Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique
Delta Halifax, Halifax (Nouvelle-Écosse) — 30 novembre2018
PRÉSIDENTE: Kim Skanes
EXÉCUTIF: Manny Costain
Michael Basque
Carolyn Hynes
Marilyn Best
Marcel Journeay
Scott McConaghy
Christine Newhook
Mike Pauley
Jason Rioux
Phil Wilson
PERSONNEL DE L’INSTITUT: Catherine Pinks, secrétaire de séance
1. Mot de bienvenue et présentations
Kim ouvre la séance et souhaite à tous la bienvenue à Halifax. Joyeux anniversaire Kim!
Christine anime une activité brise-glace; des groupes de trois personnes trouvent 10 choses qu’elles ont en commun.
Kim se porte volontaire pour animer l’activité brise-glace à la réunion de janvier.
SUIVI: Kim animera l’activité brise-glace de la réunion de janvier.
2. Adoption de l’ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour:
Point: 11 d. Activité avec l’Exécutif en janvier. Les points 9 et 10 b sont déplacés à l’après-midi afin que Marcel et Marilyn puissent avoir leur mot à dire.
Motion no1 Christine propose, avec l’appui de Carolyn, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.
3. Approbation du procès-verbal du 18 octobre 2018
Motion no2 Christine propose, avec l’appui de Scott, que le procès-verbal du 18 octobre 2018 soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.
4. Points de suivi — 18 octobre 2018
Points de suivi
Exécutif régional de l’Atlantique
18 octobre 2018
Hôtel Delta de Halifax (N.-É.)
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# |
Suivi |
Point/échéance |
Fait/en cours |
À reporter |
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1 |
Exécutif |
Recueillir des photos et des anecdotes auprès des organismes constituants et les envoyer à Carolyn pour le 100e anniversaire de l’Institut. |
EN COURS |
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2 |
Exécutif |
Songer à des membres qui méritent un prix de service et envoyer leur nom à Kim. |
EN COURS |
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3 |
Catherine |
Envoyer à l’Exécutif les coordonnées des délégués syndicaux du chapitre où nous tenons la séance d’accueil. Les membres de l’Exécutif qui résident dans la ville de la réunion doivent communiquer si possible par téléphone avec les délégués syndicaux pour promouvoir cette activité. |
EN COURS À reporter à la réunion de janvier |
Janvier |
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4 |
Catherine |
Communiquer avec le Delta Halifax et étudier les options pour tenir les conseils des délégués syndicaux de 2019, 2020 et 2021 à une autre date, une autre fin de semaine. |
FAIT |
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5 |
Catherine |
Vérifiez auprès du service des finances pour savoir quel NAV il aimerait que le membre utilise pour les jours de congé sous 3A et 3B. |
FAIT |
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6 |
Comité des motions |
Remettre la liste des motions de l’Atlantique aux délégués de l’Atlantique avant leur réunion de jeudi sur les motions et placer un lien menant aux motions de l’AGA sur le site Web de l’Institut. |
FAIT |
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7 |
Catherine |
Consulter les notes de la réunion de l’Exécutif de septembre 2017 pour clarifier la puce de la page3, sous la rubrique Sous-comité de liaison des chapitres et des groupes provinciaux. |
FAIT |
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8 |
Kim |
Porter à l’attention du Conseil d’administration les préoccupations de la Région de l’Atlantique concernant la diffusion d’un objet promotionnel déplacé. |
FAIT |
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9 |
Sous-comité des motions |
Rédiger une motion pour le CRA afin qu’une partie du budget des communications nationales soit affectée aux régions et ainsi les rendre plus visibles. À reporter à la réunion de janvier. |
EN COURS |
Janvier |
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10 |
Catherine |
Demander à l’IPFPC pourquoi BCD Travel doit supprimer les profils des membres s’ils ne sont pas utilisés dans l’année. |
FAIT |
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11 |
Carolyn et Christine |
Préparer un diorama sur le thème de l’Atlantique avec une corde à linge à laquelle seront suspendues les cartes-cadeaux pour le tirage à l’AGA. |
FAIT |
