Procès-verbal de la réunion de l'exécutif régional de l'Atlantique 23 mai 2019

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Sheraton Terre-Neuve, St. John’s (T.-N.) – 23 mai 2019

PRÉSIDENTE : Kim Skanes

EXÉCUTIF : Michael Basque

Manny Costain

Carolyn Hynes

Scott McConaghy

Christine Newhook

Mike Pauley

Jason Rioux

Phil Wilson

PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance

ABSENTS : Marilyn Best

Marcel Journeay

1. Mot de bienvenue et présentations

Kim ouvre la réunion et souhaite la bienvenue à tous à St. John’s, à T.-N. et à l’hiver!

2. Activité brise-glace

Phil anime une activité brise-glace divertissante avec des assiettes en carton, des marqueurs et un thème de Noël.

SUIVI : Catherine préparera l’activité brise-glace pour la réunion de septembre.

3. Ordre du jour

Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :

Sous Sujets d’actualité — Règlement de Phénix
Affaires nouvelles c. Processus de demande de conférenciers pour les AGA des organismes constituants de la Région

Motion no 1 : Phil propose, avec l’appui de Jason, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. Motion adoptée

4. Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional — 23 mars 2019

Motion n^o 2 Scott propose, avec l’appui de Manny, d’approuver le procès-verbal tel que présenté. Motion adoptée

5. Points de suivi

Kim passe en revue les points de suivi de la réunion du 23 mars 2019 avec les membres de l’Exécutif.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

23 mars 2019

Delta Beausejour, Moncton, N.-B.

#	Suivi	Point/Date d’achèvement	Fait/en cours	À reporter
1	Exécutif	Recueillir des photos et des anecdotes auprès de leurs organismes constituants respectifs et les envoyer à Carolyn pour le centenaire de l’Institut.	EN COURS
2	Exécutif	Songer à des membres qui méritent un prix de service et envoyer les noms à Kim.	EN COURS
3	Catherine	Envoyer des photos de la Région à Laureen Allen pour le centenaire de l’Institut.	EN COURS
4	Catherine	À reporter à la réunion des présidents des chapitres et des groupes provinciaux une discussion concernant les articles de visibilité pour les activités tout au long de l’année.	FAIT
5	Catherine	Inclure la formule proposée pour l’AGA dans l’ordre du jour du CRA et dans la trousse de la réunion.	FAIT
6	Catherine	Envoyer à l’Exécutif une liste des coordonnées des délégués syndicaux du chapitre où nous tenons la séance d’accueil. Les membres de l’exécutif qui résident dans la ville de la réunion ou à proximité de celle-ci communiquent dans la mesure du possible par téléphone avec les délégués syndicaux pour promouvoir cette activité.	EN COURS
7	Phil	Faire examiner les états financiers de l’exécutif régional de 2018 pour les inclure dans la trousse du CRA.	FAIT
8	Catherine	S’assurer d’inclure la motion sur les articles promotionnels dans la trousse du CRA.	FAIT
9	Phil	Préparer l’activité brise-glace pour la réunion de mai.	FAIT
10	Kim	Présenter au conseil d’administration une demande pour officialiser les comités de jeunes de la Région avec le financement requis.	FAIT
11	Catherine	Faciliter l’inscription à l’AGA dès que possible en indiquant que nous aimerions que tous les délégués de l’Atlantique soient logés au Hilton Lac-Leamy, puisque les inscriptions se font sur la base du premier arrivé, premier servi.	FAIT
12	Scott et Catherine	Vérifier l’attribution des délégués à l’AGA et en faire rapport à l’exécutif.	FAIT
13	Exécutif	Faire la promotion du Prix de Membre de l’exécutif de l’année avant la date limite du 30 avril.	FAIT
14	Kim	Présenter la demande de modification de la Politique sur les activités syndicales et la vie privée pour que l’on n’ait plus à utiliser un congé non payé pour la journée d’équilibre familial.	EN COURS – Selon les résultats, la motion à l’ARC
15	Comité des motions	Préparer une motion visant à modifier la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée afin que l’on n’ait plus à utiliser un CNP pour la journée d’équilibre familial.	FAIT
16	Kim	Demander pourquoi les membres de l’IPFPC ne peuvent pas sauter les 1^er et 2^e paliers et passer directement au 3^e palier.	FAIT
17	Catherine	Faciliter l’inclusion du CAF dans la motion concernant le modèle de gestion d’entreprise (TEAM) dans la trousse de la réunion du CRA.	FAIT
18	Comité des prix	Examiner la politique de la RCN sur les prix des délégués syndicaux et déterminer s’il y a lieu d’en adopter une partie dans la Région de l’Atlantique.	EN COURS
19	Phil	Changer la formation par ACTIVITÉS DE FORMATION dans le budget de l’exécutif régional de l’Atlantique pour 2020.	FAIT
20	Phil	Effectuer la correction à la page 3 # 437 du budget de l’Exécutif régional de l’Atlantique 2020 — changer l’année pour 2018.	FAIT
21	Phil	Retirer le poste budgétaire pour Mayworks du budget de l’exécutif régional de l’Atlantique.	FAIT
22	Phil	Dans les budgets 2020-2021, porter à 46 le nombre de participants à l’école de formation.	FAIT
23	Kim et Catherine	Chercher quelqu’un pour ouvrir officiellement le 76^eCRA à St. John’s et en faire rapport à l’Exécutif.	FAIT
24	Jason	Faire le suivi avec Barry Gerus sur les points de discussion mentionnés à la réunion du Comité des statuts et politiques. Demander des éclaircissements et déterminer la politique dont il est question.	EN COURS

