Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique - 19 octobre 2018

Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique

Delta Barrington, Halifax (Nouvelle-Écosse), 19 octobre 2018

PRÉSIDENT :

Nick Isenor

COMITÉ :

Josh Fox
Allyson Garrison
Leslie Nasmith (Secrétaire)
Christine Newhook
Colin O’Brien
Marcus Peck

REPRÉSENTANTE DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL :

Kim Skanes

PERSONNEL :

Catherine Pinks

1. Mot de bienvenue et d’ouverture

Nick Isenor (président par intérim) ouvre la séance.

2. Adoption de l’ordre du jour

Les participants examinent l’ordre du jour.

3. Adoption du procès-verbal de la réunion des 23 et 24 mai 2018

Le procès-verbal de la réunion des 23 et 24 mai 2018 est présenté pour approbation.

Motion n^o 2 : Leslie Nasmith propose que le procès-verbal de la réunion soit approuvé avec l’appui d’Allyson. MOTION ADOPTÉE.

SUIVI : Leslie va envoyer le procès-verbal approuvé à Catherine Pinks pour affichage; FAIT.

Les points de suivi découlant de mai sont examinés. Christine Newhook fait le point sur le suivi effectué auprès de l’IPFPC au sujet des changements apportés aux questions du sondage. On lui a dit que les questions avaient été modifiées parce qu’on croyait que les réponses n’étaient pas claires. Christine confirme que l’IPFPC n’offre pas actuellement de dîners d’information sur le thème du perfectionnement professionnel et des compétences. Aucune autre précision n’est donnée quant à la raison pour laquelle les questions du Comité ont été modifiées pour susciter une réponse que l’IPFPC ne peut formuler. Le sondage a été envoyé à 1 123 membres et a généré 200 réponses. Ce taux de réponse de 17,8 % n’est que légèrement inférieur à celui généralement observé dans les sondages sur la négociation (20 à 30 %) et les grands enjeux (20 à 25 %).

Leslie fait le point sur un point de suivi pour déterminer si les délégués syndicaux peuvent obtenir de nouvelles listes de membres. On discute de la question à savoir si les membres d’exécutif des chapitres peuvent demander cette information par l’entremise du bureau régional et la distribuer aux délégués syndicaux en milieu de travail.

SUIVI : Catherine vérifiera si nous pouvons obtenir les nouvelles listes de membres du bureau national de l’Institut et à quelle fréquence cela serait possible.

D’autres points de suivi inachevés de la réunion précédente sont abordés et soit reportés, soit jugés sans objet.

4. Compte rendu sur le Symposium des jeunes

Marcus Peck représente le Comité au comité directeur du prochain Symposium des jeunes de l’Institut. Il y aura une conférence téléphonique le 23 octobre, après quoi Marcus fera rapport au comité. Le comité discute brièvement des recommandations qu’il a formulées lors de la réunion de mars 2018 pour le prochain symposium. Ses membres parlent aussi de la difficulté de confirmer leur présence au prochain symposium sans date connue.

SUIVI : Marcus fera rapport au comité après la conférence téléphonique sur le Symposium des jeunes.

5. Le point sur le sondage

Le Comité parle de la façon d’utiliser judicieusement les résultats du sondage. Il s’attarde sur les trois principaux sujets de préoccupation décrits dans le rapport faisant suite au sondage et sur les solutions à apporter.

Communication : L’Institut est en train de modifier la plateforme de messagerie et le format de ses courriels. On estime que cela pourrait régler le problème des membres qui veulent recevoir de l’information par courriel, mais qui reçoivent des courriels vides de contenu.
Nouveaux membres : On parle des trousses de bienvenue comme d’une bonne façon de transmettre de l’information aux nouveaux membres. Le groupe parle d’ajouter une page d’information sur le Comité aux paquets, ainsi qu’un petit article de visibilité du Comité.

SUIVI : Leslie rédigera une page sur le Comité pour l’ajouter aux trousses de bienvenue.

SUIVI : Christine déterminera le prix des petits articles de visibilité (pochettes pour téléphone cellulaire, porte-clés, etc.)

