Procès-verbal de la réunion de l’Exécutif régional de l’Atlantique

Le 23 mars 2019, Delta Beauséjour, Moncton, N.-B.

PRÉSIDENTE: Kim Skanes

EXÉCUTIF: Michael Basque

Manny Costain

Carolyn Hynes

Marilyn Best

Marcel Journeay

Scott McConaghy

Christine Newhook

Mike Pauley

Jason Rioux

Phil Wilson

PERSONNEL DE L’INSTITUT: Catherine Pinks, secrétaire de séance

1. Mot de bienvenue et présentations

Kim ouvre la séance et souhaite la bienvenue à tous à Moncton.

Activité brise-glace

Manny anime une activité brise-glace divertissante comportant les noms de personnalités connues.

SUIVI: Phil préparera l’activité brise-glace pour la réunion de mai.

2. Ordre du jour

Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour:

8. b. AGA de l’IPFPC — l’hotel
8. c. Date du bulletin
13. h. Rapport du CJPA
8. d. Membre d’exécutif de l’année

Motion n^o1 Phil propose, avec l’appui de Jason, que l’ordre du jour soit approuvé tel que modifié. MOTION ADOPTÉE

3. Procès-verbal

Motion n^o2 Michael propose, avec l’appui de Marcel, que le procès-verbal soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE

4. Points de suivi

Kim passe en revue les points de suivi de la réunion du 23 mars 2019 avec les membres de l’Exécutif.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

26 janvier 2019

Delta Dartmouth, Dartmouth, N.-É.

N^o Suivi
Point/Date d’achèvement
Fait/en cours
À reporter

1 Exécutif
Recueillir des photos et des anecdotes auprès de leurs organismes constituants respectifs et les envoyer à Carolyn pour le centenaire de l’Institut.
EN COURS

2 Exécutif
Songer à des membres qui méritent un prix de service et envoyer les noms à Kim.
EN COURS

3 Sous-comité de liaison avec les chapitres
Trouver un représentant de la Nouvelle-Écosse pour le centenaire de l’Institut
FAIT

4 Catherine
Envoyer des photos de la Région à Laureen Allen pour le centenaire de l’Institut.
EN COURS

5 Exécutif
Vérifier le calendrier des réunions de l’Exécutif pour 2019 et voir s’il y a un bureau à proximité du lieu de la réunion où une activité de mobilisation ou de visibilité pourrait être organisée.
FAIT
(décision de laisser tomber ce projet)

6 Kim
Faire savoir au CA que l’IPFPC devrait envisager d’élaborer une stratégie pour déterminer comment intégrer à la structure de l’IPFPC les parties intéressées à se joindre à l’IPFPC ou recrutées par l’IPFPC.
FAIT

7 Kim
Communiquer avec Jean Trahan au sujet d’une activité (réception ou dîner d’information) pour la réunion de mars à Moncton.
FAIT

8 Catherine
À reporter à la réunion des présidents des chapitres et des groupes provinciaux une discussion sur les articles promotionnels à remettre aux activités tout au long de l’année.
EN COURS

9 Catherine
Inclure la reconnaissance du territoire non cédé, propre à la province, à chaque activité — Conseil des délégués syndicaux, Conseil régional et École.
NOTÉ

10 Catherine
Envoyer la formule d’attribution des délégués au CRA aux présidents des chapitres et des groupes provinciaux, au CJPA et à la Guilde des membres retraités. Elle doit inclure également l’avis pour le Prix de Membre d’exécutif de l’année et la date limite pour l’envoi des motions.
FAIT

11 Catherine
Inclure la formule proposée pour l’AGA dans l’ordre du jour du CRA et dans la trousse de la réunion.
EN COURS

12 Manny
Préparer l’activité brise-glace pour la réunion de mars.
FAIT

13 Catherine
Retirer le * de la liste des présences dans le procès-verbal du 30 novembre 2018.
FAIT

14 Catherine
Envoyer de nouveau l’invitation aux jeunes pour la réunion de l’Exécutif de mars et modifier l’avis afin de préciser qu’il s’agit de manifester leur intérêt à participer.
FAIT

15 Catherine
Envoyer à l’Exécutif une liste des coordonnées des délégués syndicaux du chapitre où nous tenons la séance d’accueil. Les membres de l’Exécutif qui résident dans la ville de la réunion ou à proximité de celle-ci communiquent dans la mesure du possible par téléphone avec les délégués syndicaux pour promouvoir cette activité.
EN COURS

