Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax Nouvelle-Écosse – 21 octobre 2021

PRÉSIDENTE D’ASSEMBLÉE : Kim Skanes

EXÉCUTIF : Jennifer Cantwell (absente)

Cathy Hebert

Gerald Hill

Carolyn Hynes

Marcel Journeay (sur Zoom)

Christine LeDrew (sur Zoom)

Kelly MacKinnon

Scott McConaghy

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

PERSONNEL : Donna Davis, secrétaire de séance

Mot de bienvenue et ouverture de la séance par la présidente

Kim souhaite la bienvenue aux participants et ouvre la séance à 9 h 03. Kim lance une activité brise-glace.

Ordre du jour

Ajout – Activité sociale des fêtes sous Affaires nouvelles.

Motion 1 – Cathy Hebert propose, avec l’appui de Marcel Journeay, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

Les participants passent en revue le procès-verbal de la réunion du 11 septembre 2021.

Motion 2 – Cathy Hebert propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, d’adopter le procès-verbal tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

Examen des points de suivi

Kim passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

11 septembre 2021 – Hôtel Lord Nelson, Halifax, Nouvelle-Écosse

N^O	Suivi	Point/Échéance	Fait ou en cours	À reporter
1	Christine, Carolyn et Jen	Finaliser la présentation et les notes d’allocution sur la santé et le mieux-être et les transmettre à Catherine.	EN COURS
2	Mike, Scott et Phil	Rédiger la partie de la présentation qui concerne le Nouveau-Brunswick et les notes d’allocution sur les principes de base de la santé et sécurité au travail et les transmettre à Catherine.	EN COURS
3	Kim	Préparer une présentation et des notes d’allocution sur le sujet de votre choix et les transmettre à Catherine.	EN COURS
4	Donna	Mettre les présentations terminées pour les dîners d’information sur Google Drive afin que l’exécutif puisse les examiner.	EN COURS
5	Kim	Organiser une vidéoconférence pour que l’exécutif puisse examiner les présentations pour les dîners d’information.	EN COURS
6	Kim	Convertir la présentation sur la culture du consentement en un dîner d’information.	EN COURS
7	Donna	Envoyer à Christine les noms des gagnants du tirage au sort.	EN COURS
8	Christine	Publier les gagnants du tirage au sort sur Facebook.	EN COURS
9	Donna	Ajouter le gagnant du tirage au sort de l’événement précédent aux notes d’allocution de l’animateur.	EN COURS
10	Donna	Ajouter l’examen du mandat du Sous-comité des élections à l’ordre du jour de la réunion de l’exécutif de janvier 2022.		À reporter
11	Donna	Faire les réservations à l’hôtel Lord Nelson d’Halifax pour le Conseil des délégués syndicaux.	FAIT
12	Donna	Supprimer les noms et les adresses électroniques des commentaires communiqués à l’exécutif dorénavant.	EN COURS
13	Kim	Envoyer une invitation aux délégués de la Région de l’Atlantique à l’assemblée générale annuelle (AGA) de l’IPFPC (par Zoom, le 1^er novembre 2021, à 19 h, heure de l’Atlantique).	EN COURS
14	Kim, Carolyn et Donna	Établir la liste des personnes invitées à la formation des membres des exécutifs les 12 et 13 novembre 2021.	EN COURS
15	Kim	Discuter de l’activité sociale des fêtes et de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique avec Donna.	EN COURS
16	Scott et le sous-comité des motions	Revoir le libellé de la motion jugée irrecevable.	FAIT
17	Mike	Communiquer avec les chapitres de Saint John, N.-B., Saint Andrews, Lake Millville au sujet de la présence de délégués à l’AGA de l’IPFPC.	FAIT
18	Cathy H.	Fournir le procès-verbal de la réunion du Comité de formation à Donna pour qu’il soit affiché.	FAIT
19	Donna	Envoyer un courriel aux délégués syndicaux aspirants dont la demande a expiré, les invitant à présenter une nouvelle demande.	EN COURS
20	Kim	Obtenir de l’information sur les membres de l’Atlantique qui participent à la formation nationale de base des délégués syndicaux.	FAIT
21	Kim	Faire signer les Principes de conduite par Jennifer et Christine lors de la prochaine réunion en un même lieu.	EN COURS
22	Kelly	Trouver un fournisseur autochtone pour les t-shirts « Chaque enfant compte » orange.	FAIT
23	Donna	Confirmer qu’une preuve de vaccination sera bel et bien exigée pour assister à toute activité au Lord Nelson. Et si non, le restaurant de l’hôtel exigera-t-il un passeport vaccinal?	FAIT
24	Kim	Vérifier la disponibilité de Debi ou de Paul pour une allocution virtuelle au Conseil des délégués syndicaux.	FAIT
25	Kim et Carolyn	Obtenir les commentaires des agents des relations du travail sur les délégués syndicaux qui pourraient faire partie du panel de délégués syndicaux.	FAIT
26	Gerald et Cathy H.	Se renseigner sur le coût et la logistique liés à une rencontre sociale hors site lors du Conseil des délégués syndicaux.	FAIT
27	Kim	Trouver un endroit pour le souper de la directrice et y inviter les retraités.	FAIT
28	Scott et le sous-comité des motions	Élaborer une motion à proposer à l’AGA de 2022 de l’IPFPC pour définir l’adhésion régionale. Elle devra être prête pour le Conseil régional de l’Atlantique (CRA) en 2022.		À reporter
29	Gerald et Marcel	Faire des recherches sur la technologie requise (caméra et audio) pour les réunions hybrides de l’exécutif.	FAIT
30	Kim	Discuter du souper de Noël avec le personnel de la Région de l’Atlantique de l’IPFPC le 3 décembre 2021 lors de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique.	EN COURS
31	Carolyn	Extrait du procès-verbal de la réunion du 25 juin 2021 – Carolyn présente des sujets de formation tirés du rapport du Comité des droits de la personne.		À reporter

