PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des groupes non prévues dans les statuts ou les règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » : l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » : ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membre).
« employeur » : se définit comme dans la convention collective du Groupe.
« Groupe ACIA-VM » : le groupe Médecine vétérinaire de l’ACIA.
« président » : sauf avis contraire, le président du Groupe
« vice-président » : sauf avis contraire, le vice président du Groupe.
« Région » : aux fins des présents statuts, les Régions sont celles définies dans la structure régionale de l’Institut, soit la Colombie-Britannique et le Yukon, les Prairies et les Territoires du Nord-Ouest, l’Ontario, la Région de la capitale nationale, le Québec et l’Atlantique.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce groupe est le groupe ACIA-VM de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Les buts du Groupe sont de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de mettre en forme et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent, et de faire valoir les intérêts du Groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le Groupe. L'Exécutif agit à titre de porte-parole du Groupe auprès de l'Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d'un membre de s'adresser directement à l'Institut.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Un membre qui appartient au Groupe et qui est un membre titulaire de l'Institut est également membre titulaire du Groupe.
3.2 Un membre titulaire du Groupe qui devient un membre retraité de l'Institut devient également un membre retraité du Groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Seuls les membres titulaires peuvent occuper des postes de l'exécutif du Groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Groupe et voter dans le cadre des affaires internes du Groupe.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Groupe et y prendre la parole.
4.3 Seuls les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective, y compris en ce qui concerne le mode de règlement des différends et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L’exercice financier du Groupe correspond à l’année civile.
5.2 Dépenses : L’exécutif du Groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du Groupe.
5.3 Fonds : Les fonds du Groupe seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l'Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Le bénéficiaire d'un chèque ne peut en être un signataire. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L'exécutif de groupe exerce l'autorité et agit pour le compte du Groupe entre les assemblées générales du Groupe quant aux questions visées par les présents statuts.
6.2 Composition : L’exécutif du Groupe est composé de neuf (9) membres, soit six (6) membres représentant chacune des régions suivantes et trois (3) membres actifs : Colombie-Britannique et Yukon (poste 1), Prairies et Territoires du Nord-Ouest (poste 2), Ontario (poste 3), Région de la capitale nationale (poste 4), Québec (poste 5), Région de l’Atlantique (poste 6), et trois (3) membres actifs (postes 7, 8 et 9).
6.3 Dirigeants : le Groupe a cinq (5) dirigeants : président, vice-président, secrétaire, trésorier et agent de communication. L’exécutif du Groupe élit les dirigeants parmi ses membres et peut par la suite modifier ces nominations par une entente à la majorité de ses membres.
6.3.1 Les dirigeants sont élus par l’exécutif du Groupe à la première réunion du nouvel exécutif du Groupe, comme premier point à l'ordre du jour.
6.4 Mandat : La durée des mandats est de deux (2) ans. Les élections pour les postes 1, 2, 4 et 7, d’une part, et les postes 3, 5, 6, 8 et 9 d’autre part, s’alternent d’une année à l’autre.
6.5 Réunions : L'exécutif de groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.6 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Groupe sont présents.
6.7 Vote : Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
6.8 Postes vacants :
6.8.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe la présidence jusqu'à l'élection suivante.
6.8.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l'Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Groupe pour occuper ce poste jusqu'à la prochaine élection.
6.8.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.9 Fonctions
6.9.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Groupe et de l'Exécutif et présente un rapport sur les activités du Groupe à l'assemblée générale annuelle.
6.9.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.9.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux réunions du Groupe et de l'Exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance du Groupe et de l'exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut.
6.9.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Groupe conformément aux politiques de l'Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l'Exécutif et chaque assemblée générale du Groupe, produit les états financiers détaillés requis par l'Institut et prépare la demande d'allocation annuelle du Groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Groupe.
6.9.5 Agent des communications : L’agent des communications prépare les bulletins du Groupe aux fins de leur publication et sollicite la contribution des membres de l’Exécutif et des membres du Groupe. Il assure la liaison entre l'exécutif du Groupe, les sous-comités et tous les membres et aide l’Institut à rédiger des communiqués de presse sur des questions d’intérêt pour le Groupe.
6.9.6 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L'Exécutif nomme un Comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif du Groupe et conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un bulletin de groupe est envoyé au moins deux (2) mois avant l’élection pour demander des mises en candidature; il contient des formulaires de mise en candidature pour tous les postes vacants et indique la date limite des mises en candidature.
7.2.2 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections. S'il n'y a pas suffisamment de candidats pour tous les postes vacants, le Comité des élections tentera d'obtenir le nom d'autres personnes disposées et aptes à assumer les fonctions des postes restants, à défaut de quoi l’Exécutif nomme les personnes à ces postes.
7.2.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins deux (2) membres du Groupe et les candidats doivent manifester leur désir d'occuper un poste.
7.2.4 Le Comité des élections s'assure de l'éligibilité des candidats et, s'il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote à tous les membres ayant droit de vote.
