PRÉAMBULE
Les présents Statuts traitent en général des questions liées à l’organisation du Sous-groupe non prévues aux Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, et du groupe Sciences de la santé auxquels ils sont conformes.
L’article 10 des Statuts et règlement de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada prévoit que chaque sous-groupe est régi par des statuts conformes à ceux de l’Institut et à ceux du groupe Sciences de la santé. Par conséquent, lorsque les interprétations diffèrent ou qu’il y a divergence entre les statuts du Sous-groupe d’une part et les statuts du Groupe ou les Statuts et règlement de l’Institut d’autre part, ces derniers prévalent.
DÉFINIITONS
« SCC » Service correctionnel du Canada
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« Membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 des présents Statuts (Catégories de membre) et qui ont signé un formulaire d’adhésion à l’Institut.
« Président » Le président du Sous-groupe, sauf indication contraire
« SH » Sciences de la santé
« Sous-groupe » Sous-groupe SCC-SH du Pacifique du groupe SH
« Vice-president » Le vice-président du Sous-groupe, sauf indication contraire
ARTICLE 1 NOM
Le nom de l’organisme est le sous-groupe SCC-SH du Pacifique de l’Institut, ci-après appelé le « Sous-groupe ».
ARTICLE 2 BUTS
Les buts du Sous-groupe sont, dans les limites de sa compétence, de promouvoir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le statut et les normes de leur profession, de formuler et d’exprimer les points de vue de ses membres sur des questions qui les touchent de près. L’exécutif du Sous-groupe fait part à l’exécutif national du groupe SH des préoccupations du Sous-groupe touchant les négociations collectives.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Chaque membre titulaire du groupe SH qui travaille à SCC dans la région du Pacifique est un membre titulaire du Sous-groupe.
3.2 Chaque membre titulaire du Sous-groupe qui devient un membre retraité de l’Institut et qui demeure dans la région du Pacifique est membre retraité du Sous-groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper une fonction, proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Sous-groupe, proposer des modifications aux Statuts du Sous-groupe et voter sur des questions concernant le Sous-groupe.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Sous-groupe correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L’exécutif du Sous-groupe engage les sommes qu'il juge nécessaires pour mener à bien les affaires du Sous-groupe. Un relevé écrit de toutes les dépenses est conservé et soumis à l’Assemblée générale annuelle.
5.3 Fonds du Sous-groupe : Les fonds du Sous-groupe seront conservés dans un compte désigné par l’Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière porte la signature de deux (2) des dirigeants du Sous-groupe suivants : président, vice-président, secrétaire ou trésorier.
5.5 Vérification : Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de l'administration des fonds du Sous-groupe.
5.6 Fonds supplémentaires : Il est possible de demander des fonds supplémentaires en présentant un budget par l’entremise de l’exécutif de Groupe pour approbation et recommandation du Comité exécutif de l’Institut.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition : L’exécutif du Sous-groupe est composé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier v et de membres actifs dont le nombre maximal est établi conformément aux Statuts de l’Institut; ils sont élus par et parmi les membres du Sous-groupe à l’Assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
6.2 Mandat : Le mandat de l’Exécutif est de deux (2) ans, à l'exception de la première élection au cours de laquelle la moitié des membres sont élus pour deux (2) ans et l’autre moitié pour un (1) an.
6.3 Réunions : L’exécutif du Sous-groupe se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux (2) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est constitué de la majorité des membres votants de l’exécutif du Sous-groupe.
6.5 Vote : Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe les fonctions du président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les autres membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre admissible du Sous-groupe pour combler le poste jusqu'aux prochaines élections.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de l’Exécutif.
6.7 Fonctions : L’exécutif du Sous-groupe administre les affaires du Sous-groupe de manière à promouvoir les buts de celui-ci, selon la volonté de la majorité des membres. Il est responsable d’informer les membres sur les questions de l’heure et de s’assurer de connaître leurs points de vue.
6.7.1 Président : Le président convoque et préside les assemblées du Sous-groupe et les réunions de l’Exécutif. En l'absence de ce dernier, le vice-président assume les fonctions du président.
Le président représente le sous-groupe au sein de l’Institut. S’il ne peut le faire, il peut designer un autre membre du Sous-groupe pour le remplacer. Le président, ou son remplaçant, fait un rapport à l’Exécutif au sujet de ces réunions. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d'un membre de traiter avec l'institut à titre personnel.
6.7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions de président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux réunions du Sous-groupe et de l'Exécutif et conserve des renseignements sur celles-ci pour la période requise par la politique de l’Institut. Il dresse les procès-verbaux (et consigne les présences aux réunions), tient les dossiers, y compris la correspondance, du Sous-groupe et de l'Exécutif et s’occupe de remettre une copie des procès-verbaux à l'Institut lorsqu’ils sont approuvés par l’exécutif du Sous-groupe. Le secrétaire est également chargé de présenter des rapports au besoin, conformément aux statuts de l'Institut et du Groupe.
