L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

PRÉAMBULE

D’une manière générale, les présents Statuts sont conformes aux Statuts et Règlement de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada et du groupe VFS; ils traitent des questions d’organisation du Sous-groupe VFS de Québec non prévues dans lesdits Statuts et Règlement.

DÉFINITIONS

« Institut et/ou IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

« Membre » Ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membres).

« Président » Sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.

« Vice-président » Sauf avis contraire, le vice-président du Sous-groupe.

« VFS » Le groupe Vérification, finances et sciences.

ARTICLE 1 NOM

Le nom du Sous-groupe est « le Sous-groupe VFS de Québec» de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le «Sous-groupe ».

ARTICLE 2 BUTS

Les buts du Sous-groupe sont : de promouvoir les intérêts professionnels de ses membres, protéger les statuts et normes de leur profession, préparer et d’exprimer les points de vue des membres sur des points qui les intéressent.

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES

3.1 Membre titulaire Tout membre du Sous-groupe VFS travaillant à l’ARC de la Ville de Québec est membre titulaire du Sous-groupe conformément aux Statuts de l’Institut.

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

4.1 Tous les membres ont le droit de voter pour élire les dirigeants et nommer des candidats comme le prévoient les présents Statuts, de nommer des membres à des postes de l’exécutif du Sous-groupe, de proposer des membres à des postes de l’exécutif du Sous-groupe, de proposer des modifications aux Statuts du Sous-groupe ou de voter au sujet des affaires du Sous-groupe.

4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Sous-groupe et y prendre la parole.

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Exercice financier L’exercice financier du Sous-groupe se déroule du 1er novembre au 31 octobre

5.2 Demandes financières L’Institut subvient aux demandes financières du Sous-groupe conformément aux Statuts et règlement de l’Institut.

5.3 Dépenses L’exécutif du Sous-groupe engage les sommes qu’il juge nécessaires aux affaires normales du Sous-groupe, en tenant compte des restrictions budgétaires.

5.4 Fonds du Sous-groupe Les fonds du Sous-groupe seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.

5.5 Signature Les documents du Sous-groupe doivent être signés par au moins deux (2) des personnes suivantes : le président, un des vice-présidents, le secrétaire ou le trésorier du Sous-groupe. Un rapport écrit de toutes les dépenses est tenu.

5.6 Contrôle et vérification Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de l’administration des fonds du Sous-groupe.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU Sous-groupe

6.1 Rôle L’exécutif du Sous-groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du Sous-groupe entre les assemblées générales quant aux questions visées par les présents statuts.

6.2 Composition L’exécutif du Sous-groupe se compose d’un président, de deux (2) vice-présidents, d’un secrétaire, d’un trésorier et de directeurs dont le nombre maximal est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et qui sont élus par et parmi les membres titulaires à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe et parmi ceux-ci. Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être combinés en un poste de secrétaire-trésorier s’il n’y a pas de candidats distincts pour les deux postes.

6.3 Liaison avec les délégués syndicaux L’exécutif du Sous-groupe nomme un de ses dirigeants pour agir à titre d’agent de liaison avec les délégués syndicaux.

6.4 Durée du mandat Le mandat des membres de l’exécutif est de deux (2) ans.

6.4.1 Les postes de président, de deuxième vice-président, de trésorier et de trois (3) directeurs sont à combler à chaque année paire.

6.4.2 Les postes de premier vice-président, de secrétaire et des autres directeurs deviennent électifs à chaque année impaire.

6.5 Réunion L’exécutif du Sous-groupe se réunit au moins deux fois par année et aussi souvent qu’il le faut. Les décisions sont prises par un vote majoritaire.

6.6 Quorum Le quorum des réunions de l’exécutif est atteint avec la moitié (1/2) des dirigeants élus, arrondie au chiffre suivant lorsque l’exécutif est composé d’un nombre impair et la moitié (1/2) plus un lorsque l’exécutif est pair.

