourrait être ajoutée pour nous permettre d’obtenir des commentaires sur ce dont nous avons besoin.
L’exécutif remercie John pour un excellent travail au CRO.

6. Nouveaux points
Formation des membres de l’exécutif — Pete Jozsa :
Pete est à organiser une séance de formation spécialisée pour la Région de l’Ontario avec un formateur externe qui enseigne aux leaders du monde des affaires depuis de nombreuses années.
Il s’agira d’une formation en leadership qui aidera les membres de l’exécutif à bien travailler en équipe de façon organisée et cohésive.
En fait, l’exécutif de l’Ontario n’a jamais reçu de formation par le passé et il aurait dû en recevoir depuis longtemps.
Le comité de formation de l’Ontario se concentre maintenant sur l’élaboration de toutes sortes de moyens et de sujets nouveaux et modernes pour les délégués syndicaux, nouveaux et expérimentés, et pour les dirigeants de tous les organismes constituants de la région de l’Ontario, c.-à-d. les chapitres, les exécutifs et les délégués syndicaux. L’IPFPC est un syndicat de professionnels et il se positionne pour l’avenir.
Terminé Pete Jozsa

Motion du CRO — représentation des petits chapitres :
L’ERO discute des meilleures options pour répondre à ce besoin. Les statuts de l’IPFPC permettent une certaine souplesse à l’article 11.1.6, en vertu duquel deux délégués supplémentaires peuvent être envoyés.
Plutôt que d’envoyer des observateurs comme le prévoit la motion, l’ERO souhaiterait envoyer des délégués. Les statuts de l’IPFPC donneraient cette option. Nous avons une motion ci-après.
Motion:L’exécutif régional de l’Ontario fournira deux sièges supplémentaires de délégué au Conseil régional de 2019. L’attribution de ces sièges supplémentaires sera déterminée par l’exécutif qui privilégiera les petits chapitres. (à condition que cette motion ne contrevienne pas aux statuts de l’IPFPC).
Proposée par : Yvonne Snaddon
Appuyée par : John Purdie
Motion adoptée
MotionQue l’ERO fournisse un (1) observateur pour le Conseil régional de 2019. La place d’observateur sera attribuée par l’exécutif régional de l’Ontario, qui privilégiera les petits chapitres.
Proposée par : Tom Yantsis
Appuyée par : Peter Gilkinson
Motion adoptée
Point de suivi: Que le secrétaire soumette deux motions au CSP pour modifier le libellé de l’article 11.1.6 des statuts de l’IPFPC en remplaçant « plus 2 » par « plus 3 ». Et que les modifications aux statuts de la Région de l’Ontario soient conformes aux statuts de l’IPFPC.
suivi Chris L’Estrange

Représentation du Comité des jeunes professionnels au CRO :
L’ERO estime que la présence des comités de jeunes professionnels au CRO 2018 a été très utile. Nous sommes intéressés à le refaire et à étendre le statut de délégué — le financement est permis. C’est financièrement technique.
Reporté à la réunion de l’ERO de septembre.

Logistique de l’AGA pour la Région de l’Ontario :
La Guilde des membres retraités a demandé à la Région de l’Ontario de partager une chambre pour l’accueil. Toutefois, l’ERO préférerait avoir une chambre réservée aux membres de la Région de l’Ontario.
Yvonne travaille avec Julie à l’IPFPC pour que le lieu du déjeuner soit plus près — l’an dernier, c’était loin du lieu de l’activité.
D’autres détails sont encore au stade de la planification.

CDSO – coûts pour les délégués syndicaux et leur famille :
Les coûts augmentent avec l’augmentation du nombre de participants chaque année. Nous avons examiné tous les coûts pour voir comment nous pouvons respecter le budget. Pete Jozsa a travaillé avec l’IPFPC et à ce stade, nous autorisons une personne de plus pour le souper (le délégué syndical peut avoir un invité) et toutes les demandes pour les membres de la famille (enfants) doivent jusqu’ici être assumées par le délégué syndical. Après analyse financière, nous ne sommes pas en mesure de couvrir les coûts supplémentaires avec le budget dont nous disposons pour l’événement. La règle du « plus un » est conforme aux statuts actuels.
Point de suivi : Pete discutera plus en détail de cette possibilité avec Heather.
Motion: Tom travaillera avec Pete sur la commande d’articles promotionnels pour le CDSO à XX par délégué syndical présent au conseil.

