Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique

Vendredi 21 octobre 2022

De 8 h 30 à 12 h

Liste des participant·es

Christine Newhook (présidente), groupe CS, chapitre de St. John’s, mandat de deux ans — présente
Joel White, groupe CS, chapitre de Gander, mandat d’un an — présent
Brooke Casey, groupe SH SCC-Atlantique, mandat de deux ans — absente
Kailey von Richter, groupe SH, chapitre de Fredericton, mandat d’un an — présente
Erika Isenor, groupe VFS, chapitre d’Halifax, mandat de deux ans — présente
Jessica Wood, groupe SP, chapitre d’Halifac, mandat d’un an — présente
Kathy McLellan, groupe CS, chapitre de l’Île-du-Prince-Édouard, mandat de deux ans — présente
Craig MacEwan, groupe CS, chapitre de l’Île-du-Prince-Édouard, mandat d’un an — présent
Manny Costain, directeur régional de l’Atlantique
Donna Davis, personne-ressource de l’Institut

Ordre du jour

Mot de bienvenue et déclaration de reconnaissance des territoires traditionnels

Mot de bienvenue et déclaration de reconnaissance des territoires traditionnels par Christine.

Présentations

Nous faisons un tour de table pour nous présenter, car il y a de nouveaux membres. Manny se présente également au groupe.

Choix de la présidente et de la secrétaire du comité

Christine est élue présidente et Erika secrétaire du comité.

Adoption de l’ordre du jour

Erika propose de discuter de la politique en matière de vacances puisqu’il y a de nouveaux membres. Christine note d’apporter à la réunion régionale l’idée d’inclure la politique dans les réunions à venir. Christine et Manny expliquent aux nouveaux membres les possibilités de congé, congé annuel ou congé sans solde. Les politiques se trouvent sur le site Web de l’Institut.

Kathy propose l’adoption de l’ordre du jour modifié, avec l’appui de Craig.

Approbation du procès-verbal du 27 mai 2022

Erika propose l’approbation du procès-verbal, avec l’appui de Kathy.

Examen des points de suivi

Liste des nouveaux membres

Christine doit obtenir la liste des nouveaux membres et l’envoyer aux membres, ventilée par province. Christine avait obtenu une nouvelle liste qui compte environ 100 membres.

Aide-mémoire

On décide de ne pas aller de l’avant avec l’aide-mémoire.

Article dans l’infolettre du printemps

La date de l’infolettre du printemps est passée. Un article n’a pas été rédigé, car le comité était en pleine transition. On discutera des futures infolettres au cours de la réunion et un article sera rédigé pour celle de l’automne. Les Jeudis de la soif
Les jeudis de la soif ne sont pas un succès et le comité ne les poursuivra pas, mais se concentrera plutôt sur des événements en personne, maintenant que nous sommes en mesure de le faire. Forum régional des jeunes
Ce sujet sera abordé plus tard au cours de la réunion.

Réunion autonome

Le sujet sera abordé en détail par les membres et la date à laquelle le nouveau comité souhaitera se réunir sera déterminée.

Portefeuilles

Sera abordé plus tard au cours de la réunion.

Événement du Conseil des délégués syndicaux

Le Conseil des délégués syndicaux était en cours, mais il n’y a pas eu de préparation d’événement en raison du changement de comité. Nous envisagerons d’organiser un événement lors de la prochaine réunion.

Articles promotionnels

Un point de l’ordre du jour à discuter plus tard dans la réunion.

Communication

Le comité a discuté de l’utilisation de Google Hangout pour les discussions de groupe, étant donné que le comité utilise déjà Google Drive pour les documents.

Points de suivi

Liste des nouveaux membres

SUIVI : Envoyer un courriel aux nouveaux membres. Kailey pour le Nouveau-Brunswick, Kathy pour l’Île-du-Prince-Édouard, Christine pour Terre-Neuve et Erika pour la Nouvelle-Écosse.
SUIVI : Christine doit établir la liste des nouveaux membres et l’envoyer à Kailey, Kathy et Erika.
SUIVI : Erika enverra les modèles à ceux qui en ont besoin.

Aide-mémoire

SUIVI : Au lieu de l’aide-mémoire, fournir un lien aux nouveaux membres avec une présentation du syndicat.
SUIVI : Erika vérifiera si la présentation est sur le site de l’Institut et si ce n’est pas le cas, elle enverra la présentation à Christine.

Communication

SUIVI : Kathy va organiser Google Hangout.
SUIVI : Christine enverra un courriel aux membres avec le lien vers le lecteur partagé de Google.

Mobilisation

SUIVI : Craig rédigera un premier texte pour le courriel, qui inclura les avantages de l’Institut et des informations générales. Essayer de le publier après l’AGA nationale, donc essayer de l’envoyer au comité pour l’examiner le lundi ou le mardi avant le 18 novembre.

Inclure un lien vers le site de l’Institut et un texte sur le nouveau Conseil d’administration.

SUIVI : Christine récupèrera les résultats des sondages précédents sur la communication et les événements.
SUIVI : Dans les prochains courriels, inclure un sondage demandant comment les gens aimeraient être contactés : courriel, Twitter, Facebook, Instagram, etc.
SUIVI : Dans les prochains courriels, inclure un sondage demandant à quel type d’événements les gens aimeraient participer : barbecue, dîners, événements locaux, quilles, activités, etc.

