AVIS DE CONVOCATION
DESTINATAIRES : Membres d’exécutif de la Région de la C.-B. et du Yukon
EXPÉDITEUR : Robert K. MacDonald
Directeur régional
DATE : 29 octobre 2019
OBJET : Formation en leadership (6 et 7 décembre 2019)
Nous sommes heureux d’annoncer qu’une formation en leadership sera offerte le vendredi 6 décembre et le samedi 7 décembre 2019 au Centre pour le dialogue de l’Université Simon Fraser à Vancouver, en Colombie-Britannique. La formation aura lieu de 9 h à 17 h les deux jours. Tous les participants doivent rester la journée entière, et ce, les deux jours. Il y aura également une réception le jeudi 5 décembre de 17 h à 19 h où des boissons et des amuse-gueules seront servis; d’autres détails restent à confirmer. *Veuillez noter que votre présence est facultative à la réception du jeudi soir. Malheureusement, il ne sera pas possible d’engager d’autres frais d’hébergement ou de séjour.
Cette séance de formation a pour but de perfectionner vos compétences en tant que membre d’exécutif et de vous donner l’occasion d’élargir votre réseau. Elle est ouverte à tous les membres d’exécutif de la Région, des chapitres, des groupes, des équipes de consultation et des sous-groupes de la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon.
Nous vous demandons de bien vouloir remplir le formulaire d’inscription en ligne avant minuit, le jeudi 7 novembre 2019, pour qu’on étudie votre participation à cette formation. Aucune inscription ne sera acceptée par téléphone.
Comme le nombre de places est limité, nous avons établi des critères de sélection pour départager les demandes. Comme nous attendons beaucoup de participants, nous vous invitons à faire votre demande d’inscription le plus tôt possible.
HÉBERGEMENT
Voici les coordonnées de l’hôtel :
Hôtels Delta by Marriott Vancouver Downtown Suites
550, rue Hastings Ouest, Vancouver (C.-B.) V6B 1L6
Téléphone : 604-689-8188
https://www.marriott.com/hotels/travel/yvrdv-delta-hotels-vancouver-downtown-suites
L’hébergement sera offert conformément à la Politique sur les voyages de l’Institut.
Le Bureau de Vancouver procédera à la réservation de votre chambre d’hôtel conformément aux indications de votre formulaire d’inscription. Le montant applicable à la chambre est pour une occupation simple ou double.
L’hébergement sera offert jeudi soir aux membres qui ne peuvent arriver sur les lieux de l’assemblée sans devoir quitter leur domicile avant 7 h le vendredi matin. Ceci s’applique quel que soit le moyen de transport, terrestre ou aérien, utilisé et implique que le membre emprunte la voie la plus directe sans s’arrêter pour un repas.
L’hébergement sera offert le vendredi soir.
L’hébergement sera également offert le samedi soir à ceux qui ne pourraient être de retour à la maison avant 20 h en empruntant un parcours direct et en s’arrêtant une heure pour souper.
Les clients de l’hôtel sont tenus de présenter une carte de crédit valide à leur arrivée à l’hôtel aux fins du traitement de leur réservation, ceci dans le but de couvrir les frais divers liés à l’utilisation de la chambre qui sont à la charge de l’occupant.
Les frais d’hébergement seront payés par l’Institut au moyen d’un compte principal. Les chambres ont été garanties pour des arrivées tardives. Veuillez vous rappeler que l’Institut sera facturé en totalité pour toute réservation qui n’aura pas été annulée une semaine avant la date d’arrivée (au plus tard le 28 novembre), que la chambre ait été occupée ou non. Nous vous demandons d’en tenir compte au moment de remplir votre formulaire d’inscription.
En cas d’annulation ou de changement, veuillez communiquer immédiatement avec Patricia Fung à (pfung@pipsc.ca) ou au 604-688-8238 ou au 1-800-663-0485, poste 7820. En cas d’empêchement le vendredi ou le samedi de la séance de formation, si vous avez réservé une chambre, veuillez téléphoner à l’hôtel pour annuler vous-même votre réservation avant 16 h. Envoyez aussi un courriel à Patricia Fung (pfung@pipsc.ca). À défaut de vous conformer à ces directives, vous pourriez vous voir facturer les frais d’hébergement.
REPAS
Les dîners du vendredi et du samedi seront gracieusement offerts aux participants.
TRANSPORT
Les membres peuvent demander à se faire rembourser la moins coûteuse des options de voyage, à savoir les kilomètres parcourus en automobile (5 465 $/km au taux actuel) ou le taux de 700 $ pour les laissez-passer multivols d’Air Canada et le transport à l’aéroport. Ceci est conforme à l’annexe A de la Politique de l’Institut sur les voyages, en vigueur depuis le 1er octobre 2019.
Le salaire compensatoire et les indemnités de repas seront calculés en fonction d’un déplacement par avion.
Toute utilisation d’un véhicule de location doit être approuvée au préalable.
Une fois que nous aurons confirmé votre inscription par courriel, si vous avez besoin de billets d’avion, veuillez communiquer avec BCD Travel à Ottawa au 1‑866‑768‑7624 ou par courriel à pipsc@bcdtravel.com. Souvenez-vous qu’il y a trois (3) heures de décalage horaire avant de téléphoner.
Si vous avez des questions au sujet de la Politique de l’Institut sur les voyages, assurez-vous de les poser avant de partir. L’Institut ne rembourse pas les frais supplémentaires engagés pour un déplacement en voiture (et non en avion), par exemple les repas, le temps d’absence du travail et l’hébergement. Pour connaître tous les détails, consultez la Politique de l’Institut sur les voyages au www.pipsc.ca.
STATIONNEMENT
L’hôtel offre un stationnement gratuit. Un remboursement sera accordé à raison d’un véhicule par membre.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet aux membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé d’activité syndicale non payé pour assister à cette séance de formation de recevoir une compensation de salaire. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Le participant doit remplir une demande de salaire compensatoire de l’Institut (disponible sur le site Web) et y joindre une formule de demande de congé remplie indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire tient compte d’un temps de déplacement raisonnable, sauf pour les travailleurs de quart qui seront remboursés en fonction des quarts de travail qu’ils auront manqué à cause de leur participation à la formation.
Le temps de déplacement raisonnable se définit comme le temps nécessaire pour vous rendre de votre domicile ou de votre bureau au lieu de la formation par le chemin le plus direct, sans arrêt, avec l’intention d’arriver à la séance au plus tard à 9 h le vendredi 6 décembre 2019.
AUTRE
Les frais de garde d’enfants ou de personnes à charge et les autres frais de garde seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, selon la Politique sur les voyages de l’Institut.
Tous les autres frais seront remboursés selon la Politique sur les voyages.
Toute demande non conforme à ces lignes directrices doit être approuvée au préalable.
Au plaisir de vous rencontrer les 6 et 7 décembre prochains!
Robert K. MacDonald, B.A., MGRN
Délégué syndical
Directeur, Région de la Colombie-Britannique et du Yukon