Proposée par : Pete Jozsa
Appuyée par : Chris L’Estrange
Motion adoptée
suivi Pete Jozsa

Google Drive :
L’ERO a décidé que nous examinerons les documents (partagés) sur Google Drive.
Yvonne a fait la démonstration de Google Drive pour l’ERO.

Suite G :
Dean explique la Suite G.

Conseil des délégués syndicaux de l’Ontario :
Pete présente l’ordre du jour du CDSO. Yvonne mentionne quelques problèmes logistiques au niveau du temps alloué. Pete l’examinera de nouveau et y apportera certains changements, comme nous l’avons mentionné.
La présidente nationale a accepté l’invitation.

7. Rapports des comités
Rapport du CAF :
Rien à signaler.

Rapport du CSPI — Dean Corda :
La nouvelle demande de remboursement en ligne fait partie du nouveau module sur les voyages — Dean explique que nous pouvons faire une présentation qui est disponible.
La Suite G et Team Drives, y compris la migration du compte PIPSC.ca.
Un document sur les pratiques exemplaires touchant la Suite G est en cours d’élaboration.
Google lui-même a également un tutoriel. Il est axé sur l’activité, très intuitif et facile à utiliser.
Nation Builder est encore assez récent. Les pages Web de l’IPFPC ont un lien pour signaler quelque chose, une idée à partager, etc., utilisez le lien et il va directement à l’informatique.
Le service de courriel de l’IPFPC est toujours en développement et des changements pourraient y être apportés continuellement. Les anciens courriels seront archivés et disponibles.

Rapport du trésorier :
Tom présente son rapport. Nous avons reçu notre allocation en février. Elle a un peu augmenté parce que le nombre de nos membres a légèrement augmenté.
Motion d’approbation du rapport du trésorier
Proposée par : Linda Joly
Appuyée par : Dean Corda
Motion adoptée

Rapport sur la liaison avec les chapitres :
De nombreuses idées seront communiquées aux présidents de chapitre après notre réunion stratégique d’hier.

Comité des jeunes professionnels :
Yvonne dit qu’il s’est passé beaucoup de choses depuis notre dernière réunion de l’ERO il y a un mois. Le président du comité est Ryan O’Bumsawin.
Le portefeuille du CJP est en cours d’élaboration. Sean O’Reilly était membre du Comité des jeunes quand il était jeune.
Y aura-t-il un symposium à la prochaine AGA de l’IPFPC? Yvonne croit que ça devrait arriver. Peter croit aussi que cela arrivera. Il encourage l’ERO à y assister.
2 066 jeunes de moins de 40 ans dans la région de l’Ontario.

Rapport du Comité des communications - Judy Chow
Judy demande des contributions à la page Facebook. Nous avons maintenant 144 membres. Vingt de plus qu’il y a un mois. Nous surveillerons les commentaires. Les commentaires d’un membre ont déjà attiré notre attention. Nous supprimerons tout commentaire inapproprié.
Tous les membres de l’exécutif de l’Ontario peuvent ajouter quelqu’un. Judy demande que si nous ajoutons une personne, nous l’examinions de près pour nous assurer qu’elle est bien membre de la Région de l’Ontario.
Motion: Que la Région de l’Ontario mette à la disposition du Comité des jeunes professionnels un budget de XXX pour qu’il puisse fournir des prix dans l’éventualité où l’Institut ne consentirait pas de budget pour un sondage.
Proposée : Yvonne Snaddon
Appuyée : Tom Yantsis
Motion adoptée

CSP :
Parfois, l’IPFPC apporte des changements à ses statuts qui touchent tous les sous-groupes, Régions, groupes ou chapitres, qui doivent eux aussi mettre à jour leurs statuts.
La prochaine réunion aura lieu le 6 juillet; ils choisiront le nouveau conseiller d’assemblée (qui vient habituellement du CSP) et ils sont en train de créer le sous-comité des motions.

Rapport sur la Coupe Héritage : Tim Azab
Nous aimerions que les membres de l’IPFPC fassent davantage de dons à cette Fondation.
Tim aimerait attirer notre attention sur le fait qu’un reçu aux fins de l’impôt est fourni pour tout don de plus de XX.
Tim demande à l’ERO d’envisager de faire un don à la Fondation. Il demande XXX.
L’ERO en discute. Le montant est excessif.
Peter demande que nous reportions cette conversation à l’AGA de l’IPFPC.
Tim indique que le CA s’est penché sur cette question l’an dernier. Il avait établi que les Régions pouvaient donner jusqu’à XXX par année à la Coupe Héritage.