SUIVI : Les membres de l’exécutif doivent réfléchir à des candidats pour les prix et envoyer les noms à Kim dès que possible.

Une discussion s’ensuit sur le 24^e siège de l’AGA et sur ce qu’il faudrait en faire. À l’heure actuelle, c’est du ressort de l’exécutif régional. Scott suggère de préparer une justification avant que la motion ne fasse l’objet d’une discussion au CRA. Une discussion s’ensuit sur le prix du Membre d’exécutif de l’année et sur les critères.

6. Calendrier des activités

Kim donne un compte rendu de l’Examen des politiques, plus précisément de la Politique sur les Régions. Cela permettra maintenant à l’exécutif de tenir une réunion de deux jours une fois par année, mais tous les coûts additionnels pourraient être facturés à l’exécutif. C’est quelque chose que nous devrons peut-être prévoir au budget dans les années à venir si nous prévoyons tenir une réunion de deux jours.

L’exécutif décide que la séance de formation supplémentaire de novembre sera une formation en leadership.

7. Sujets d’actualité

Règlement de Phénix : Kim signale qu’il y a beaucoup d’information disponible sur le site Web de l’Institut concernant les détails du règlement. Une discussion sur les détails s’ensuit.

8. Examen des activités du Conseil régional de l’Atlantique

Kim présente le programme de l’animateur à l’exécutif et les rôles sont assignés.

9. Rapport de la directrice

Kim renvoie l’exécutif à son rapport qui se trouve dans la trousse de la réunion. On fait remarquer que par inadvertance on n’a pas mis le nom de Jason dans la liste des membres de l’exécutif. En plus de son rapport écrit, Kim fournit les mises à jour suivantes :

Kim parle de l’Examen des politiques fait par le CA, soulignant que la Politique sur la garde des enfants deviendra la Politique de garde familiale.

Une motion a été adoptée pour que le Bureau national et les Bureaux régionaux reçoivent chacun une plaque de reconnaissance des terres autochtones qui sera installée dans leurs bureaux.

L’IPFPC va élaborer un cours sur la sensibilisation aux Autochtones par l’entremise du Comité des droits de la personne, qui sera ensuite présenté au CAF pour la mise en forme finale.

