Procès-verbal de la réunion de l’exécutif du sous-groupe VFS de l’administration centrale - Le 13 juillet 2023

Point

Sujet et discussion

Suivi

Ouverture de la séance et mot de bienvenue

Brian Busby annonce que le quorum est atteint et ouvre la séance à 17 h 35.

Brian Busby

Adoption des points à l’ordre du jour

Patrick McIver a envoyé un ordre du jour provisoire de la réunion aux membres de l’Exécutif par courriel le 8 juillet 2023. Aucune modification n’y est demandée.

Andra Weis présente une motion d’adoption de l’ordre du jour, avec l’appui d’Audrey Wojcik. La motion est adoptée.

Patrick McIver

Procès-verbal de la réunion précédente

L’ébauche du procès-verbal de la réunion du 15 juin 2023 de l’Exécutif est distribuée par courriel peu après la réunion. Les modifications suggérées y sont apportées et le procès-verbal est révisé. Le procès-verbal révisé est ensuite distribué pour approbation finale. La majorité des membres de l’Exécutif votent en faveur de son approbation.

Par conséquent, le 4 juillet 2023, une copie approuvée du procès-verbal est transmise à l’Institut à des fins de publication sur la page Web du sous-groupe VFS de l’AC.

Le procès-verbal est publié sur le site Web de l’Institut le 14 juillet 2023.

Patrick McIver

Représentant régional VFS de l’Administration centrale : remarques

Abraham Garcia a été invité à la réunion à titre de nouveau représentant régional VFS de l’AC, en remplacement de Dan Quinn qui a occupé ce poste pendant les trois dernières années, jusqu’au 30 juin 2023.

Abraham se présente à l’Exécutif et parle de son expérience au sein du syndicat. Il précise qu’il souhaite atteindre plusieurs objectifs, au cours de son mandat triennal au sein de l’Exécutif national. Il veut notamment tenir les membres informé·es des activités syndicales, répondre à leurs préoccupations, tenir à jour leurs coordonnées et améliorer la transparence de la procédure de dotation de l’ARC.

Abraham informe l’Exécutif qu’il a participé à sa première réunion de l’exécutif national du groupe VFS, et il nous parle de certains des sujets abordés lors de cette réunion. On y a notamment fait le point sur les négociations collectives, souligné l’importance de tenir à jour les coordonnées des membres, et parlé de la procédure syndicale que doivent suivre les délégués syndicaux et déléguées syndicales à l’égard des membres du groupe VFS qui sont accusé·es d’avoir obtenu frauduleusement des prestations, pendant la pandémie. Abraham indique également que le sous-groupe VFS de l’AC a besoin d’un plus grand nombre de délégués syndicaux et déléguées syndicales parlant français. Par conséquent, si des membres de l’Exécutif connaissent un·e VFS qui parle français et qui souhaite aider ses collègues en devenant délégué·e, qu’ils/elles le lui fassent savoir.

Enfin, Abraham rappelle à l’Exécutif que l’AGA 2023 de l’IPFPC se tiendra en novembre et qu’il a transmis à l’IPFPC les noms des délégué·es de la région/du sous-groupe de l’AC tels qu’ils lui ont été communiqués par Patrick.

Abraham Garcia

Rapport financier du trésorier

James Armstrong (le trésorier du Sous-groupe) a envoyé par courriel à l’Exécutif des informations sur la situation financière actuelle du Sous-groupe.

James nous parle des documents financiers qu’il doit préparer pour la prochaine AGA du Sous-groupe. Plus précisément, il préparera les états financiers de 2021 et 2022 (se terminant le 31 décembre) ainsi que les budgets pour 2023 et 2024. Nous devrons discuter de ces documents et les approuver au cours d’une réunion de l’Exécutif tenue avant l’AGA du 7 septembre 2023.

Enfin, à la suite de la question soulevée lors de la dernière réunion de l’Exécutif concernant la fin de l’exercice financier de l’IPFPC, Patrick indique que la fin de cet exercice financier est le 30 juin, mais que pour les besoins financiers du Sous-groupe, la fin de l’exercice financier est le 31 décembre.

James Armstrong

AGA 2023 de l’IPFPC : du 26 au 29 novembre 2023

La 104e AGA de l’Institut se tiendra au Centre Sheraton de Montréal (Québec) du 26 au 29 novembre 2023.

Dan Quinn (l’ancien représentant du sous-groupe VFS de l’AC) a déjà demandé au Sous-groupe de choisir cinq membres du Sous-groupe qui y participeront à titre de délégué·es. Ces délégué·es ont été sélectionné·es au hasard au moyen d’une « roue de la chance » électronique, et l’opération a été enregistrée et diffusée à tout le monde à des fins de transparence. Patrick a actionné la roue.

