Réunion de l’exécutif du groupe TI Le 8 avril 2022, de 9 h à 17 h (heure de l’Est)

 

 

En personne : Stan Buday, Pierre Touchette, Tony Goddard, Yvonne Snaddon, Steven Fréchette, Gordon Bulmer, Rob Scott

En virtuel : Deb Butler, Lucille Shears, Karim Chaggani

Absente :  Patricia Williams

Personnel (en personne) : Jean-Paul Leduc, négociateur; Nicholas Daignault, négociateur par intérim; Josianne Drouin, agente de recherche

1. Mot de bienvenue : Stan ouvre la séance à 9 h 14.

2. Adoption de l’ordre du jour :

Motion proposée par : Tony Goddard                 Motion appuyée par : Rob Scott

QUE l’ordre du jour soit adopté tel que modifié.                  

MOTION ADOPTÉE.

3. Approbation du procès-verbal de la (des) dernière(s) réunion(s)

Motion proposée par : Tony Goddard                       Motion appuyée par : Gordon Bulmer

QUE le procès-verbal de la réunion du 2 février 2022 soit approuvé tel quel.         

MOTION ADOPTÉE.   

4. Affaires découlant du procès-verbal/Points de suivi :
   1. Il faut modifier toutes les versions des publications du Groupe, y compris toutes les pages Web et les publications sur les médias sociaux pour qu’elles correspondent au nouveau nom du Groupe, le « groupe TI ». Il faut aussi coordonner le changement de nom du Groupe avec le personnel de l’IPFPC pour tous les documents et toutes les pages Web de l’IPFPC. (Tony) - En cours 
   2. Il faut rédiger et publier une infolettre pour annoncer aux membres le changement de nom du Groupe.  Il faut y dire aussi qu’un nouveau logo sera créé et que les articles promotionnels portant le logo actuel seront progressivement retirés. (Tony) - Fait
   3. Il faut ajouter le point « Discussion sur la composition de l’équipe de négociation du groupe TI » à l’ordre du jour d’une prochaine réunion de l’Exécutif. (Tony) - Ajouté à l’ordre du jour du mois d’avril sous la rubrique « Affaires nouvelles » : tout le monde s’entend pour ajouter ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion de planification stratégique
   4. Il faut mettre à jour la liste de distribution cs_barg_team@pipsc.ca afin d’y inclure tous les membres de l’exécutif du groupe TI qui ne participent pas aux négociations. (Tony et JP) - Fait
   5. Il faut communiquer avec le CNS pour obtenir des présentations sur les propositions salariales et sur le mandat du CNS. (Stan) - Fait
   6. Il faut envoyer un sondage Doodle à tous les membres de l’Exécutif pour fixer une date de réunion afin de mettre au point le plan stratégique du groupe TI. (Stan) - Fait - Pour la réunion du 29 avril.
   7. Il faut organiser une ou plusieurs rencontres avec les Communications pour cerner les problèmes potentiels et trouver des solutions à ces problèmes dans le cadre des processus de communication avec nos membres. (Stan) - Stan va contacter la section des communications de l’Institut et va organiser une rencontre avec lui et Tony.
   8. Il faut dresser une liste des articles de visibilité actuellement offerts et l’envoyer à l’Exécutif. (Pierre) - En cours
   9. Il faut envoyer un sondage Doodle à tous les membres du CNO qui ne participent pas aux négociations en vue de choisir une date de réunion pendant la semaine où nous négocions. (Stan) - Fait
   10. Il faut envoyer un sondage Doodle à tous les membres du CNO en vue de choisir une date pour la tenue d’une réunion de tous les membres du CNO la semaine du 14 février. (Stan Gordon) Réunion d’orientation du CNO le 15 mars 
   11. Il faut mettre sur pied un comité de 2 ou 3 personnes (dont Gordon) pour élaborer un processus de création d’un nouveau logo pour le groupe TI. (Pierre) - Fait, voir le rapport de Pierre ci-dessous.
   12. Il faut communiquer les nouvelles adresses URL du groupe TI à l’exécutif du Groupe, à titre d’information. (Tony) - Fait
   13. Il faut envoyer un sondage Doodle à tous les membres de l’Exécutif en vue de choisir la date et l’heure de la réunion qui aura lieu en mars. (Stan) Stan a constaté que personne n’avait envie d’une autre réunion en mars : les affaires ont été déplacées à notre réunion du 29 avril.

Indique que le point est incomplet ou transmis à une réunion ultérieure.