Une question a été soulevée au conseil d’administration, sans motion du CSPI, au sujet de la représentation des Régions. Le CSPI comptait un membre qui a déménagé d’une Région à une autre et qui siège toujours au comité. L’affaire a été soumise au CSP pour une recommandation sur la façon de traiter ce genre de situation à l’avenir.

L’un des nouveaux vice-présidents à temps plein a suivi une formation linguistique.

L’IPFPC effectuera des rénovations dans l’immeuble de l’AC. L’immeuble est loué à 95 %. Le 6^e étage est entièrement loué pour 9 ans et les locataires n’occuperont les lieux qu’en année électorale.

Les états financiers du deuxième trimestre viennent d’être approuvés.

Le président du Comité des droits de la personne et de la diversité a été remplacé. Mario a démissionné pour des raisons personnelles. Waheed Khan assume maintenant la présidence.

Les délégués à l’AGA dans la RCN peuvent rester à la maison et demander une indemnité de logement privé s’ils le préfèrent.

Kim déclare qu’elle n’a pas été libérée en tant que déléguée syndicale malgré certaines rumeurs qui ont circulé. Elle est présidente du Comité d’apprentissage et de formation, responsable du projet de cadre des délégués syndicaux, membre du Comité des pensions des employés de l’Institut, membre du Comité de la rémunération des cadres et membre représentant le CA au sein du groupe de travail sur Professionnels Canada. Kim a assisté à l’AGA du chapitre de Moncton et à l’AGA du chapitre de St. John’s. Elle remplacera Steve Hindle au portefeuille des groupes du Nouveau-Brunswick et supervisera la liaison avec les groupes du Nouveau-Brunswick. Cette affectation sera revue au bout d’un an.

Motion n^o 3 Carolyn propose, avec l’appui de Phil, que le rapport de la directrice régionale de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. Motion adoptée

10. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn renvoie l’exécutif à son rapport qui se trouve dans la trousse de la réunion. Phil signale une coquille à la page 2 — Avril 2019 et non 2018. Carolyn signale que nous sommes assez constants en ce qui concerne le nombre de délégués syndicaux dans la Région de l’Atlantique. {0>At the time of writing this report there are 217.<}100{>Au moment de la rédaction du présent rapport, il y en avait 217.

Motion n^o 4 Carolyn propose, avec l’appui de Jason, que le rapport du Comité de formation de la Région de l’Atlantique soit approuvé tel que modifié. Motion adoptée

11. Finances de l’exécutif régional

Phil dépose l’état des revenus de l’exécutif régional de l’Atlantique en soulignant que la ligne 18 a changé en raison de l’inclusion de l’école. La ligne 5 Articles promotionnels est augmentée en raison de la collecte de fonds à l’École. Nous avons fait examiner les états financiers de l’exécutif pour 2018 et le rapport est en main.

SUIVI : Phil vérifiera si les budgets 2020 et 2021 ont été soumis à Ottawa.

Motion n^o 5 Phil propose, avec l’appui de Jason, que le rapport financier de l’exécutif régional de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. Motion adoptée

12. Rapport du CJPA

Christine renvoie l’exécutif au rapport écrit contenu dans la trousse de la réunion. Elle signale que la dernière réunion du CJPA a eu lieu en mars à Halifax. Le nouveau comité a été choisi et se réunira demain matin. Les nouveaux membres du comité sont : Evan Pemberton, Erika Isenor, Kathy McLellan, Justin Murphy et Kimberley Keats. Les membres réélus sont Christine Newhook, Marcus Peck et Leslie Nasmith. Christine signale que le CJPA organise une activité ce soir dans un pub local. LE CJPA demande une liste des adresses de courriel des nouveaux membres de moins de 40 ans tous les trois mois pour qu’on puisse leur envoyer un courriel d’introduction à l’IPFPC et au CJPA.

