COMPTE RENDU DES DÉLIBÉRATIONS RÉUNION
Exécutif régional de l’Ontario
Le 19 avril 2018
Date de la réunion : Le 19 avril 2018
Heure : de 9 h à 17 h
Membres
Présents
Peter Gilkinson, directeur régional, président de l’exécutif de la Région de l’Ontarion (ERO) et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Din Kamaldin, vice-président de l’ERO et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
John G. Purdie, président du Conseil régional de l’Ontario, agent de liaison avec les chapitres, rédacteur du bulletin
Linda Joly, vice-présidente du Conseil régional de l’Ontario et coordonnatrice des activités
Tom Yantsis, trésorier de la Région de l’Ontario
Christopher P. L’Estrange, secrétaire de séance, Comité de formation
Judy Chow, membre du Comité de formation et gestionnaire principale des médias sociaux
Peter S. Jozsa, président du Conseil des délégués syndicaux, président du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux
Yvonne Snaddon, membre du Comité de formation, agente de liaison avec les chapitres, rédactrice du bulletin et gestionnaire des médias sociaux
Tim Azab, coordonnateur du défilé de la fête du Travail et champion de la Fondation Héritage et gestionnaire des médias sociaux
Absents
Dean Corda, agent de liaison avec les chapitres, rédacteur du bulletin, membre du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux
Suppléants
Aucun
Invités/observateurs
Aucun
Conférenciers
Aucun
Secrétariat
Christopher L’Estrange
Résumé des discussions
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Ouverture de la séance par le président
Il est proposé que l’assemblée débute à 9 h précises.
Proposé par : Chris L’Estrange
Appuyé par : Din Kamaldin
Motion adopté
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Adoption de l’ordre du jour
Din demande que nous passions directement au procès-verbal de la dernière réunion.
Peter Gilkinson indique que nous devons d’abord approuver l’ordre du jour de cette réunion.
Discussion sur l’ordre du jour.
Il est proposé d’approuver l’ordre du jour de la réunion.
Proposé par : Peter Gilkinson
Appuyé par : John Purdie
Motion adoptée
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Approbation du procès-verbal de février 2018
Il est proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion.
Proposé par : Peter Gilkinson
Appuyé par : John Purdie
Motion adoptée
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Affaires découlant du procès-verbal précédent
Chris passe en revue le procès-verbal du 10 février 2018 pour souligner les mesures à prendre comme suit :
| Suivi découlant du procès-verbal de la réunion de février 2018 de l’ERO | Suivi | Terminé |
|---|---|---|
| Tom (trésorier) vérifiera auprès du comité des finances le financement pour la présence du comité des jeunes au Conseil régional de l’Ontario (CRO). | Tom Yantsis | |
| Dean : création d’un sondage pour les délégués syndicaux au Conseil des délégués syndicaux. | Dean Corda | |
| Tim : Fondation Héritage de l’IPFPC. Tim a envoyé un courriel à Del Dickson pour lui demander des renseignements sur les fonds de la Région de l’Ontario. Toutefois, l’information ne peut être divulguée pour des raisons de confidentialité et le nom du gagnant est habituellement annoncé à l’AGA. | Tim Azab | |
| Peter G et John P : Politique de l’Institut sur les voyages. John a préparé le libellé pour modifier les statuts, un point de départ pour en discuter. Nous en ferons un point à l’ordre du jour pour en discuter plus tard au cours de cette réunion, sous la rubrique Nouveaux points. | John Purdie | |
| Peter Gilkinson : CTC. C’est un point à l’ordre du jour de la présente réunion sous la rubrique Affaires nouvelles. | Judy Chow Peter Gilkinson |
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| Judy : a mis à jour la feuille de calcul téléchargée sur Google Drive. C’est un document qui put être modifié et amélioré en permanence. | Judy Chow | |