16 Catherine
Mettre à jour l’invitation à devenir membre du CJPA et l’envoyer.
FAIT

17 Catherine
Pour la réunion de l’Exécutif de mars, modifier l’heure de la réunion du samedi de 9h à 18h.
FAIT

18 Kim
Communiquer avec Jean Trahan au sujet du plan pour l’accueil et le dîner d’information pour la réunion de l’Exécutif de mars à Moncton et aviser Catherine.
FAIT

19 Kim
Demander à Manny s’il veut faire partie du Comité des élections et informer Catherine.
FAIT

20 Catherine
Obtenir des prix pour les fenêtres publicitaires et les communiquer à Kim.
FAIT

21 Kim
Demander du financement à la campagne Bien mieux ensemble pour 16 stands portatifs.
FAIT

22 Catherine
Envoyer des copies conformes à l’Exécutif régional lorsqu’elle s’adresse aux chapitres au sujet de l’achat de fenêtres publicitaires.
FAIT

23 Phil
Faire examiner les états financiers de l’Exécutif régional de 2018 pour les inclure dans la trousse du CRA.
EN COURS

24 Catherine
Assurer le suivi pour le bloc de chambres à réserver pour le CRA et ajouter la nuit du jeudi en fonction de la disponibilité des vols.
FAIT

25 Catherine
Prévoir une salle de réception, de la musique, des grignotines, deux billets de boissons pour la réception du CRA le vendredi soir de 20h à 23h.
FAIT

26 Carolyn et Kim
S’occuper de la musique pour la réception du vendredi soir du CRA.
FAIT
Christine a fait le suivi

27 Catherine
Obtenir un prix de la NL Chocolate Company pour 100 boîtes individuelles de chocolats.
FAIT

28 Kim
Obtenir un prix de Purity pour 100 paquets-cadeaux.
FAIT

29 Catherine
S’assurer d’inclure la motion sur les articles promotionnels dans la trousse du CRA.
EN COURS

30 Kim
Demander à Chris Roach de présenter le Budget de l’Institut au 76^eCRA.
FAIT

31 Phil
Demander des copies des Budgets de l’IPFPC à Dennis Britt pour la trousse du 76^eCRA.
FAIT

32 Scott
Mettre à jour les chiffres liés au nombre de membres dans la motion portant sur la formule de calcul du nombre de délégué(e)s à l’AGA avant de la mettre dans la trousse des délégué(e)s du CRA.
FAIT

33 Kim
Inviter Andrew Gize au 76^e CRA.
FAIT

Point6. Kim signale que ce point a fait l’objet de discussions sous la rubrique Planification stratégique. Une discussion s’ensuit sur les raisons pour lesquelles l’IPFPC ne voudrait pas répondre aux groupes intéressés à faire partie de l’IPFPC. La perception est qu’il y a réticence à accepter de petits groupes à cause des coûts qui y sont associés.

5. Calendrier des activités

Kim parle du calendrier des activités qui n’a pas changé depuis la dernière réunion.

6. Affaires nouvelles

Motion CJPA: Christine explique qu’à l’heure actuelle, les Comités des jeunes ne sont que des comités spéciaux et qu’ils voulaient examiner une motion à présenter à l’AGA pour rendre ces comités permanents. Une discussion s’ensuit sur la meilleure façon de soulever la question pour obtenir un résultat positif. Après discussion, on conclut qu’une motion n’est peut-être pas la voie à suivre. L’Exécutif suggère de soumettre cette question au CA pour qu’il prenne une décision.

SUIVI: Kim doit présenter au Conseil d’administration une demande pour officialiser les comités des jeunes de la Région avec le financement requis.

Délégués de l’Atlantique à l’AGA: Kim signale que l’AGA2019 est de retour à l’hôtel Hilton Lac-Leamy, que le Delta et le New Hilton en face du Delta sont les hôtels secondaires et qu’une navette assurera le transport des délégués. L’Exécutif se demande s’il ne serait préférable d’avoir tous les délégués de l’Atlantique au même hôtel et comment il faudrait s’y prendre pour qu’il en soit ainsi.

SUIVI: Catherine s’occupera de l’inscription à l’AGA dès que possible en indiquant que nous aimerions que tous les délégués de l’Atlantique soient logés au Hilton Lac-Leamy, puisque les inscriptions se font sur la base du premier arrivé, premier servi.

