Réunion de l’exécutif du groupe TI du 2 juin 2023, de 9 h à 17 h (heure de l’Est)

(Traduit de l’anglais)      

 

Identifiant Cvent : D5NFT5KHVVW

Hôtel Hilton Lac-Leamy – Salle L’Exécutif

 

PROCÈS-VERBAL PROVISOIRE

Personnes présentes : Deb Butler, Tamara Critch, Lucille Shears, Gordon Bulmer, Karim Chaggani, Rob Scott, Patricia Williams, Denis Caissy, Stéphane Aubry, Yvonne Snaddon, Tony Goddard, Stan Buday, Pierre Touchette

Personnel :  J.-P. Leduc et Robert Séguin

1. Mot de bienvenue : Stan ouvre la séance à 9 h 8.  Bienvenue tout le monde à la réunion précédant l'AGA 2023 du groupe TI et bienvenue à Gord Bulmer, de retour au sein de l’Exécutif. J’ai bien hâte à la réunion de demain. Nous avons aussi un souper avec les délégué·es ce soir de 19 h à 21 h, suivi d’une réception de 21 h à 23 h. Je cherche des bénévoles de l’Exécutif pour aider à servir le vin au bar.

 

2. Adoption de l’ordre du jour

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Tony Goddard                              Appui : Deb Butler

Motion d’adoption de l’ordre du jour tel quel.

MOTION ADOPTÉE

 

3. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

 

Motion présentée par : Gordon Bulmer Appui : Deb Butler

Motion visant à faire des discussions sur les négociations des séances à huis clos (caviardées) dans le procès-verbal officiel.

MOTION ADOPTÉE

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Tony Goddard                             Appui : Patricia Williams

Motion d’approbation du procès-verbal de la réunion du 13 mars 2023 dans sa version modifiée.

MOTION ADOPTÉE

 

4. Questions découlant du procès-verbal et points de suivi

1. Stéphane se porte volontaire pour rédiger la motion visant à inclure la représentation du Groupe au Conseil d’administration et ses comités (Stéphane) La motion sur Google Drive dans le dossier des motions de la réunion précédente (13 mai 2023)

La principale révision consiste à modifier le nombre de directeurs pour le RCN (ramené à 3) et à en ajouter un pour chacun des 3 groupes les plus importants. Gordon répond qu'il sera probablement recommandé de renvoyer la question au Comité consultatif. Cela suscitera beaucoup de mécontentement de la part de la RCN et de tous les petits groupes. Yvonne : Nous devons intégrer un soutien pour les petits groupes. Stan serait heureux d'ajouter les quatre (4) groupes les plus importants au CA avec le statu quo, ce qui porterait le nombre de membres du CA à 18. L’ajout de postes supplémentaires au Conseil d'administration ne le préoccupe pas; cet ajout pourrait obtenir le soutien de la RCN. Deb et Pierre appuient Stan. Gordon envisagerait de retirer le poste du directeur du CC du Conseil d'administration et de le remanier. Yvonne : Nous devrions envisager de ne pas utiliser les présidents de groupe, en raison du nombre de voyages des présidents de groupe et des voyages pour les réunions du Conseil d'administration, etc. Tamara se demande si le représentant du Groupe au Conseil d'administration ne devrait pas être élu comme les autres directeurs. Tony suggère qu'il soit élu de la même manière que la directrice du CC. Tony recommande aussi que l'Exécutif travaille sur le libellé et revienne sur cette motion à notre prochaine réunion de l'Exécutif, pour l'approuver ou la rejeter en vue d'une recommandation à l'AGA de l’IPFPC. Lucille souhaite qu’on parle de la façon dont la directrice du CC est élue.

Stéphane s'efforcera d'intégrer les recommandations issues de cette discussion, réécrira la résolution et communiquera les révisions au secrétariat pour approbation avant le 3 septembre. Yvonne, la directrice du CC, représente les petits groupes. Stan suggère de combiner les organismes distincts et les petits groupes. Gord demande s'il est utile de s'adresser aux petits groupes pour du soutien et pour savoir comment les inclure dans la discussion. Stan contactera les présidents de petits groupes. C'est quoi, la définition d'un petit groupe?

