PROCÈS-VERBAL
DE LA RÉUNION DE
l’exécutif régional de l’Ontario
1er décembre 2018
Heure De 9 h à 17 h
Membres Sont présents
Peter Gilkinson — directeur régional, président de l’ERO et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Din Kamaldin — vice-président de l’ERO et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
John G. Purdie — président du Conseil régional de l’Ontario, agent de liaison avec les chapitres de l’Ontario, rédacteur du bulletin et président du Sous-comité des motions
Linda Joly — agente de liaison avec les chapitres
Christopher P. L’Estrange — secrétaire de séance, secrétaire de séance du Comité de formation et coordonnateur d’activités
Judy Chow — membre du Comité de formation et gestionnaire principale des médias sociaux
Peter S. Jozsa — président du Conseil des délégués syndicaux, président du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux
Yvonne Snaddon — membre du Comité de formation, agente de liaison avec les chapitres, rédactrice du bulletin d’information, gestionnaire des médias sociaux et agente de liaison avec les jeunes professionnels
Tim Azab — champion de la Fondation Héritage, vice-président du Conseil régional de l’Ontario et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Dean Corda — agent de liaison avec les chapitres, rédacteur du bulletin, membre du Comité de formation, gestionnaire des médias sociaux, et membre du Sous-comité des motions
Membres (absents) Tom Yantsis — trésorier de la Région de l’Ontario
Remplaçants Aucun
Invités/observateurs Aucun
Présentateurs Aucun
Secrétariat Christopher L’Estrange
Point /Résumé de la discussion / Suivi/ Terminé
1. Ouverture de la séance par le président
Motion pour commencer la réunion rapidement à 9 h.
Proposée par : Tim Azab
Appuyée par : Judy Chow
Motion adoptée
2. Adoption de l’ordre du jour
Discussion sur l’ordre du jour.
Motion d’adoption de l’ordre du jour de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Din Kamaldin
Motion adoptée
3. Approbation du procès-verbal de septembre 2018
Motion d’approbation du procès-verbal de la réunion.
Proposée par : Din Kamaldin
Appuyée par : Chris L’Estrange
Motion adoptée
4. Affaires découlant du procès-verbal précédent
Chris passe en revue le procès-verbal de la réunion des 6 et 7 septembre 2018 pour souligner les points de suivi comme suit :
Points de suivi
- Tom — contribution au prix de la Coupe Héritage à l’AGA de l’Institut.
Terminé Tom - Pete Jozsa préparera un courriel aux agents de liaison avec les chapitres concernant la Coupe Héritage et compilera une liste de tous les présidents de sous-groupe à l’intention des agents de liaison avec les chapitres.
Terminé Pete J
Judy s’informera du prix auprès du fabricant de macarons et reviendra à l’ERO pour un examen plus approfondi.
Suivi Judy
5. Nouveaux points
AGA 2018 – bilan — Yvonne Snaddon
La suite de réception a eu quelques problèmes le vendredi soir. Quelques délégués se sont présentés à la suite vendredi soir pour ramasser les articles promotionnels et elle n’a été ouverte qu’à 11 h.
La prochaine fois, nous devrions inscrire les noms des délégués sur une liste pour nous assurer que tous les délégués de l’Ontario ont bien reçu leurs articles promotionnels.
Les heures d’ouverture de la suite de réception devraient être envoyées à l’avance.
Meilleure planification et coordination de l’accueil.
Le rôle du coordinateur d’activités doit être défini.
Nous avons eu plus de délégués dans notre section de l’Ontario à l’AGA.
Le fait de passer en revue les motions dans la suite CS avec nos délégués a été très utile pour les délégués de l’Ontario.
Chaque année, nous apportons des améliorations en ajoutant des dossiers de siège par exemple et nous essayons d’obtenir une grande suite.
Tim siégeait au Comité des élections et il dit que cela représente beaucoup de travail.
Bill Sukloff a déclaré que les communications n’ont jamais été aussi bonnes et que l’Ontario a fait un excellent travail.
La réception du samedi soir a attiré beaucoup de monde.
Nous pouvons discuter de ce que l’exécutif pense être la meilleure chose à faire pour l’AGA 2019. Nous discutons de la possibilité d’établir une liste pour assurer la présence de membres de l’ERO à la suite de réception du vendredi soir et peut-être également pour le samedi soir.
CRO 2019 – John Purdie
John dit que tout se déroule bien.
Yvonne se demande si nous ne pourrions pas avoir une salle réservée pour faire du yoga.
Leo Fleury, conférencier:
John indique qu’il a payé la facture pour ce conférencier.
La motion présentée à la dernière réunion au sujet de ce conférencier visait à donner suite à cette idée. Cependant, John a réservé le conférencier. Bien que nous n’ayons pas voté pour approuver ce conférencier, il s’agirait maintenant d’un débat stérile.
De plus, John avait envoyé un courriel le 24 septembre demandant un oui ou un non. La majorité (John se souvient que 6) avait voté oui et il a contacté Heather pour aller de l’avant avec la réservation du conférencier.