| Pete J : Prix de reconnaissance décerné à un chapitre lors du CRO. On s’y préparera au début de 2019. Le président du Chapitre choisi peut être invité à fournir des commentaires. Discussion générale sur l’attribution d’un trophée ou d’un certificat. On discute des coûts. Où résidera le trophée; graver le nom du Chapitre sur le trophée; éventuelle bannière sur le site Web de l’Institut; les certificats ne peuvent être encadrés, un certificat par membre de l’exécutif local. L’agent de liaison avec les chapitres assurera le suivi auprès des présidents de chapitre. | Branch Liaison | |
| Peter G : Mise à jour concernant la salle Murphy à l’AGA 2018 de l’Institut; courriel de Peter à Julie le 26 février. Cela fait partie du son rôle de liaison concernant l’AGA. | AGM Liaison | Peter Gilkinson |
| Linda : Mise à jour sur les activités prévues en Ontario pour l’AGA 2018 de l’Institut. | Linda Joly | |
| Peter G : Tâches du vice-président concernant les statuts à soulever à la réunion de l’ERO. C’est plus compliqué qu’on ne le pense parce que les tâches sont applicables pendant trois ans. Le vice-président assiste le président. Il assume les tâches déléguées par le président. | Peter Gilkinson | |
| Judy et Pete J : code QR pour Facebook. C’est fait. | Pete Jozsa and Judy | |
| Yvonne : Présence des jeunes délégués au CRO – lettres d’acceptation, etc. C’est fait. | Yvonne | |
| Dean, Pete et Judy : présentation sur Google Drive. | Agenda Item under new business | |
| Chris : Les barres d’alimentation à apporter à la réunion de formation des membres de l’exécutif en juin. C’est fait. | Chris L’Estrange | |
| Motions pour le CRO – John Purdie | John Purdie | |
| Contacter Band pour le Conseil des délégués syndicaux – Chris. Ils ne sont pas disponibles. | Chris L’Estrange |
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Information sur le Conseil régional de l’Ontario 2018 – John Purdie
John Purdie déclare que tout est prêt pour le CRO. Malheureusement, l’un des conférenciers s’est décommandé et John a pu le remplacer avec un autre.
Le groupe de discussion est formé de 4 membres, qui ont tous reçu la liste des questions à l’avance.
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Nouveaux points
Réunion de juin de l’ERO :
La réunion est reportée à cause de la réunion de formation des membres de l’Exécutif.
Discussion pour la nouvelle date de la réunion ordinaire de juin. Une réunion stratégique a lieu également. Deux jours d’affilée.
Nous convenons de tenir une réunion de deux jours. Il faut en fixer la date aujourd’hui. On peut discuter du lieu de la réunion plus tard.
Suivi : on fixe la date pour les 18 et 19 mai car tous les membres de l’Exécutif sont disponibles cette fin de semaine. Pete Jozsa en discutera avec Heather.
Suivi : Pete Jozsa
Motions :
Ces motions sont soumises au CRO pour qu’elles soient présentées à l’AGA de cette année, telles que soumises par les chapitres de l’Ontario. Il s’ensuit une discussion sur les motions pour s’assurer que l’Exécutif en est au courant et qu’il les connaît bien.
Suivi : La secrétaire transmettra et soumettra les motions adoptées au CRO au bureau national de l’Institut pour qu’elles soient présentées à l’AGA de l’Institut en novembre.
Suivi : Secrétaire et directeur
Vidéo du Syndicat national de la fonction publique provinciale :
Nous convenons de passer cette bande vidéo d’une minute au début de chaque journée au CRO.
Budget de la fête du Travail :
Suivi : Tom discutera avec les Finances de la création d’un poste budgétaire pour cette catégorie d’événement.
Suivi : Tom Yantsis
Comité des jeunes :
Nous avons un comité des jeunes. Nous aimerions changer son nom pour Comité des jeunes professionnels.
On présentera aux présidents de chapitre les représentants des jeunes au CRO.