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12 |
Sous-comité de liaison avec les chapitres |
Demander à un représentant de la Nouvelle-Écosse de participer au 100e anniversaire de l’Institut. |
EN COURS |
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13 |
Catherine |
Envoyer les photos de la Région à Laureen Allen pour le centenaire de l’Institut. |
EN COURS |
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14 |
Jason |
Présenter le compte à rebours du centenaire à la prochaine réunion du CSPI. |
EN COURS |
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15 |
Mike |
Obtenir deux devis d’un actuaire du Nouveau-Brunswick et les présenter à l’Exécutif. |
EN COURS |
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16 |
Catherine |
Préparer un courriel d’invitation pour un observateur à la réunion de l’Exécutif de janvier. Demander à l’Informatique d’envoyer des courriels aux membres de 40 ans et moins leur demandant de répondre à Catherine et au responsable de la liaison avec les chapitres. |
EN COURS |
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17 |
Catherine |
Vérifier si Kim peut assister à la formation de novembre des organismes constituants. |
FAIT |
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18 |
Christine |
Animer le brise-glace pour la réunion de novembre. |
FAIT |
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19 |
Catherine |
Examiner d’autres options pour le Conseil des délégués syndicaux à Halifax. |
FAIT |
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20 |
Catherine |
Se renseigner pour savoir si l’hôtel Halifax et l’hôtel Barrington seront syndiqués. |
FAIT |
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21 |
Catherine |
Demander des soumissions pour 2020 et 2021 à Mariott Harbour Front et à tout autre hôtel d’Halifax qui pourrait accueillir le Conseil des délégués syndicaux. |
FAIT |
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22 |
Exécutif Kim Moncton - Mars |
Vérifier le calendrier des réunions de l’Exécutif pour 2019 et voir s’il y a un bureau à proximité de la réunion où une activité de mobilisation ou de visibilité pourrait être organisée. |
EN COURS |
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23 |
Kim |
Faire savoir au Conseil que l’Institut devrait envisager d’élaborer une stratégie pour déterminer à quel moment les parties intéressées demandent d’adhérer à l’Institut ou sont recrutées par lui de déterminer comment elles pourraient s’intégrer à la structure de l’Institut. |
EN COURS |
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24 |
Liaison avec les chapitres |
Communiquer avec les présidents des chapitres de Halifax et du MDN pour savoir si quelqu’un est intéressé à participer à un dîner d’information en janvier. Notons qu’il devra être organisé quatre semaines d’avance ou plus tôt. |
EN COURS |
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25 |
Mike P. |
Rédiger un article sur les régimes de retraite pour le bulletin de novembre. |
S.O. |
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26 |
Catherine |
Demander à Paul si, dans son rapport à l’ARC, au MDN et au MPO, nous pourrions fournir une ventilation du type de questions liées au nombre de griefs énumérés. |
FAIT |
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27 |
Catherine |
Vérifier si la facture des chemises de l’AGA a été payée et si elle a été débitée à l’Exécutif. |
FAIT |
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28 |
Catherine |
Reporter le point de la formule de calcul des délégués au CRA pour discussion à la réunion de novembre de l’Exécutif. |
FAIT |
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29 |
Catherine |
Apporter une ébauche du libellé de la convocation à la réunion de novembre du CJPQ. |
FAIT |
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30 |
Manny |
Préparer les feuilles de calcul indiquant la position de l’Atlantique sur les résolutions de l’AGA et les traduire. |
FAIT |
Point8: Kim signale qu’en ce qui concerne les articles promotionnels, le Conseil d’administration n’est pas au courant de ce qui est envoyé aux organismes constituants, à moins qu’ils ne soient liés à une initiative nationale. La RCN a acheté des condoms pour le défilé de la Fierté et il y a eu des restes qui ont été envoyés aux régions.