7.2.5 Un membre ne peut poser sa candidature qu'à un (1) seul poste de l'Exécutif. Un membre dont la candidature est proposée à plus d’un poste choisit le poste auquel il se porte candidat. S’il ne fait pas son choix avant la clôture de la période de mise en candidature, il sera réputé avoir choisi de se porter candidat au poste régional qui lui correspond.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l'élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
7.3.2 Les bulletins de vote sont distribués aux membres du Groupe par voie de bulletin. Celui-ci comprend également les notes biographiques telles qu’elles sont reçues à la date de clôture des mises en candidature.
7.3.3 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections.
7.3.3.1 Les membres de l’Exécutif représentant les régions sont élus par les membres de leurs régions respectives, alors que les membres actifs sont élus par tous les membres.
7.3.4 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.5 Le Comité des élections fait en sorte que les membres soient informés dès que possible des résultats de l'élection.
7.3.6 Les nouveaux membres de l'Exécutif entrent en fonction immédiatement après l'annonce des résultats d'élection.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L'assemblée générale annuelle du Groupe en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L'exécutif du Groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L'avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l'assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Délégués : Les délégués qui participent à l’Assemblée générale annuelle du Groupe sont répartis comme suit :
a) tous les membres de l'exécutif du Groupe;
b) un (1) délégué additionnel par tranche de deux cents (200) membres, nombre arrondi à la centaine (100) près.
8.1.3.1 Remplaçants : Un délégué peut être représenté par un remplaçant qui a l'autorisation écrite du délégué et du dirigeant élu aux fonctions les plus élevées au sein de l'organisme intermédiaire qu'il représente. Après avoir soumis cette autorisation au Comité des délégués, le remplaçant prend part à l'assemblée officiellement à titre de délégué.
8.1.4 Avis de convocation : L'avis de convocation à une Assemblée générale annuelle contient, entre autres, l'information suivante :
a) le lieu de l'Assemblée générale annuelle,
b) la date et l'heure de l’assemblée,
c) l'ordre du jour proposé.
8.1.5 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l'exécutif du Groupe)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.7 Vote : Seuls les membres titulaires présents à l'Assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
8.1.3 Quorum : Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée à la demande de l’exécutif du Groupe ou à la demande écrite d'au moins dix pour cent (10 %) des membres du Groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l'assemblée générale annuelle s'appliquent à l'avis de convocation, au quorum, à l'exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du Groupe ou de l'exécutif du Groupe ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n'ont pas été prévues. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du Groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l'exécutif du Groupe. Tous les membres du Groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l’article à modifier;
b) le nouveau libellé.
(Voir l’article 8.1.2)
10.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l'Institut.
10.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu'ils sont ratifiés par les membres du Groupe et approuvés par l'Institut.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L'exécutif du Groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s'il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Groupe et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l'exécutif du Groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d'approbation.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’Assemblée générale suivante du Groupe où ils peuvent être abrogés ou modifiés. Ils constituent des modifications aux règlements et sont assujettis à l’Article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
ARTICLE 13 MESURES DISCIPLINAIRES
Des mesures disciplinaires peuvent être prises conformément aux statuts et règlements de l’Institut.
RÈGLEMENTS
R6.5 RÉUNIONS DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE
R6.5.1 Un membre qui souhaite assister à une réunion de l’Exécutif, à ses propres frais, doit normalement en aviser le président ou le secrétaire (-trésorier) et lui préciser le motif de sa participation.
R6.5.2 Un membre peut être exclu de la totalité ou d'une partie d'une réunion de l'Exécutif pour permettre à ce dernier de discuter de questions qu'il estime être de caractère confidentiel.
R7 ÉLECTIONS
R7.2 Mises en candidature : Le formulaire de mise en candidature contient les renseignements suivants :
a) la date limite des mises en candidature;
b) un espace pour la signature d'au moins trois (3) personnes qui proposent la candidature;
c) le nom des membres du Comité des élections;
d) un espace pour la signature du candidat pour indiquer qu'il accepte le poste;
e) une demande de soumission de notes biographiques du candidat.
R7.2.1 Le Comité des élections se réunit au cours des trois (3) semaines suivant la date limite des mises en candidature pour vérifier si les candidats et ceux qui proposent les candidatures sont admissibles, et si leur nombre et les contraintes de temps ont été respectés. S’il n’y a pas assez de candidatures valides, le Comité des élections tentera de trouver d’autres candidats pour pourvoir les postes vacants, ce qui comprend le réexamen de candidatures qui ont pu être rejetées en vertu de ce Règlement.
R7.3.2 Bulletins de vote : Le bulletin qui accompagne le bulletin de vote comprend des copies de toutes les notes biographiques reçues avec les formulaires officiels de mise en candidature, et indique la date et l’heure avant lesquelles le bureau national de l'Institut doit avoir reçu les bulletins de vote.
R7.3.3 Le Comité des élections se réunit dans un délai de trois (3) semaines suivant la clôture du scrutin pour le dépouillement des bulletins de vote.
R7.15 RÉUNIONS DU GROUPE
R7.15.1 Exécutif Tous les membres du Groupe peuvent assister aux réunions de l'Exécutif. Un membre qui souhaite assister à une réunion de l’Exécutif, à ses propres frais, doit en aviser le président ou le secrétaire (-trésorier) et lui préciser le motif de sa participation.
Approuvé par le Conseil d'administration
le 23 mai 2013
Approuvé par le Conseil d'administration
le 28 janvier 2014