Dîners d’information : Les membres qui ont répondu au sondage ont manifesté un vif désir d’assister à des dîners d’information. Le comité parle de la possibilité d’en faire un lors d’une de ses futures réunions. La prochaine réunion qui aura lieu lors d’une journée de travail se déroulera conjointement avec le CRA à St. John’s le 24 mai. À ce moment, nous aurons accès à de nouvelles présentations sur les régimes de soins dentaires et de santé, les pensions et l’invalidité ainsi qu’à des membres régionaux qui ont été formés pour les donner. Le comité est d’avis qu’il serait bien d’informer les jeunes membres sur les pensions. Les participants reconnaissent que la réunion de mai 2019 sera la première réunion du prochain comité et que les membres du Comité ne seront pas tous présents.

SUIVI : Leslie fera un suivi auprès de Catherine au sujet de l’obtention de données démographiques par lieu de travail; CHOSE FAITE.

SUIVI : Catherine trouvera une salle et un animateur et organisera un repas pour le dîner d’information de mai une fois qu’on aura choisi un endroit.

SUIVI : Kim Skanes vérifiera l’existence continue des comités de jeunes jusqu’en 2019.

En plus de l’objectif d’utiliser le sondage pour éclairer les activités du Comité, le groupe discute de la possibilité d’adopter des motions pertinentes au Conseil régional de mai 2019. Cette discussion est reportée à la prochaine réunion en mars 2019.

SUIVI : Tous prépareront la discussion sur les motions, qui aura lieu à la réunion de mars.

6. Nouveau Comité des jeunes professionnels de l’IPFPC -- Sensibilisation

Le Comité parle des contacts établis un peu partout au Canada avec les nouveaux comités de jeunes. Quelqu’un suggère qu’à l’avenir, il serait bien d’organiser une téléconférence annuelle entre les présidents des comités pour mettre en commun l’information.

7. Bulletin d’automne

Colin O’Brien a rédigé la contribution du Comité au bulletin de l’automne. Le numéro suivant, Printemps/Été 2019, a été assigné à Marus et aura pour thème le Symposium des jeunes qui aura lieu à l’hiver 2019.

SUIVI : Colin fera parvenir l’article à la coordonnatrice du bulletin.

SUIVI : Marcus rédigera une chronique pour le numéro Printemps/Été 2019

8. Activité possible pour l’ARC à Terre-Neuve

Cette question a été traitée en partie au point 5 ci-dessus. Le Comité parle aussi de l’organisation d’une suite de réception au CRA. Il décide d’organiser un 5 à 7 dans un bar local le vendredi 24 mai. Il y aura un maximum de deux boissons et de la nourriture sera servie.

SUIVI : Christine fera des recherches pour trouver où tenir la suite de réception pour la réunion de mai à St. John’s.

SUIVI : Christine rédigera un avis pour la suite de réception pour la réunion de mai à St. John’s.

9. Affaires nouvelles

Prochaine Réunion

La prochaine réunion aura lieu à Halifax le vendredi 8 mars en après-midi et le samedi 9 mars en matinée. Colin sera le président, avec Christine comme suppléante. Le Comité sera l’hôte d’une activité familiale le samedi après-midi de 14 h à 16 h. Les participants parlent de plusieurs possibilités et opté pour une activité intérieure à l’intérieur, comme les quilles, la natation ou un terrain de jeux intérieur. Il est décidé que l’activité sera ouverte à tous les membres du chapitre d’Halifax.

SUIVI : Catherine cherchera où tenir cette activité.

SUIVI : Josh rédigera un avis pour l’activité de mars à Halifax.

Compte rendu de l’activité de réseautage

Cette activité s’est bien déroulée, malgré sa petite envergure. Il s’agissait de la toute première fois que les personnes présentes participaient à une activité de l’Institut. Le Comité a pu discuter directement avec eux de leurs intérêts et de leurs préoccupations et les encourager à participer à d’autres réunions et activités. Cependant, le Comité n’a pas personnellement communiqué avec les Amis du Comité avant l’activité et ses membres estiment qu’ils doivent mieux faire à ce chapitre. Les Amis sont une ressource dont le Comité n’a pas tiré pleinement parti. Le Comité pourrait se servir d’eux pour impliquer les membres en milieu de travail, distribuer des articles de visibilité et obtenir de la rétroaction.

SUIVI : Marcus communiquera directement avec les Amis du Comité avant l’activité de mars.

SUIVI : Marcus communiquera directement avec les Amis du Comité avant les activités de mai.

SUIVI : Catherine enverra au Comité la liste des membres qui ont répondu à l’invitation à l’activité du 18 octobre.

