Trop-payés

Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-payé en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit inclure toutes les justifications, preuves ou questions que vous avez sur le trop-payé et pourquoi il manque des détails ou pourquoi vous pensez qu’il est incorrect. Un·e conseiller·ère en rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique communiquera avec vous avant d’amorcer le recouvrement. Le/la conseiller·ère devrait être en mesure de vous donner plus de détails sur le trop-payé présumé (comme la date à laquelle il vous a été versé, le montant et le chèque de paye, etc.) Si on ne vous aide pas à comprendre votre trop-payé ou qu’on ne vous donne pas d’options de remboursement raisonnables, nous vous demandons de contacter notre équipe d’assistance Phénix, qui vous aidera à prendre les mesures nécessaires, y compris à déposer un grief.

Notez que si vous ne donnez aucune raison de contester le montant, le Centre des services de paye procédera au recouvrement du montant indiqué dans la lettre sans aucune souplesse. Vous ne pouvez pas vous contenter d’être en désaccord avec le trop-payé sans justification ou de refuser de le rembourser.

Comme la plupart des trop-payés recouvrés par le Centre des services de paye de la fonction publique concernent actuellement les années 2016 et 2017 (soit plus de trois ans après la fin de l’année où vous avez été payé·e en trop ), on vous demandera de rembourser le montant brut, c’est-à-dire le montant reçu avant les impôts et les retenues. Cette mesure permettra d’assurer que le remboursement a été perçu et de faire le rapprochement de votre dossier de paye. Un T4 modifié pour l’année où vous avez été payé·e en trop vous sera émis et vous pourrez alors demander à l’ARC de rajuster votre déclaration de revenus et de prestations pour l’année en question. Le tout est fait conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada.
Il ne vous sera demandé de rembourser le montant net que si le recouvrement du trop-payé se fait moins de trois ans après la fin de l’année où vous avez été payé·e en trop.

Vous ne pouvez pas déposer une demande de remboursement pour un trop-payé, car l’un des critères établis par le Conseil du Trésor est que l’employé·e doit avoir fait l’objet d’un moins-payé; cependant, vous pourriez avoir le droit de déposer une demande de remboursement pour conseils fiscaux. De plus, vous voudrez peut-être examiner la marche à suivre pour faire une demande d’indemnisation pour les répercussions graves pour déterminer si votre situation particulière répond aux critères établis pour déposer une demande. Vous trouverez plus d’informations sur les processus de demande d’indemnisation liés à Phénix dans notre rubrique FAQ sur l’entente d’indemnisation des membres touchés par Phénix.

Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-payé en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit inclure toutes les justifications, preuves ou questions que vous avez sur le trop-payé et pourquoi il manque des détails ou pourquoi vous pensez qu’il est incorrect. Un·e conseiller·ère en rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique communiquera avec vous avant d’amorcer le recouvrement. Le/la conseiller·ère devrait être en mesure de vous donner plus de détails sur le trop-payé présumé (comme la date à laquelle il vous a été versé, le montant et le chèque de paye, etc.) Si on ne vous aide pas à comprendre votre trop-payé ou qu’on ne vous donne pas d’options de remboursement raisonnables, nous vous demandons de contacter notre équipe d’assistance Phénix, qui vous aidera à prendre les mesures nécessaires, y compris à déposer un grief.

Les trop-payés et les moins-payés sont traités séparément par le Centre des services de paye. Si le montant du trop-payé lui-même (sans tenir compte du moins-payé) est correct, les employé·es sont encouragés à renvoyer l’accusé de réception dans le délai précisé dans la lettre de trop-payé et à choisir d’accéder aux modalités de remboursement sous réserve que les trois conditions soient remplies pour assurer le rapprochement de votre dossier de paye. Le recouvrement de ces montants ne commencera que lorsque :

• tous vos mouvements de paye en souffrance auront été traités;
• vous aurez été payé·e correctement pendant trois périodes de paye consécutives;
• une entente de recouvrement aura été établie.

Si le trop-payé en soi est incorrect, nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-payé en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Un·e conseiller·ère en rémunération de la fonction publique communiquera avec vous avant d’amorcer le recouvrement.

