Avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle (AGA) du groupe scientifique et analytique (S et A) de l’ACIA
Venez dîner avec vos collègues du groupe S et A
Vendredi le 7 juin 2019
de 12h00 à 13h00
EDIFICE VICTORY
Salle de formation au 7ème étage, 269 rue Main, Winnipeg, MB
Conférencière: Cara Ryan, Négociatrice
ORDRE DU JOUR
1.0 Adoption de l’ordre du jour
2.0 Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
3.0 Questions découlant du procès-verbal
4.0 Rapport du président
5.0 Conférencière
6.0 Rapport financier annuel
7.0 Approbation du budget
8.0 Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
PROPOSITIONS DE MODIFICATION DES STATUTS
APPENDIX A : PAR L’EXÉCUTIF DU GROUPE
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. Seuls les membres titulaires ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Délégués
8.1.3.1 Seuls les membres titulaires ont le droit d’assister aux assemblées générales du groupe et d’y prendre la parole. Seuls les délégués ont le droit de proposer ou d’appuyer des motions ou des résolutions et de voter aux assemblées générales. Le nombre de délégués est établi conformément aux politiques de l’Institut.
8.1.3.2 Chaque membre de l’exécutif du groupe est un délégué.
8.1.3.3 L’exécutif du groupe, en consultation avec l'exécutif des sous-groupes, nomme ou approuve les délégués qui participeront à l’AGA.
8.1.3.4 Remplaçants Tout délégué peut être représenté par un remplaçant qui doit être approuvé par l'exécutif du groupe, en consultation avec l'exécutif des sous-groupes. Le remplaçant a le droit de voter et de participer comme s'il était un délégué. Nul n’a droit à plus d’une (1) voix lors des votes.
8.1.3 4 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres délégués inscrits à l’ouverture de l’assemblée sont présents.
8.1.4 5 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.5 6 Vote sur les motions : Tous les membres titulaires Seuls les délégués présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre délégué compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.6 7 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
APPENDIX B: PAR UN MEMBRE
- Mandat de l’exécutif
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de trois (3) deux (2) ans.
RÈGLEMENTS
R6.3.1 À compter de 2018, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les deux (2) membres actifs provenant de la Région de la Capitale nationale. En 2019, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les trois (3) membres actifs provenant des régions autres que celle de la Capitale nationale, pour le représentant régional de l’Atlantique, pour le représentant régional de l’Ontario et pour le représentant régional de la Capitale nationale. En 2020, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les trois (3) autres représentants régionaux, soit ceux de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest, la région du Québec et la région de la Colombie-Britannique et du Yukon. En 2021, le cycle se répète pour les années à venir.
R6.3.1 À compter de 2019, des élections se tiendront pour tous les postes de l’exécutif. Les membres actifs seront élus pour un mandat d’un an et les représentants régionaux le seront pour un mandat de deux ans. À compter de 2020, six membres actifs seront élus pour un mandat de deux ans et en 2021 cinq représentants régionaux le seront pour un mandat de deux ans.
- Réunions de l’exécutif
6.4 Réunions : L’exécutif de groupe se réunit en personne aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) quatre fois par année.
C. Rôles et responsabilités du trésorier
6.8.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du groupe, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Groupe.
6.8.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif du Groupe qui comprend un bilan, un état complet des revenus et des dépenses depuis le début de l’exercice et l’écart par rapport au budget actuel.
Le trésorier présente un rapport financier à l’assemblée générale annuelle du Groupe qui comprend le budget proposé pour l’année suivante, un état des revenus et des dépenses de l’année antérieure, un bilan, et une comparaison des revenus et des dépenses de l’année précédente avec le budget de l’année en question.
Le trésorier présente, à l’Institut, et au besoin, un état financier détaillé qui comprend un état des revenus et des dépenses pour l’exercice financier, un bilan de fin d’exercice et le budget approuvé par l’assemblée générale annuelle et prépare la demande d’allocation annuelle du Groupe. Des copies de tous les rapports financiers sont mises à la disposition de tous les membres du Groupe.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel, comprenant le budget approuvé à l’assemblée générale annuelle, et le compte rendu de l’élection.