SUIVI: Kim communiquera avec Jean Trahan au sujet d’une activité (réception ou dîner d’information) pour la réunion de mars à Moncton.
5. Calendrier des activités
Kim renvoie l’Exécutif au calendrier des activités. Elle annonce qu’on lui a signalé que le Conseil consultatif se réunit la même fin de semaine que l’École régionale de formation. Il est convenu qu’il n’est pas possible de reporter la tenue de l’École pour le moment en raison de la disponibilité des locaux et des horaires des animateurs.
- Dates et lieux des réunions de l’Exécutif en 2020 et du Conseil régional de l’Atlantique de 2021
Catherine présente ses conclusions sur les trois propriétés qu’elle a vues pour le Conseil des délégués syndicaux: le Delta Halifax, le Marriott Harbor Front et The Lord Nelson. L’Exécutif convient que le Lord Nelson est la meilleure option. Il est convenu que nous nous rendrons au Nelson pour le Conseil des délégués syndicaux de 2020 et 2021 et pour la réunion du CRA de 2021 et la réunion de l’Exécutif de janvier2020.
SUIVI: Catherine passera un contrat avec le Lord Nelson pour les éditions2020 et 2021 du Conseil des délégués syndicaux.
SUIVI: Catherine passera un contrat avec le Lord Nelson pour le Conseil régional de l’Atlantique de 2021.
SUIVI: Catherine passera les contrats suivants:
24 janvier Formation régionale de l’Atlantique Lord Nelson
Réunion no1 du Comité
De 13h à 17h
25 janvier Formation régionale de l’Atlantique Lord Nelson
Réunion no1
De 8h30 à 17h
21 mars Formation régionale de l’Atlantique Delta Prince Edward
Réunion no2 du Comité
De 13h à 17h
22 mars Formation régionale de l’Atlantique Delta Prince Edward
Réunion no2 du Comité
De 8h30 à 17h
11 et 12 septembre Exécutif régional de l’Atlantique Bathurst ou Sydney
Réunion no4
De 8h30 à 17h
28 novembre Exécutif régional de l’Atlantique Delta Halifax
Réunion no6 Halifax
De 8h30 à 17h
SUIVI: Catherine changera les dates des séances de formation des délégués syndicaux de 2019 et 2020 de la première fin de semaine de novembre à une autre, à défaut de quoi ces séances entreraient en conflit avec l’AGA nationale de l’IPFPC.
6. Sujets d’actualité
Kim renvoie l’Exécutif à son rapport contenu dans les documents de la réunion. Kim signale qu’à la suite de l’annonce des résultats de l’élection, il y aura six nouveaux membres au Conseil d’administration. De plus, il y a un nouveau locataire dans l’immeuble du bureau national.
7. Affaires nouvelles
- Renouvellement des délégués syndicaux : Kim passe en revue les renouvellements des délégués syndicaux et l’Exécutif ne s’oppose à aucun d’entre eux.
SUIVI : Kim informera le coordonnateur des délégués syndicaux que la Région approuve les renouvellements de délégués syndicaux tels que proposés.
- Calendrier des promotions : À reporter à la réunion des présidents des chapitres et des groupes provinciaux pour discuter d’un plan d’action pour la fête du Travail. En ce qui concerne la Journée internationale des femmes, Catherine doit contacter le service des Communications pour savoir ce qu’il a prévu. Le Comité des motions préparera la motion sur le budget de la région pour le CRA et soumettra l’ébauche à la réunion de l’Exécutif de janvier. Reporter la discussion sur le moment opportun de la distribution du matériel promotionnel pour les régions en vue de la réunion des présidents de chapitre.
SUIVI : Catherine reportera à la réunion des présidents des chapitres et des groupes provinciaux de l’Atlantique le plan concernant les articles de visibilité pour la fête du Travail.
SUIVI : Catherine doit contacter le service des Communications pour savoir ce qu’il a prévu pour la Journée internationale des femmes.