Nous discutons de la nécessité d’avoir une meilleure communication lorsqu’il s’agit de prendre une décision importante comme celle-ci. On pourrait procéder par conférence téléphonique ou tout autre moyen pour communiquer les votes. Le moyen de communication le moins efficace ou le moins souhaitable est le courriel.
Certains estiment que le courriel est la méthode la plus efficace. Nous décidons de présenter une motion pour déterminer notre façon de voter sur des questions importantes entre les réunions.
Le secrétaire doit quantifier le vote.
Motion : Le vote par courriel sera régi comme suit :
- le courriel doit afficher VOTE REQUIS et
- une date limite pour répondre dans l’objet et le corps du texte
- le secrétaire compilera et rapportera tous les résultats, y compris les abstentions
- les membres de l’exécutif enverront leur vote dans une « réponse à tous ».
- l’auteur du vote déterminera un délai raisonnable.
- le courriel sera normalement envoyé par le secrétaire.
Demande du vote :
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Christopher L’Estrange
Motion adoptée
Vote sur la motion
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Tim Azab
Motion adoptée
Le choix du conférencier est un sujet délicat, et nous discutons de la possibilité d’avoir un message préparé pour le porter à l’attention du CRO.
Point de suivi : John préparera un avertissement concernant la nature du sujet du conférencier au CRO.
Suivi John Purdie
Babillard — Pete Jozsa
Pete porte cette question à l’attention de l’ERO parce qu’elle lui a été soumise par un membre.
Un rétroprojecteur est utilisé pour présenter l’exemple de ce babillard.
Sommes-nous intéressés à utiliser ce concept avec nos chapitres?
Point de suivi : Pete Jozsa coordonnera l’activité et enverra l’information aux agents de liaison avec les chapitres qui communiqueront avec les présidents de chapitre pour les faire participer à cette idée.
Suivi Pete Jozsa
CDSO — 2019
Endroit — Hyatt Regency.
En septembre 2019, certains groupes seront en négociation, les élections fédérales auront lieu en octobre et nous voudrons peut-être préparer un rassemblement.
Le thème du CDSO est l’activisme politique. Il sera limité par les règles régissant l’activisme politique.
Point de suivi : Pete doit se pencher sur le choix du conférencier — certaines possibilités font l’objet d’une discussion préliminaire.
Suivi Pete Jozsa
Point de suivi : Peter Gilkinson demandera que l’élection fédérale de 2019 soit ajoutée à l’ordre du jour du CA de janvier, plus précisément, pour discuter de la position officielle de l’Institut.
Suivi Peter Gilkinson
CDSO — 2020
Nous avons trois endroits possibles.
Niagara Falls, Kinston et Windsor.
Tous les trois sont en deçà du budget.
Pete Jozsa parle brièvement de Kingston. Il vit à Kingston et il a de nombreux contacts qui pourraient être conférenciers. Il a également d’autres idées si l’activité a lieu à Kingston.
Nous procédons à un tour de table.
Motion : Que l’exécutif choisisse Kingston comme endroit pour la tenue du CDSO en 2020.
Proposée par : John Purdie
Appuyée par Tim Azab
Motion adoptée
Point de suivi : Pete Jozsa informera Heather de notre décision.
suivi Pete Jozsa
Note : Point à l’ordre du jour de la réunion de planification — choix des lieux des activités — toute politique dont nous devrions être au courant — activité familiale, etc.
Suivi RÉUNION DE PLANIFICATION ET DE STRATÉGIE
Tenue d’activités dans les hôtels des Premières nations — Din
Din, en tant que représentant de notre Comité des droits de la personne, voulait soumettre cette idée à l’exécutif.
Politique du conseil d’administration pour l’attribution des grandes suites avec lit escamotable à l’AGA de l’Institut.
La répartition devrait être fonction de la représentation proportionnelle.
Point de suivi : Peter portera ce sujet à l’ordre du jour de la réunion de janvier du CA (pour demander les critères d’attribution des grandes suites) et il nous fera parvenir son texte à l’avance pour que nous puissions y contribuer.
suivi Peter Gilkinson
Attribution des places pour le souper (hier soir) — Rétroaction
Peut-être aurions-nous dû avoir une disposition plus intime, les convives étaient trop éloignés les uns des autres pour favoriser le réseautage et la discussion avec tout le monde. Le service a été très lent et la soirée s’est prolongée indûment.
Comités du conseil d’administration :
L’ERO examine les candidats de la Région de l’Ontario.
On discute de chaque liste de candidats pour les comités individuels et la Région de l’Ontario choisit ses recommandations qui seront soumises au CA par Peter.
Nota : Lors de la prochaine réunion de planification et de stratégie, nous discuterons de l’approche de la Région de l’Ontario pour les élections de 2019.
Suivi RÉUNION DE PLANIFICATION ET DE STRATÉGIE
Jeunes professionnels
Yvonne demande si elle pourrait avoir un autre membre de l’ERO pour l’aider avec le Comité des jeunes professionnels. Linda se porte volontaire.