Motion n^o6 Christine propose, avec l’appui de Mike, que le rapport du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. Motion adoptée

13. Affaires nouvelles

a. 100^e anniversaire : Carolyn signale que le 100^e anniversaire sera célébré à l’occasion de l’AGA 2020. À l’approche de cet événement, le Comité tente de créer un élan. Kim signale que nous avons la possibilité d’instituer une bourse régionale pour souligner le 100^e anniversaire. Le Comité demande aux exécutifs de se réunir le 6 février dans les bureaux régionaux et d’organiser des activités portes ouvertes pour les membres.

Motion n^o 7 Manny propose, avec l’appui de Michael, que l’exécutif régional de l’Atlantique déplace sa réunion de janvier à février à Halifax et organise une activité portes ouvertes comme le recommande le comité du 100^e anniversaire. Motion adoptée

SUIVI : Catherine changera la date de la réunion de l’exécutif régional de janvier à février et organisera une réunion du Comité de formation le jeudi après-midi, une activité portes ouvertes le jeudi soir et une réunion de l’exécutif toute la journée du vendredi avec le voyage de retour le samedi en matinée.

Kim explique que le comité du 100^e anniversaire demande que les exécutifs régionaux parrainent une bourse d’études pour leurs Régions respectives en 2020.

Motion n^o 8 Phil propose, avec l’appui de Jason, que l’exécutif régional de l’Atlantique parraine une bourse d’études de 2 000 $ de l’Atlantique pour souligner le 100^e anniversaire. Motion adoptée

SUIVI : Carolyn informera le comité du 100^e anniversaire de la décision de l’Atlantique de parrainer une bourse d’études et en avisera Phil.

b. Communications internes de l’exécutif régional de l’Atlantique :

Motion n^o 9 Scott propose, avec l’appui de Mike, que l’exécutif régional passe en séance à huis clos. Motion adoptée

Motion n^o 10 Carolyn propose, avec l’appui de Jason, que l’exécutif régional passe en séance à huis clos. Motion adoptée

c. Processus pour demander des conférenciers pour les AGA des organismes constituants : Kim explique que les membres de l’exécutif régional ne peuvent voyager au nom de l’exécutif sans avoir été désignés pour la remplacer. Si vous recevez une invitation pour participer à une activité d’un organisme constituant, faites-le savoir à Kim afin qu’elle puisse vous autoriser à y participer à sa place.

14. Rapports des comités nationaux

Les rapports suivants, contenus dans la trousse de la réunion, sont examinés :

Statuts et politiques
CSPI
CAF
CRPTC
Comité consultatif des sciences

Motion n^o 11 Phil propose, avec l’appui de Jason, que les rapports des comités nationaux soient acceptés tels que présentés. Motion adoptée

15. Tour de table et levée de la séance

Kim passe en revue les documents de la trousse du 76^e CRA. Elle signale que nous avons reçu une carte de remerciement de Fidelis House. Kim fait savoir que le CA commencera à publier l’ordre du jour avant les réunions. Vous devrez avoir un compte portail pour y accéder.

Carolyn remercie tous les membres de l’exécutif pour les amitiés qui sont nées tout autour de cette table. Merci pour tout le beau travail et les efforts déployés au nom de nos membres. Michael, ce fut un plaisir et j’ai beaucoup appris de toi.

Jason signale que les demandes de remboursement des dépenses électroniques seront en vigueur avant que nous allions aux AGA des VFS et des CS. L’IPFPC utilisera les deux systèmes pour un moment.

Michael remercie tout le monde pour les meilleurs vœux disant qu’il a bien apprécié son temps à l’exécutif et qu’il y a rencontré beaucoup de belles personnes. Michael dit qu’il a hâte de consacrer du temps à son petit-fils.

Manny remet un cadeau à Mike au nom de l’exécutif et également un cadeau à Marilyn.

Kim remercie Michael disant qu’il va manquer à l’exécutif. Kim remercie les membres de l’exécutif pour leur participation à la réunion.

SUIVI : Catherine ajoutera à l’ordre du jour de septembre le processus pour la reconnaissance des membres de l’exécutif au moment de leur départ de l’exécutif.

La séance est levée.