 

2. Rédiger une infolettre Info-TI spécialement pour les cotisants Rand avec un lien vers la page d’adhésion à l’IPFPC. (Tony et Rob) EN COURS

On recommande d'ajouter un lien vers le site Web du groupe TI dans Info-TI.

 

3. Rédiger nos préoccupations concernant le RAB et l’obligation d’adaptation. Il est question que les primes des SMA soient liées au nombre de personnes qui sont revenues au bureau. (Pierre) EN COURS - Pierre va rédiger un document pour l'Exécutif.

 

4. Organiser une séance de photos à l'AGA du groupe TI avec tous les délégués; jusqu'à 10 affiches seront nécessaires. (Yvonne et JP) Fait. Nous nous rassemblerons dans les escaliers et nous prendrons quelques photos pendant l'AGA.

 

5. Étudier le coût des options de boissons pour le souper de l'AGA : coupons de consommation, vin, etc. (Patricia) Fait. Bar payant et vin avec le souper.

 

6. Déterminer comment nous devrions soumettre nos dépenses de téléphone d’Internet pour obtenir leur remboursement. (Deb) Voir le point 6.b de l'ordre du jour

 

5. Points permanents
   1. Le point sur les négociations (Rob et JP)

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Yvonne Snaddon         APPUI : Gordon Bulmer

Nous passons à une séance à huis clos pour faire le point sur les négociations.

MOTION ADOPTÉE

Comité stratégique de négociation - La table centrale a conclu une entente, mais les détails sont encore confidentiels. Il n'y a pas d'argent en jeu dans cette affaire. Rob est curieux de savoir qui a ajouté ce point : c'est Yvonne. Un membre de l’équipe de consultation a dit que Rob a suggéré cela.

JP et Rob font le point sur la situation et disent que l’équipe de consultation est parvenue à une entente de principe.

Le point sur les négociations -  Voir Info-TI - Cette semaine, nous rencontrons le CT et nous nous attendons à ce que ce soit notre dernière séance de négociation avec le SCT - entente ou pas entente. Possibilité de recourir à l'arbitrage.

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Pierre Touchette        APPUI : Tamara Critch

Il est proposé de quitter la séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE

 

Discussion sur la détermination des souhaits et des besoins de nos membres - Il est suggéré de mener une enquête auprès de nos membres afin de rétablir notre liste de priorités. Nous devrions également interroger les présidents des sous-groupes. Patricia a annoncé qu'elle souhaitait mener une campagne de sensibilisation ainsi qu’un sondage auprès des délégués syndicaux plus tard cette année.

 

POINT DE SUIVI Envoyer le sondage auprès des membres TI à Tony pour un regroupement de données. (TOUS)

 

Lucille mène une discussion sur la promotion du Groupe, en particulier auprès des nouveaux membres et des cotisants Rand. On décide d’actualiser les dépliants (triptyque et brochure CA plus grande) pour les distribuer à nos nouveaux membres et aux présidents de sous-groupes. Mettre à jour le contenu et changer les images pour refléter le nouveau nom du Groupe. Lorsque nous rencontrons nos membres, nous devrions leur laisser de l’information de base, comme l'adresse de notre site Web. Les cartes professionnelles de présentation uniforme doivent être demandées aux services d'impression de l’IPFPC.

 

POINT DE SUIVI : Élaborer une carte professionnelle provisoire -Stéphane a des modèles. (Yvonne)

 

1. 2. Le point sur la planification stratégique et l’examen (Stan) Un examen complet de la feuille de calcul est nécessaire, et le travail à faire doit être terminé avant la réunion de planification stratégique du mois d'août.

Nous avons passé en revue la feuille de calcul, et Tamara a apporté des modifications au fur et à mesure que nous les avons examinées.

 

1. 3. Visibilité (Pierre) – De nombreux points à prendre en considération sont énumérés.

 

1. 4. Retour au bureau (Exécutif) – Bien qu'il n'y ait pas eu de discussion lors de cette réunion, on rappelle à l'Exécutif de garder cette question en tête de ses priorités et de signaler régulièrement toute question à des fins de discussion.

