Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique - 25 mars 2023

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique - 25 mars 2023

 

Lieu : The Hilton Garden Inn, Moncton (Nouveau-Brunswick)

PRÉSIDENT

Manny Costain

 

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF 

Jennifer Cantwell

Cathy Hébert

Carolyn Hynes

Gerald Hill

Kimberley Keats

Christine LeDrew, secrétaire 

Kelly MacKinnon

Scott McConaghy 

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

 

1. Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le président

Manny ouvre la séance à 9 h. Manny lit la reconnaissance territoriale et souhaite la bienvenue aux personnes présentes. 

 

2. Activité brise-glace

Christine anime une activité de brise-glace légère et amusante. Jennifer Cantwell se porte volontaire pour animer le brise-glace de la réunion de mai. 

 

3. Ordre du jour

Manny fait ajouter l’Assemblée générale du Congrès du travail du Canada. Cathy ajoute le prix du délégué syndical de l’année. Le point G est déplacé de la rubrique « Affaires nouvelles » au point 6 du Calendrier des activités. 

 

Motion n^o 1 : Cathy Hebert propose l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe. MOTION ADOPTÉE.

 

4. Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

On passe en revue le procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2023. Manny fait remarquer que la date et le lieu figurant en haut du procès-verbal sont incorrects. 

 

Motion n^o 2 : Kelly MacKinnon propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du procès-verbal tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Donna mettra à jour la date du procès-verbal précédent et le lieu du procès-verbal de janvier.

 

5. Examen des points de suivi

Manny passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.), le 28 janvier 2023

 

1. La prochaine rencontre virtuelle aura lieu le mardi 9 mai. Jennifer suggère de noter qu’il n’est pas nécessaire d’être présent pendant toute la durée. 

3. Scott fait remarquer que les politiques mises à jour ne sont pas affichées sur le site Web. Manny indique qu’il peut aider le Sous-comité des motions avec les nouvelles informations. 

4. Souper des directeurs : Manny a informé Cheryl, Jenn et Sean. Il transmettra l’invitation à l’ancien directeur Kim Skanes. Carolyn fera une réservation à Fish Exchange. 

18. Gerald n’a pas reçu de réponse de la part de budgets@pipsc.ca. Le président du comité des finances ne savait pas qu’il existait un tel courriel. Manny suggère à Gerald d’envoyer à nouveau le courriel et de le transmettre à John Purdie et à lui-même.

19. Fait par Manny. 

20. Suppression de l’article, car nous n’avons plus d’épingles à distribuer.

21. Les articles suggérés sont des dossiers, des housses pour iPad et des sacs pour ordinateurs portables. 

 

Suivi : Donna ajoutera un message à l’avis de prises de contact avec les délégués syndicaux afin que vous puissiez vous connecter pendant toute la durée. 

Suivi : Manny a invité Kim Skanes au souper des directeurs du CRA.

Suivi : Carolyn réserve le Fish Exchange pour le souper des directeurs de jeudi soir.

 

6. Calendrier des activités

Manny passe en revue le calendrier des activités. Il y a deux conflits avec les réunions de l’exécutif régional. Les réunions de septembre des comités de formation et des exécutifs régionaux coïncideront avec le Symposium sur la consultation de l’Institut. En l’état actuel de l’exécutif, au moins 3 ou 4 personnes participeront au symposium. Une discussion s’ensuit sur les dates qui conviennent à l’exécutif. Kim pose la question de savoir s’il faut que les réunions aient lieu le vendredi et le samedi et s’il est possible de les organiser avant ou après le symposium, si cela convient aux membres de l’exécutif. D’après la politique, la règle empirique est généralement le vendredi, le samedi ou le lundi. Cette réunion de septembre est une réunion de planification et il serait bon que tous les membres de l’exécutif y assistent. Le Comité de formation se réunira lundi matin, l’exécutif régional se réunira lundi après-midi et mardi toute la journée. 

 

Motion n^o 3 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, que l’exécutif demande au CE et à la section des finances d’approuver la tenue d’une réunion de l’exécutif régional et du Comité de formation les 11 et 12 septembre à Halifax. MOTION ADOPTÉE. 

 

Suivi : Manny soumettra une note d’information au CE.

Suivi : Manny soumettra le projet à l’approbation de la section des finances.

Suivi : Donna vérifiera les disponibilités au Lord Nelson et au Westin pour la période du 10 au 13 septembre 2023. 