Place supplémentaire à l’AGA: Phil soulève la question de l’interprétation du libellé dans le procès-verbal de la réunion d’octobre de l’Exécutif. On discute du délégué supplémentaire à l’AGA et précise qu’il sera attribué à l’Exécutif régional qui décidera de l’utilisation qui en sera faite, en ajoutant qu’il pourrait être utilisé par le responsable de la suite de réception de l’Atlantique. Le libellé est examiné et même s’il a pu être interprété de cette façon, ce n’était pas l’intention.

SUIVI: Scott et Catherine vérifieront l’attribution des délégués à l’AGA et feront rapport à l’Exécutif.

Bulletin d’information: Manny signale que le dernier bulletin a été publié vers le milieu ou la fin de l’automne. Comme nous avons actuellement plusieurs articles prêts, il est convenu de publier le bulletin immédiatement après le CRA.

Membre de l’exécutif de l’année: Catherine souligne que la date limite pour les mises en candidature est le 30 avril et que nous n’en avons encore reçu aucune.

SUIVI: L’Exécutif doit faire la promotion du prix de Membre de l’exécutif de l’année avant la date limite du 30 avril.

CJPA: Kim signale qu’à la suite de la demande de manifestation d’intérêt pour le CJPA, nous avons reçu des demandes de chaque province. Les candidatures ont été examinées et les nouveaux membres du CJPA et leur mandat seront officiellement annoncés la semaine prochaine. N.-É.: Erica Isenor et Leslie Nasmith; Î.P.-É.: Kathy McClellan et Justin Murphy; N.-B.: Evan Pemberton et Marcus Peck; T.-N.: Christine Newhook et Kimberly Keats. Il y a trois membres qui reviennent de l’année dernière et cinq nouveaux participants.

7. Rapport de la directrice régionale de l’Atlantique

Kim dépose son rapport pour examen par l’Exécutif. Elle signale que cinq membres de la Région de l’Atlantique, dont elle-même, font partie du groupe de travail et du comité de Professionnels Canada.

Carolyn demande ce que fait l’Institut au sujet de Phénix. La procédure de règlement des griefs semble présenter des lacunes. Pourquoi ne pouvons-nous pas sauter les 1^er et 2^e paliers? Une discussion s’ensuit sur la suite des choses. Il peut s’écouler jusqu’à cinq ans avant qu’un nouveau programme ne soit mis en œuvre. Qu’est-ce qu’on fait en attendant? On souligne que les membres désireux de savoir ce que fait l’Institut à l’égard de Phénix doivent être dirigés vers notre présidente, qui est la porte-parole. Carolyn mentionne que l’IPFPC devrait peut-être lancer une campagne de cartes postales aux députés sur Phénix, comme on a fait pour le projet de loi C-57.

Carolyn demande ce que fait l’Institut pour la Semaine de la fonction publique? Kim indique que la campagne « Faites donc mieux » sera utilisée pendant la Semaine de la fonction publique.

Marcel demande si l’Atlantique aimerait présenter une motion à l’AGA pour modifier la politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée afin de permettre aux membres de prendre une journée d’équilibre familial sans avoir à utiliser un congé non payé.

Scott indique que le CA pourrait s’occuper d’apporter ce changement à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.

SUIVI: Kim présentera au CA la demande de modification de la Politique sur les activités syndicales et la vie privée pour que l’on n’ait plus à utiliser un congé non payé pour la journée d’équilibre familial.

SUIVI: Le Comité des motions de l’Exécutif régional doit préparer une motion visant à modifier la politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée afin que l’on n’ait plus à utiliser un CNP pour la journée d’équilibre familial.

Marilyn souligne que s’il devait y avoir une campagne Phénix, les données qu’a l’Institut sur les membres touchés seraient alors utiles.

SUIVI: Kim doit demander pourquoi les membres de l’Institut ne peuvent sauter les 1^er et 2^e paliers et passer directement au troisième palier.

Motion n^o3 Kim propose, avec l’appui de Christine, que le rapport de la directrice régionale de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE

8. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn renvoie l’Exécutif à son rapport écrit de la trousse de la réunion. Elle donne les nouvelles suivantes de la réunion du Comité de formation d’hier.

Ordre du jour du Conseil des délégués syndicaux: Des modifications ont été apportées au nouveau cadre de travail des délégués syndicaux et une présentation d’une heure a été faite par le CAF à ce sujet. Pour la séance du vendredi après-midi, nous essayons d’avoir une présentation des services juridiques de l’IPFPC. Un dîner sera servi le samedi, et nous ferons une pause d’une heure trente pour pouvoir inclure la présentation des bourses d’études. Après le dîner, nous avons remplacé les deux séances et inséré la présentation du CAF sur le nouveau cadre de travail des délégués syndicaux.

