Réunion du Comité des statuts et politiques
27 novembre 2021
Hôtel Andaz
Sont présents : N. McCune (présidente), M. Chow (C.-B. et Yukon, virtuellement), A. Goddard (RCN), S. Fréchette (Qc), J. Purdie (Ont.), C. Freeman (Prairies et T.N.-O.), S. McConaghy, (Atl.), J. Gagnon (personne-ressource de l’Institut)
- Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour est adopté tel quel.
- Approbation du procès-verbal
Le procès-verbal de la réunion des 29 et 30 novembre 2019 du CSP est approuvé tel quel.
- Affaires nouvelles (points prioritaires de la réunion du 6 avril 2020 qui n’a pas eu lieu)
3.1 Modifications apportées à des politiques
Il est convenu de supprimer les renvois aux « règlements (de l’Institut) » dans certaines politiques de l’Institut, étant donné que les règlements n’existent plus.
Diverses politiques renvoient également au Comité d’apprentissage et de formation (CAF), qui est devenu le Comité d’apprentissage, de formation et de mentorat (CAFM) lors de l’AGA de 2020. Il est également convenu d’effectuer ces modifications.
Une discussion aura lieu avec les TI afin de supprimer du site Web toutes les politiques qui ne sont pas actuellement en vigueur. Suivi : J. Gagnon
3.2 Modifications apportées à des politiques à compter des AGA 2020 et 2021
Les modifications suivantes seront apportées aux politiques ci-après et soumises à l’approbation du Conseil d’administration :
P-5 (Politique sur la garde et les soins de personnes à charge) et P-7 (Dépenses majeures de l’IPFPC aux fins de nouveaux projets) (2020) — Politique sur l’accès aux fonds généraux de l’IPFPC;
P-2 (Obligation de rendre compte du Conseil d’administration) (2021) — Politique relative au Conseil d’administration.
Le CSP demande également que chaque politique soit répertoriée sous son en-tête respectif sur le site Web, et ce, afin d’être plus facile à consulter et plus facile d’accès.
Les gabarits de statuts doivent également être affichés sur la page du CSP et ajoutés, à titre de référence, à la Politique sur la structure et la fonction des organismes constituants. Le renvoi aux « règlements (de l’Institut) » sera également supprimé des gabarits. Suivi : J. Gagnon
3.3 Groupe RT Hôpital régional de Windsor (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés le 18 octobre 2021 et correspondent principalement au gabarit de statuts. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration (CA) en décembre.
Suivi : CA et J. Gagnon
3.4 Groupe MAGE (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Groupe qui s’est tenue le 30 octobre 2021.
La modification proposée à l’article 5.4.2 est incompatible avec la Politique sur l’allocation des organismes constituants (article 10). Cette question sera soulevée au Groupe.
Les statuts modifiés seront soumis à l’approbation du CA en décembre, à l’exception de l’article 5.4.2. Suivi : CA et J. Gagnon
3.5 Groupe SH (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Groupe qui s’est tenue le 20 octobre 2021.
Le CSP s’inquiète d’une possible incompatibilité entre les articles 8.1.5.1 et 8.1.5.
8.1.5 (...) seul(e)s les membres titulaires du groupe SH peuvent être délégué(e)s à l’assemblée générale annuelle. Seul(e)s les délégué(e)s ont le droit de voter. Les délégué(e)s sont choisi(e)s de la façon suivante.
8.1.5.1 Exécutif du Groupe : Chaque membre de l’exécutif du Groupe est un(e) délégué(e).
En outre, au titre de l’article 4.3, les « membres retraité(e)s de l’Exécutif » ne bénéficieraient toujours pas d’aucun des droits suivants :
4.3 Seul(e)s les membres titulaires peuvent occuper des postes à l’exécutif du Groupe, proposer des candidat(e)s à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Groupe et voter dans le cadre des affaires du Groupe.
Il est précisé que la sélection des administrateurs et administratrices devrait se faire après l’élection des membres actifs (l’année où les membres actifs sont élus — tous les deux ans). Par conséquent, le Groupe demande au Comité des statuts et politiques de le guider sur la manière de pourvoir le poste d’un·e membre qui n’est ni président·e, ni vice-président·e, ni trésorier·ère, ni secrétaire conformément à l’article modifié suivant :
6.8.2 Si le un poste autre que celui de président de vice-président, de trésorier ou de secrétaire devient vacant pour quelque raison que ce soit, les membres restants de l’exécutif du Groupe peuvent choisir un membre éligible de l’exécutif du Groupe pour combler le poste vacant jusqu’à la fin du mandat initial prochaine élection de ces postes.
Le Comité est d’avis qu’à moins que les statuts ne soient à nouveau modifiés, selon ces libellés, le poste vacant resterait vacant jusqu’à la prochaine élection ordinaire.
Les statuts modifiés seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre.