 

Manny fait remarquer que l’AGA nationale de l’IPFPC a lieu la même semaine que notre réunion sociale saisonnière et la réunion de décembre du Comité exécutif. Cela signifierait plus d’une semaine complète d’absence du domicile et du travail pour les membres de l’Exécutif. La décision a été prise de déplacer la réunion sociale saisonnière au 7 décembre et la réunion de l’exécutif régional au 8 décembre. 

Suivi : Manny doit confirmer avec Donna qu’elle a pu modifier les réservations. 

 

7. Rapport du directeur régional

Manny indique qu’il est possible de prendre connaissance de son rapport du directeur ainsi que de son rapport du Conseil d’administration sur Google Drive. Manny note que Nancy Lemarche a déclaré qu’environ 300 candidatures ont été reçues pour le poste d’adjoint administratif au bureau de Halifax. Jean-François, qui assurait la fonction de secrétaire général, s’est récemment vu confier le poste de manière permanente. Ray Hall quittera son poste en avril. Manny indique également que John Purdie souhaite que tous les trésoriers des organismes constituants et les présidents de consultation suivent une formation financière en 2023. 

 

Motion n^o 4 : Manny Costain propose, avec l’appui de Mike Pauley, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 5 : Manny Costain propose, avec l’appui de Cathy Hebert, de quitter la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

 

En plus de son rapport, Manny indique que 30 groupes se trouvent actuellement à différents stades de négociation. Le groupe TI est un peu plus avancé dans la négociation. 

 

Parmi les autres sujets abordés, citons le grief de principe sur la négociation de mauvaise foi, l’annonce du budget fédéral la semaine prochaine et la présence de notre présidente Jennifer Carr sur la colline du Parlement, la démolition du bâtiment situé à côté du bureau de l’IPFPC à Ottawa, le traitement des demandes d’indemnisation Concur dans un délai de trois semaines. La date du budget NB a été modifiée. 

 

Motion n^o 5 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Jennifer Cantwell, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 6 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Christine LeDrew, de quitter la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

 

Manny indique qu’il existe une équipe de transition qui comprend des membres du Conseil d’administration et des directeurs du personnel de l’Institut. Cela permet d’organiser des réunions publiques avec le personnel et de négocier avec lui. Les deux parties du personnel sont désormais représentées par le même syndicat. Il mentionne également que l’AGA nationale sera un congrès de quatre jours qui se tiendra du 26 au 29 novembre à Montréal. Il s’agira de quatre jours d’activités et de séances entrecoupées. Malheureusement, en raison de la taille et de l’emplacement, il n’y aura pas d’observateurs cette année. Un groupe de travail spécial composé d’un membre du Conseil d’administration, de deux membres du Conseil consultatif et de trois membres de la communauté scientifique sera créé pour aider l’Institut à se concentrer sur son empreinte environnementale. 

 

Motion n^o 7 : Kim Keats propose, avec l’appui de Scott McConaghy, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 8 : Mike Pauley propose, avec l’appui de Kelly MacKinnon, de quitter la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

 

Une note d’information a été présentée au Conseil d’administration concernant l’éligibilité des membres retraités. À l’heure actuelle, si vous quittez votre emploi pour rejoindre le secteur privé, vous pouvez toujours être considéré comme un membre retraité, à condition d’avoir cotisé au régime de pension. Cela a été transmis au Comité des statuts et politiques (CSP). Des membres du personnel de Feminuity ont appelé environ 1 700 membres, et certaines des personnes qui ont passé les appels téléphoniques ont reçu des menaces de mort de la part de nos membres. 

 

Motion n^o 9 : Manny Costain propose, avec l’appui de Gerald Hill, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 10 : Manny Costain propose, avec l’appui de Mike Pauley, de quitter la séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

Motion n^o 11 : Manny Costain propose, avec l’appui de Jennifer Cantwell, que le rapport du directeur soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

 

8. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur Google Drive. En plus de son rapport, Carolyn présente les détails du Conseil des délégués syndicaux. Le thème de cette année sera « Fonctionner à vide », sous l’angle de l’autosoin et de la prévention de l’épuisement professionnel. Le Comité a recommandé d’organiser un dîner et une soirée dansante le vendredi soir, au lieu d’un événement le samedi soir. Une discussion s’ensuit. 