6.7 Retrait Un dirigeant élu peut voir son mandat révoqué conformément aux statuts de l’Institut. Son mandat peut être révoqué s’il est absent 2 fois ou plus aux réunions de l’exécutif sans motif valable

6.8 Postes vacants Le mandat d’un membre de l’exécutif du Sous-groupe prend fin avec sa démission, en cas de révocation de mandat par le groupe VFS ou par deux absences ou plus non motivées.

6.8.1 Si le poste de président devient vacant, un vice-président en assume les responsabilités. Il revient à l’Exécutif d’élire le vice-président qui remplacera le président.

6.8.2 Si un poste devient vacant ailleurs qu’au niveau de la présidence, les autres membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe afin de combler le poste vacant jusqu’aux prochaines élections.

ARTICLE 7 ÉLECTIONS

7.1 Méthode Des élections ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle par les membres présents. Si un seul candidat se présente à un poste, il est élu par acclamation.

7.2 Mises en candidature Un membre est nommé par l’exécutif du Sous-groupe comme président d’élection pour s’occuper des procédures de mises en candidature et des élections.

7.3 Procédure de mises en candidature Un avis de mises en candidature pour les élections à l’exécutif du Sous-groupe est affiché 2 semaines à l’avance : cet avis pourrait aussi être envoyé par courriel, mais tout de même affiché. Le président d’élection s’assure que les candidats sont éligibles et acceptent d’être élus.

7.4 Procédure électorale Le président d’élection agit à titre de directeur du scrutin et, s’il n’y a pas de directives de la part de l’exécutif du Sous-groupe, met en place des procédures pour la bonne marche des élections, le dépouillement du scrutin et toute affaire qui s’y affèrent. Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle. Le nouvel exécutif élu entre en fonction à la fin de l’assemblée générale.

ARTICLE 8 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF

8.1 Fonctions de l’Exécutif L’exécutif du Sous-groupe dirige les affaires du Sous-groupe de manière à promouvoir les buts du Sous-groupe exprimés par la majorité des membres. L’Exécutif doit informer les membres des questions d’intérêt et déterminer le point de vue des membres. L’Exécutif participe aux consultations avec l'employeur et représente l'unité de négociation dans ses rapports avec le directeur du BSF de Québec et ses adjoints.

8.1.1 Présentation de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’Exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.

8.2 Président Le président convoque et préside toutes les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif. En son absence, un vice-président assume ses fonctions. Lorsqu’il y a égalité dans les votes, le président vote de manière à briser cette égalité; sinon, il ne vote pas. Le président représente le Sous-groupe auprès de l’Institut et du Groupe. Si le président ne peut remplir ses fonctions, il peut désigner l’un de ses vice-présidents ou, en leur absence, un autre membre de l’exécutif pour le remplacer. Le président ou son remplaçant fournit à l’exécutif un rapport de ces activités.

8.3 Vice-présidents Les vice-présidents assistent le président dans l’exécution de ses fonctions.

8.4 Secrétaire Le secrétaire est chargé de préparer les avis de convocation et de maintenir des dossiers de toutes les réunions de l’exécutif et de l’assemblée générale du Sous-groupe; il distribue le procès-verbal dès que possible par la suite aux personnes concernées.

8.5 Trésorier Le trésorier contrôle les fonds du Sous-groupe selon les recommandations de l’exécutif du Sous-groupe et conserve les documents financiers pour la période prévue à la politique de l’Institut.

ARTICLE 9 RÉUNIONS

9.1 Assemblée générale annuelle (AGA) L’assemblée générale annuelle du Sous-groupe en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister. L’exécutif du Sous-groupe convoque l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe en novembre ou en décembre. Le secrétaire avise les membres en affichant un avis de convocation avec un ordre du jour accompagné, le cas échéant, des propositions de modifications des statuts sur les différents babillards du bureau et/ou par l’envoi d’un courriel à tous les membres VFS du Sous-groupe. L’avis de convocation doit être envoyé ou affiché 3 semaines avant la date de l’Assemblée générale annuelle.