5. Points permanents :
   1. Le point sur les négociations (Rob Scott et JP Leduc)

• Rob montre une ébauche de IT Bytes 4 à l’Exécutif.
• Le Conseil du Trésor a indiqué qu’il mettait en place un comité (voir l’annexe I), mais n’a pas prévu d’option pour la participation du groupe TI.
• Nous avons tenu une réunion virtuelle de notre équipe de négociation avec la vice-présidente Eva Henshaw pour discuter de l’approche du Groupe et de l’Institut en matière de stratégies de sous-traitance et pour amorcer la coordination de ce dossier avec les niveaux nationaux de l’Institut et d’autres groupes.
• JP dit qu’il s’attend à ce que les prochaines négociations en mai et juin se déroulent en personne, dans la mesure du possible.
• Stan explique que le CT a accepté de partager (dans la mesure du possible) ses informations sur les coûts de nos propositions. Nous demanderons également à l’Institut d’estimer le coût des mêmes articles pour nous permettre de faire une comparaison.
• Karim demande « combien de membres de l’équipe du CT étaient présents en personne et combien étaient virtuels ». Initialement, le négociateur et son assistant avaient prévu d’assister à la séance en personne, mais, comme un membre de la famille a contracté la covid, toute l’équipe du CT a assisté à la séance via Zoom.

1. 2. Compte rendu sur la planification stratégique (Stan)

Les chefs d’équipe (Rob, Yvonne et Stan) termineront leurs présentations à la réunion du 29 avril et prépareront une présentation PowerPoint simple pour la réunion de planification stratégique du 30 avril. Stan dirigera l’exercice et donnera une vue d’ensemble lors de la réunion de planification stratégique, puis chaque équipe disposera de 15 à 20 minutes pour présenter ses sujets. Notre priorité absolue est la mobilisation des membres. Tous les documents peuvent être consultés dans le répertoire du Groupe sous « planification stratégique ».

1. 3. Élections du Groupe (Yvonne Snaddon)

Toutes les notices biographiques ont été publiées sur le site Web de l’Institut; 2 pour le poste de président et 18 pour ceux de membres actifs (un membre s’est retiré - Ruddy Hallé). Toutes les candidatures ont été validées et les bulletins de vote seront envoyés en mai. Pierre, Steven et Yvonne se réuniront à Montréal le jeudi précédant l’AGA du Groupe pour examiner les résultats et aviser les candidats. L’avis initial d’élections était un modèle standard des Communications et ne décrivait pas correctement la mobilisation nécessaire pour un membre exécutif du groupe TI. On fera un bilan avec les Communications pour essayer de faciliter le prochain processus électoral.

 

1. 4. Articles de visibilité (Pierre Touchette)

Pierre a récupéré tous les articles de visibilité au bureau de l’Institut et les a mis dans son espace de stockage à la maison. Il a distribué divers articles aux membres de l’Exécutif présents, notamment des air pods et des gobelets de voyage. Gordon parle de la création de trousses pour les nouveaux membres et mentionne que Red Planet a déclaré qu’ils peuvent envoyer les trousses directement aux membres lorsque nous fournissons leur adresse. Stan se demande si des cordons pour cartes d’identité seraient un choix judicieux, car elles sont peu coûteuses et seraient bien accueillies par les nouveaux et les anciens membres.

1. 5. Logo du groupe TI (Pierre)

Tony fournit un lien vers les logos déjà préparés par Bruno Lacelle :

• Dossier n° 1
• Dossier n°2

Le processus de sélection d’une version finale du logo avant la fin de l’AGA du groupe est discuté, et il est convenu de présenter ce processus aux présidents des sous-groupes le 30 avril. Une discussion a également lieu sur l’acronyme du groupe, en comparant « IT-TI » et  « TI-IT ».

 

MOTION PROPOSÉE PAR : Gordon Bulmer         Motion appuyée par : Rob Scott

Que le logo contienne « IT-TI », peu importe qui le dessine.

MOTION ADOPTÉE.

Les conceptions de logo présentées ont beaucoup été discutées, et on explique que le logo de l’Institut doit être un élément proéminent, comme indiqué dans les statuts de l’Institut. Nous pouvons demander à Bruno L. de retravailler l’un des logos présentés (ou tous) et d’essayer différentes polices de caractères, de redimensionner le logo de l’Institut, etc.

Point de suivi (Pierre) : Fournir à Bruno L. un ensemble de directives pour retravailler les logos soumis, y compris :

• « IT-TI »
• Utiliser une police en majuscules
• Logo de l’IPFPC plus petit
• Diverses polices
• 2 couleurs graphiques

Une fois que nous aurons réduit la sélection, nous pourrons l’envoyer aux membres sous la forme d’un simple sondage : trois choix - choisissez-en un. Aucune autre contribution ne sera requise. Un résumé du processus potentiel suivi.

