Participants : Jason, Andree, Phil, David, Emily, Lyne, Olivia, Vania, Nazim, Angela
et Cara (négociatrice du groupe)
Absents Peter, Natalia, Yanick
La réunion commence à 13 h 07 (HNE) et le quorum est atteint.
Présidence de l’assemblée
Selon le règlement, les réunions peuvent être présidées par le président, le vice-président, le trésorier ou un suppléant. Andree Doucet demande à Jason Huang s’il souhaite présider la réunion puisqu’il l’a organisée. Comme il n’y a pas d’objection de la part des autres membres de l’exécutif, Jason accepte de présider cette réunion spéciale.
Confirmation de David Chu en tant que coordinateur des sous-groupes
Jason indique que la majorité des membres de l’Exécutif (8 sur 13) ont voté par courriel pour désigner David Chu comme coordinateur des sous-groupes CP. David Chu confirme qu’il souhaiterait assumer ce rôle. Comme aucun autre membre de l’Exécutif ne manifeste de l’intérêt, ces derniers approuvent à l’unanimité la nomination de David Chu comme coordinateur des sous-groupes CP.
Questions liées aux réunions des présidents de sous-groupe
Une réunion des présidents de sous-groupe a été fixée au vendredi 19 février 2021 à la demande du président du Groupe, Peter Gabriel. À l’exception des membres de l’exécutif du Groupe qui sont aussi présidents de sous-groupe, aucun membre de notre exécutif présent à cette réunion spéciale n’a été informé de la réunion des présidents de sous-groupe du 19 février. Certains membres de l’Exécutif ont récemment eu vent de la réunion, car ils ont reçu une copie de la correspondance de l’un des présidents de sous-groupe.
Motion : Comme la réunion du 19 février n’est pas conforme à l’article 8.3 des statuts, l’exécutif CP demande au coordinateur des sous-groupes, David Chu, d’informer tous les présidents de sous-groupe que la réunion du 19 février 2021 sera annulée, et de coordonner avec les présidents de sous-groupe l’organisation et la tenue de la réunion des présidents de sous-groupe de cette année (2021) à une date ultérieure.
Proposé par Nazim Awan, avec l’appui de Jason Huang.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Les membres de l’Exécutif discutent de questions entourant la responsabilité de présider les réunions des présidents de sous-groupe, et tous conviennent qu’il appartient au coordinateur des sous-groupes, David Chu, et aux présidents de sous-groupe de prendre cette décision.
La question de l’assiduité est également abordée. Lyne et Angela considèrent que, d’après leur expérience des réunions de sous-groupe auxquelles elles ont participé, celles-ci doivent être ouvertes et inclusives, car il s’agit principalement de séances de partage d’informations. Il est peu fréquent que des décisions soient prises lors des réunions des présidents de sous-groupe. Cara (négociatrice du Groupe) répète que rien dans les statuts n’empêche expressément les membres de l’exécutif de groupe ou d’autres représentants régionaux d’assister aux réunions des présidents de sous-groupe.
Motion : Pour être plus inclusifs, tous les exécutifs du groupe CP, ainsi que deux membres au plus de chaque sous-groupe (pouvant inclure des observateurs ne faisant pas partie de l’exécutif) devraient être invités à participer à la réunion des présidents de sous-groupe de cette année (2021). L’exécutif du Groupe prendra la décision finale concernant les participants à la réunion de cette année.
Motion proposée par Angela Cowie, avec l’appui de Andrée Doucet.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Salaire compensatoire pour la participation aux réunions des présidents de sous-groupe
Jason indique qu’il a appris qu’une demande a été soumise aux Finances de l’Institut par Peter Gabriel afin d’examiner les demandes de salaire compensatoire par les membres de l’Exécutif AV qui ont participé à la réunion des présidents des sous-groupes AV de 2019. Cette réunion s’est tenue pendant une journée entière le vendredi entre la réunion de l’Exécutif qui a eu lieu le jeudi et l’AGM qui était le samedi. Les membres de l’exécutif ont été informés que leur présence était obligatoire.
Ils ont exprimé leur inquiétude quant au fait que cette demande a été faite sans que l’Exécutif en ait été informé au préalable ou sans son approbation. S’il y avait des préoccupations concernant la validité de la demande, elles auraient dû être soulevées lors d’une réunion de l’Exécutif, car il y a des conséquences possibles pour le budget du Groupe si l’IPFPC détermine que nous devons absorber le coût du salaire compensatoire. En tant que bénévoles, et ayant été informés que la présence était obligatoire, les membres de l’exécutif sont convaincus que le salaire compensatoire était raisonnable et ne devrait pas être remis en question maintenant. David explique qu’il est en fait plus économique de demander un salaire compensatoire pour la participation à la réunion du vendredi, plutôt que de se voir rembourser les frais de déplacement.
Cara confirme que l’Institut a reçu la demande et qu’elle en assurera le suivi avec le service des finances de l’Institut, et en rendra compte au trésorier du groupe, Jason.
Plainte déposée aux services juridiques de l’Institut
Les membres de l’Exécutif conviennent que toute plainte déposée aux Services juridiques ne doit pas être discutée, car personne n’en connaît la nature. Toute personne concernée par la plainte sera informée par les Services juridiques.
Motion de levée de la séance
Proposée par Jason Huang, avec l’appui de Lyne Larocque
La motion est adoptée à l’unanimité.
La séance est levée à 15 h 05 (EST)