La section A 3.15.4.4 de la Directive sur les conditions d’emploi du Conseil du Trésor indique que des échéanciers alternatifs de recouvrement des trop-payés peuvent être établis au besoin pour régler plus efficacement les problèmes liés à Phénix. Par conséquent, les fonctionnaires devraient demander des échéanciers alternatifs pour s’assurer que la paye qu’on leur doit soit versée avant qu’un recouvrement inutile de trop-payé soit fait. Si le/la conseiller·ère en rémunération ne vous donne pas d’information pour vous aider à régler vos autres problèmes de paye liés à Phénix (des montants qu’on peut vous devoir) ou d’options de remboursement raisonnables et d’échéanciers alternatifs, nous vous demandons de contacter notre équipe d’assistance Phénix, qui vous aidera à passer aux étapes suivantes, y compris à déposer un grief.

Dans un premier temps, les employé·es doivent faire part à leur supérieur hiérarchique des problèmes qu’ils/elles rencontrent. Ils/elles doivent alors signaler leur problème de rémunération en remplissant un formulaire de rétroaction sur Phénix suivi d’un formulaire de demande d’intervention de paye (DIP). Les fonctionnaires doivent communiquer avec leur conseiller·ère en rémunération ou avec le Centre des services de paye de la fonction publique pour corriger les erreurs dans leur paye. Si personne du Centre n’est en mesure de vous aider, contactez notre équipe d’assistance Phénix en remplissant notre formulaire d’aide relative à Phénix. Veuillez inclure tout numéro de transmission aux paliers supérieurs que vous pourriez avoir. Notre équipe vous contactera alors pour vous parler des prochaines étapes.

Communiquez avec le Centre des services de paye de la fonction publique ou votre conseiller·ère en rémunération pour un examen et un recours hiérarchique. Vous pouvez également signaler le problème à votre supérieur·e hiérarchique direct·e et lui demander son aide. Veuillez également contacter notre équipe d’assistance en remplissant notre formulaire d’aide relative à Phénix et indiquez le numéro de recours que vous avez peut-être déjà. Notre équipe vous aidera à franchir les étapes suivantes, y compris le dépôt d’un grief, le cas échéant.

Si le trop-payé, ou une partie de celui-ci, a été déposé sur le compte de l’employé·e plus de six ans avant la date de la lettre annonçant le trop-payé, l’employé·e doit sélectionner l’option indiquant qu’il/elle accuse réception de la lettre, mais conteste la validité du montant (il existe différentes versions des lettres de trop-payé selon les circonstances de chaque cas, il s’agira de l’option 2 ou 3) dans leur réponse à la lettre provenant du Centre des services de paye de la fonction publique. Sa réponse doit préciser qu’il/elle conteste le montant (ou une partie de celui-ci) au motif qu’il est prescrit en vertu de la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif et qu’il ne doit donc pas être recouvré puisqu’il/elle ne consent pas au remboursement. Si l’employé·e reçoit une réponse d’un·e conseiller·ère en rémunération indiquant que le montant n’est pas prescrit ou qu’il/elle est contraint de rembourser, il/elle doit immédiatement contacter l’équipe d’assistance Phénix de l’IPFPC pour discuter des prochaines étapes.

Il est important de noter que le délai de six ans commence à la date à laquelle le trop-payé a été déposé ou reçu par l’employé·e, et non à la période au cours de laquelle le paiement a été enregistré dans Phénix. Les paiements qui remontent à plus de six ans avant la date de la lettre concernant un trop-payé dépassent le délai de prescription établi dans la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif. Pour cette raison, généralement, ils ne devraient pas être recouvrés par le Centre des services de paye de la fonction publique. Nous vous recommandons donc d’entrer en contact avec l’équipe d’assistance Phénix de l’IPFPC pour discuter de ce qu’il faut faire en suite.

Selon la section A.3.15.4.4 de la Directive du Conseil du Trésor sur les conditions d’emploi, les délais pour le recouvrement des trop-payés peuvent être modifiés au besoin pour faciliter la résolution efficace des problèmes liés à Phénix

Les employé·es dont le trop-payé est supérieur à 10 % de leur salaire brut bihebdomadaire et qui sont admissibles aux mesures de souplesse doivent recevoir une lettre les informant du montant dû, de la cause du trop-payé et des options de remboursement flexibles dont ils/elles disposent. Vous devez renvoyer l’accusé de réception dans le délai indiqué dans la lettre de trop-payé et choisir de bénéficier des facilités de remboursement. Les recouvrements de ces montants ne commenceront que lorsque :

• toutes vos transactions en suspens ont été traitées;
• vous avez reçu trois chèques de paye consécutifs au bon montant;
• un accord de recouvrement a été conclu.

Vous pouvez demander un plan de recouvrement modifié. Les conseiller·ères en rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique auront le pouvoir d’approuver les plans de recouvrement des employé·es des ministères desservis par le Centre. Dans le cas des ministères qui ne sont pas desservis par le Centre, le/la conseiller·ère en rémunération du ministère ou un·e autre membre désigné·e du personnel du ministère aura ce pouvoir.