SUIVI : Le Comité des motions préparera une motion sur le budget de la Région pour les articles de visibilité, la soumettra au CRA et en apportera une ébauche à la réunion de janvier de l’Exécutif.
SUIVI : Catherine reportera à la réunion des présidents des chapitres et des groupes provinciaux de l’Atlantique une discussion concernant les articles de visibilité pour les activités qui ont lieu tout au long de l’année.
- Activité de l’Exécutif lors de la réunion de janvier : Réception dans une suite le vendredi de 16 h 30 à 18 h 30. La réunion du Comité de formation commence à midi lors du dîner et se termine à 16 h 30.
SUIVI : Catherine animera une rencontre sociale le vendredi 25 janvier 2019 de 16 h 30 à 18 h 30 avec avis, y invitera les moins de 40 ans par courriel et contactera les délégués syndicaux pour en faire la promotion.
8. Rapport du directeur
Kim parle de son rapport qui figure dans les documents de la réunion. Kim signale que l’IPFPC tiendra une journée de lobbyisme sur la Colline au cours de la nouvelle année.
SUIVI : Catherine enchâssera la reconnaissance des terres non cédées, par province, à chaque événement, notamment les conseils de délégués syndicaux, les conseils régionaux et l’École de formation.
Motion no 3 Kim propose, avec l’appui de Carolyn, que le rapport du directeur régional de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.
9. Comités du Conseil d’administration
L’Exécutif passe en revue les demandes des provinces de l’Atlantique voulant obtenir des places aux comités du Conseil. Il est convenu que l’Exécutif formulerait les recommandations suivantes :
Statuts : Barry Gerus
Appels en matière d’élections : Rick Sanschagrin
Comité des élections : Leslie Hill
Finances : Marilyn Best
Comité des droits de la personne et de la diversité : Jack MacNeil
Comité des services et des projets informatiques : Jason Rioux
Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence : Gerry Saunders
Comité consultatif des sciences : Mike Pauley
SUIVI : Kim informera Eddie Gillis de l’identité des membres dont la nomination aux comités du Conseil est recommandée par l’Exécutif régional.
10. Rapport de la présidente du Comité de formation
Carolyn présente son rapport à l’Exécutif.
Motion no 4 Carolyn propose, avec l’appui de Jason, que le rapport des présidents des comités régionaux de formation de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.
PAUSE POUR LE DÎNER — De 12 h 30 à 13 h 45 — Dinde avec le personnel de l’Institut à Halifax
*Marilyn et Marcel se joignent à l’assemblée.
11. Bilan de l’AGA
- Réunion du caucus : Marcel a présidé la réunion et signale qu’il a reçu des commentaires positifs de la part des participants. C’était efficace et bien géré.
- Suivi des motions : Les motions sont étudiées et aucune n’est reportée à 2019.
Dans l’ensemble, l’Exécutif est heureux que 3 des 4 motions de l’Atlantique aient été adoptées à l’AGA. La suite de réception de la Région a connu un franc succès. Il convient de noter pour l’année prochaine que le responsable de la suite de réception doit arriver en avance. Des gens ont indiqué que l’événement du vendredi soir a été un succès et que la nourriture était excellente, tout comme le divertissement.
12. Formule des délégués au CRA
Scott présente deux propositions pour la formule des délégués au CRA de 2019. Après discussion, l’Exécutif convient de l’allocation suivante.
Halifax — 17
Moncton — 11
John’s — 9
Fredericton — 9
Île-du-Prince-Édouard — 8
MDN Halifax — 5
Saint John — 3
Nord du N.-B. — 2
Gander — 2
Cap-Breton — 2
Saint Andrews — 2
Kentville — 2
Greenwood — 2
Lake Melville —1
NBEN – 3
NBAG — 1
NBVM – 1
NVCP — 1
NBCC — 1
NBLA – 1
CCJA — 1
Guilde des membres retraités — 1
Exécutif régional — 11
TOTAL — 96
Motion no 5 Scott propose, avec l’appui de Manny, que l’allocation des délégués au CRA soit approuvée telle que présentée. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Catherine envoie la formule d’allocation des délégués aux présidents des chapitres et des groupes provinciaux, au CCJA et à la Guilde des membres retraités. Elle y inclura aussi l’avis de remise du prix du membre d’exécutif de l’année et la date limite pour l’envoi des motions.