Point de suivi : Pete Jozsa préparera un courriel aux agents de liaison avec les chapitres concernant la Coupe Héritage et compilera une liste de tous les présidents de sous-groupe à l’intention des agents de liaison avec les chapitres.
Motion: La Région de l’Ontario fera don de XXX à la Fondation Héritage.
Une discussion s’ensuit.
Motion modifiée : Changez le chiffre par XXX.

Proposée par : Pete Jozsa
Appuyée par: Peter Gilkinson
Motion adoptée
La motion modifiée est maintenant la motion.
Motion: La Région de l’Ontario fera don de XXX à la Fondation Héritage.
Proposée par : Tim Azab
Appuyée par : Pete Jozsa
Motion adoptée
Point de suivi : Tom fera un chèque à l’ordre de la Coupe Héritage au montant de XXX.
Linda Joly quitte la réunion en début d’après-midi pour des raisons personnelles.
Comité des motions :
John Purdie et Dean Corda sont les nouveaux membres du Comité des motions.
Rapport du directeur :
Peter Gilkinson présente son rapport.
Il n’y a pas de questions.

Motions de l’ERO devant être présentées à l’AGA de l’IPFPC :
Les motions de la réunion d’hier sont affichées à l’écran.
Ces motions sont soumises à la discussion et au vote.
Première motion :
Attendu: que l’IPFPC a dépensé en moyenne 2 millions de dollars par année en frais juridiques impartis;
Attendu: que l’IPFPC a un comité des statuts et politiques permanent;
Attendu: qu’il est plus rentable d’avoir recours aux services du Comité des statuts et politiques plutôt qu’à ceux d’un avocat de l’extérieur;
Attendu: que les membres du Comité des statuts et politiques sont formés en interprétation;
Il est proposé: que lorsqu’une aide est nécessaire pour des questions d’interprétation des statuts et politiques de l’Institut, ces questions soient tout d’abord soumises au Comité des statuts et politiques;
Il est de plus proposé: d’ajouter aux statuts l’article 17.2.2.1, comme suit :
17.2.2.1 Interprétation des statuts, règlements et politiques de l’Institut
Lorsque le Conseil d’administration a besoin d’aide pour interpréter des statuts, règlements ou politiques de l’Institut, les questions sont d’abord renvoyées au Comité des statuts et politiques.
Motion: Que l’ERO appuie la motion qui sera présentée à l’AGA de l’IPFPC.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Tim Azab
Motion adoptée
L’ERO vote l’acceptation de la motion révisée (la première) qui sera envoyée à l’AGA de l’IPFPC, 10-0 avec un votant absent.
Deuxième motion :
Attendu, que les postes de vice-président(e) ont été créés lors d’une AGA de l’Institut;
Attendu, que leurs fonctions n’ont pas été définies;
Attendu, que l’attribution du travail aux vice-président(e)s est une source de conflits depuis des années;
Attendu, que l’AGA 2017 de l’Institut a réaffirmé son appui au concept des quatre vice-président(e)s;
Attendu, qu’en vertu des statuts actuels, aucun travail ne pourrait être assigné;
Il est proposé d’ajouter l’article suivant aux statuts :
20.2.1 Portefeuilles : Le (la) président(e) attribue annuellement à chaque vice-président(e) l’un des portefeuilles suivants :

1. Finances

2. Négociations

3. Consultation

4. Congrès du travail du Canada et recrutement

Motion: L’ERO appuie la motion qui sera présentée à l’AGA de l’Institut.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Tim Azab
Motion adoptée

8. Tour de table
John a oublié de mentionner que les clés USB ont eu beaucoup de succès au CRO.
John s’enquiert également de la disponibilité d’ART dans la Région. John croit que nous manquons de personnel en Ontario.
Point de suivi : Peter parlera avec Marcia.
Peter nous remercie tous pour cette excellente réunion.
suivi Peter Gilkinson

9. La séance est levée à 16 h 40.
Peter Gilkinson remercie l’exécutif pour cette réunion productive.