Point de suivi n^o 22 Il n’a pas été possible de commander les t-shirts « Chaque enfant compte » à temps pour le Conseil des délégués syndicaux.

Motion n^o 3 Commander des t-shirts « Chaque enfant compte » pour le Conseil régional de l’Atlantique.

Cathy Hebert propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, de commander des t-shirts « Chaque enfant compte » pour le Conseil régional de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.

Point de suivi : Donna doit passer en revue les commandes de t-shirts de l’an dernier pour transmettre les tailles à Kim. Lors de l’inscription au Conseil régional, demander aux membres la taille pour le t-shirt.

Point de suivi n^o 23 Kim Skanes doit vérifier le passeport vaccinal des membres lors de leur enregistrement pour le Conseil des délégués syndicaux; les membres recevront ensuite un bracelet de l’hôtel indiquant que cette vérification a été faite. Au besoin, Kim ou Donna peuvent fournir un nouveau bracelet, après avoir vérifié la preuve de vaccination. L’hôtel exige une preuve de vaccination pour la salle d’entraînement et le restaurant The Arms.

Point de suivi n^o 26 La rencontre sociale hors site du Conseil des délégués syndicaux aura lieu au centre de lancer de hache Halimac, qui peut accueillir un grand groupe ou deux groupes pendant deux à trois heures chacun. La rencontre est réservée aux membres, qui pourront manger de la pizza et des bouchées et recevront deux billets pour des boissons.

Point de suivi : Donna doit planifier la réunion virtuelle des délégués syndicaux de la Région de l’Atlantique, qui aura lieu le 24 novembre 2021, de 19 h à 21 h. Planifier la réunion virtuelle des délégués syndicaux tous les deux mois.

Point de suivi : Donna doit planifier la réunion virtuelle des présidents des chapitres et des groupes provinciaux, qui aura lieu le 24 novembre 2021, de 13 h à 16 h. Planifier une réunion virtuelle des présidents des chapitres et des groupes provinciaux tous les trimestres.

Point de suivi : Kim doit envoyer un courriel À inscrire à votre agenda aux présidents des chapitres et des groupes provinciaux à propos de la réunion virtuelle du 24 novembre 2021.

Point de suivi : Donna doit modifier les dates de la formation des membres de l’exécutif prévue en novembre (maintenant les 19 et 20 novembre 2021).

Point de suivi : Donna doit planifier une réunion du Comité de formation, qui aura lieu le 2 décembre 2021, au Lord Nelson.

Point de suivi : Donna doit vérifier le bail de l’immeuble du bureau d’Halifax pour établir s’il est possible de tenir l’activité sociale des fêtes dans la salle de conférence du rez-de-chaussée. Vérifier le nombre de membres qu’il serait possible d’inviter et les autres directives de la santé publique qu’il faudrait respecter, outre celles du gouvernement de la Nouvelle-Écosse.

Calendrier des activités

Kim passe en revue le calendrier des activités.

a. Procédure de réservation pour les événements – Donna explique les grandes lignes de la procédure de réservation et les échéanciers pour planifier efficacement un événement, y compris la demande de devis et de contrats auprès des lieux choisis pour les événements prévus, la demande d’approbation des finances, la planification dans CVent et l’échéancier approximatif de chaque étape.

6. Rapport de la directrice régionale

Kim passe en revue son rapport, qui se trouve sur le lecteur Google Drive partagé. Kim indique également que l’IPFPC a accueilli plus de 5 000 nouveaux membres pendant la pandémie.

Motion n^o 4 Kim Skanes propose, avec l’appui de Mike Pauley, d’approuver le rapport de la directrice régionale de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.