École de formation: Kim n’étant pas en mesure d’y assister, Carolyn et Phil joueront les rôles de dirigeants élus.

Motion pour changer le nom du CAF par CAFM: Le Comité de formation a rédigé une motion au CRA pour changer le nom du CAF par CAFM. Carolyn lit la motion. Marcel explique l’acronyme CAFM, le mentorat fait partie du mandat du comité et l’acronyme est parfait pour tout matériel promotionnel (en anglais).

SUIVI: Catherine s’occupera de faire inclure la motion pour changer le nom du CAF par CAFM dans la trousse du CRA.

Prix des délégués syndicaux de l’Institut: Carolyn explique que Kim, à titre de présidente du CAF, travaille à l’élaboration d’un questionnaire à l’intention des délégués syndicaux et que le Comité s’est penché entre autres choses sur les prix des délégués syndicaux. Carolyn dépose la politique de la RCN sur les prix des délégués syndicaux.

SUIVI: Le Comité des prix de l’Exécutif doit examiner la politique de la RCN sur les prix des délégués syndicaux et déterminer s’il y a lieu d’en adopter une partie dans la Région de l’Atlantique.

Motion n^o4 Carolyn propose, avec l’appui de Michael, que le rapport de la présidente du Comité de formation de la Région de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE

9. Finances de l’Exécutif régional

État des revenus de l’Exécutif régional de l’Atlantique: Phil renvoie l’Exécutif à l’état des revenus de l’Exécutif régional de l’Atlantique. Il signale avoir reçu l’allocation annuelle il y a quelques semaines conformément à la Note3. Les autres remboursements sont associés à l’achat d’articles promotionnels et au remboursement par les organismes constituants qui avaient fait des commandes.

Budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique2020: Phil fait référence à la proposition de budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique2020.

SUIVI: Phil changera Formation par ACTIVITÉS DE FORMATION dans le budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique2020.

SUIVI: Phil apportera la correction à la page3 #437 du budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique2020 — changer l’année pour 2018.

SUIVI: Phil doit retirer le poste budgétaire pour Mayworks du budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique.

Budgets de la Région de l’Atlantique2020-2021: Phil parle des budgets pour l’exercice financier2020-2021 et les passe en revue avec l’Exécutif. Il fait remarquer que Kim a demandé des budgets pour 2020-2021 et que nous avons dû faire certaines hypothèses pour 2021.

Les budgets suivants sont déposés et examinés.

Budget de formation de la Région de l’Atlantique:

SUIVI: Phil, dans les budgets2020-2021, doit porter à 46 le nombre de participants à l’École de formation.

Réunions de l’Exécutif régional de l’Atlantique:

Réunions des présidents des chapitres et des groupes provinciaux: Notez qu’il n’y a pas de frais de déplacement puisqu’ils seront facturés au CRA.

Budget du Conseil régional de l’Atlantique: Basé sur 96 participants.

Budget du Conseil des délégués syndicaux: Basé sur 160 délégués syndicaux.

Motion n^o5 Michael propose, avec l’appui de Jason, que le rapport de la présidente du Comité de formation de la Région de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE

10. Conseil régional de l’Atlantique

Kim renvoie l’Exécutif à l’ordre du jour du CRA, indiquant qu’il reflète les changements suggérés lors de notre réunion de janvier. Barry Lewis Green a été retenu comme conférencier sur l’engagement pour vendredi après-midi. Kim explique le rassemblement qui se tiendra dans le cadre de l’activité à The Alley. Kim suggère de confier à quelqu’un la tâche de dire un mot de bienvenue officiel pour l’ouverture du CRA.

SUIVI: Kim et Catherine chercheront quelqu’un pour ouvrir officiellement le 76^e CRA à St. John’s et feront rapport à l’Exécutif.

11. Rapports des comités nationaux

Les rapports suivants, contenus dans la trousse de la réunion, sont déposés pour examen.

Statuts et politiques

SUIVI: Jason fera un suivi avec Barry Gerus sur les points de discussion mentionnés à la réunion du Comité des statuts et politiques. Demander des éclaircissements et déterminer la politique dont il est question.

