Sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest PROCÈS-VERBAL Réunion ordinaire de l’exécutif — 5 janvier 2023, à 18 h

(Traduit de l’anglais)

Sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest

PROCÈS-VERBAL

Réunion ordinaire de l’exécutif — 5 janvier 2023, à 18 h

[Il s’agit d’une réunion entièrement virtuelle]

 

Personnes présentes :   Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Steve Anderson (secrétaire), Lisa Chau (agente de communication), Junaid Fazal (membre actif), Charles Dugas (membre actif), Zhidan Guan (membre actif), Sylvia Suska (membre active) Personnes absentes : Blair Mason (trésorier)

 

Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, ouvre la séance à 18 h 08. Il mentionne que toutes les personnes présentes peuvent demander une indemnité journalière pour le dîner, et que ces demandes doivent être soumises au sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest par l’intermédiaire de Blair Mason.

 

ORDRE DU JOUR : L’ordre du jour provisoire est présenté.

MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Beverley, pour adopter l’ordre du jour provisoire dans sa forme modifiée. Adoptée.

 

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE : Le procès-verbal provisoire de la réunion du 1^er décembre 2022 est présenté.

MOTION présentée par Steve, avec l’appui de Zhidan, pour adopter le procès-verbal modifié de la réunion. Adoptée.

 

RAPPORT DU PRÉSIDENT

• Daniel explique que décembre a été très chargé pour le sous-groupe et que la prochaine réunion des présidents des sous-groupes se tiendra à Victoria le 1^er avril 2023.

RAPPORT DU TRÉSORIER

Point reporté. POINT DE SUIVI : Blair présentera le rapport du trésorier à la prochaine réunion.

 

AFFAIRES EN COURS

ÉVÉNEMENT SOCIAL DE FIN D’ANNÉE — Tailgators, 8 décembre 2022

• Points à retenir pour des événements similaires à l’avenir : c’était une période particulièrement chargée à cet endroit, car c’était juste avant le temps des Fêtes et pendant l’heure du souper / le service de restauration était plus lent que nous l’aurions souhaité / si nous annonçons un souper, les gens s’attendent à un souper, pas à une collation / il n’y avait pas assez de tables et de chaises / des limites et des indications claires concernant les besoins alimentaires particuliers auraient été utiles / il était difficile d’entendre quelqu’un parler / malencontreux problèmes techniques de son et de diaporama / Daniel n’a entendu que de bons commentaires, mais Lisa a dit que les commentaires du sondage étaient plus mitigés / la réception a bien fonctionné / les documents de promotion ont été distribués de manière efficace et équitable (bien que les membres de l’exécutif n’en aient pas eu) / il restait beaucoup d’amuse-gueule.

ÉVÉNEMENT DU 25 FITZGERALD / Restaurant The Mill, 9 décembre 2022

• Il s’agissait d’un rassemblement inhabituel, car la plupart des activités avaient déjà été planifiées par un membre sur le lieu de travail de Bell’s Corners, la demande de fonds était informelle et de dernière minute, et le lieu de réunion se trouvait au centre-ville. Daniel y est allé et a fait une présentation sur le sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Il a inscrit au moins un cotisant RAND.

 

MOTION présentée par Lisa, avec l’appui de Beverley, pour que toutes les demandes de financement d’événements futurs fassent l’objet d’une demande écrite et d’une présentation à l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Adoptée.

 

CORRECTIONS FINANCIÈRES DE L’AGA 2022 DU SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Blair présentera le rapport sur les corrections financières à la prochaine réunion.

 

CHANGEMENTS À LA POLITIQUE DE COMMUNICATION ET D’ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE PAR L’IPFPC

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Blair présentera le rapport sur les changements apportés à la politique sur les communications et l’équipement informatique à la prochaine réunion

 

SUIVI SUR LES DONS DU SOUS-GROUPE EN 2022

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Blair présentera le rapport sur les dons de 2022 à la prochaine réunion.