13 a) Formule des délégués à l’AGA
Kim indiqué que la Région a maintenant droit à huit 8 places supplémentaires à l’assemblée générale annuelle. Scott a préparé quatre scénarios pour examen. Kim suggère que nous envisagions de réserver un siège pour un membre de l’exécutif régional et que cette personne soit chargée de l’organisation de la suite de réception. Scott explique ses quatre scénarios. Après discussion, l’Exécutif a décidé d’adopter la formule quadriennale suivante, qui sera présentée à la 76e assemblée du CRA pour approbation par la Région.
Voir l’ANNEXE A.
Motion no 6 Phil propose, avec l’appui de Mike, que l’Exécutif approuve la formule quadriennale d’allocation des délégués à l’AGA qui sera soumise à l’approbation du CRA. Si la Région reçoit plus de 23 sièges, ces suppléments seront attribués par l’Exécutif. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Catherine inclura la formule proposée pour l’AGA dans l’ordre du jour du CRA et dans les documents y afférents.
14. Finances de l’exécutif régional
Phil présente à l’Exécutif l’état des revenus. Phil signale qu’il a envoyé la documentation requise pour l’allocation annuelle de l’Exécutif. Il présente également une analyse de ce que sera le solde bancaire à la fin de l’exercice financier.
Motion no 7 Michael propose, avec l’appui de Phil, que l’Exécutif approuve l’achat de 250 cahiers. MOTION ADOPTÉE.
Avant de passer la commande, Catherine enverra un courriel aux présidents des chapitres et des groupes provinciaux pour savoir s’ils aimeraient en commander.
SUIVI : Catherine communiquera avec les présidents de l’Atlantique pour savoir s’ils aimeraient commander des cahiers.
SUIVI : Catherine commandera 250 cahiers portant le logo de l’Atlantique.
SUIVI : Mike enverra une photo de sa veste et de l’étiquette à Catherine.
Motion no 8 : Phil propose, avec l’appui de Jason, que Carolyn achète les prix destinés à l’École régionale et au CRA (400 $ chacun) avant la fin de l’année. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Carolyn achètera ces prix à un coût de 400 $ par événement.
Motion no 9 Mike propose, avec l’appui de Carolyn, que l’Exécutif approuve l’achat de chargeurs de 100 volts bleus portant le logo de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Catherine achète des chargeurs de 100 volts bleus portant le logo de l’Atlantique.
Motion no 10 Mike propose, avec l’appui de Phil, que l’Exécutif approuve l’achat de chiffons de nettoyage d’écran ou de portefeuilles à cellulaire jusqu’à concurrence de 1 000 $. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Catherine achètera des chiffons de nettoyage d’écran ou des portefeuilles de cellulaire jusqu’à concurrence de 1 000 $.
Catherine confirme auprès de l’Exécutif que le total des achats d’articles promotionnels ne devrait pas dépasser 4 500 $.
Phil présente le budget proposé de l’Exécutif régional pour 2019 et l’Exécutif convient qu’il correspond aux dépenses prévues.
Motion no 11 Phil propose, avec l’appui de Mike, que le rapport financier de l’exécutif régional soit accepté tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.
15. Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique
Christine signale que la réunion de mars du CJPA à Halifax est une réunion autonome. Le Comité planifie un événement convivial pour les familles — une sortie aux quilles à Halifax. Colin O’Brien a envoyé un article pour le bulletin de l’automne. Le Comité a commandé des porte-monnaie pour téléphones intelligents et insérera une brochure d’information. Les portefeuilles seront distribués lors d’événements afin d’accroître la visibilité. Christine indique qu’elle fait partie du comité organisateur du Symposium des jeunes, auquel participeront six jeunes par région du CJPA et six autres qui seront choisis parmi les demandes reçues. Les demandes ont été examinées et seront soumises à l’examen du Conseil. Le CJPA organise un dîner d’information et une réception conjointement avec le CRA du printemps. Le MPO compte en fait 70 membres de moins de 40 ans à l’installation de White Hills, de sorte qu’il est probable que le dîner d’information y aura lieu. Le sujet sera les pensions.