9.1.1 Le quorum de l'assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.

9.1.2 L’ordre du jour préparé par l’Exécutif comprend les points suivants :

Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe)
Lecture de l’avis de convocation et adoption de l’ordre du jour
Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente
Questions découlant du procès-verbal de l’AGA précédente
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité des mises en candidature
Nouvelles questions ou varia

9.1.3 Votes Le vote a lieu à main levée. Les votes par procuration ne sont pas acceptés. Les décisions sont prises par un vote majoritaire des membres présents et ayant droit de vote. Le vote peut se faire par bulletin secret à la demande de la majorité des membres présents qui ont droit de vote. Le quorum à l’AGA est atteint avec la majorité de l’exécutif plus les membres présents à la réunion. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle AGA est convoquée.

9.2 Assemblé générale extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’Exécutif, à sa propre discrétion ou sur demande écrite d’au moins quinze (15) membres du Sous-groupe qui ont droit de votes, et se tient dans les deux (2) semaines suivant cette décision ou demande. Le quorum de cette assemblée générale extraordinaire est de 20% des membres en règle à la date de la dite Assemblée. L’avis de convocation est affiché sur les babillards du bureau et/ou par l’envoi d’un courriel à tous les membres VFS du Sous-groupe. Seul le point pour lequel l’assemblée générale extraordinaire a été convoquée, figure à l’ordre du jour. Les décisions se prennent par un vote majoritaire.

ARTICLE 10 NÉGOCIATIONS COLLECTIVES

L’exécutif du Sous-groupe informe l’exécutif du groupe des préoccupations du Sous-groupe quant aux négociations collectives.

ARTICLE 11 RÈGLES DE PROCÉDURE

Nonobstant les dispositions des présents statuts, lors de toute réunion de l’exécutif du Sous-groupe, assemblée générale annuelle ou extraordinaire, les questions de procédure font l’objet d’un vote majoritaire des membres présents qui ont droit de vote. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou d’ordre et, en l'absence de dispositions contraires dans les Statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Code Morin disponible à l'assemblée.

ARTICLE 12 RÈGLEMENTS

12.1 Les règlements suivants font partie des statuts

12.2 L’exécutif du Sous-groupe peut édicter tout article de règlement qui n’est pas contraire aux Statuts, s’il le juge nécessaire au fonctionnement du Sous-groupe. L’exécutif du Sous-groupe peut modifier ou abroger tout article du règlement.

12.3 Les articles et les modifications proposées sont soumis à l’institut en vue d’obtenir son approbation. Tout changement, addition ou suppression à un article des règlements entre en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.

12.4 Chaque article ainsi approuvé est présenté à l’assemblée générale suivante, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas le paragraphe 12.3 s’applique.

ARTICLE 13 CONSTITUTION ET Statuts

13.1 Modification Toute modification de la constitution et des statuts peut être proposée par tout membre du Sous-groupe. La proposition doit être faite par écrit et remise aux membres au moins 21 jours avant la date de l’assemblée. Les membres votent sur les projets de modification à l’Assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Tout projet de modification est sujet à un vote majoritaire des membres présents. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :

a) l’article visé par la modification;

b) le nouveau libellé.

(voir 9.1)

13.2 Ratification et approbation La constitution et toute modification qui y est apportée entrent en vigueur dès leur approbation par l’Institut et leur ratification par les membres du Sous-groupe; elles sont assujetties à l’approbation du conseil d’administration de l’Institut ainsi qu’à l’exécutif du groupe VFS.

ARTICLE 14 CONTEXTE ET GENRE

Dans le présent document, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable au texte.

Approuvés par le Conseil d’administration le
13 janvier 2007

Approuvés par le Conseil d’administration les
25-26 septembre 2008

Approuvés par le Conseil d’administration le
3 décembre 2009

Approuvés par le Conseil d’administration les
12-13 décembre 2011