Si l’on vous refuse la possibilité de bénéficier d’un plan de redressement modifié, communiquez avec notre équipe d’assistance Phénix et nous vous aiderons, y compris à déposer un grief s’il y a lieu.

Le fait de signer et d’accuser réception de la lettre de trop-payé ne signifie pas que vous êtes d’accord avec la lettre elle-même ou avec les montants y étant indiqués. Le fait de ne pas signer et d’accuser réception de la lettre peut entraîner l’ouverture d’une procédure de recouvrement sans flexibilité et, par conséquent, un chèque de paye potentiel de 0 $.

Nous vous encourageons à signer la lettre afin d’éviter que l’employeur ne prenne d’autres mesures de recouvrement. Le fait de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant déclenchera un examen par un·e conseiller·ère en rémunération qui communiquera avec vous avant d’engager le recouvrement. Il existe différentes versions de lettres de trop-payé en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3.

Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-payé en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit indiquer que vous avez déjà remboursé le montant, la date à laquelle il a été remboursé et toute preuve à l’appui de cette affirmation. Ce pourrait être un autre trop-payé ou une erreur du Centre des services de paye. Dans ce cas, il sera important de dire au/à la conseiller·ère en rémunération quel montant a été remboursé et la date du remboursement. Il sera également important de demander toute l’information et tous les dossiers qui vous permettront de vérifier l’exactitude du montant. Si on ne vous aide pas à comprendre votre trop-payé ou qu’on ne vous donne pas d’options de remboursement raisonnables, nous vous demandons de contacter notre équipe d’assistance Phénix, qui vous aidera à prendre les mesures nécessaires, y compris à déposer un grief.

L’IPFPC a déposé des griefs de principe pour contester la nature coercitive de la procédure de recouvrement adoptée par le Centre des services de paye de la fonction publique. Le Centre ne donne pas l’information exacte et des options de remboursement des trop-payés présumés à nos membres. Les griefs de principe contestent en outre le fait que le Centre des services de paye de la fonction publique cherche à recouvrer des trop-payés datant de plus de six ans, en dépassant ainsi le délai légal de prescription. En outre, l’IPFPC continue de s’entretenir régulièrement avec l’employeur et de lui faire part de ses observations sur la manière d’améliorer le processus de recouvrement des trop-payés.

Si vous avez reçu une lettre de recouvrement de trop-payés qui datent de plus de 6 ans OU si vous n’avez pas pu obtenir de détails prouvant les trop-payés présumés, veuillez contacter notre équipe d’assistance Phénix pour discuter de vos options. S’il y a lieu, nous déposerons un grief individuel en votre nom.

Les employé·es retraités disposent des mêmes choix que les employé·es réguliers. Toute personne souhaitant poser des questions concernant la lettre qu’elle a reçue est invitée à consulter la FAQ.

L’IPFPC a déposé des griefs de principe pour contester la nature coercitive de la procédure de recouvrement adoptée par le Centre des services de paye de la fonction publique. Le Centre ne donne pas l’information exacte et des options de remboursement des trop-payés présumés à nos membres. Les griefs de principe contestent en outre le fait que le Centre des services de paye de la fonction publique cherche à recouvrer des trop-payés datant de plus de six ans, en dépassant ainsi le délai légal de prescription. En outre, l’IPFPC continue de s’entretenir régulièrement avec l’employeur et de lui faire part de ses observations sur la manière d’améliorer le processus de recouvrement des trop-payés.

Si vous avez reçu une lettre de recouvrement de trop-payés qui datent de plus de 6 ans OU si vous n’avez pas pu obtenir de détails prouvant les trop-payés présumés, veuillez contacter notre équipe d’assistance Phénix pour discuter de vos options. S’il y a lieu, nous déposerons un grief individuel en votre nom.

Non. La procédure de recouvrement du trop-payé se poursuivra à moins que les employé·es ne répondent par l’option qui conteste la validité du montant (il s’agira de l’option 2 ou 3 selon la version de la lettre que vous avez reçue), contestant ainsi le montant ou établissant une autre période de recouvrement ou remboursement. C’est le meilleur moyen de contester un trop-payé. Le dépôt d’un grief peut parfois aider à résoudre des problèmes de rémunération en interne ou à obtenir des éclaircissements sur votre dossier de rémunération, mais dans la plupart des cas, il n’empêchera pas la procédure de recouvrement des trop-payés ou n’accélérera pas la résolution de votre dossier.