 

Motion n^o 12 : Christine LeDrew propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, de supprimer la marche à l’aube pour cette année en raison du dîner et de la danse. MOTION ADOPTÉE.

 

Carolyn ajoute qu’une invitation serait envoyée à Judith Leblanc et Eva Henshaw pour qu’elles fassent une présentation sur le modèle des délégués syndicaux et la déléguée syndicale nationale. Carolyn demande à l’Exécutif de rechercher et de fournir des noms de conférenciers qui peuvent faire une présentation d’une heure sur l’épuisement professionnel pendant la dernière heure du samedi. L’Exécutif a discuté de diverses options pour les articles promotionnels destinés aux participants au Conseil des délégués syndicaux. Christine cherchera les prix pour des étiquettes à bagages, des ballons de yoga et des balles antistress. Jennifer examinera la possibilité d’avoir deux ballons de yoga dans un sac. Kim suggère de mentionner que l’Institut dispose de ressources pour aider les délégués syndicaux et les membres. 

 

Suivi : L’Exécutif doit donner des noms de conférenciers.

Suivi : Christine cherchera les prix pour les articles promotionnels pour le Conseil des délégués syndicaux. 

Suivi : Jennifer cherchera le prix de deux ballons de yoga dans un sac. 

 

Carolyn fait remarquer que le Comité de formation a proposé huit questions pour lancer la conversation de l’assemblée générale si aucun membre ne se présente au micro. Il a également été mentionné que, pour l’instant, la formation par les pairs ne serait pas dispensée cette année. Une discussion a lieu sur la présentation du budget de formation pour 2024 avec et sans la formation par les pairs. 

 

Suivi : Gerald soumettra le budget de formation comme il l’a fait pour la formation par les pairs. 

 

Carolyn mentionne que l’exécutif régional fera des recommandations pour le processus de remboursement des dîners d’information et les présentera au CAFM.

 

Motion n^o 13 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Cathy Hebert, l’approbation du rapport de la présidente du Comité de formation. MOTION ADOPTÉE

 

9. Rapport financier

Gerald indique que la région compte 6 430 membres. Il passe en revue les finances de l’exécutif régional et une discussion a lieu. Il déclare avoir besoin du rapport sur les élections et du procès-verbal du Conseil régional de 2021 pour demander notre allocation annuelle. 

 

Suivi : Gerald doit mettre à jour la note 3 sur les documents pour refléter 2023.

Suivi : Gerald doit demander au service financier comment augmenter les budgets soumis pour le CRA et d’autres événements. 

Suivi : Gerald soumettra les budgets des réunions et des événements une fois les frais d’hôtel connus. 

Suivi : Gerald soumettra la demande d’allocation annuelle. 

Suivi : Gerald doit terminer l’audit des finances de 2022 pour le CRA. 

Suivi : Gerald corrigera la faute de frappe dans la Note 5 pour le budget.

 

Gerald fournir quelques versions d’une proposition de budget pour 2024. Tout le monde est d’accord avec cette proposition de budget. Gerald poursuivra avec le budget 2024. Il indique que, du point de vue du budget, il y a des éléments que nous pouvons et ne pouvons pas couvrir pour les événements de mise en réseau des conseils de délégués syndicaux et des conseils régionaux. Nous devrons passer par le bureau régional. 

 

Kim suggère que l’exécutif régional vienne faire une rencontre après l’AGA du chapitre de St. John’s qui a lieu le mercredi soir avant le CRA. Kelly indique qu’elle avait été chargée d’organiser une rencontre avec l’exécutif régional lors de notre réunion à Moncton. Elle souhaitait un événement pour faire sortir les gens, comme les quilles, mais la limite ne semble pas suffisante. 

 

Motion n^o 14 : Manny Costain propose, avec l’appui de Kelly MacKinnon, de passer en séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE. 

 

Motion n^o 5 : Manny Costain propose, avec l’appui de Gerald Hill, de sortir de la séance à huis clos.

MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : L’exécutif présentera des suggestions pour des événements de rencontre sociale. 

Suivi : Donna inscrira les rencontres à l’ordre du jour de la réunion de septembre. 

 

Motion n^o 15 : Gerald Hill propose, avec l’appui d’Yvonne O’Keefe, l’approbation du rapport financier. MOTION ADOPTÉE.

