2019-12-06
Sous-Groupe SH MDN Région du Québec
Procès verbal
- Mot d’ouverture
- Adoption de l’ordre du jour : Proposé par Renée, appuyé par Julie.
- Composition de l’exécutif du sous-groupe : Présidente Josée Girard, Vice-Présidente : Sophie Lévesque, Trésorière : Renée Lessard, Secrétaire : Karine Régimbald, Directeurs : Sonia Richard, Julie Tremblay.
a) Présences : Josée Girard, Renée Lessard, Karine Régimabld, Julie Tremblay.
b) Absences : Sophie Lévesque et Sonia Richard.
c) Quorum atteint.
4. Finances/budget/compte bancaire du sous-groupe :
a) Présentation par Josée des documents reçus de l’Institut : Procédures d’ouverture du compte BMO.
b) L’Institut octroie un budget de 1850$ pour cette année.
c) Josée enverra les documents à signer à Karine qui les enverra à Sophie, qui les enverra à Renée, pour signatures afin de rencontrer les exigences pour l’ouverture du compte.
d) Josée posera la question à Éric Massey à savoir comment faire pour obtenir une autorisation de voyagement (NAV) pour les réunions et déplacements de l’exécutif du sous-groupe (lors de réunions ou de l’AGA).
5. Élaboration du mandat et des statuts du sous-groupe :
a. Révision par l’exécutif du document fourni par Josée Girard sur les statuts et règlements du sous-groupe (En Annexe).
b. La présidente demandera à qui la secrétaire devra faire parvenir les procès-verbaux des réunions. Elle communiquera les informations à Karine.
c. Josée fera approuver les statuts du sous-groupe.
- AGA du sous-groupe :
a) Les membres de l’exécutif s’entendent pour tenir l’AGA au printemps, après le conseil régional du Québec où ils tiendront une réunion pré-AGA en personne.
b) Tous les postes seront en élection à la première élection, la présidente et la trésorière pour des mandats de deux ans, la vice-présidente et la secrétaire pour des mandats d’un an. Les deux postes de directeurs seront aussi en élection, l’un pour un mandat de deux ans et l’autre pour un mandat d’un an.
7. Adresses courriel Pipsc :
a) Tous les membres de l’exécutif, sauf Julie et Sonia. Il serait bon que chacun s’en prévale.
b) L’exécutif se demande s’ils ne devraient pas utiliser un Google Drive pour que chacun ait accès aux documents de travail du sous-groupe. Une adresse de l’institut serait un atout pour accéder au Drive.
8. Communications avec les membres :
a) Par courriel : les membres de l’exécutif partageront l’information à leurs sites respectifs.
b) Tableau d’affichage syndical sur les lieux de travail.
9. Varia :
a) Pas de varia.
b) Levée de la rencontre à 9h25 : Renée propose, Karine appuie.
Points de suivi : 4d, 5b, 5c, 7a, 7b, 8a.
Points reportés : Rôles et responsabilités des membres de l’Exécutif.