D. Rôles et responsabilités des membres actifs
6.8.5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif ou qui permettent de représenter les intérêts des membres du Groupe.
E. Rôles et responsabilités du délégué syndical en chef
6.8.7 Délégué syndical en chef : Le délégué syndical en chef est le point de contact pour les délégués syndicaux du Groupe et a la responsabilité de recruter les délégués syndicaux, de coordonner leur formation, de répondre à leurs demandes de renseignements et de les soutenir dans leurs fonctions de délégué syndical. Le délégué syndical en chef a la responsabilité de soumettre les préoccupations des délégués syndicaux à l’exécutif.
R6.8.5.1 Un délégué syndical en chef est élu par les membres de l’exécutif. Il assure la liaison avec tous les délégués syndicaux du Canada en communiquant de l’information provenant de l’exécutif du groupe aux délégués syndicaux et vice versa.
F. Admissibilité aux postes de l’exécutif
7.4 Admissibilité aux postes de l’exécutif
7.4.1 Parce qu’il est tenu de participer aux consultations avec l’employeur au nom des membres du groupe, un membre qui souhaite se porter candidat à un poste de l’exécutif ou continuer à y siéger, doit être ou devenir délégué syndical.
7.4.1 Les membres de l’exécutif du Groupe doivent être des membres titulaires du Groupe.
G. Vote sur les motions
8.1.5 Vote sur les motions : Tous les membres titulaires présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée par les membres qui sont présents à l’assemblée générale annuelle. Les membres qui participent par téléconférence ou vidéoconférence votent par des moyens électroniques et leurs votes sont supervisés par un observateur désigné par l’exécutif. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
H. Assemblée générale extraordinaire
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des vingt (20) membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
- Modifications aux statuts par l’exécutif
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du groupe peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Chacun des règlements est présenté à l’assemblée générale suivante du groupe où il peut être abrogé ou modifié, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
J. Mesures disciplinaires
ARTICLE 13 MESURES DISCIPLINAIRES
Des mesures disciplinaires peuvent être prises conformément aux statuts aux règlements de l’Institut.
K. Modifications administratives — pour plus de clarté
6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.
6.8.3 Secrétaire : Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer les avis de convocation aux réunions du groupe et de l’exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions de l’exécutif et des assemblées générales, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du groupe et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux du procès-verbal de l’AGA à l’Institut.
7.1 Comité des élections : L’Exécutif nomme un Comité des élections généralement composé de d’au moins trois membres du Groupe et chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Groupe et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.
7.2.2 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux minuit, heure normale du Pacifique, à la date fixée par le Comité des élections. S’il n’y a pas suffisamment de candidats pour pourvoir les postes vacants, le Comité des élections tente d’obtenir le nom d’autres personnes membres disposés à assumer les fonctions, à défaut de quoi l’exécutif peut y nommer des personnes membres de son choix.
7.2.4 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidats et, s’il y a lieu, fait envoyer un bulletin à tous les membres qui ont le droit de voter.
7.3.3 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux minuit, heure normale du Pacifique, à la date fixée par le Comité des élections.
7.3.5 Le Comité des élections s’assure que les membres sont informés le plus tôt possible des résultats de l’élection dans la semaine suivant la fin de la période de scrutin.
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. Seuls les membres titulaires et les membres retraités ont le droit d’y assister.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du groupe. Tous les membres du Groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées:
a) l’article visé par la modification; et
b) le nouveau libellé.
et les membres sont avisés des modifications proposées conformément à l’article 8.1.2.
(Voir en 8.1.2)
8.1.4 Ordre du jour: L’ordre du jour comprend les points suivants:
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
10.3 Après approbation à une assemblée générale des membres, les modifications aux statuts, les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumises au Comité des statuts et politiques de l’Institut aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
ARTICLE12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Dans les présents statuts, un libellé inclusif est utilisé pour rendre le sens véritable du texte.