Suivi : CA et J. Gagnon
3.6 Sous-groupe CP de Gatineau (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Sous-groupe qui s’est tenue le 17 novembre 2021. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre. Suivi : CA et J. Gagnon
3.7 Groupe CS (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Groupe qui s’est tenue en juin 2019. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre. Suivi : CA et J. Gagnon
3.8 Groupe ACIA-VM (statuts modifiés)
Comme pour les statuts du groupe SH, les modifications proposées auraient pour conséquence que les « membres retraités de l’Exécutif » n’auraient aucun droit.
Le CSP estime également que le « quorum » devrait être fixé à 50 % des membres réguliers ou votants qui sont présents.
L’article 9 des statuts devra également être mis à jour pour renvoyer au Standard Code of Parliamentary Procedure (SCOPP).
Ces préoccupations seront portées à l’attention du Groupe pour qu’il les prenne en considération à l’avenir.
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du groupe qui s’est tenue le 26 novembre 2021. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre. Suivi : CA et J. Gagnon
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
4.1 Sous-groupe SH-SCC Montréal/Rive-Nord du Québec (statuts proposés)
Les statuts modifiés sont conformes au gabarit et ont été ratifiés lors de l’AGA du Sous-groupe qui s’est tenue le 11 novembre 2019. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre.
Suivi : CA et J. Gagnon
4.2 Sous-groupe AV du Sud de l’île de Vancouver (statuts proposés)
Le gabarit des statuts est fourni au Sous-groupe. L’AGA du Sous-groupe aura lieu en janvier 2022. M. Chow assurera le suivi avec l’exécutif du Sous-groupe à ce moment-là. Suivi : M. Chow
4.3 Sous-groupe SP de Vancouver (statuts modifiés)
Parce que la dernière version approuvée qui est affichée sur le site Web date de 2009, une révision sera effectuée pour déterminer les éléments qui doivent être rendus conformes au gabarit. Suivi : M. Chow
4.4 Chapitre Simcoe-Grey de l’Ontario (statuts modifiés)
L’AGA du Chapitre se tiendra le 12 avril 2022. Un suivi sera effectué avec le Chapitre à ce moment-là.
Suivi : J. Purdie
4.5 Groupe des Greffiers du Sénat (statuts modifiés)
Il n’y a pas de nouvelles à ce sujet, pour l’instant.
4.6 Guilde des membres retraités (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA de la Guilde qui s’est tenue le 5 novembre 2019, et ils sont maintenant publiés sur le site Web.
4.7 Chapitre de l’ARC de Hamilton — questions relatives au chapitre de l’ARC
Des directives ont été données au Chapitre sur la manière de procéder pour déplacer les membres entre les chapitres. On attend toujours une rétroaction du Chapitre à ce sujet.
4.8 Groupe Chambre des communes (statuts modifiés)
Il n’y a pas de nouvelles à ce sujet, pour l’instant.
4.9 Chapitre RNCan de la RCN (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Chapitre qui s’est tenue le 15 mai 2019 et ont été approuvés par le Conseil d’administration le 21 juillet 2019. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
4.10 Sous-groupe ACIA-S&A de la Région du Québec (statuts proposés)
Une assemblée générale extraordinaire s’est tenue le 20 février 2020, au cours de laquelle les statuts proposés ont été ratifiés. Ils ont été approuvés par le Conseil d’administration le 23 juin 2021 et publiés sur le site Web le 29 juin 2021. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
4.11 Groupe ACIA-S&A (statuts modifiés)
L’AGA du Groupe s’est tenue en juin 2019, et c’est à cette occasion que les statuts proposés ont été ratifiés. Ils ont été approuvés par le Conseil d’administration le 26 juillet 2019 et publiés sur le site Web le 4 août 2020. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
- Affaires nouvelles (de la réunion du 6 avril 2020 qui n’a pas eu lieu — suite)
5.1 Sous-groupe VFS de Québec (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été approuvés par le Conseil d’administration le 1er mars 2019 et ont été publiés sur le site Web le 8 octobre 2020. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
5.2 Chapitre d’Edmonton (statuts modifiés)
Les statuts modifiés ont été ratifiés lors de l’AGA du Chapitre qui s’est tenue le 26 février 2020. Ils seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre. Suivi : CA et J. Gagnon
5.3 Statuts des organismes constituants — renvois aux règlements de l’Institut
Il est convenu que la personne-ressource de l’Institut révisera les statuts des organismes constituants afin d’en supprimer les renvois aux règlements de l’Institut et de les remplacer par des renvois aux « politiques ». Suivi : J. Gagnon
- Affaires nouvelles
6.1 Sous-groupe SH MDN Région du Québec (statuts modifiés)
Comme il s’agit d’un nouveau sous-groupe, aucune AGA n’a été tenue à ce jour. Les statuts proposés seront comparés avec le gabarit du Sous-groupe et seront soumis pour examen lors de la prochaine assemblée. Suivi : S. Fréchette
6.2 Sous-groupe VFS du 200, René-Lévesque Ouest (statuts modifiés)
Les statuts modifiés, basés sur le gabarit, ont été ratifiés lors de l’AGA du Sous-groupe qui s’est tenue le 27 février 2019.
