Conseil régional des délégués syndicaux de l’Ontario 2019
Hyatt Regency Toronto
Du vendredi 20 au samedi 21 septembre 2019
Le Conseil régional des délégués syndicaux de l’Ontario aura lieu les vendredi et samedi 20 et 21 septembre 2019 à l’hôtel Hyatt Regency de Toronto. Le Conseil durera un jour et demi, à compter du vendredi à 13 h; les inscriptions se feront à partir de midi ce jour-là. L’assemblée se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9 h à 16 h ou 16 h 30. Aucune activité n’est prévue le samedi soir.
Le Conseil se veut une occasion de recevoir de la formation, de s’informer et de rencontrer d’autres délégués. Vous pourrez assister à des ateliers pour améliorer vos compétences de délégué syndical et discuter des enjeux de l’heure.
Pour participer au Conseil des délégués syndicaux de l’Ontario, vous devez être un délégué syndical en règle OU être considéré comme délégué syndical en attente si votre demande a été approuvée et que vous avez prévu de suivre la formation de base pour délégués syndicaux du 17 au 19 octobre 2019.
INSCRIPTION EN LIGNE
Vous devez vous inscrire en ligne au plus tard le lundi 12 août 2019 à 17 h. Aucune inscription ne sera acceptée par téléphone. Cette année, parmi un éventail de sujets offerts, vous pourrez choisir d’assister à DEUX (2) séances, l’une vendredi et l’autre, le samedi. Veuillez indiquer vos DEUX (2) sujets sur votre formulaire d’inscription par ordre d’importance.
HÉBERGEMENT
Coordonnées de l’hôtel (hébergement et réunion) :
Hyatt Regency Toronto, 370, rue King, Toronto (Ontario) M5V 1J9 – Tél. : 416-343-1234.
Frais de départ anticipé : Si un délégué quitte les lieux avant la date de départ qui avait été confirmée, l’hôtel facturera à l’IPFPC des frais de départ anticipé correspondant au tarif complet de la chambre, et ce, pour chaque nuitée réservée. Ces frais seront alors prélevés à même la carte de crédit du membre.
Absence malgré une réservation : en cas d’absence, toute réservation faite sans avoir été annulée au moins 48 heures avant l’arrivée, l’Institut encourra une pénalité équivalant à une nuitée (taxes en sus). L’Institut récupérera la somme en question dans la prochaine demande de remboursement de frais de voyage du membre.
Une fois que vous aurez reçu votre courriel de confirmation, le bureau de Toronto réservera votre chambre d’hôtel. Les délégués qui devraient normalement quitter leur domicile avant 7 h le vendredi 20 septembre pour arriver à la réunion à 13 h pourront loger à l’hôtel le jeudi soir. Tous les délégués ont droit à une chambre le vendredi soir. L’hébergement sera également offert le samedi soir à ceux qui ne pourraient être de retour chez eux avant 20 h en empruntant un parcours direct et en prenant une pause d’une heure pour manger.
Pour ceux qui resteront à l’hôtel le samedi soir, le souper et les frais accessoires du samedi et le déjeuner et les frais accessoires du dimanche seront remboursés aux taux quotidiens établis.
Conformément à la politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée, un membre qui demeure à plus de 16 km du lieu de l’assemblée, qui demande à être hébergé le vendredi soir d’un conseil régional de délégués syndicaux et qui est accompagné de son conjoint ou partenaire (ou d’autres membres de sa famille immédiate) aura droit à l’hébergement le samedi soir pour lui-même et les membres de sa famille immédiate.
Les clients de l’hôtel sont tenus de présenter une carte de crédit valide au moment de leur arrivée à l’hôtel afin de confirmer la réservation de la chambre, ceci dans le but de couvrir les frais divers liés à l’utilisation de la chambre qui sont la responsabilité de l’occupant. Vous pouvez faire votre enregistrement à l’hôtel à compter de 16 h et il faut avoir quitté la chambre à 12 h.
Les animaux domestiques ne sont pas admis dans l’hôtel et l’internet est gratuit dans les chambres.
Il est interdit de fumer dans l’hôtel. Les chambres à coucher où l’on a fumé ou qui sentent la fumée seront évaluées et des frais de nettoyage minimum de 75 $ seront facturés. Ces frais seront portés à la carte de crédit du membre.
Les frais d’hébergement seront payés par l’Institut au moyen d’un compte principal. Rappelez-vous que l’IPFPC pourrait devoir payer la pleine facture de toute chambre dont la réservation est annulée après le mardi 20 août 2019. Nous vous demandons d’en tenir compte au moment de remplir votre formulaire d’inscription.
