Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique Hôtel Delta Prince Edward, Charlottetown (Î.-P.-É.) – 9 avril 2022

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Delta Prince Edward, Charlottetown (Î.-P.-É.) – 9 avril 2022

PRÉSIDENT : Manny Costain

EXÉCUTIF : Cathy Hebert

Gerald Hill

Carolyn Hynes

Christine LeDrew

Kelly MacKinnon

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

SONT ABSENTS : Scott McConaghy

Jennifer Cantwell

PERSONNEL : Donna Davis, secrétaire de séance

1.       Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le président

Manny souhaite la bienvenue à tous et à toutes et ouvre la séance à 9 h 10. La reconnaissance du territoire est lue.

2.   Amorce

Yvonne O’Keefe brise la glace. Ce sera au tour de Kelly MacKinnon de le faire, à la réunion du 26 mai 2022.

3.       Ordre du jour

Ajout des choix alimentaires pour les activités (restrictions alimentaires) et de l’activité caritative pour la collecte de fonds du Conseil régional de l’Atlantique.

Motion n^o 1 – Cathy Hebert propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

4.    Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

On examine le procès-verbal de la réunion du 26 février 2022, puis on ajoute le volet social saisonnier du point 4 du procès-verbal du 4 décembre 2021 du Comité de formation au procès-verbal du 26 février 2022 de l’Exécutif.

Motion n^o 2 – Kelly MacKinnon propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du procès-verbal tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

5.    Examen des points de suivi

Manny passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

26 février 2022

6. Calendrier des activités

Manny passe en revue le calendrier des activités. Il faudra déplacer aux 4 et 5 novembre 2022 ou aux 25 et 26 novembre 2022 la formation supplémentaire à l’intention des délégué·e·s syndicaux·cales qui devait avoir lieu les 18 et 19 novembre 2022 à l’hôtel Delta Beausejour de Moncton (N.-B.). Il a également été décidé de demander des devis pour une formation de base à l’intention de ces délégué·e·s à l’hôtel Hilton Garden Inn de Fredericton (N.-B.) et pour l’École de formation 2024 à l’hôtel Mill River d’O’Leary (Î.-P.-É.).

Suivi : Donna effectuera le changement de dates à l’hôtel Delta Beausejour.

Suivi : Donna obtiendra des devis pour l’hôtel Hilton Garden Inn de Fredericton (N.-B.) et l’hôtel Mill River d’O’Leary (Î.-P.-É.).

7.       Rapport du directeur régional

Manny nous avise que son rapport du directeur ainsi que son rapport du Conseil d’administration se trouvent sur Google Drive à des fins d’examen.

Motion n^o 3 – Manny Costain propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du rapport du directeur régional de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.

8.       Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur Google Drive. Elle nous informe que Cheryl et Nancy demandent qu’on offre à d’autres régions des places à notre formation de base pour les délégué·e·s syndicaux·cales, car seulement 12 participant·e·s de notre région s’y sont inscrit·e·s avant la date limite. Elle nous fait également part de certaines décisions prises par rapport au Conseil des délégués syndicaux d’octobre, en ce qui concerne le thème choisi pour le Conseil, les conférenciers invités, le divertissement et la formation de Concur. On décide de changer l’heure de début du Conseil régional de l’Atlantique de manière à ce qu’il ait lieu à 13 h (il devait commencer à 13 h 30). La motion se lit comme suit :

Motion n^o 4 – Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Cathy Hebert, que nous changions l’heure de début du Conseil régional de l’Atlantique afin qu’il commence à 13 h. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 5 – Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, l’approbation du rapport de la présidente du Comité de formation.

9. Rapport financier

Gerald passe ses rapports financiers en revue. Il va mettre en place des mécanismes de contrôle pour toutes les collectes de fonds qui ont lieu lors des activités, et tous les renseignements y afférents seront consignés sur une feuille de calcul électronique. Cathy remettra un chèque au bénéficiaire de la dernière activité de collecte de fonds et demandera à ce qu’une photo soit prise pour notre infolettre. Une autre tablette de lecture Kobo sera achetée pour la collecte de fonds du CRA. Gerald s’est inscrit à l’allocation annuelle et devrait la recevoir bientôt. On discute de l’augmentation du budget du poste relatif à la visibilité du Conseil des délégués syndicaux. Gerald a examiné le rapport financier du CRA avec l’Exécutif.

Motion n^o 6 – Cathy Hebert propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, d’augmenter le budget du poste relatif à la visibilité du Conseil des délégués syndicaux.

Suivi : Gerald préparera une feuille de calcul électronique afin d’y consigner tous les aspects comptables des collectes de fonds lors des activités, notamment le nombre de billets vendus, l’encaissement, le nom du ou de la bénéficiaire de la collecte de fonds et le reçu de cette personne.

Suivi : Carolyn achètera une tablette de lecture Kobo pour la’activité de collecte de fonds du CRA.

Suivi : Cathy obtiendra des devis pour certains postes suggérés quant à la visibilité.