 

10. Rapports des Comités du Conseil d’administration

a. Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat (CAFM)

b. Comité consultatif des sciences (CCS) 

c. Comité des finances

d. Plan stratégique de la technologie de l’information (PSTI)

 

On examine le rapport du CAFM sur le lecteur Google. On remarque une coquille dans les noms des participants. Kim Keats mentionne qu’elle a été approchée par l’équipe de mobilisation pour coanimer une séance « L’Institut et vous » avec les membres. 

 

On examine le rapport du Comité consultatif des sciences sur le lecteur Google. Kim indique que la réunion s’est tenue virtuellement pendant une demi-journée en guise d’introduction. On indique que les principales initiatives restent les mêmes que précédemment. Kim mentionne que le président du comité a émis l’idée d’organiser un symposium scientifique. 

 

On examine le rapport du Comité des finances sur le lecteur Google. Cathy précise que les informations sont limitées pour des questions de confidentialité. Actuellement, notre système Concur ne fonctionne pas en ligne avec le système comptable. Cette question est en cours d’examen et nous espérons qu’un logiciel sera mis en place d’ici le mois de juin. Le Comité des finances procède actuellement à des audiences d’appels et à l’examen de la formation du trésorier. Cathy mentionne que le Comité travaille actuellement avec l’équipe de consultation pour l’aider avec son budget. 

 

On examine le rapport du Comité du PSTI sur le lecteur Google. 

 

Il n’y a pas de rapport du CRPTC. 

 

Motion n^o 16 : Manny Costain propose, avec l’appui de Mike Pauley, l’approbation des rapports des comités du Conseil d’administration tels que présentés. MOTION ADOPTÉE.

 

11. Planification en cours du 79^e CRA

Manny indique que la séance du vendredi après-midi comprendra l’assemblée avec Sean O’Rielly, Chris Roach et Craig Bradley, ainsi que des réunions en petits groupes pour les groupes du NB avec la présidente Jennifer Carr. On discute des plans pour l’événement du vendredi soir et de l’absence d’événement le samedi soir. Gerald donne le budget approximatif de l’événement. Carolyn suggère d’utiliser le McCarthy’s pour une version réduite de la tournée des bars. Kim suggère de réserver Quidi Vidi et d’organiser des activités sur place. Christine suggère de louer le dernier étage du O’Rielly’s. Manny déclare que nous devons finaliser ces plans rapidement. 

 

Manny indique qu’il s’est entretenu avec le président du Comité des finances, John Purdie, au sujet du format hybride du CRA. On indique que l’Ontario n’utilisera pas le système DOTS pour le vote en raison de son coût élevé. On discute ensuite de l’organisme de bienfaisance auquel nous devrions faire don de notre collecte pour le tirage au sort. Cette année, le profil du chapitre au CRA sera Moncton. 

 

Motion n^o 17 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Kim Keats, que les dons soient versés à Bridges to Hope. MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Carolyn contactera le McCarthy’s pour obtenir une version réduite et un prix.

Suivi : Gerald enverra un courriel à Quidi Vidi pour connaître les tarifs. 

Suivi : Manny doit dire à Donna d’inclure les cartes de vote dans les trousses du CRA et de ne pas réserver le système DOTS.

Suivi : Manny enverra à Jenn et Kim les procédures d’élection.

Suivi : Une personne sur place au CRA devra participer au dépouillement des bulletins de vote.

 

12. Affaires nouvelles

a. Prix Membre d’exécutif de l’année : Donna a lancé un appel à candidatures pour le Prix Membre d’exécutif de l’année, la date limite étant fixée au vendredi 21 avril. 

b. Le point sur le CJPA : Christine donne une mise à jour verbale. Le CJPA a tenu sa réunion autonome les 17 et 18 février à Halifax, avec une activité sociale le vendredi soir dans un centre de patinage à roulettes intérieur. Il y a eu plus d’inscriptions que de participants, mais en raison du temps, certaines personnes ont annulé. Cependant, deux des membres de l’IPFPC qui se sont présentés n’avaient jamais participé à un événement auparavant. Toutes les personnes présentes se sont beaucoup amusées. Christine fait remarquer qu’un événement du réseau national des jeunes professionnels se déroulera les 13 et 14 avril à Vancouver (C.-B.), et que le CJPA a accepté d’y participer virtuellement. Manny indique que d’après le mandat des comités des jeunes, le budget est national, mais divisé à parts égales par région. Il a ensuite été décomposé en différents éléments. Une note d’information a été adressée au Conseil d’administration en 2019 afin de placer le budget sous l’égide de la région, mais cette demande a été rejetée. 

c. Congrès de la Fédération du travail du Nouveau-Brunswick : L’événement aura lieu au Delta Saint John du dimanche 28 mai au mercredi 31 mai et Manny fait remarquer que nous avons cinq sièges de délégués. Les noms sont attendus pour le 9 mai. Malheureusement, on fait remarquer que certains membres du NB seront à Terre-Neuve pour le CRA. Mike demandera si l’un des membres du groupe NB est intéressé et disponible pour participer. 