6.7.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Sous-groupe, conformément à la politique de l'institut; il présente un budget à la première réunion de l'année civile du Sous-groupe; il soumet des états financiers à l'institut au besoin et prépare la demande pour l'allocation annuelle du Sous-groupe. Le rapport financier sera présenté à chaque Assemblée générale annuelle du Sous-groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du sous-groupe.
6.7.5 Membres actifs : Les membres actifs assument les fonctions attribuées par l'Exécutif.
6.7.6 Comités : Le Sous-groupe ou son Exécutif peut établir les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l'organisme qui les constitue. Le secrétaire du Sous-groupe conserve une copie des rapports des comités. Les comités sont dissous par un vote de la majorité de l'organisme qui les a constitués.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections : L’exécutif du Sous-groupe nomme un comité d’élections chargé de recevoir les mises en candidature aux postes de l’exécutif du Sous-groupe et de diriger la tenue des élections. Un membre du comité qui devient candidat à une élection démissionne du Comité
7.2 Modalité des mises en candidature
7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l'élection de l'Exécutif est envoyé trois (3) semaines avant l'Assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.2 Les mises en candidature sont soumises par écrit ou lors de l’Assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.3 Le comité d’élections s'assure de l’éligibilité des candidats aux élections et qu’ils sont disposés à assumer les fonctions.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité d’élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le déroulement efficace des élections, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Si le nombre de candidatures reçues à la date limite est insuffisant, les candidats dont les mises en candidature ont été reçues sont déclarés élus. Les autres membres de l'Exécutif peuvent choisir des membres admissibles du Sous-groupe et les nommer pour combler les postes vacants jusqu’à la prochaine élection.
7.3.3 Les résultats des élections sont annoncés à l'Assemblée générale annuelle du Sous-groupe et distribués par la suite. L'Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l'Assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU SOUS-GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle (AGA)
8.1.1 L’exécutif du Sous-groupe convoque une Assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’AGA est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée.
8.1.2 Quorum : Le quorum de l'Assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
- Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe)
- Adoption de l'ordre du jour
- Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
- Questions découlant du procès-verbal
- Rapport du président
- Rapport financier annuel
- Rapport du comité d’élections
- Affaires nouvelles, y compris les modifications aux Statuts
8.1.4 Vote : Tous les membres présents à l’Assemblée générale annuelle peuvent voter. L'élection de l’exécutif du Sous-groupe se fait par scrutin secret. Sinon, le vote se fait normalement à mains levées. Chaque membre détient un (1) vote. Les décisions sont prises par un vote à la majorité simple. Pour une plus grande certitude, les votes par procuration ne sont pas permis. Le vote se fait par scrutin secret à la demande de la majorité des membres votants admissibles et présents.
8.1.5 Présentation de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Sous-groupe est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants du Sous-groupe, et elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de la convocation ou de la demande.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l'assemblée figure à l’ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin de l’Assemblée générale annuelle s'appliquent également à une assemblée générale extraordinaire.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
À une réunion de l'exécutif du Sous-groupe, une Assemblée générale annuelle ou une assemblée générale extraordinaire, les questions de procédure dont l’issue n’est pas déjà prévue sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et sauf dispositions contraires dans les Statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de Sturgis disponible à l'assemblée.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents Statuts peuvent être modifiés lors d’une Assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire du Sous-groupe. Les modifications proposées doivent être approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents Statuts sont soumises, par écrit, à l’exécutif du Sous-groupe. Tous les membres du Sous-groupe peuvent présenter des propositions de modification. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux Statuts et leurs modifications sont soumis au Comité des Statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif du groupe concerné pour fins d’étude.
10.4 Les présents Statuts et les modifications à ceux-ci entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Sous-groupe.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Sous-groupe peut adopter et modifier des articles du Règlement qui ne vont pas à l'encontre des présents Statuts et qu'il juge nécessaires ou utiles au bon fonctionnement du Sous-groupe.
11.2 Toutes les propositions d’article et de modification du Règlement sont soumises à l'Institut pour fins d'étude et d’approbation. Les articles ou modifications entrent en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne peut précéder celle où ils ont été approuvés par l’Institut.
11.3 Chaque article du Règlement approuvé par l’Institut est présenté à l’assemblée générale subséquente du Groupe, où il peut être annulé ou modifié. Les modifications apportées au Règlement obéissent aux dispositions du paragraphe 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents Statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.
Modifications approuvées par le
Conseil d’administration le 1er mai 2008