Réunion autonome

SUIVI : Christine enverra un courriel à l’exécutif régional pour obtenir l’approbation des dates des 17 et 18 février 2023.

Articles promotionnels

SUIVI : Christine obtiendra les prix de Fundy pour les chandails et maillots ras du cou, et enverra un courriel au comité.

Sujets d’actualité

SUIVI : Christine enverra un lien aux nouveaux membres, qui comprend la politique d’équilibre vie familiale/syndicale et la politique sur les voyages.
SUIVI : Christine organisera une réunion Zoom avec les nouveaux membres pour leur expliquer comment ajouter des dépenses dans Concur.

Buts pour l’année à venir

Les membres discutent des objectifs qu’ils aimeraient fixer au comité. Il a été décidé ce qui suit :

Garder un œil sur les courriels relatifs aux nouveaux employés.
Rester à la pointe de nos événements : organiser des événements dans les trois syndicats (CRA, Conseil des délégués syndicaux, réunion autonome). Organiser différents types d’événements, au moins un événement convivial pour les familles.
Veiller à ce que chaque infolettre contienne un article.
Passer une commande d’articles promotionnels.

Idées d’activités de mobilisation

Il est question de fournir des informations générales aux jeunes membres sur les avantages et les bénéfices de l’appartenance au syndicat. Un courriel pourrait être envoyé deux fois par an (séparément des courriels destinés aux nouveaux membres). Sujets :

• ServicePlus

Pourquoi devenir membre?
Pourquoi être délégué syndical?

Il est convenu de rendre nos événements plus concrets afin qu’ils puissent être inclus dans les courriels de mobilisation. • Faire un sondage pour savoir quels événements intéresseraient les membres : barbecue, déjeuner, événement local, quilles, etc.

Faire un sondage pour savoir comment les gens aimeraient être contactés : courriel, Twitter, Facebook, Instagram, etc.
Passer en revue les résultats des sondages précédents et les options proposées.

On discute du fait que le calendrier de l’Institut sur son site Web contient des événements, mais qu’aucune description n’est incluse, ce qui peut inciter les membres à ne pas s’engager ou à ne pas s’inscrire.

Pour les dîners d’information, envisager d’organiser les événements à 16 h (pour éviter les heures de pointe) plutôt qu’à l’heure du dîner.

Réfléchir à des dîners d’information. Organiser une réunion virtuelle avec des prix de présence pour les participants? (carte-cadeau de 10 $)

Infolettres

a) Automne

Discuter d’une recherche de mots lors de la prochaine réunion.
Inclure un texte qui présente le comité et indique que nous nous réunissons à nouveau régulièrement.

b) Printemps

Discuter des sujets lors d’une réunion autonome.

Réunion autonome

a) Date et lieu

Une demi-journée le vendredi et une demi-journée le samedi.
Dates qui conviendraient : 17-18 février 2023 (jusqu’à 14 h le samedi).
Ces dates sont soumises à l’approbation de l’exécutif par courriel.
Si les 17 et 18 ne fonctionnent pas, demander les 10 et 11.

b) Observateurs

Il est décidé qu’il n’y aurait pas d’observateur, car aucun salaire compensatoire n’est disponible.

c) Événement

Événement familial le samedi après-midi ou le vendredi soir. La décision sera prise une fois les dates confirmées.

Promouvoir un siège d’observateur à la réunion de l’exécutif régional

Le comité discute de la nécessité de promouvoir cette initiative à l’avenir.

Idées d’articles promotionnels et logo

On décide de discuter des idées d’article promotionnel lors de la réunion de février, lorsque l’on disposera de plus de temps.• Il reste quelques articles promotionnels (bouteilles d’eau). On peut les distribuer à des événements, par exemple.• Envisager de faire confectionner des chandails pour les huit membres du comité.

Avenir

a) Forum régional des jeunes

On discute du fait que la Colombie-Britannique tente de mettre sur pied un comité des jeunes, que le Québec en a un, que l’Ontario et les Prairies n’en ont pas pour l’instant
Examiner les possibilités d’organiser une réunion nationale.
Envisager d’organiser une réunion pour tous les présidents de comités.
On souhaite que le symposium national soit à nouveau organisé.
Possibilité d’organiser un symposium régional à l’avenir, mais il faudrait du temps pour le planifier et le préparer.

b) Formation

Intérêt pour une formation qui montre le rôle d’un président, d’un trésorier, etc. Essayer d’obtenir éventuellement deux places la prochaine fois.
Lors de la réunion de février, discuter du budget de formation et de ce que nous aimerions faire.

Nouvelles des portefeuilles

La discussion porte sur le fait que nous ne ressentons plus le besoin d’avoir des portefeuilles. Le comité procède à un vote et décide de ne plus avoir de portefeuilles.

Sujets d’actualité

Discussion sur la politique d’équilibre entre vie familiale et vie privée.
Il est décidé que Christine enverra la politique aux nouveaux membres et organisera une réunion Zoom sur Concur et sur la manière de soumettre les dépenses.
On discute du fait que les nouveaux membres devront mettre en place le dépôt direct s’ils n’ont jamais soumis de données dans Concur auparavant.

Tour de table

Rien à signaler.

Manny donne le mot de la fin.

Kathy propose de lever la séance à 12 h, avec l’appui de Craig.