Le point sur l’immeuble de l’IPFPC
Peter veut attirer notre attention sur le fait que le sujet de l’immeuble de l’Institut est à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CA de cette semaine.
Motions retirées à l’AGA 2018
Nous avons retiré une motion et nous devrions la présenter de nouveau l’année prochaine. Elle sera présentée au CRO de 2019.
Activités de l’Institut Broadbent et Journée de lobbying, etc.,
Note : Pour la réunion de planification, nous devrions essayer d’élaborer une stratégie pour le choix des personnes qui représenteront la Région.
Suivi RÉUNION DE PLANIFICATION ET DE STRATÉGIE
Funérailles et situations similaires
C’est le secrétaire qui s’occuper de faire approuver par l’ERO (par vote) et Judy se porte volontaire pour acheter les fleurs, etc.
Proposition de modification aux statuts de la Région de l’Ontario
John présente l’article 11.1.6 des statuts pour discussion sur le libellé. L’ERO a l’intention de soumettre cette question à l’approbation du CRO de 2019 pour soumission à l’AGA 2019 de l’Institut.
CRO – Plans 2020
Heather réservera l’endroit et demande à l’ERO d’examiner les soumissions et de sélectionner l’endroit parmi les différents choix.
Nous discutons des endroits : Collingwood, Muskoka, Kingston, Toronto et Windsor. Tous représentent des coûts bien en deçà des limites du budget.
Nous discutons tous des choix et les réduisons à deux choix — Césars Windsor ou Marriott Muskoka.
Un vote nous permet de choisir Windsor, qui était aussi le moins cher.
Note : Que pour notre réunion de planification stratégique, nous devrions essayer d’adopter comme stratégie d’apporter l’information à une réunion et de prendre une décision la réunion suivante.
Suivi RÉUNION DE PLANIFICATION ET DE STRATÉGIE
Point de suivi : Nous convenons de déterminer à la prochaine réunion les endroits où se tiendront le CRO et le CDSO.
suivi ERO
6. Rapports des comités
Rapport du trésorier :
Tom est absent et a envoyé son rapport par courriel avant cette réunion. Notre budget dispose de fonds pour couvrir les dépenses pour le reste de l’année civile.
Motion pour approuver le rapport du trésorier envoyé par courriel.
Proposée par : Din Kamaldin
Appuyée par : Chris L’Estrange
Motion adoptée
Rapport sur la liaison avec les chapitres :
Le dernier appel du Président a réuni un grand nombre de participants.
Le président a demandé qu’à des fins de planification de la relève on suggère d’avoir les vice-présidents à la prochaine réunion des présidents de chapitre qui se tiendra avant le CRO.
Il y aurait des coûts additionnels inconnus.
Étant donné que le trésorier n’est pas présent, que le coût est inconnu et que nous avons trop peu de temps pour planifier cela pour le CRO et la réunion des présidents de chapitre de 2019, nous reportons cette discussion à l’année suivante — CRO et RPC de 2020.
Rapport sur la Coupe Héritage : Tim Azab
La Région de l’Ontario a perdu la Coupe Héritage par moins de 1 %.
C’était très serré et fondé sur un montant par tête dans le cadre d’une compétition entre les Régions.
Comité de formation régional :
Heather prépare quelques propositions pour le printemps 2019 en vue de la formation des membres d’exécutif. Nous espérons (selon les coûts) qu’au moins une personne par chapitre pourra y participer. Cette activité de formation est actuellement en cours de planification et devrait avoir lieu au Grand Hôtel.
Point de suivi : Pete fera un suivi avec Heather pour une proposition pour les 21 et 22 juin 2019.
Conseil des délégués syndicaux de l’Ontario — rétroaction :
La réception et le souper ont été trop longs. Sinon, tous les commentaires sont positifs. Nous obtiendrons un devis pour 2021 et l’examinerons avec les autres devis.
Rapport du CSPI :
Présentation sur Professionnels Canada.
On discute du plan de mise en œuvre du centre d’information sur les TI.
Services de virtualisation.
Une discussion sur les Trucs et astuces sur G-Suite. Google a la même chose et c’est disponible dans les deux langues officielles.
La section des formulaires renvoie à l’ancien site Web, mais c’est le seul lien vers le site Web.
Rapport du Comité des communications — Judy Chow
Nous avons 237 membres sur Facebook.
CSP :
À suivre
Comité des finances
Tom est absent.
7.Rapport du directeur
Rapport du directeur :
Peter Gilkinson présente son rapport.
Il n’y a pas de questions.
8.Tour de table
Excellente réunion (Peter G).
– L’appareil photo de l’ERO doit être réparé, Judy obtiendra une estimation des coûts qu’elle apportera à la prochaine réunion.
SuiviJudy Chow
Joyeux Noël à tous. (tous)
9.La séance est levée à 17 h.
Peter Gilkinson remercie l’exécutif pour cette réunion productive.