Nous avons l’intention d’examiner les demandes de remboursement des frais de déplacement et le mandat du comité. Nous aimerions les orienter et leur fournir une aide financière, mais ce sera leur comité. Parce qu’il s’agit de membres qui sont jeunes, nous pouvons utiliser la technologie, Google Drive, etc.
Symposium des jeunes :
Les jeunes qui ont participé à l’AGA 2017 de l’Institut faisaient partie du projet pilote. Peter explique que le Conseil d’administration est en train de décider s’il poursuivra dans cette voie en 2018.
La sélection des jeunes membres qui participeront à l’AGA de l’IPFPC, si la décision est prise, devrait provenir du Comité des jeunes.
Observateurs à l’AGA :
L’ERO aimerait mettre de côté un certain budget pour permettre aux observateurs des chapitres d’assister à l’AGA de l’IPFPC au nom de leur chapitre. La Région de l’Ontario pourrait fournir XXX $ à un chapitre pour l’aider à payer les frais d’envoi d’un observateur à l’AGA de l’IPFPC. On s’attend à ce que le chapitre aide également le membre à y assister à titre d’observateur.
Nous pourrions mettre de côté XXX $ à même notre allocation comme un montant pour le financement de tous les observateurs. Le budget serait également limité à XXX $ par observateur. Nous en sommes encore aux discussions préliminaires à ce sujet. Aucune décision n’est encore prise.
Nous avons l’intention de fournir cette aide aux chapitres.
On discutera de cette aide à la réunion des présidents de chapitre demain. Peut-être les présidents auront-ils des idées ou des commentaires à ce sujet.
Peter Gilkinson indique qu’avant d’en parler aux présidents de chapitre, nous devrions avoir un plan très solide pour commencer.
Yvonne demande si nous sommes tous d’accord pour dire que la Région de l’Ontario donne l’aregnt au Chapitre et non au membre pour qu’il aille comme observateur à l’AGA de l’IPFPC.
Tout le monde est d’accord.
Yvonne pose une question sur la limite du montant total du financement. Notre trésorier, Tom, nous explique que nous pourrions peut-être mettre de côté XXX $ pour commencer.
Yvonne s’interroge sur le texte d’une communication visant à solliciter des demandes de participation.
Les demandes doivent être présentées par l’entremise du président du chapitre. Yvonne suggère également de fixer une date limite pour les demandes.
Le trésorier et le comité de liaison avec les chapitres en établiront les lignes directrices.
Comité des élections :
Le comité a décidé que pour les prochaines élections nationales, les candidats peuvent préparer un discours ou une vidéo de deux minutes.
Décision concernant le lieu du Conseil des délégués syndicaux de l’Ontario de 2019 :
Heather demande à l’exécutif de lui présenter les recommandations. Heather recueillera des devis et des renseignements en fonction de ces recommandations et les fournira à l’ERO avant la réunion de l’Exécutif en septembre. Une décision doit être prise à la réunion de septembre.
L’ERO discute de lieux possibles. Notre sélection finale est faite.
- Delta de Toronto
- Hyatt de Toronto
- Blue Mountain Resort à Collingwood
- Ceasars de Windsor
- Intercontinental de Toronto
- Westin-Harbour-Castle de Toronto
Suivi : Pete Jozsa présentera nos recommandations à Heather la semaine prochaine.
Suivi : Pete Jozsa
Google Drive :
Yvonne et Dean présentent le répertoire sur Google Drive mis en place par l’Institut pour notre exécutif régional.
Bulletin : inclusion d’une photo du président du chapitre dans un rapport d’activités du chapitre envoyé pour le bulletin.
Le comité du bulletin révise les soumissions au bulletin. Il doit s’assurer qu’elles sont valables et qu’il y a de la place dans le bulletin.
John Purdie avait soumis une photo de lui-même avec le rapport qui sera publié dans le bulletin. Les rédacteurs estiment que la photo du président ne devait pas être incluse. Il y avait aussi un bloc-signature « en toute solidarité » sur lequel la commission avait des réserves.
