L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
STATUTS DU SOUS-GROUPE VFS DE QUÉBEC
PRÉAMBULE
D’une manière générale, les présents statuts sont conformes aux statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada et du groupe VFS; ils traitent des questions d’organisation du sous-groupe VFS de Québec non prévues dans lesdits statuts et règlements.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« membres » Personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membres).
« président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence du sous-groupe.
« vice-président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence du sous-groupe.
« VFS » Le groupe Vérification, finances et sciences.
ARTICLE 1 NOM
Le nom du sous-groupe est « le sous-groupe VFS de Québec » de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « sous-groupe »
ARTICLE 2 BUT DU SOUS-GROUPE
Les buts du sous-groupe sont : de promouvoir les intérêts professionnels de ses membres, protéger les statuts et normes de leur profession, préparer et d’exprimer les points de vue des membres sur des points qui les intéressent.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Les membres du sous-groupe VFS qui travaillent à l’ARC de la Ville de Québec sont membres titulaires du sous-groupe conformément aux statuts de l’Institut.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres ont le droit de voter pour élire les dirigeant(e)s et nommer des candidat(e)s comme le prévoient les présents statuts, de nommer des membres à des postes de l’exécutif du sous-groupe, de proposer des membres à des postes de l’exécutif du sous-groupe, de proposer des modifications aux statuts du sous-groupe ou de voter au sujet des affaires du sous-groupe.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du sous-groupe et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du sous-groupe: Les finances du sous-groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du sous-groupe se déroule du 1er novembre au 31 octobre.
5.3 Dépenses : L’exécutif du sous-groupe engage les sommes qu’il juge nécessaires aux affaires normales du sous-groupe, en tenant compte des restrictions budgétaires.
5.4 Fonds du sous-groupe: Les fonds du sous-groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisé(e)s pour les comptes bancaires : Les signataires autorisé(e)s pour les comptes bancaires sont élu(e)s ou nommé(e)s par l’exécutif de l’organisme constituant et les décisions prises sont consignées dans le procès-verbal.
5.6 Signatures : Les documents du sous-groupe doivent être signés par au moins deux (2) des personnes suivantes : le (la) président(e), un(e) des vice-président(e)s, le (la) secrétaire ou le (la) trésorier(-ère) du sous-groupe.
5.7 Dossiers : Un rapport écrit de toutes les dépenses est tenu.
5.8 Vérification : Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du sous-groupe qui ne sont pas responsables de l’administration des fonds du sous-groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du sous-groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du sous-groupe entre les assemblées générales quant aux questions visées par les présents statuts.
6.2 Composition : L’exécutif du sous-groupe se compose d’un(e) président(e), d’un(e) premier(-ière) vice-président(e), d’un(e) deuxième vice-président(e), d’un(e) secrétaire, d’un(e) trésorier(-ière) et de membres actifs(-ives) dont le nombre maximal est établi conformément aux statuts de l’Institut, et qui sont élu(e)s par et parmi les membres titulaires à l’assemblée générale annuelle du sous-groupe. Les postes de secrétaire et de trésorier(-ière) peuvent être combinés en un poste de secrétaire-trésorier(-ière) s’il n’y a pas de candidat(e)s distinct(e)s pour les deux postes.
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif est de deux (2) ans.Les postes de président(e), de trésorier(-ière), de secrétaire et de trois (3) membres actifs sont pourvus les années paires, et les postes du (de la) premier(-ière) vice-président(e), du (de la) deuxième vice-président(e), et des autres membres actifs(-ives) les années impaires.
6.4 Réunions : L’exécutif du sous-groupe se réunit au moins deux fois par année et aussi souvent qu’il le faut. Les décisions sont prises par un vote majoritaire.
6.5 Quorum : Le quorum des réunions de l’exécutif est atteint lorsque sont présent(s) la moitié (1/2) des dirigeant(e)s élu(e)s arrondie au chiffre suivant, si l’exécutif est composé d’un nombre impair de membres, ou la moitié (1/2) plus un (1), si l’exécutif est composé d’un nombre pair de membres.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président(e) devient vacant, le (la) premier(-ière) vice-président(e) en assume les responsabilités jusqu’à la prochaine AGA.
6.7.2 Si un poste devient vacant ailleurs qu’au niveau de la présidence, les autres membres de l’exécutif peuvent choisir un(e) membre éligible du sous-groupe afin de pourvoir le poste vacant jusqu’à la prochaine AGA.
6.7.3 Un(e) dirigeant(e) élu(e) peut voir son mandat révoqué conformément aux statuts de l’Institut. Son mandat peut être révoqué s’il (elle) est absent(e) deux (2) fois ou plus aux réunions de l’exécutif sans motif valable.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président(e): Le (la) président(e) convoque et préside toutes les réunions du sous-groupe et de l’exécutif. Lorsqu’il y a égalité dans les votes, le (la) président(e) vote de manière à briser cette égalité; sinon, il (elle) ne vote pas. Le (la) président(e) représente le sous-groupe auprès de l’Institut et du Groupe.
6.8.2 Premier(-ière) vice-président(e) : Il (elle) assiste le (la) président(e) dans l’exécution de ses fonctions et assume les fonctions présidentielles en son absence.
6.8.2.1 Deuxième vice-président(e) : Il (elle) assiste le (la) président(e) dans l’exécution de ses fonctions et assume les fonctions du (de la) premier(-ière) vice-président(e) en son absence.