 

REPRÉSENTANT POTENTIEL DU COMPLEXE CARLING DU MDN

• Une discussion a lieu sur les représentants potentiels du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest sur les sites du MDN de Carling et du 25 Fitzgerald. L’exécutif décide d’attendre l’AGA du sous-groupe au printemps et d’encourager les membres intéressés à se présenter aux élections à ce moment-là.

 

FORMATS DE FICHIERS ET DE DOSSIERS DU DISQUE PARTAGÉ

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Tout le monde poursuivra le formatage du disque partagé à la prochaine réunion (lorsque Blair sera présent).

 

FORMATION DES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Daniel présentera tout projet de formation de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest à la prochaine réunion.

 

SUIVI D’ACHAT DES CHARGEURS PORTATIFS, DES TUQUES ET DES CHEMISES DU SOUS-GROUPE

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Daniel enverra le rapport sur les chargeurs portatifs, les tuques et les chemises par courriel.

 

AFFAIRES NOUVELLES

 

AGA 2023 DU SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST

• Point reporté. POINT DE SUIVI : Tout le monde discutera de l’AGA 2023 du sous-groupe à la prochaine réunion.

 

ÉVÉNEMENT D’ESSAI DU FINANCIAL LAUNCHPAD (virtuel, 12 janvier 2023)

• Lisa indique qu’elle est toujours à la recherche de plus de participants. Les personnes présentes sont encouragées à trouver d’autres participants.

 

ÉVÉNEMENT D’HIVER SUR LA MOBILISATION DES MEMBRES

• Daniel entame la discussion en suggérant une activité de patinage en famille. Cependant, la conversation dévie vers les intentions de l’employeur concernant le retour imminent au bureau.

 

POINT DE SUIVI : Steve se porte volontaire pour élaborer une proposition d’activité et la soumettre à l’approbation du sous-groupe. L’événement aura pour but de discuter des demandes croissantes des employeurs pour que nous retournions au bureau et de l’impact de cette situation sur nos membres.

 

TOUR DE TABLE

• Zhidan évoque l’idée que le sous-groupe encourage la réouverture d’un gymnase privé, au profit de certains membres du sous-groupe, en apportant une contribution financière. Le consensus des membres de l’exécutif présents est qu’il s’agit plutôt d’un projet parrainé par un chapitre que par un sous-groupe. Cela semble être en dehors de notre mandat.

 

PROCHAINE RÉUNION

• Il est convenu que la prochaine réunion se tiendra le 2 février 2023. Cependant, il n’y a pas d’accord sur la question de savoir s’il devait s’agir d’une réunion en personne, hybride ou virtuelle. L’heure de la réunion n’est pas non plus établie.

POINT DE SUIVI : Daniel enverra un sondage aux membres de l’exécutif pour savoir si la prochaine réunion doit être en personne, hybride ou complètement virtuelle, et à quelle heure elle doit commencer.

 

LEVÉE DE LA SÉANCE présentée par Daniel, avec l’appui de Steve. Adoptée. 20 h 07.

RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI

• Tout le monde poursuivra le formatage du disque partagé à la prochaine réunion (lorsque Blair sera présent).
• Tout le monde discutera de l’AGA 2023 du sous-groupe à la prochaine réunion.

 

• Blair présentera le rapport du trésorier à la prochaine réunion.
• Blair présentera le rapport sur les corrections financières à la prochaine réunion.
• Blair présentera le rapport sur les changements apportés à la politique sur les communications et l’équipement informatique à la prochaine réunion.
• Blair présentera le rapport sur les dons de 2022 à la prochaine réunion.

 

• Daniel présentera tout projet de formation de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest à la prochaine réunion.
• Daniel enverra le rapport sur les chargeurs portatifs, les tuques et les chemises par courriel.
• Daniel enverra un sondage aux membres de l’exécutif pour savoir si la prochaine réunion doit être en personne, hybride ou complètement virtuelle, et à quelle heure elle doit commencer.

 

• Steve se porte volontaire pour élaborer une proposition d’activité et la soumettre à l’approbation du sous-groupe. L’événement aura pour but de discuter des demandes croissantes des employeurs pour que nous retournions au bureau et de l’impact de cette situation sur nos membres.