Dans le passé, il n’y a jamais eu de bloc-signature ni de photo-portrait de la personne présentant la demande.
Ce sont des nouveautés.
De plus, les soumissions sont traitées autrement qu’un article.
Une soumission est envoyée dans la section des activités du bulletin. Le comité recommande que l’ERO participe à la décision quant à la façon de régler cette question.
L’ERO s’en est remis aux rédacteurs du bulletin pour prendre les décisions en faisant appel à leur jugement.
Liste des délégués syndicaux de l’Ontario :
L’Exécutif s’en servira à des fins de planification.
Réunion de décembre de l’ERO :
On décide pour les 30 novembre et 1er décembre 2018.
Suivi : Pete Jozsa discutera avec Heather pour organiser la réunion ainsi la reconnaissance du personnel de l’Institut à Noël au Grand Hôtel.
Suivi : Pete Jozsa
Une discussion générale s’ensuit concernant les réceptions lors d’événements. Le réseautage et l’importance d’accueillir les nouveaux participants. Il incombe à tous les délégués syndicaux de s’assurer que les gens se sentent inclus et les bienvenus aux activités de l’IPFPC de la région de l’Ontario.
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Rapports des comités
Rapport du trésorier :
Tom présente son rapport. Notre allocation a été reçue en février. Elle a un peu augmenté parce que le nombre de nos membres a légèrement augmenté.
Motion d’approbation du rapport du trésorier
Proposé par : Din Kamaldin
Appuyé par : Doyen Corda
Motion adoptée
Rapport de l’agent de liaison avec les chapitres :
Bulletin : prêt à être distribué au CRO.
Réunion des présidents de chapitre demain : Pete y fera une mise à jour sur la formation. Pete fera aussi une démonstration de Doodle.
Ils discuteront également du recrutement des jeunes et des délégués syndicaux avec les présidents.
Lors du récent appel, John a parlé du prochain CRO. Pete parle de la Coupe Héritage l’absence de Tim. On discute avec les présidents des dîners d’information et des leçons apprises.
Pete approuvera divers sujets et activités dans le cadre des dîners d’information.
La formation en SST est retardée parce qu’elle fait l’objet d’une refonte. Le texte est dépassé. Pete compte demander aux présidents quels sont leurs besoins ou ce qu’ils peuvent recommander pour les modules de la conférence des délégués syndicaux.
Yvonne demande aussi à John de demander aux présidents demain de recommander des délégués de leur chapitre pour l’AGA de l’Institut.
De plus, le prix du chapitre de l’année et les candidatures pour le délégué syndical de l’année.
Rapport du comité de formation (Pete Jozsa)
Pete a demandé à l’ERO d’examiner les choix pour des articles promotionnels à la conférence des délégués syndicaux.
Suivi : Tom doit retourner voir Pete au sujet des articles promotionnels.
Suivi : Tom Yantsis
Conseil des délégués syndicaux : Divers sujets sous le thème du passeport que nous avons utilisé l’an dernier. Nous sommes encore en train de recueillir des idées pour les séances de 90 minutes.
Cette année, nous envisageons d’avoir une séance d’exercice physique comme option sous le thème de la santé et du bien-être de nos délégués syndicaux. On demandera aux délégués syndicaux d’apporter des vêtements d’exercice s’ils choisissent cette séance. Becky Overbeck. La forme physique fait également partie de la santé mentale.
L’école syndicale peut passer à trois ou quatre classes par année. Cette année, nous en avons trois. Il y a une pénurie d’ART au bureau de l’Institut en Ontario. C’est pourquoi nous ne pouvons pas donner plus de cours cette année. Espérons que l’année prochaine nous pourrons augmenter le nombre de classes.
Mise à jour sur le Plan stratégique de la technologie de l’information (Dean Corda) :
L’Institut fait une refonte des demandes de remboursement afin qu’elles soient liées aux NAV.