Pour faire des changements ou annuler votre réservation, communiquez immédiatement avec Heather Kohli au 416‑487‑1114 ou au 1-800-668-3943, poste 7727. En cas d’empêchement le vendredi 20 septembre, veuillez téléphoner directement à l’hôtel pour annuler votre réservation et me laisser un message. Ne laissez pas de message au bureau régional les jours où l’assemblée aura lieu, car le personnel sera probablement incapable de les prendre. À défaut de suivre cette directive, vous pourriez devoir payer vous-même la facture d’hôtel.
INSCRIPTIONS
Les inscriptions commenceront à midi (12 h) le vendredi 20 septembre 2019 à l’extérieur de la salle de bal King.
REPAS
Dîner du vendredi – Indemnité journalière (délégués seulement)
Souper du vendredi – IPFPC (le membre plus son conjoint ou un enfant, conformément à la politique de l’Institut)
Déjeuner du samedi – Indemnité journalière (délégués seulement)
Dîner du samedi – IPFPC (délégués seulement)
Souper du samedi – Indemnité journalière (délégués seulement)
Déjeuner du dimanche – Indemnité journalière (si un membre séjourne à l’hôtel samedi, le coût de son déjeuner du lendemain matin lui sera remboursé).
IMPORTANT : Si vous avez une allergie ou des besoins alimentaires particuliers, vous devez le mentionner dans votre formulaire d’inscription. Nous transmettrons cette information aux responsables de l’hôtel, mais signalez-le tout de même au personnel de service lors des repas.
TRANSPORT
Une fois que vous aurez reçu votre courriel de confirmation, veuillez appeler BCD Travel au 1-866-768-7624 et mentionner le numéro d’autorisation de voyage 24633 pour faire vos réservations d’avion ou de train. Toute location de voiture doit être préalablement autorisée par le bureau de l’Institut à Toronto. Demandez une estimation des frais de location à BCD Travel et envoyez cette information par courriel à mon attention.
STATIONNEMENT LIBRE-SERVICE
Le stationnement est souterrain et sera facturé sur notre compte principal pour un véhicule. Conformément à la politique, le service de voiturier n’est pas couvert. Veuillez donner les informations sur votre véhicule à la réception lors de l’enregistrement à l’hôtel. À noter : La hauteur maximale possible des véhicules à l’intérieur du stationnement souterrain est d’au plus 6 pieds et 6 pouces.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé non payé pour activité syndicale pour assister au conseil des délégués syndicaux. Le participant doit remplir un formulaire de demande de salaire compensatoire sur le site Web de l’Institut. L’Institut remboursera les dépenses raisonnables de voyage engagées pour assister à la réunion du Conseil.
AUTRES
Les observateurs sont les bienvenus, mais aucuns frais, y compris ceux du dîner du Conseil des délégués syndicaux, ne seront assumés pour eux. Cependant, ces coûts peuvent être assumés par la Région, le Chapitre de l’observateur ou l’observateur lui-même. Si l’observateur parrainé par un chapitre a besoin d’hébergement, l’Institut facturera le chapitre en question. Le nom de chaque observateur doit être communiqué d’ici le lundi 12 août 2019 afin que nous puissions prévoir suffisamment d’espace et de sièges.
Les observateurs devront s’occuper de leurs déplacements et réservations d’hôtel. Demandez le tarif de l’IPFPC au moment de faire votre réservation.
Les frais de garde d’enfants ou de personnes à charge seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, conformément à sa politique sur les voyages.
Toute disposition de voyage non prévue dans la politique doit d’abord être approuvée par le service des finances. Veuillez me les faire parvenir par courriel à hkohli@pipsc.ca.
PRIX DU DÉLÉGUÉ SYNDICAL DE L’ANNÉE
Tous les membres de la Région de l’Ontario sont invités à proposer des candidats pour le Prix du délégué syndical de l’année. Si vous croyez qu’un délégué syndical de votre région mérite de recevoir ce prix, examinez les critères et le formulaire de mise en candidature (LIEN). Veuillez m’envoyer votre formulaire dûment rempli d’ici le lundi 26 août 2019.
DÉLÉGUÉS SYNDICAUX BIENTÔT RETRAITÉS
Si vous savez qu’un délégué syndical prendra sa retraite cette année, veuillez remplir le formulaire de mise en candidature (https://www.pipsc.ca/fr/a-propos/prix/citation-lignes-directrices) et me l’envoyer par courriel au plus tard le lundi 26 août 2019.
Comme toujours, je demeure à votre disposition si vous avez questions. Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi.
Cordialement,
Heather Kohli
Administratrice du Bureau de l’IPFPC à Toronto
416-487-1114, poste 7727
hkohli@pipsc.ca