7. Rapport financier

Gerald passe en revue les états des flux de trésorerie et des revenus pour la période se terminant le 31 décembre 2021 (au 19 octobre 2021). Gerald souhaite examiner le budget 2022 lors de la prochaine réunion en décembre. L’exécutif lance des idées pour le budget 2022 : trouver un prestataire de services de santé mentale pour animer une session lors d’une réunion des délégués syndicaux; carnets à reliure spirale avec le logo de la Région de l’Atlantique, prix pour le Conseil régional, le Conseil des délégués syndicaux et l’AGA. Il a également été décidé d’acheter les deux articles de collecte de fonds pour le Conseil régional et le Conseil des délégués syndicaux.

L’exécutif a décidé d’acheter du matériel de vidéoconférence pour la tenue de ses réunions hybrides. L’équipement choisi est un hibou de réunion, qui permet l’ajout de composants auxiliaires au besoin. Il a également été décidé que la directrice s’occuperait de cet équipement.

Gerald mentionne que nous disposons d’un budget de X $ pour les articles de promotion et que nous devrions l’utiliser pour l’achat des t-shirts et des carnets avec le logo de la Région de l’Atlantique.

Motion n^o 5 Gerald Hill propose, avec l’appui de Marcel Journeay, d’acheter le « hibou de réunion » OWL Pro, avec mallette et accessoires, en puisant dans le budget de cette année.

Point de suivi : Gerald doit acheter le « hibou de réunion » OWL Pro, avec mallette et accessoires.

Point de suivi : Donna doit ajouter le budget 2022 à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Point de suivi : Kim Skanes doit acheter 26 cartes-cadeaux électroniques de 50 $ qui seront envoyées par courriel aux délégués de l’AGA après l’AGA.

Point de suivi : Kelly MacKinnon doit acheter des t-shirts « Chaque enfant compte » et trouver un fournisseur pour les carnets à reliure spirale avec le logo de la Région de l’Atlantique.

Motion n^o 6 Gerald Hill propose, avec l’appui de Kim Skanes, d’adopter le rapport financier.

Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur le lecteur Google Drive. Il n’y a pas eu de réunion MS Teams depuis la dernière réunion de l’exécutif régional.

Motion n^o 7 Christine LeDrew propose, avec l’appui de Scott McConaghy, d’adopter le rapport de la présidente du Comité de formation.

Affaires nouvelles

a. Motions pour l’AGA – L’exécutif examine les motions budgétaires et non budgétaires et décide de la position qu’il adopte pour chacune d’elles.

b. Examen et sélection d’une solution de vidéoconférence – Il a été décidé lors du rapport financier d’acheter le hibou de réunion OWL Pro, avec mallette et accessoires.

c. Examen du Conseil des délégués syndicaux

i. Attribution des rôles – Kim passe en revue l’ordre du jour de l’animateur et attribue les rôles aux membres de l’exécutif. Kim doit demander la preuve de vaccination. Missie Brown (personnel de l’hôtel) doit mettre un bracelet au poignet de chaque membre après la vérification. Il faut placer l’ordre du jour, la liste des participants, une couverture et un sac de voyage à la place assignée de chaque membre.

ii. Ordre du jour – L’exécutif passe en revue l’ordre du jour du Conseil des délégués syndicaux.

iii. Prix des délégués syndicaux – Kim annonce que la mise en nomination d’Eva Henshaw a été retenue pour un prix des délégués syndicaux.

d. Formation supplémentaire pour les délégués syndicaux en novembre – Il s’agit d’une formation pour l’exécutif; la préparation commence cette semaine du point de vue de l’animateur.

e. Activité sociale des fêtes – Scott demande s’il convient de tenir une activité sociale des fêtes cette année. Kim demande aux membres de l’exécutif s’ils sont d’accord pour tenir cette activité en décembre. Les membres se disent d’accord pourvu que les directives de la santé publique soient respectées.

Point de suivi : Christine LeDrew doit préparer une feuille de calcul avec les motions de l’AGA et le point de vue de l’exécutif pour chacune d’elles.

Tour de table

Quelqu’un demande si Manny Costain assistera à la réunion de l’exécutif et du Comité de formation en décembre

Point de suivi : Kim doit inviter le directeur entrant, Manny Costain, à la réunion de l’exécutif et du Comité de formation en décembre.

Carolyn et Yvonne se disent ravies du retour des réunions en un même lieu, et Kelly remercie Donna d’avoir tout organisé.

Marcel demande si les délégués de la Région de l’Atlantique à l’AGA utiliseront de nouveau WhatsApp cette année Marcel suggère plutôt l’utilisation de Signal.

Motion n^o 8 – Kelly MacKinnon propose, avec l’appui de Mike Pauley, de lever la séance à 17 h, heure de l’Atlantique.