Postuler une nouvelle fois au Comité

On rappelle aux membres qu’ils ont la possibilité de présenter une candidature conditionnelle pour exécuter un autre mandat au Comité. Ils peuvent demander que leur candidature ne soit prise en considération que s’il n’y a pas assez de nouveaux membres pour pourvoir tous les postes.

10. Tour de table

Le Comité discute de la possibilité d’établir des liens avec d’autres groupes syndicaux formés de jeunes.

SUIVI : Allyson nouera des liens avec les comités syndicaux de jeunes fonctionnaires, notamment ceux de l’AFPC.

Annexe 1

Résumé des points de suivi découlant de la réunion du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique du 19 octobre

#	Suivi	Point/Échéance	Fait/en cours
1	Leslie	Envoyer le procès-verbal de mai 2018 à Catherine Pinks, qui le publiera.	FAIT
2	Catherine	Vérifier si nous pouvons extraire les nouvelles listes de membres du bureau national de l’Institut et à quelle fréquence cela serait possible.
3	Christine	Rédiger un court document pour décrire les personnes-ressources consultées et mesures prises pour faire parvenir le sondage aux membres.
4	Marcus	Faire un compte rendu au Comité après la téléconférence sur le Symposium des jeunes.
5	Leslie	Rédiger une page d’information sur le Comité et l’intégrer aux trousses de bienvenue.	FAIT
6	Christine	Déterminer le prix des petits articles de visibilité (pochettes pour téléphone portable, porte-clés, etc.)	FAIT
7	Leslie	Faire un suivi auprès de Catherine au sujet de l’obtention de données démographiques par lieu de travail.	FAIT
8	Catherine	Trouver une salle et un animateur et s’occuper de la nourriture pour le dîner d’information du mois de mai (une fois l’endroit choisi).
9	Kim	Vérifier l’existence continue des comités de jeunes jusqu’en 2019.	FAIT
10	Tous	Préparer la discussion des motions qui seront présentées à l’assemblée du mois de mars.
11	Colin	Envoyer l’article à la personne qui s’occupe du bulletin d’information.
12	Marcus	Rédiger une chronique pour le numéro Printemps/Été 2019.
13	Christine	Chercher des endroits où tenir la suite de réception pour la réunion de mai à St. John’s.
14	Christine	Rédiger un avis pour la suite de réception de mai à St. John’s.
15	Catherine	Faire des recherches pour trouver des endroits où tenir l’activité de mars à Halifax.
16	Josh	Rédiger un avis pour l’événement de mars à Halifax.	FAIT
17	Marcus	Communiquer directement avec les Amis locaux du Comité avant l’activité de mars.
18	Marcus	Communiquer directement avec les Amis locaux du Comité avant les activités de mai.
19	Catherine	Envoyer au Comité la liste des membres qui ont répondu à l’invitation à l’événement du 18 octobre.
20	Allyson	Établir des liens avec les comités syndicaux de jeunes fonctionnaires, notamment ceux de l’AFPC.

Résumé des points de suivi découlant de la réunion des 24 et 25 mai du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique

#	Suivi	Point/Échéance	Fait/en cours
1	Leslie	Envoyer le procès-verbal de mars 2018 à Catherine Pinks pour affichage.	FAIT
2	Christine	Rédiger un court document pour décrire les personnes-ressources consultées et mesures prises pour faire parvenir le sondage aux membres.	Reporté
3	Christine	Faire un suivi auprès de l’IPFPC au sujet des questions modifiées et lui demander quel est son processus d’approbation des sondages.	FAIT
4	Leslie	Demander de l’information démographique.	FAIT
5	Leslie	Les délégués syndicaux peuvent-ils obtenir les listes des nouveaux membres pour leur lieu de travail?	C. Pinks fera le suivi
6	Leslie	Rédiger un rapport sur les résultats du sondage.	FAIT
7	Leslie	Contacter les gagnants et obtenir leur adresse postale.	FAIT
8	Christine	Envoyer les cartes-cadeaux par la poste aux gagnants.	FAIT
9	Allyson	Obtenir le prix de location de la salle de billard et appeler le Game Cafe pour plus de détails sur les prix.	FAIT
10	Allyson	Rédiger le courriel à envoyer aux membres pour leur demander d’inscrire la date à leur agenda et présenter ce courriel; envoyer un courriel de suivi plus près de la date de l’activité.	S. O.
11	Leslie	Envoyer les détails de la réunion à Catherine Pinks.	FAIT
12	Leslie	Examiner les possibilités de formation dans la région d’Halifax.	S. O.