(Traduit de l’anglais)
SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST
PROCÈS-VERBAL
Réunion de l’exécutif du 11 janvier 2024, à 18 h
Cette réunion se tient virtuellement.
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Personnes présentes : Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Bobson Wong (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Zhidan Guan (membre actif), Liming Sun (membre actif), Nancy Desroches (membre active) Personnes absentes : Nghia Lam (membre actif)
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Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille tous les membres de l’Exécutif et ouvre la séance à 18 h 10.
ORDRE DU JOUR Un projet d’ordre du jour est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour dans sa forme modifiée. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Beverley. MOTION ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
Il n’est pas clair si les procès-verbaux des 5 octobre et 7 novembre ont été préalablement approuvés. En raison de l’absence du secrétaire lors des réunions du 7 novembre et du 15 décembre, certaines incohérences et erreurs ont été signalées et traitées dans les registres en ligne quand tout le monde était présent. À l’avenir, il a été décidé que les membres de l’exécutif disposeront d’un délai raisonnable, mais fixe, pour suggérer des modifications aux futurs procès-verbaux provisoires. Ensuite, lors de la réunion suivante, on prendra le temps d’examiner les modifications apportées. En général, le dernier mot sur ce qui sera finalement enregistré reviendra au secrétaire ou au secrétaire adjoint lors de cette réunion particulière. Le procès-verbal sera ensuite approuvé de manière appropriée. Le procès-verbal sera ensuite publié sur le disque partagé en format PDF et une copie sera publiée sur le site Web de l’Institut après traduction.
MOTION d’approbation du procès-verbal de la réunion du 15 décembre 2023 dans sa forme modifiée. Motion proposée par Nancy, avec l’appui de Daniel. MOTION ADOPTÉE.
RAPPORT DU PRÉSIDENT
- Daniel indique que la nouvelle convention collective du groupe TI a été signée. La réunion 2024 des président·es de sous-groupe se tiendra à Ottawa en avril.
RAPPORT DU TRÉSORIER
- Bobson présente les états financiers actuels et répond aux questions.
AFFAIRES EN COURS
Achat de gilets pour les membres de l’exécutif
- Zhidan démontre que, bien que le site Web de notre fournisseur privilégié fonctionne, il s’est avéré difficile de le contacter. Il fera une nouvelle tentative et, s’il ne parvient toujours pas à établir le contact, il s’adressera à un autre fournisseur.
SUIVI : Zhidan enverra un courriel au fournisseur de gilets imprimés.
Enregistrement et commentaires sur la formation de l’exécutif
- Bobson n’a reçu aucune réponse de Stacey jusqu’à présent.
SUIVI : Bobson poursuivra le suivi avec Stacey concernant l’enregistrement de la formation de l’exécutif.
Progression du calendrier des vacances
- Bien que les membres de l’exécutif soient responsables de l’inscription des vacances de plus de deux jours dans le calendrier, le secrétaire veillera à ce qu’il continue à fonctionner comme prévu. Ce point est maintenant réglé.
Mise à jour de l’inventaire
- Daniel indique que nous disposons actuellement d’environ 80 sacs réutilisables, environ 72 tuques en 3 couleurs, 45 blocs d’alimentation. Des bouchons et des sacs à repas ont été commandés. Ce point est maintenant réglé.
Remplacement de la bannière
- Daniel décrit les bannières actuelles comme étant brisées ou en mauvais état. De nouvelles ont été achetées. La prochaine étape consistera à nous mettre d’accord sur la conception de la bannière en toile et à l’appliquer aux bannières vierges.
SUIVI : Daniel doit rassembler des propositions de bannières.
Événement de paintball
- L’événement a été prépayé. Tout le monde est d’accord pour fixer la date de l’événement au 8 juin. Cette date nous permet d’obtenir 100 balles de peinture gratuites. Les participant·es doivent avoir plus de 9 ans.
AFFAIRES NOUVELLES
Accès aux anciens procès-verbaux et aux procès-verbaux provisoires
- Ce point a été abordé au début de la réunion. Ce point est maintenant réglé.
Futures activités
- Beverley suggère de mettre l’accent sur les questions suivantes : Que fait un syndicat? Pourquoi convertir les cotisant·es Rand? Comment contrer la baisse du nombre de délégué·es syndicaux·les? Nous devons mettre à jour la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
SUIVI : Beverley doit mettre à jour la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Calendrier des réunions 2024
- Daniel propose de passer au premier mardi de chaque mois. Il est décidé que la prochaine réunion se tiendra virtuellement le mardi 6 février. Toutefois, aucun accord n’a été trouvé sur les dates de réunion au-delà de cette date.
SUIVI : Un calendrier de réunions pour 2024 sera déterminé lors de notre prochaine réunion.
Décision relative à la conception du logo d’un article promotionnel
- Bobson présente différentes versions de notre logo, qui sera apposé sur les futurs articles promotionnels. Il est convenu que le mot « Executive » ne devrait pas apparaître sur les objets promotionnels, mais qu’il devrait figurer sur les gilets du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Un logo a été choisi. Ce point est maintenant réglé.
SUIVI : Daniel enverra le logo convenu au fournisseur pour la production.
Étiquette concernant les courriels
- Daniel soulève ce sujet et une discussion franche a lieu sur la manière dont nous pourrions améliorer collectivement nos communications. Ce point est maintenant réglé.
Modification au kilométrage 2023
- Daniel suggère ce sujet. Bobson s’engage à se renseigner auprès de la Section des finances de l’Institut sur les règles concernant les chèques émis en fin d’année et sur l’impact qu’elles pourraient avoir sur notre allocation annuelle de l’Institut. Nous recevons des conseils contradictoires de la part de bénévoles de longue date au sein de l’Institut.
SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’Institut de clarifier les règles concernant les chèques de fin d’année.
Demande d’indemnité de repas pour des réunions virtuelles
- Bobson soulève cette question parce qu’il n’est pas clair si et comment nous pouvons demander ces indemnités. Il s’engage à contacter la Section des finances de l’Institut pour obtenir une réponse définitive.
SUIVI : Bobson demandera des éclaircissements à la Section des finances de l’Institut concernant les demandes d’indemnité de repas pour les réunions virtuelles.
TOUR DE TABLE
Aucun point particulier n’est soulevé au cours du tour de table.
PROCHAINE RÉUNION
- 6 février 2024. Réunion virtuelle.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Zhidan. MOTION ADOPTÉE. 19 h 07
- Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Beverley doit mettre à jour la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Bobson assurera le suivi avec Stacey concernant l’enregistrement de la formation de l’exécutif.
Bobson demandera à la Section des finances de l’Institut de clarifier les règles concernant les chèques de fin d’année.
Bobson demandera des éclaircissements à la Section des finances de l’Institut concernant les demandes d’indemnité de repas pour les réunions virtuelles.
Daniel enverra le logo convenu au fournisseur pour la production.
Daniel doit rassembler des propositions de bannières.
Zhidan doit faire le suivi de l’achat des gilets.
Tout le monde : Un calendrier de réunions pour 2024 sera déterminé lors de notre prochaine réunion.