6.8.3 Secrétaire : Le (la) secrétaire est chargé(e) de préparer les avis de convocation et de maintenir des dossiers de toutes les réunions de l’exécutif et de l’assemblée générale du sous-groupe; il (elle) distribue le procès-verbal dès que possible par la suite aux personnes concernées.
6.8.4 Trésorier(-ière) : Le (la) trésorier(-ière) contrôle les fonds du sous-groupe selon les recommandations de l’exécutif du sous-groupe et conserve les documents financiers pour la période prévue à la politique de l’Institut.
6.8.5 Membres actifs(-ives) : Les membres actifs(-ives) exercent les fonctions qui leur sont attribuées par l’exécutif.
6.8.6 Comités : L’exécutif peut mettre sur pied les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au (à la) secrétaire du sous-groupe. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui les a créés.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : Un(e) membre est nommé(e) par l’exécutif du sous-groupe comme président(e) d’élection pour s’occuper des procédures de mises en candidature et des élections.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un avis de mises en candidature pour les élections à l’exécutif du sous-groupe est affiché deux (2) semaines à l’avance : cet avis pourrait aussi être envoyé par courriel, mais tout de même affiché. Le (la) président(e) d’élection s’assure que les candidat(e)s sont éligibles et acceptent d’être élu(e)s. (Voir en 8.1.2)
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du sous-groupe.
7.2.3 Réservé
7.2.4 Le comité des élections s’assure que les candidat(e)s sont éligibles et disposé(e)s à occuper un poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Des élections ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle par les membres présent(e)s. Si un(e) seul(e) candidat(e) se présente à un poste, il (elle) est élu(e) par acclamation.
7.3.2 Le (la) président(e) d’élection agit à titre de directeur(-rice) du scrutin et, s’il n’y a pas de directives de la part de l’exécutif du sous-groupe, met en place des procédures pour la bonne marche des élections, le dépouillement du scrutin et toute affaire afférente.
7.3.3 Réservé
7.3.4 Le (la) candidat(e) qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu(e).
7.3.5 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du sous-groupe, puis diffusés.
7.3.6 Les nouveaux membres de l’exécutif du sous-groupe entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle du sous-groupe.
ARTICLE8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU SOUS-GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du sous-groupe en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du sous-groupe convoque l’assemblée générale annuelle du sous-groupe en novembre ou en décembre. Le (la) secrétaire avise les membres en affichant un avis de convocation avec un ordre du jour sur les différents babillards du bureau et/ou par l’envoi d’un courriel à tous les membres VFS du sous-groupe. L’avis de convocation doit être envoyé ou affiché trois (3) semaines avant la date de l’assemblée générale annuelle.
8.1.3 Quorum : Le quorum de l’assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour préparé par l’exécutif comprend les points suivants :
• Appel nominal (membres de l’exécutif du sous-groupe)
• Lecture de l’avis de convocation et adoption de l’ordre du jour
• Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente
• Questions découlant du procès-verbal de l’AGA précédente
• Rapport du (de la) président(e)
• Rapport financier annuel
• Approbation du budget annuel
• Rapport du comité des mises en candidature
• Nouvelles questions ou varia
8.1.5 Vote sur les motions : Le vote a lieu à main levée. Les votes par procuration ne sont pas acceptés. Les décisions sont prises par un vote majoritaire des membres présent(e)s et ayant droit de vote. Le vote peut se faire par bulletin secret à la demande de la majorité des membres présents qui ont droit de vote.
8.1.6 Production de documents : Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du sous-groupe fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ive) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif, à sa propre discrétion ou sur demande écrite d’au moins quinze (15) membres du sous-groupe qui ont droit de vote, et se tient dans les deux (2) semaines suivant cette décision ou demande.
8.2.2 Seul le point pour lequel l’assemblée générale extraordinaire a été convoquée figure à l’ordre du jour.
8.2.3 Le quorum de cette assemblée générale extraordinaire est de 20 % des membres en règle à la date de ladite assemblée. L’avis de convocation est affiché sur les babillards du bureau et/ou par l’envoi d’un courriel à tous les membres VFS du sous-groupe. Les décisions se prennent par un vote majoritaire.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du sous-groupe ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présent(e)s permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le (la) président(e) d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les membres du sous-groupe peuvent tous(tes) présenter des propositions de modifications des présents statuts.
10.2 Les propositions de modification des statuts doivent être faites par écrit et affichées ou envoyées aux membres au moins quatorze (14) jours avant la date de l’assemblée. Les membres votent sur les projets de modification à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Tout projet de modification est sujet à un vote majoritaire des membres présent(e)s.
10.3 Les nouveaux statuts et les modifications sont soumis à des fins d’examen au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif du groupe que cela concerne.
10.4 Les statuts et toute modification qui y est apportée entrent en vigueur dès leur approbation par l’Institut et leur ratification par les membres du sous-groupe; elles sont assujetties à l’approbation du Conseil d’administration de l’Institut ainsi qu’à l’exécutif du groupe VFS.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du sous-groupe peut édicter tout article de règlement qui n’est pas contraire aux statuts, s’il le juge nécessaire au fonctionnement du sous-groupe. L’exécutif du sous-groupe peut modifier ou abroger tout article du règlement.
11.2 Les articles et les modifications proposées sont soumis à l’institut en vue d’obtenir son approbation. Tout changement, toute addition ou toute suppression d’un article des règlements entre en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du sous-groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
11.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à l’assemblée générale suivante, où il peut être abrogé ou modifié, auxquel cas l’article 11.2 s’applique.
Approuvés par le Conseil d’administration
Le 1er mars 2019