Toute personne qui possède un compte de courriel de l’Institut devrait avoir reçu un courriel pour l’informer que l’Institut passe à un nouveau serveur de courriel.
Le site Web de l’IPFPC peut également être modifié en fonction des commentaires reçus. La vidéoconférence fait l’objet d’un examen attentif.
Il y a deux types de courriels que l’IPFPC envoie. L’ancien système affichait un lien. Le nouveau courriel utilisera une nouvelle approche, avec des photos — Nation Builder — qui attire un peu mieux l’attention.
La navigation dans le nouveau site Web de l’Institut est un peu différente. Il peut être difficile de trouver quelque chose la première fois.
Rapport sur les communications – Facebook, etc (Judy Chow)
Judy demande que l’on contribue à la page Facebook. Nous avons maintenant 124 membres. Quelques-uns de nos membres affichent pas mal de choses.
Comité des statuts et politiques :
John dit qu’ils se réuniront dans quelques semaines à Toronto.
De nombreuses motions de la dernière AGA qui ont été renvoyées au Comité des statuts et politiques par manque de temps n’ont peut-être pas été traitées à temps pour la prochaine AGA en raison de la surcharge de travail.
Elle collabore avec les chapitres pour mettre à jour leurs statuts. Ces chapitres ont dû relever certains défis en raison du nombre très restreint de membres de l’exécutif dans certains cas. De nouveaux dirigeants sont en voie d’être recrutés dans certains de ces chapitres et les statuts seront réglés en conséquence. C’est un processus lent.
Suivi : Tom Yantsis
Rapport sur la Coupe Héritage (Tim Azab)
Peter Gilkinson nous demande d’acheter des prix pour tirage au sort pour amasser de l’argent pour la Coupe Héritage.
Suivi : Tom pensera à des prix pour la collecte de fonds à l’AGA de l’Institut. Les délégués achèteront des billets à mettre dans un bocal à côté du prix de leur choix. Il nous faut quelque chose pour motiver l’achat de billets. Les fonds amassés iront à la Coupe Héritage.
Suivi : Tom Yantsis
Motion pour mettre de côté XXX $ pour l’AGA de l’Institut pour un prix de tirage afin de recueillir des fonds pour la Coupe Héritage.
Motion pour mettre de côté jusqu’à 500 $ pour l’achat d’un prix pour une collecte de fonds à l’AGA 2018 de l’Institut afin de recueillir de l’argent pour la Coupe Héritage pour permettre à Tim de savoir s’il y a une limite pour ce prix, etc.
Proposé par : Peter Gilkinson
Appuyé par : Chris L’Estrange
Motion adoptée
Suivi : Tim recueillera de plus amples renseignements sur la question de savoir s’il y a une limite quant à la valeur du prix.
Suivi : Tim Azab
Rapport du directeur :
Peter Gilkinson présente son rapport.
Il n’y a pas de questions.
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Table ronde
Pete Jozsa rappelle à tous que c’est la Semaine nationale de l’action bénévole.
John veut faire un suivi pour dire qu’il a révisé le libellé de la motion sur la politique sur les voyages et demande si l’ERO a l’intention de porter cette question à l’attention du CRO afin qu’elle puisse être soumise à l’AGA de l’Institut. Peter aimerait d’abord en parler au conseil d’administration pour donner au conseil l’occasion de la traiter d’abord.
Judy déclare qu’elle aimerait ajouter que le message sur Facebook d’un membre a été retiré parce que le sujet n’était pas pertinent pour la Région de l’Ontario. Elle veut juste nous en informer.
Tous les messages sont soumis à une surveillance et le modérateur peut supprimer du contenu.
Din explique qu’ils ont un nouveau président au sein du comité des droits de la personne et de la diversité, Mario.
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La séance est levée à 16 h 7.
Peter Gilkinson remercie l’exécutif pour cette réunion productive.