PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des sous-groupes non prévues dans les statuts ou le règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe VFS, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » : L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » : ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membre).
« VFS » : le groupe Vérification, finances et sciences.
« président » : sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.
« vice-président » : sauf avis contraire, le vice-président du Sous-groupe.
ARTICLE 1 RAISON SOCIALE
Le nom de ce sous-groupe est le sous-groupe VFS du BSFIO de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Sous-groupe ».
ARTICLE 2 BUTS
Les buts du Sous-groupe sont, dans les limites de sa compétence, de promouvoir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le statut et les normes de leur profession, de formuler et d’exprimer les vues de ses membres sur des questions qui les touchent. L’exécutif du Sous-groupe fait part à l’exécutif national du Groupe VFS des préoccupations du Sous-groupe à l’égard de toute question, y compris les négociations collectives.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Tous les membres titulaires du groupe VFS qui travaillent au Bureau des services fiscaux international et d’Ottawa sont membres titulaires du Sous-groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres titulaires du Sous-groupe peuvent occuper des postes de l’Exécutif.
4.2 Tous les membres peuvent proposer des candidats à des postes à l’exécutif du Sous-groupe, suggérer des modifications aux statuts du Sous-groupe et voter dans le cadre des affaires internes du Sous-groupe.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Sous-groupe correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L'exécutif du Sous-groupe engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Sous-groupe.
5.3 Fonds : Les fonds du Sous-groupe sont conservés dans un compte attribué par l'Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l'Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
5.6 Fonds supplémentaires : Le Sous-groupe peut demander des fonds supplémentaires en présentant un budget à l'exécutif du Groupe qui doit l’approuver et le recommander au Comité exécutif de l'Institut.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition : L'exécutif du Sous-groupe se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l'Exécutif est établi conformément aux statuts de l'Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Sous-groupe à l'assemblée générale annuelle.
6.2 Mandat : Les mandats sont de deux (2) ans,
6.3 Réunions : L'exécutif du Sous-groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres votants de l’exécutif du Sous groupe sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe pour occuper ce poste jusqu’à la fin du mandat courant de ce poste. Autrement, s’il reste plus d’un an au mandat, l’Exécutif peut décider de pourvoir ce poste par voie d’élection lors de la prochaine assemblée générale annuelle, et ce, pour un mandat d’un (1) an.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.6.4 Si un ou plusieurs postes de l’Exécutif demeurent vacants à la clôture de l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, les membres de l’Exécutif peuvent les pourvoir avec des membres éligibles de leur choix, pour les mandats qui leur correspondent. (Note 6.6.4)
6.7 Fonctions de l’Exécutif : L’exécutif du Sous-groupe gère les affaires du Sous-groupe de manière à promouvoir les buts de celui-ci, selon la volonté de la majorité des membres.
Il est également responsable d’informer les membres sur les questions de l’heure et de s’assurer de connaître leurs points de vue. L’Exécutif assure également la représentation des membres dans le cadre des réunions syndicales-patronales. Par conséquent, tous les membres de l’Exécutif du Sous-groupe doivent être des délégués syndicaux, ou le devenir.
6.7.1 Président : Le président convoque et préside toutes les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif.
6.7.1.1 Le président représente le Sous-groupe au sein de l'Institut. Si le président n’est pas en mesure d’exercer cette fonction, il peut désigner un autre membre du Sous groupe pour le remplacer. Le président ou son remplaçant fait rapport à l’Exécutif au sujet de ces réunions. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d'un membre de traiter avec l'Institut à titre personnel.
6.7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Sous-groupe et aux réunions de l’Exécutif, tient un registre des réunions pour la période prescrite par la politique de l'Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu'exigent les statuts de l'Institut et du groupe.
6.7.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Sous-groupe, conformément à la politique de l'institut; présente un budget à la première assemblée de l’année civile du Sous groupe, produit le rapport financier requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Sous groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Sous-groupe.
6.7.5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'exécutif.
6.7.6 Comités : Le Sous-groupe ou son Exécutif met sur pied les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Sous-groupe. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L'Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif du Sous-groupe et conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l'élection de l'Exécutif est envoyé trois (3) semaines avant l'assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l'assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.3 Le comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats de l'élection sont annoncés à l'assemblée générale annuelle du Sous-groupe, puis ils sont publiés. L’Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU SOUS-GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L'exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois semaines avant la date de l’assemblée.
8.1.2 Quorum : Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l'exécutif du Sous-groupe)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
8.1.4 Votes : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l'exécutif du Sous-groupe sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les votes par procuration ne sont pas permis. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
8.1.5 Présentation de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’Exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Sous-groupe est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants du Sous-groupe et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figure à l'ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions de l’assemblée générale annuelle s’appliquent également au préavis et au quorum.
8.2.4 Lors d’une assemblée générale extraordinaire, le mode de scrutin est déterminé par les membres présents, et ce, immédiatement après l’ouverture de l’assemblée.
8.2.5. Une majorité détermine l’issue du vote.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
À une réunion de l’exécutif du Sous-groupe ou à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire, un vote majoritaire permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Ces statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Sous-groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l'exécutif du Sous-groupe. Tous les membres du Sous-groupe peuvent présenter des propositions de modification.
10.3 Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
(a) l’article visé par la modification; et
(b) le nouveau libellé
10.4 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l'Institut et à l'exécutif de groupe que cela concerne.
10.5 Les présents statuts, et toute modification leur étant apportée, entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par le Conseil d’administration de l'Institut et ratifiés par les membres du Sous-groupe.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L'exécutif du Sous-groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s'il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Sous-groupe et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 L’ensemble des règlements et des modifications proposés sont soumis par écrit au Comité des statuts et politiques de l’Institut ainsi qu’au membre pertinent de l’Exécutif à des fins de révision. Ils entrent en vigueur à la date déterminée par l'exécutif du Sous-groupe suivant l'approbation du Conseil d'administration de l'Institut.
11.3 Chaque article du Règlement est présenté à l’assemblée générale annuelle suivante du Sous groupe, où il peut être rejeté ou modifié.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d’administration
le 23 mai 2013
Modification approuvée par le Conseil d’administration le 29 septembre 2015