1. 6. Réunion des présidents de sous-groupes (Lucille)

Lucille passe en revue le projet d’ordre du jour pour l’Exécutif. La présidente Jennifer Carr a été invitée et nous attendons une confirmation officielle. L’ordre du jour a été révisé au besoin.

 

POINT DE SUIVI (JP) : JP s’arrangera pour que l’ordre du jour de la réunion du SGP soit correctement traduit.

PAUSE DÎNER DE 12 h 4 à 13 h 5

Quelqu’un demande si, en raison de la covid, nous devrions fermer la suite de réception. On suggère que le port du masque pourrait être exigé, mais que cela serait probablement difficile à faire respecter. On va voir à ce moment-là et annuler la réception si nécessaire.

POINT DE SUIVI (Lucille) : Assurez-vous que les présidents présents sont tous conscients qu’ils auront besoin de place dans leurs bagages pour des objets de visibilité.

POINT DE SUIVI (Lucille) : Vérifier auprès de Natalie Tessier qu’un format de réunion hybride est une option. (Les participants virtuels peuvent se faire envoyer les éléments de visibilité par courrier)

1. 7. Assemblée générale annuelle du groupe (Gordon)

Le budget a été fourni aux Finances de l’Institut, et Natalie T. a tout en main. L’invitation pour le 4 juin sera envoyée prochainement. Gordon confirme aussi la tenue d’une réunion de l’Exécutif le 3 juin et d’une réunion du Comité des élections le 2 juin.

6. Affaires nouvelles :
   1. Composition de l’équipe de négociation du groupe CS

Puisqu’on parle de la composition de la prochaine équipe de négociation, le consensus est de reporter ce point à la prochaine retraite de négociation stratégique.

1. 2. Changements de noms des sous-groupes de CS à TI (Tony)

            CALENDRIER

• L’exécutif du Groupe adopte une motion de changement de nom. (FAIT le 2 février 2022)

• Ratifier le changement de nom lors à l’AGA du Groupe (4 juin).
• Modifier les statuts du Groupe et les soumettre au CSP (peut être fait avant l’AGA).
• Informer le CSP que la modification doit être appliquée à TOUS les statuts des sous-groupes (cela se fera administrativement).
• Soumettre les statuts modifiés du Groupe au Conseil d’administration de l’Institut pour approbation (rubber stamp). Le CSP informera le Conseil d’administration des modifications apportées aux statuts de tous les sous-groupes.
• L’Institut traduira et affichera sur son site Web les statuts du Groupe et tous les statuts des sous-groupes.

Ce processus a été validé par Isabelle Roy, conseillère générale de l’Institut, et permettra de s’assurer que tous les statuts sont modifiés de manière cohérente et en même temps. Nous n’aurons donc pas à attendre que chaque sous-groupe approuve le changement de nom à son AGA. 

POINT DE SUIVI (Tony) : Soumettre les modifications des statuts du Groupe pour le changement de nom CS à TI au CSP/CA et coordonner la révision des statuts de tous les sous-groupes.

• 3. Comité des jeunes professionnels (Yvonne) (voir le mandat dans le répertoire du Groupe):
• Implique un nouveau portefeuille pour le Comité exécutif
• Budget de 29 000 $ (voir le document).
• Les critères d’évaluation consisteront notamment à leur demander de s’identifier : groupes de diversité, identité de genre, etc. Gordon se porte volontaire pour aider quand et où il le peut. Il demande ce que nous faisons pour l’accès des personnes handicapées, notamment les personnes ayant un handicap visuel ou auditif.
• Yvonne demande à chacun de lui envoyer ses commentaires/questions par courriel.
• Il n’est pas nécessaire de faire passer cela à l’AGA, mais ce serait une bonne idée d’en discuter à la réunion de planification stratégique et à l’AGA. Le budget doit être approuvé par l’AGA... Il est suggéré de préparer une motion pour approuver le budget « en principe ».
• Motion visant à créer un nouveau poste à l’Exécutif à une prochaine réunion.

POINT DE SUIVI (Yvonne) : Demander 10 minutes pour faire une présentation au Comité exécutif de l’Institut.

Motion proposée par : Yvonne Snaddon           Motion appuyée par : Gordon Bulmer

QUE l’exécutif national du groupe TI crée un Comité des jeunes professionnels (CJP) fondé sur le mandat présenté.

MOTION ADOPTÉE.

POINT DE SUIVI (Tous) : Faites part de vos commentaires sur le mandat du CJP à Yvonne avant le 22 avril 2022.

1. 4. Discussion autour du cadeau pour nos 2 membres de l’Exécutif qui sont maintenant élus au Conseil (Lucille)

Tout le monde s’entend pour acheter des cartes cadeaux appropriées pour nos deux (2) anciens membres de l’Exécutif (Eva Henshaw et Stacy McLaren) qui ont maintenant un siège au CA de l’Institut.