Les membres sélectionné·es sont Earle Loftman, Brian, James, Patrick et Andra.

Cette liste a été fournie à Dan le 1er juin 2023 par courriel, et une copie conforme de ce courriel a été envoyée à l’ensemble des membres de l’Exécutif. Le nouveau représentant du sous-groupe VFS de l’AC, Abraham, confirme que les noms ont bien été soumis à l’IPFPC.

Brian Busby

AGA 2023 du sous-groupe de l’AC : 7 septembre 2023

L’Exécutif poursuit ses discussions et planifie la prochaine AGA, qui aura lieu le 7 septembre 2023. Le lieu, le traiteur et l’équipement audiovisuel nécessaire sont confirmés.

Andra et Audrey informent l’Exécutif qu’elles ont contacté Helga Welward, une membre retraitée du Sous-groupe, pour lui demander si elle souhaite participer à l’AGA à titre de membre du Comité des élections. Helga a accepté cette invitation. Par conséquent, Andra, Audrey et Helga constituent le Comité des élections et superviseront la tenue de cette élection. Personne ne s’oppose à la participation d’Helga au Comité des élections.

Patrick informe l’Exécutif que l’avis de convocation à l’AGA et à l’élection de l’Exécutif a été rédigé, approuvé par l’Exécutif et envoyé à l’IPFPC à des fins de traduction et de publication sur le site Web du Sous-groupe.

L’Exécutif débat longuement de la fourniture d’articles promotionnels aux couleurs des VFS de l’IPFPC aux membres qui participent à l’AGA. Nous discutons ensuite de l’activité de mobilisation qui est prévue pour le 15 août 2023.

Audrey propose que l’Exécutif puisse dépenser jusqu’à 6 500 $ (taxes incluses) pour l’achat d’articles promotionnels aux couleurs des VFS de l’IPFPC, pour les deux prochaines activités du Sous-groupe. Louise Lepore appuie cette motion. La motion est adoptée.

Audrey prendra contact avec l’un des fournisseurs d’articles promotionnels de l’IPFPC, choisira les articles potentiels, en notera le coût, etc., et en fera rapport à l’Exécutif. Le temps presse, car les produits doivent être commandés et reçus à temps pour les deux activités à venir.

Brian Busby

Activité de mobilisation : 15 août 2023 (reportée)

Brian fait le point sur l’activité de mobilisation prévue pour le 15 août 2023 à Royal Oak, au 180, rue Kent. Il s’agira d’une rencontre sociale de l’exécutif et des membres du Sous-groupe. De la nourriture et des boissons non alcoolisées seront servies. Le coût est estimé à 1 500 $.

Brian rédigera le document de communication nécessaire et l’enverra à Patrick pour qu’il le révise puis le transmette à l’IPFPC à des fins de traduction et d’affichage.

APRÈS LA RÉUNION, nous décidons de reporter cette activité; elle aura lieu après l’AGA 2023, en septembre.

Brian Busby

Activités des délégués syndicaux et déléguées syndicales

L’Exécutif continue de discuter du retour au bureau (RAB) et les membres s’informent mutuellement de divers questions et problèmes. Parmi les autres sujets abordés, mentionnons la transition du RSSFP de Sun Life à Canada Vie et les problèmes rencontrés par les membres, ainsi que les retards pris par les membres VFS pour se faire rembourser par l’employeur leurs honoraires professionnels ou de CPA.

Brian Busby

Tour de table

Andra demande notamment à Abraham quels sont la procédure d’élection, les conseils et les pratiques exemplaires pour la prochaine élection de l’exécutif du Sous-groupe. Abraham répond que, d’après son expérience, l’IPFPC (par l’intermédiaire du Comité national des élections) ne donne que très peu de conseils à cet égard. Patrick suggère à Andra (et au reste du Comité des élections du Sous-groupe) de consulter la Politique sur la structure et la fonction des organismes constituants de l’IPFPC, qui contient en annexe un document intitulé « Lignes directrices sur les élections des organismes constituants ».

Louise nous informe qu’elle a récemment fait une présentation aux nouveaux employés et nouvelles employées de la Direction des ressources humaines de l’ARC. La prochaine occasion pour le Sous-groupe de parler à ces personnes des VFS et du Sous-groupe se présentera en octobre, alors si quelqu’un souhaite y participer, qu’on l’en informe. Louise serait par ailleurs d’accord pour refaire cette présentation.

Divers

Levée de la séance

Nous convenons que la prochaine réunion de l’exécutif du Sous-groupe aura lieu sur Zoom le jeudi 24 août 2023 à 19 h.

Earle Loftman propose la levée de la séance, avec l’appui d’Audrey. Il n’y a aucune objection. La réunion prend fin à 19 h 26.

Brian Busby