Droits de la personne au travail

Services et projets informatiques

Finances: Comme la réunion a eu lieu cette semaine, Marilyn présente un rapport verbal. Tous les reçus pour les déplacements doivent être inclus dans les demandes de remboursement, le seuil pour ne pas avoir à présenter de reçus a été rabaissé de 20 à 10$. On donne des nouvelles de la location de l’espace dans l’immeuble, indiquant qu’en 2018, il y a eu un certain revenu de location. Selon les prévisions, le Budget de l’IPFPC devait être déficitaire de 2,3 millions de dollars, mais pour l’instant le déficit est de 1,8 million de dollars. La Fondation Héritage se porte bien et c’est surtout attribuable aux dons faits par les membres. Depuis le début de l’année, le budget de l’Institut affiche un excédent de 3,9 millions de dollars. Un rappel sera envoyé pour aviser les organismes constituants qu’ils pourraient faire l’objet d’une vérification, puisqu’il est question d’augmenter le nombre d’organismes constituants devant faire l’objet d’examens financiers. Marilyn indique qu’il y aura un changement dans le processus relatif à la journée d’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée, car les Finances ont des problèmes avec la politique. Certains membres prennent ce congé alors qu’ils n’y ont pas droit. Le processus proposé sera de faire préapprouver le congé par l’IPFPC (Finances) si vous avez l’intention de prendre ce congé. Il doit être pris dans les 6 semaines. On s’inquiète du temps mis pour l’approbation, mais la plupart savent à l’avance quel jour ils vont prendre. Il y a eu des plaintes au sujet du traitement des demandes de remboursement salarial et il faut rappeler aux gens qu’il faut normalement compter un délai de deux semaines.

Formation et apprentissage: Carolyn complète son rapport écrit en disant que le processus pour les dîners d’information a changé. Elle explique qu’il faut aller sur le site Web de l’Institut, remplir le formulaire et le soumettre en ligne. Il n’est plus question d’envoyer les demandes directement à la présidente du Comité de formation. Le CAF essaie de trouver un moyen d’utiliser le formulaire d’évaluation et de le joindre à l’un des courriels du système; il serait obligatoire de le remplir avant de recevoir le remboursement demandé. Carolyn aborde le cadre de travail des délégués syndicaux — La première étape consiste à effectuer un sondage auprès des délégués syndicaux. La dernière réunion d’une journée du CAF a été consacrée à une séance de remue-méninges pour trouver les questions d’un sondage qui sera fait par une entreprise dont on a retenu les services. Le Cours de base des délégués syndicaux et le processus de module de préapprentissage en ligne sont en cours de modification, car on consacre énormément de temps à trouver de nouveaux délégués syndicaux pour compléter le module avant la formation de base. Lorsque les délégués syndicaux présentent une demande pour devenir délégués syndicaux, on envisage de leur envoyer le lien vers le module à ce moment-là. Le dîner d’information sur les pensions pose un problème — les Régions qui l’ont offert ont dit qu’elles auraient préféré avoir des spécialistes.

Jeunes professionnels de l’Atlantique: Christine dépose le rapport du CJPA. Elle signale qu’un des points était la motion dont on a discuté plus tôt aujourd’hui. Symposium des jeunes travailleurs — un grand nombre d’entre eux ont été déçus par la forme, car il était axé sur la campagne « Faites donc mieux » plutôt que sur des questions liées aux jeunes travailleurs. Il y avait un conférencier, le PDG d’Abacus Data, qui était excellent, quelques autres conférenciers qui étaient bons et le reste du symposium était consacré à « Faites donc mieux ». Beaucoup de nouveaux étaient motivés à s’impliquer dans leur milieu de travail, mais la plupart d’entre eux n’étaient pas des délégués syndicaux et n’ont pas les connaissances requises de l’IPFPC pour faire avancer la campagne. Le deuxième jour, ils ont finalement pris les nouveaux à part pour leur donner de l’information de base et leur apprendre comment remplir un formulaire de demande de remboursement. Il y avait 11 représentants de l’Atlantique.

Notre dernière réunion en tant que Comité a eu lieu en mars et nous avons organisé une activité familiale qui a attiré pas mal de monde. La prochaine réunion aura lieu à Terre-Neuve-et-Labrador et il y aura une activité du CJPA le jeudi à Bridie Molloy’s.

Motion n^o6 Phil propose, avec l’appui de Carolyn, que les rapports des Comités nationaux soient approuvés tels que présentés. MOTION ADOPTÉE

12. Tour de table et levée de la séance