 

6. Affaires nouvelles
   1. Navigar (Lora Ricci)

Lora Ricci, Salah Bazina, Charles Jaimet et Kyle Allen font une présentation à la réunion.

 

1. 2. Demandes de remboursement pour le téléphone et Internet (Deb) – Deb donne la parole à Tony, qui explique le processus actuellement en place pour les demandes de remboursement par l'intermédiaire de Concur, y compris l'étape d'approbation pour chaque organisme constituant qui doit approuver la demande de remboursement avant que le versement soit effectué. Il convient de noter que si la demande est traitée (payée), elle sera facturée à l’organisme constituant. Karim souhaite inviter les Finances à une réunion pour répondre à des questions. Il est suggéré de poursuivre notre processus jusqu'à ce que Concur ait été entièrement testé. Patricia souligne le fait que les demandes de remboursement mensuelles dans Concur, à 17$ la demande, sont coûteuses et constituent un gaspillage des fonds de l'Institut. Lucille veut envoyer notre président rencontrer les Finances et recommande que tous les trésoriers aient la possibilité d'être consultés. Yvonne suggère de demander que cette question soit abordée à la prochaine réunion du CA. Gordon déclare qu’aucun chapitre ni aucun sous-groupe ne devrait être obligé de payer pour le téléphone portable ou Internet. Consensus sur la poursuite du processus actuel.

 

1. 3. Motion à l'AG de l’IPFPC sur la représentation des groupes au Conseil d'administration (Stéphane). Voir le point 4a).

 

1. 4. Délégués syndicaux du groupe TI (Tamara) Nous devons lancer une campagne de recrutement de délégués syndicaux et nous avons demandé d'ajouter un lien de recrutement de délégués dans notre Info-TI, etc.

 

1. 5. Demande d'un membre de modifier les règles relatives aux bourses d’études (Pierre) – Pierre n'est pas favorable à cette idée. Gordon – Cette question peut être renvoyée à Stacy Mclaren (présidente de la Fondation Héritage). Tamara n'est pas d’accord et dit qu’il faut une motion à l'AGA de l'IPFPC. Rob – La question devrait être renvoyée à la présidente de l’IPFPC. Il n’est pas d’accord et dit que les bourses devraient être réservées aux jeunes. Stéphane - La Fondation Héritage soutient la « génération suivante ». C’est le Conseil d'administration de la Fondation Héritage (FH) qui doit s’en occuper.

 

POINT DE SUIVI :  Répondre au membre. (Stan)

 

1. 6. Remplacement d'un ordinateur portable (Karim)

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Deb Butler     Appui : Tamara Critch

Motion visant à autoriser Karim à remplacer son ordinateur portable au coût maximum de 1500,00 $ (incluant tous les logiciels et les taxes).

MOTION ADOPTÉE

7. Rapports (Voir le dossier Rapports dans le lecteur virtuel de l'AGA)
   1. Président (Stan)
   2. Vice-président (Pierre)
   3. Trésorière (Deb)
   4. Comité directeur et secrétaire (Tony)
   5. Négociations (Rob/JP)
   6. Comité national d’organisation/Comité régional d’organisation (CNO-CRO) – Mobilisation (Deb)                                                  
   7. Communications (Tony)
   8. Agente des sous-groupes (Lucille)
   9. Agente syndicale de liaison  (Tamara)
   10. Agente des services aux membres (Patricia)
   11. Agente des relations du travail, de la consultation et de la sous-traitance (Yvonne)
   12. Comité des jeunes professionnels du groupe TI (CJPTI) (Karim)
8. Divers et tour de table

Lucille – Stan et Lucille travailleront avec les présidents de SG sur la planification stratégique. Si vous utilisez la liste des présidents de SG sur le lecteur, veuillez utiliser la nouvelle liste.

Tamara – La région de Halifax est en cours d’évacuation. Au moins deux membres ont perdu leur maison dans les incendies. Peut-être plus.

Stan – Réception dans la suite royale 2024. Nous avons besoin de la participation des membres d’exécutifs.

9. Prochaine réunion - Planification stratégique les 18 et 19 août à Wakefield // Kingston // Collingwood // Comté du Prince Édouard.
10. Levée de la séance à 16 h 7.