Le CSP apportera la modification suivante à l’article 6.3 (Durée du mandat) :
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’Exécutif a une durée de deux (2) ans sauf qu’à la première élection, le/la président·e, le/la secrétaire et les membres actifs sont élus pour deux (2) ans et le/la vice-président·e ainsi que le/la trésorier·ère, pour un (1) an.
Les statuts modifiés ainsi que cette modification seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration en décembre. Suivi : CA et J. Gagnon
6.3 Chapitre du Centre de Toronto — discussion
Le CSP entame une brève discussion au sujet de ce Chapitre, qui ne comprend qu’un seul groupe professionnel et qui est composé du même exécutif que le sous-groupe VFS de Toronto-Centre.
Comme tous les membres de l’exécutif du sous-groupe VFS doivent être des délégué·es syndicaux, l’un des membres de l’exécutif du sous-groupe VFS de Toronto-Centre a été retiré de l’exécutif. Toutefois, le problème est que le membre en question a également été retiré de l’exécutif du Chapitre, ce qui a entraîné un conflit interne.
Selon le CSP, le Chapitre n’aurait pas dû agir de la sorte, car c’est incompatible avec leurs statuts. J. Purdie se penchera davantage sur cette question en janvier 2022, à titre de directeur régional de l’Ontario nouvellement élu. Le Chapitre sera informé qu’il doit se conformer à ses statuts, sinon le Comité exécutif régional de l’Ontario pourrait recommander au Comité exécutif de l’Institut de dissoudre le Chapitre. Suivi : J. Purdie
6.4 Sous-groupe CS de Winnipeg et du sud du Manitoba (statuts proposés)
Les statuts proposés correspondent principalement au gabarit. Ils ont été ratifiés par l’AGA du Sous-groupe qui s’est tenue le 15 avril 2019 et ont été approuvés par le CA le 26 juillet 2019. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
6.5 Sous-groupe VFS de Saskatoon (statuts modifiés)
Le Sous-groupe a été conseillé sur les modifications à apporter en fonction de son gabarit. Il n’a toujours pas effectué de suivi à cet égard. Suivi : C. Freeman
6.6 Sous-groupe VFS de Regina (statuts proposés)
Le Sous-groupe a tenu une AGA en 2019 et en 2020. Il effectuera un suivi en ratifiant ses statuts. Suivi : C. Freeman
6.7 Groupe GEPW (statuts modifiés)
Le statut des statuts modifiés du Groupe n’est pas clair. Un suivi sera effectué et le gabarit des statuts du Groupe sera fourni. Suivi : C. Freeman
6.8 Motion de l’AGA 2019 — article 7 des statuts (Droits des membres)
7.1 Membres titulaires et à la retraite Seul(e)s les membres titulaires et à la retraite qui n’agissent pas comme sous-traitant(e)s de l’employeur peuvent voter pour élire les administrateurs(-trices), poser leur candidature à des postes d’élu(e)s et participer autrement aux activités de l’Institut et des organismes constituants de l’Institut, sous réserve de l’article 7.1.1. Les membres titulaires et à la retraite qui n’agissent pas comme sous-traitant(e)s de l’employeur peuvent assister aux assemblées générales de l’Institut. Seul(e)s les membres titulaires peuvent être nommé(e)s délégué(e)s syndicaux(-ales).
7.1.x (nouveau) — Nonobstant l’article 7.1, le (la) membre qui devient sous-traitant(e) de l’employeur se voit suspendre ses droits jusqu’à ce qu’il (elle) n’agisse plus comme sous-traitant(e) de l’employeur. Le (la) membre qui occupe un poste d’élu(e) au moment où il (elle) devient sous-traitant(e) de l’employeur est réputé(e) avoir démissionné.
La motion est modifiée comme suit :
7.1.x (nouveau) Nonobstant l’article 7.1, le (la) membre qui devient sous-traitant(e) de l’employeur se voit suspendre ses droits jusqu’à ce qu’il (elle) n’agisse plus comme sous-traitant(e) de l’employeur le (la) membre qui occupe un poste d’élu(e) au moment où il (elle) devient sous-traitant(e) de l’employeur est réputé(e) avoir démissionné.
Le CSP reste d’avis que les droits des membres ne peuvent pas être restreints, sous le régime de la modification statutaire proposée. L’avis du service juridique de l’Institut a été sollicité et l’affaire est présentement à l’étude. La présidente du CSP assurera le suivi. Suivi : N. McCune
6.9 Sous-groupe CS de Vancouver (statuts proposés)
Ce nouveau Sous-groupe utilise actuellement son gabarit de statuts avec des modifications mineures.
Le CSP s’inquiète du fait que les statuts proposés omettent l’article 6.7.3 du gabarit. Une telle omission étant incompatible avec les statuts du groupe CS (l’entité mère), cet article devrait rester dans les statuts du Sous-groupe.
6.7.3 Les membres qui manquent deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable sont réputés avoir démissionné de leur poste.
Cette question sera soulevée avec le Sous-groupe, pendant la préparation de sa première AGA. Suivi : M. Chow
- Levée de la séance et prochaine réunion
La réunion est levée à 17 h 30. La date de la prochaine réunion sera déterminée une fois que le CSP 2022 aura été établi.