Motion no 12 Christine propose, avec l’appui de Jason, que le rapport des jeunes professionnels de l’Atlantique soit accepté tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.
16. Rapports des comités nationaux
Les rapports des comités des statuts, des droits de la personne et de la formation et de l’apprentissage sont examinés. Le CSPI se réunit le lundi, de même que le Comité des finances, de sorte que leurs rapports feront partie du dossier de janvier.
Motion no 13 Phil propose, avec l’appui de Jason, que les rapports des comités nationaux soient acceptés tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.
16. Tour de table et levée de séance
Après une table ronde, la séance est levée à 16 h.
ANNEXE A
|
Formule du nombre de délégués à l’AGA de la Région de l’Atlantique |
||||||||||
|
Admissibles |
1 an |
Nombre réel |
||||||||
|
Membres |
Membres * 4 |
/200 |
/4 ans |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Total |
De plus |
|
|
Halifax |
1 196 |
4 784 |
23,92 |
5,98 |
6 |
6 |
5 |
6 |
23 |
0,92 |
|
Moncton |
748 |
2 992 |
14,96 |
3,74 |
3 |
4 |
4 |
3 |
14 |
0,96 |
|
St. John’s |
614 |
2 456 |
12,28 |
3,07 |
3 |
3 |
3 |
3 |
12 |
0,28 |
|
Fredericton |
556 |
2 224 |
11,12 |
2,78 |
3 |
3 |
2 |
2 |
10 |
1,12 |
|
Île-du-Prince-Édouard |
507 |
2 028 |
10,14 |
2,54 |
2 |
3 |
2 |
3 |
10 |
0,14 |
|
MDN Halifax |
344 |
1 376 |
6,88 |
1,72 |
1 |
1 |
2 |
2 |
6 |
0,88 |
|
Saint John |
177 |
708 |
3,54 |
0,89 |
0 |
1 |
1 |
1 |
3 |
0,54 |
|
Nord du N.-B. |
128 |
512 |
2,56 |
0,64 |
0 |
1 |
0 |
1 |
2 |
0,56 |
|
Cap-Breton |
65 |
260 |
1,30 |
0,33 |
1 |
0 |
0 |
1 |
2 |
-0,70 |
|
Kentville |
50 |
200 |
1,00 |
0,25 |
0 |
1 |
0 |
1 |
2 |
-1,00 |
|
St. Andrews |
56 |
224 |
1,12 |
0,28 |
1 |
0 |
1 |
0 |
2 |
-0,88 |
|
Gander |
82 |
328 |
1,64 |
0,41 |
1 |
0 |
1 |
0 |
2 |
-0,36 |
|
Greenwood |
37 |
148 |
0,74 |
0,19 |
1 |
0 |
1 |
0 |
2 |
-1,26 |
|
Lake Melville |
14 |
56 |
0,28 |
0,07 |
1 |
0 |
1 |
0 |
2 |
-1,72 |
|
________________________________________________________________________________________ |
||||||||||
|
Total de l’Atlantique |
4574 |
23 |
23 |
23 |
23 |
|||||
|
Les délégués supplémentaires au cours de la période de quatre ans seraient répartis dans l’ordre suivant : |
Fredericton |
|||||||||
|
Moncton |
||||||||||
|
Halifax |
||||||||||
|
MDN Halifax |
||||||||||
|
Nord du N.-B. |
||||||||||
|
Saint John |
||||||||||
|
St. John’s |
||||||||||
|
Île-du-Prince-Édouard |