 

Suivi : Mike doit se renseigner pour savoir si des membres du NB sont intéressés pour participer au Congrès.

Suivi : Manny se renseignera sur le financement de l’événement.

 

d. Achat d’articles promotionnels : La discussion a eu lieu également pendant le rapport du président du Comité de formation. 

Suivi : Carolyn demandera à Donna de lui fournir des articles pour les participants à l’école de formation et de lui indiquer ce qui reste comme articles promotionnels au bureau. 

 

e. Planification stratégique après l’élection du Conseil d’administration : Kelly demande si l’exécutif régional organise des réunions de planification stratégique. Manny fait remarquer que nous organisons une réunion de planification annuelle lors de notre réunion de septembre, car il s’agit de la première réunion après le CRA. En septembre, nous désignerons les membres du comité et fixerons les objectifs de l’exécutif régional pour l’année. 

 

f. Vérification des candidatures à l’exécutif régional de l’Atlantique : Kelly demande si un observateur présent au CRA peut se présenter à l’exécutif régional. Une autre question a été posée : qui confirme que ces membres sont bien des membres régionaux, des cotisants Rand, etc. Ce sont les présidents de chapitre qui envoient les noms des délégués au CRA. 

 

g. Réunion du Comité de formation/de l’exécutif de septembre : discutée dans le cadre du calendrier des activités.

 

h. Mise à jour sur le bureau de Fredericton : Manny note que le travail se poursuit avec la directrice des ressources humaines en vue d’une liaison politique.

 

i. Assemblée générale du Congrès du travail du Canada (CTC) : Manny déclare qu’il aimerait que les délégués de la région Atlantique renvoient un rapport après l’assemblée. Une discussion s’ensuit sur les noms soumis pour les délégués de l’Atlantique à l’Assemblée générale du CTC. 

 

Motion n^o 18 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Jennifer Cantwell, que l’exécutif régional de l’Atlantique soumette les noms d’Ashlee McLeod et de Joe Rossiter comme délégués à l’Assemblée générale du Congrès du travail du Canada. Brooke Casey et Marcus Pecke seront les remplaçants. MOTION ADOPTÉE.

 

Suivi : Jennifer enverra l’adresse courriel de Joe à Manny. 

 

j. Cadeau pour le délégué syndical de l’année : Cathy a envoyé à l’exécutif une photo du cadeau. 

 

Motion n^o 19 : Cathy Hebert propose, avec l’appui de Kelly MacKinnon, que les deux photos soient achetées. MOTION ADOPTÉE.

 

12. Tour de table

Scott fait remarquer que les articles 6.2 et 6.2.1 des statuts doivent être modifiés, car ils font toujours référence aux services aux membres, et non au CAFM. Kim indique que nous devions sélectionner un organisme de bienfaisance pour l’école de formation. On discute des différents organismes. Jennifer demande si la politique relative au séjour du samedi soir en cas de présence de la famille sera appliquée à l’école de formation. Manny fait remarquer que la politique ne s’applique qu’au Conseil des délégués syndicaux et au CRA, et non à l’école de formation, mais qu’il est possible de demander une exception. 

 

Christine fait remarquer que nous n’avons que 110 articles promotionnels pour le CRA, ce qui signifie que nous n’en avons pas assez pour donner à nos orateurs invités, et demande si nous voulons en acheter d’autres. Elle demandera un devis et partira de là. 

 

Manny souligne que la réunion a été longue, mais excellente. Il fait également remarquer qu’étant donné que nous avons dépassé 17 h, les membres ne peuvent pas rentrer chez eux avant 20 h et qu’ils ont donc le droit de passer la nuit sur place. 

 

Motion n^o 20 : Manny Costain propose, avec l’appui de Cathy Hebert, que la séance soit levée. MOTION ADOPTÉE.

 

La séance est levée à 17 h 32.