PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région du Québec, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membres)
« président » Sauf indication contraire, le président du Chapitre
« vice-président » Sauf indication contraire, le vice-président du Chapitre
ARTICLE 1 NOM
Le nom du chapitre est le chapitre de l’Abitibi-Temiscamingue de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE
Le Chapitre a pour buts de faire valoir les intérêts de ses membres, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de formuler des recommandations au conseil régional et à l'Institut s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Tout membre titulaire se trouvant sur le territoire d’appartenance du Chapitre, tel qu’il a été défini par l’Institut, est membre titulaire du Chapitre.
3.2 Tout membre retraité se trouvant sur le territoire d’appartenance du Chapitre, tel qu’il a été défini par l’Institut, est membre retraité du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif du Chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des amendements aux statuts du Chapitre et voter dans le cadre des affaires du Chapitre.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Chapitre et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L'exécutif du Chapitre engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Chapitre.
5.3 Fonds du Chapitre : Les fonds du Chapitre sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière porte la signature de deux (2) membres de l’exécutif parmi les suivants: président, vice-président, secrétaire-trésorier du Chapitre. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Rôle : L’exécutif du Chapitre exerce l’autorité et agit pour le compte du Chapitre dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’Exécutif est composé d'un président, d'un vice-président et d'un secrétaire-trésorier qui sont élus par et parmi les membres à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.
6.3 Mandat Les mandats sont de trois (3) ans.
6.4 Réunions : L’exécutif du Chapitre tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Chapitre sont présents.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste à l’Exécutif.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Chapitre et de l’Exécutif et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en son absence.
6.8.3 Secrétaire-trésorier : Le secrétaire-trésorier envoie des avis de convocation aux réunions du Chapitre et de l’Exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance du Chapitre et de l’Exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire-trésorier est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts et règlements de l’Institut et de la Région.
6.8.4 Comités : L’Exécutif peut mettre sur pied les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Chapitre. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui les a créés.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections L’exécutif du Chapitre nomme un comité d’élections pour recevoir les mises en candidature et diriger la tenue des élections. Un membre du Comité qui devient candidat à une élection doit démissionner du Comité.
7.2 Modalité des mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’exécutif du Chapitre accompagne l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)
7.2.2 Les mises en candidature sont soumises par écrit ou lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) du Chapitre.
7.2.3 Le comité d’élections s'assure de l’éligibilité des candidats aux élections et qu’ils sont disposés à assumer les fonctions du poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.
7.3.2 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.3 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Chapitre, puis ils sont publiés.
7.3.4 Les nouveaux membres de l’exécutif du Chapitre entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du Chapitre en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions d’amendements aux statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres inscrits à l'ouverture de l'assemblée sont présents.
8.1.4 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’Exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité d’élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications aux statuts
8.1.5 Vote : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif du Chapitre sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou de règlement et, en l'absence de dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Code Morin disponible à l'assemblée.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Ces statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents statuts sont soumises, par écrit, à l’Exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modifications. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l'article visé par la modification; et
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux statuts, et leurs modifications, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’Exécutif régional que cela concerne.
10.4 Les présents statuts et les amendements qu’on leur apporte entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du Chapitre et approuvés par l'Institut.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter et amender des articles de règlements s’il juge ces articles ou ces amendements nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les amendements proposés sont soumis à l'approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du Chapitre, où ils peuvent être rejetés ou amendés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvés par le Conseil d’administration
le 12 décembre 2014