Suivi : Gerald ajoutera des notes au rapport financier du CRA pour la présentation.

Motion n^o 7 – Gerald Hill propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du rapport financier. 

10.     Rapports des Comités du Conseil d’administration

a.       Rapport du Comité des finances;

b.      Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat (CAFM).

Les rapports des Comités du Conseil d’administration ont été examinés sur Google Drive.

Motion n^o 8 – Manny Costain propose, avec l’appui de Cathy Hebert, l’approbation des rapports des Comités du Conseil d’administration tels que présentés.

11.   78^e examen continu de la planification du CRA

La discussion se poursuit sur l’atelier « Rédaction d’une motion » concernant la logistique et les rôles que chaque personne jouerait pendant l’atelier. Il y aura une séance de simulation lors de la prochaine réunion de l’Exécutif, le 26 mai 2022, pour revoir ces rôles.

12. Affaires nouvelles

a.   Tutoriel sur Concur

Il y a eu divers problèmes de navigation dans Concur. Il nous a été demandé de consacrer une demi-heure, à l’ordre du jour de notre Conseil des délégués syndicaux, pour présenter un tutoriel sur Concur. Il y en a un de disponible, mais il faudra le mettre à jour avant de le présenter.

b.      Rencontre sur Zoom de la directrice de la Région de l’Atlantique, Cheryl Owens-Carr

Cheryl se joint à la réunion au moyen de Zoom. Elle est présentée à tou·te·s les membres de l’Exécutif et parle de certains points qui ont été abordés lors de la réunion de l’Exécutif.

c.       CJPA (Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique)

Christine précise que le CJPA est un comité ad hoc et non un comité du Conseil d’administration. Il se réunira pendant une demi-journée le 27 mai 2022, avant la réunion du CRA. Les seuls CJP actifs sont ceux des régions de l’Atlantique, des Prairies et du Québec. L’exécutif régional collaborera avec le CJPA; ils planifieront les réunions et détermineront ce qui peut être dépensé pour celles-ci, pour les activités, etc. Christine indique que le CJPA a perdu un membre du Nouveau-Brunswick. Donna lancera un appel pour trouver un nouveau ou une nouvelle membre de cette province pour le remplacer. Donna et Christine choisiront celle nouvelle personne ensemble.

d.      Appel aux délégué·e·s pour l’assemblée générale annuelle (AGA) de l’IPFPC

Un appel sera lancé afin de trouver des délégué·e·s pour l’assemblée générale annuelle de l’IPFPC en fonction de la répartition.

e.  Modification d’un statut du CRA

La modification d’un statut est présentée. Après discussion, on décide de la soumettre au CRA pour approbation.

Motion n^o 9 – Manny Costain propose, avec l’appui de Cathy Hebert, de soumettre la modification du statut au Conseil régional de l’Atlantique pour approbation. MOTION ADOPTÉE.

f.        Nourriture lors des activités

À la réunion du mois de mars du Conseil d’administration, une motion a été adoptée concernant la nourriture lors des activités ainsi que les mesures d’adaptation à l’égard des membres qui ont des allergies ou des préférences. Cette pratique est déjà habituelle dans la Région de l’Atlantique, mais on a décidé de poser des questions supplémentaires à ces sujets, lors des futures inscriptions aux activités.

g.       Activité caritative pour la collecte de fonds du Conseil régional de l’Atlantique

Nous avons choisi l’organisme Alice House, pour la collecte de fonds du CRA.

Suivi : Manny se renseignera pour savoir qui est la personne à contacter au Conseil d’administration du CJPA, car aucune information n’a été envoyée à ce sujet à Christine LeDrew, la présidente du comité.

Suivi : Donna lancera un appel aux membres du CJPA du Nouveau-Brunswick, qui sont âgé·e·s de moins de 40 ans.

Suivi : Christine s’informera afin de savoir quand se termine le mandat du membre du Nouveau-Brunswick que le CJPA a perdu.

Suivi : Donna lancera un appel aux délégué·e·s de l’AGA en fonction de la répartition.

Suivi : Afin d’accommoder les membres, Donna ajoutera plus de questions au sujet des allergies et des préférences alimentaires pour les futures inscriptions aux activités.

13.   Tour de table

Manny estime que nous avons fait un excellent travail et que nous avons accompli beaucoup de choses, et les autres membres de l’Exécutif sont d’accord avec ces affirmations. Christine mentionne que l’infolettre du printemps sera préparée après la réunion du CRA et qu’elle aura besoin d’articles au sujet du directeur, de l’École de formation, du CRA, du calendrier des activités, du profil du Chapitre, des dates et des photos des activités de bienfaisance, de la formation des délégué·e·s syndicaux·cales, de l’activité de plantation d’arbres et du Prix du membre d’exécutif de l’année. Gerald mentionne qu’il va boucler les budgets des activités.

Motion n^o 10 – Cathy Hebert propose la levée de la séance à 17 h.