Procès-verbal de l'exécutif du chapitre de Simcoe-Grey - 12 septembre 2017

PROCÈS-VERBAL DE L’EXÉCUTIF DU CHAPITRE DE SIMCOE-GREY (CSG)

Date et heure de la réunion :  Le 12 septembre 2017 à 17 h                                                                      

Lieu :   iSushi, à Barrie

Sont présents :

 Point / Sujet / Présent/Absent

1 Mot d’ouverture. Bryan souhaite la bienvenue à tous à la réunion du Comité exécutif du CSG. Il fait savoir que la réunion sert d’abord à permettre la discussion et la planification de l’AGA du Chapitre, qui cette année comprendra des élections. - Info

2 Lieu et ordre du jour de l’AGA L’AGA 2017 du Chapitre aura lieu le 7 novembre au Liberty North, à Barrie (Ontario). Le président et la trésorière examinent le contrat avec Liberty North et le signent. Bryan espère qu’au moins 60 des 200 membres du chapitre iront à l’AGA. L’AGA des CS et des VFS sera intégrée à celle du Chapitre.

Il n’y aura pas d’allocution ni de discours durant le repas principal.

L’ordre du jour comprendra les nouvelles du Chapitre et celles des CS et des VFS, les élections, une allocution sur le syndicat, une séance de questions et le tirage de prix de présence. Bryan va préparer les diapositives en fonction des commentaires reçus. - Bryan

3 Élections Il y aura des élections à l’AGA afin de pourvoir des postes (président, vice-président et jusqu’à 8 membres actifs) à l’exécutif du Chapitre et un poste de président à l’exécutif du sous-groupe CS. Tous les détails seront envoyés aux membres par courriel. Randy va gérer le processus électoral. - Randy

4 AGA : annonces et commentaires Bryan va envoyer trois messages séparés sur l’AGA (p. ex. Notez cette date, Détails de l’ordre du jour et Bilan de l’AGA) aux membres du Chapitre et Mike se chargera d’afficher l’information dans la page Facebook du Chapitre et dans Twitter. Les membres du Chapitre de l’extérieur de Barrie qui voyagent seront encouragés à se tirer avantage de l’incitatif financier disponible. Les membres de l’Exécutif se font demander d’encourager verbalement leurs collègues à venir à l’AGA. Des cartes seront laissées sur les tables, à l’AGA 2017, pour que les membres puissent y laisser des commentaires. - Bryan / Mike

5 Table d’inscription à l’AGA Corey va organiser la table d’inscription et trouver du personnel pour la tenir. Il mobilisera d’autres membres de l’Exécutif au besoin. - Corey

6 Préparation et démontage de l’AGA Tous les membres du Comité exécutif participeront à la préparation et du démontage de la salle de réunion et des locaux adjacents. Parmi les articles à installer, mentionnons l’équipement audiovisuel, les bannières, les drapeaux ainsi que les articles de visibilité de l’Institut et des groupes CS et VFS. - Tous

7 Médias sociaux et photos Mike Doll prendra des photos à l’AGA. Tous les participants seront encouragés à prendre des photos et à les publier dans notre page Facebook et sur Twitter. Mike va rassembler des photos du Chapitre pour les afficher une à une, en boucle, à la séance d’accueil et pendant le repas. - Mike

8 Conférencier En raison des élections, un seul exposé relatif au syndicat sera présenté. Bryan va demander au directeur de l’Ontario de venir faire cet exposé. - Bryan

9 Menu et boissons Sylvie va s’occuper du menu et des boissons. On préfère offrir un buffet avec une option végétarienne. On enverra un courriel pour donner tous les détails relatifs à l’AGA et demander aux participants s’ils ont des restrictions alimentaires pour ainsi pouvoir offrir un repas adapté. Du café et des desserts seront également offerts. Un coupon donnant droit à une consommation gratuite sera remis aux participants quand ils passeront à la table d’inscription. Il y aura des carafes d’eau dans la salle de réunion. Sylvie va informer le restaurant du nombre de repas final et des détails relatifs aux boissons. - Sylvie

10 Prix de présence Steve va acheter des articles, dont certains portent le logo de l’Institut; ils seront distribués comme prix de présence. - Steve

11 Information financière sur le Chapitre et l’AGA Des fonds sont disponibles pour payer l’AGA du Chapitre ainsi que celle des sous-groupes CS et VFS. Shannon et Corey traiteront la contribution financière du groupe VFS au moyen d’un virement de fonds. Bryan a informé les chefs des diverses activités de syndicalisation pour faire connaître les besoins financiers à la trésorière. - Shannon / Corey

12 Tour de table Personne n’a soulevé de points supplémentaires. - Info

13 Mot de la fin Bryan remercie les participants de leur présence et de leur contribution à la planification de l’AGA. La prochaine réunion du Comité exécutif aura lieu après l’AGA. - Info

Approuvé par :

Bryan Pellerin

Président

Le 13 septembre 2017