POINT DE SUIVI (Gordon et Tony) : Mettre à jour le dépliant pour les nouveaux membres et organiser sa distribution aux nouveaux membres.

7. Rapports des membres de l’Exécutif : le rapport est dans le répertoire du Groupe.

Tony lance un appel passionné à tous les membres du Comité exécutif pour qu’ils reprennent la pratique de mettre un rapport écrit dans le répertoire du Groupe après chaque réunion du Comité exécutif. L’un des objectifs de ces rapports est d’extraire de l’information intéressante à partager avec nos membres dans les pages Web du Groupe. Stan appuie cette pratique.

1. 1. Président (Stan) – rapport verbal
   2. Vice-président (Pierre) – Voir ci-dessus, aucun autre rapport
   3. Trésorière (Deb) - Le rapport suivra
   4. Comité directeur/Secrétaire (Tony) - Le rapport se trouve sur le répertoire du Groupe
   5. Négociations (Rob) – Le rapport se trouve dans le répertoire du Groupe.
   6. CNO/CRO – Mobilisation (Deb) – Voir ci-dessus, aucun autre rapport                                             
   7. Communications (Tony) – Le rapport se trouve dans le répertoire du Groupe.
   8. Agente de sous-groupe (Lucille) - Le rapport se trouve dans le répertoire du Groupe.
   9. Agente syndicale de liaison (Patricia)
   10. Coordonnateur des membres (Gordon) – Voir ci-dessus, aucun autre rapport
   11. Agente des relations du travail et de la consultation (Yvonne) —  Le rapport se trouve dans le répertoire du Groupe.
   12. Agente chargée de la sous-traitance (Yvonne) – Aucun autre rapport
   13. Classification (Karim) – Rien à signaler

8. Divers et tour de table :

-Rien-

 

9. Prochaines réunions :
   1. 29 avril 2022 - Planification stratégique et réunion de l’Exécutif
   2. 30 avril 2022 - Réunion des présidents de sous-groupe
   3. 3 juin 2022 - Réunion de l’Exécutif (Montréal)
   4. 4 juin 2022 - AGA du Groupe (Montréal)

10. Levée de la séance :

Motion proposée par : Gordon Bulmer         Motion appuyée par : Pierre Touchette

QUE la séance soit levée à 15 h 29.

MOTION ADOPTÉE.

Résumé des points de suivi

1. 1. Il faut modifier toutes les versions des publications du Groupe, y compris toutes les pages Web et les publications sur les médias sociaux pour qu’elles correspondent au nouveau nom du Groupe, le « groupe TI ». Il faut aussi coordonner le changement de nom du Groupe avec le personnel de l’IPFPC pour tous les documents et toutes les pages Web de l’IPFPC. (Tony)

 

1. 2. Il faut ajouter le point « Discussion sur la composition de l’équipe de négociation du groupe CS » à l’ordre du jour d’une prochaine réunion de planification stratégique. (Tony)

1. 3. Il faut organiser une ou plusieurs rencontres avec les Communications pour cerner les problèmes potentiels et trouver des solutions à ces problèmes dans le cadre des processus de communication avec nos membres. (Stan)

1. 4. Il faut dresser la liste des articles de visibilité actuellement offerts et l’envoyer à l’Exécutif. (Pierre)

• 5. Fournir à Bruno L. un ensemble de directives pour retravailler les logos soumis, y compris : (Pierre)
• « IT-TI »
• Utiliser une police en majuscules
• Logo de l’IPFPC plus petit
• Diverses polices
• 2 couleurs graphiques

1. 6. S’arranger pour que l’ordre du jour de la réunion de planification stratégique soit correctement traduit. (JP)

1. 7. S’assurer que les présidents présents sont tous conscients qu’ils auront besoin de place dans leurs bagages pour les objets de visibilité. (Lucille)

1. 8. Vérifier auprès de Natalie Tessier qu’un format de réunion hybride est une option. (Les participants virtuels peuvent se faire envoyer les articles de visibilité par la poste) (Lucille)

1. 1. Soumettre les modifications des statuts du Groupe pour le changement de nom CS à TI au CSP/CA et coordonner la révision des statuts de tous les sous-groupes. (Tony)

1. 10. Demander 10 minutes pour faire une présentation au Comité exécutif de l’Institut. (Yvonne)

1. 11. Faire part de ses commentaires concernant le mandat du CJP à Yvonne avant le 22 avril 2022. TOUS

1. 12. Mettre à jour le dépliant pour les nouveaux membres et organiser sa distribution aux nouveaux membres. (Gordon et Tony)