Réunion du Comité des statuts et politiques (CSP)
Lundi 30 mai 2022
Hôtel Delta, Chambre Chaudière
Présents Stéphanie Fréchette (présidente), Tony Goddard (RCN), Mike Chow (C.-B./Yukon) (virtuellement), Scott McConaghy (ATL), Luc Denis (QC) (virtuellement), Fedora Kalenda-Mushiya (personne-ressource de l’Institut)
Absente Jennifer Reay (PRA/T.N.-O.)
Invités John Purdie, directeur régional de l’Ontario
Nancy McCune (observatrice)
Tour de table et présentations
La séance a été retardée en raison de problèmes techniques et est ouverte vers 9 h 50. Le président ouvre la séance avec un tour de table et des présentations.
Le représentant du Québec dit qu’il a des réunions toute la journée et qu’il doit partir un peu après 10 h.
Informations sur les processus des CSP
La présidente explique le plan stratégique proposé lors de la précédente réunion du CSP, le 7 mai 2022, où un nouveau mode d’attribution des dossiers a été proposé. Pour l’essentiel, le CSP a chargé la personne-ressource de l’Institut de dresser une liste principale des organismes constituants de chaque région. Ce tableau inclura l’information suivante :
- 7 onglets (régions et groupes nationaux)
- L’organisme constituant a-t-il ou non mis en place des statuts?
- Le cas échéant, la dernière date de ratification (AGA)
- Le cas échéant, la dernière date d’approbation par le Conseil d’administration
- Si ce n’est pas le cas, le modèle a-t-il été propos?
- Commentaires
Pour satisfaire aux conditions, la personne-ressource de l’Institut a été chargée d’obtenir les données des organismes constituants auprès des Services aux membres. Le CSP travaillera sur le cadre d’ici la prochaine réunion.
Suivi : Tout le monde et Fedora
- Adoption de l’ordre du jour
Le point suivant est ajouté à l’ordre du jour :
Mandat de 3 ans du Comité des finances
- Approbation du procès-verbal - Point reporté
Le procès-verbal du 7 mai 2022 sera approuvé à la prochaine réunion de la CSP (septembre), de même que le procès-verbal du 30 mai 2022.
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
- Affichage des statuts approuvés des organismes constituants
Julie Gagnon a fait un suivi avec le chef de l’équipe de la traduction et un calendrier approximatif a été fourni. Jusqu’à présent, seuls les statuts des groupes MAGE et WHRT sont affichés sur le site Web de l’Institut.
- Sous-groupe CP du Sud de l’île de Vancouver (statuts proposés)
Il n’y a rien de nouveau pour le moment. Le représentant de la C.-B. n’a pas encore reçu les statuts ou les procès-verbaux du Sous-groupe. D’autres suivis seront effectués.
Suivi : M. Chow
- Sous-groupe SH MDN de la Région du Québec (statuts proposés)
Ce nouveau sous-groupe a été créé en octobre 2019 et a tenu son AGA le 4 mai 2022. Les statuts proposés seront examinés par le représentant régional du Québec et la présidente du CSP parce qu’ils ont été soumis en français. On en reparlera à la prochaine réunion.
Suivi : L. Denis / S. Fréchette
- Sous-groupe VFS de Saskatoon (statuts proposés)
L’information disponible est actuellement insuffisante pour permettre l’examen. Il y a également un manque d’informations sur la page Web du Sous-groupe concernant les activités récentes telles que la convocation à l’AGA, les dates de ratification, etc.
On en reparlera à la prochaine réunion. D’ici là, le représentant intérimaire des Prairies assurera le suivi auprès du Sous-groupe afin d’obtenir de plus amples informations.
Suivi : N. McCune
- Sous-groupe VFS de Regina (statuts proposés)
Il n’y a pas assez d’information pour permettre l’examen, en particulier celui de la ratification. La représentante intérimaire des Prairies enverra un rappel aux sous-groupes pour qu’ils fassent ratifier leurs statuts. On en reparlera à la prochaine réunion.
Suivi : N. McCune
- Groupe employés professionnels de Whiteshell (GEPW)
Rien de nouveau. La représentante intérimaire des Prairies assurera le suivi avec le président du Groupe.
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
Suivi : N. McCune
(Le représentant du Québec quitte la réunion à 10 h 21.)
- Résolution de l’AGA 2019 - Modification à l’article 7 (Droits des membres) - État d’avancement de la résolution
Extrait du procès-verbal de la réunion du CSP du 7 mai :
« Lors de l’AGA 2019, une motion relative à l’article 7 (Droits des membres) des statuts a été présentée. La question a été renvoyée au CSP avec l’instruction de présenter des recommandations à l’AGA 2020 sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es dans les postes élus à l’Institut, mais aucune nouvelle information n’a été fournie aux AGA 2020 et 2021 à ce sujet.
7. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
Point 14.4 — B-8 ARTICLE 7 DES STATUTS — DROITS DES MEMBRES — Auteur : Conseil régional de la RCN
Limite du nombre de sous-traitant·es dans les postes élus — question renvoyée au CSP
Le CSP a été chargé de présenter à l’AGA 2020 des recommandations sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es à des postes élus, à l’IPFPC, en fonction des directives suivantes :
- Élaborer une définition claire du terme « sous-traitant·e »;
- Demander une opinion juridique;
- S’assurer de la participation du CA et du CC;
- Faire un compte rendu à l’AGA 2020.
Le/la délégué·e qui souhaite modifier un article des statuts communiquera directement avec la présidente du CSP.
Le CSP reste d’avis que les droits des membres ne peuvent pas être restreints conformément à la présente proposition de modification des statuts. L’avis de la Section juridique de l’Institut a été sollicité et reste en suspens ».
Le CSP sollicitera une opinion juridique complémentaire et demandera au conseiller juridique général de l’Institut de lui fournir une note d’information officielle décrivant la faisabilité de cette proposition.
Au cours de la discussion, des éclaircissements supplémentaires ont été apportés, soulignant que cette proposition affecterait particulièrement les membres qui sont payés en tant que sous-traitant·es plutôt qu’employé·es (d’une unité de négociation), par exemple les membres retraité·es.
Suivi : N. McCune
- Proposition de politique sur les pourboires (Politique sur l’allocation des organismes constituants)
Le Conseil d’administration (CA) souhaitait adopter une politique qui impose une limite raisonnable aux pourboires dans le cadre des demandes de remboursement des frais de réception.
Le Conseil d’administration est préoccupé par le fait que des demandes de remboursement de frais de réception comprennent des pourboires excessifs. Dans certains cas, les pourboires étaient supérieurs à 40 %.
Le CA craint que les pourboires excessifs ne constituent une utilisation inappropriée des fonds de l’Institut. En fixant une limite raisonnable, les abus potentiels seraient éliminés. Le CA est conscient qu’il est d’usage, pour les groupes de six (6) personnes ou plus, de donner à certains fournisseurs de services un pourboire de 18 %. Au départ, on estimait qu’un pourboire de 20 % était raisonnable.
La Politique
Pourboires : Tous les organismes constituants et les membres de l’Institut qui versent des pourboires pour services rendus sont limités à un pourboire basé sur un montant déterminé annuellement par le Conseil d’administration (CA) lors de sa première réunion de l’année. Si un·e membre ou un organisme constituant offre un pourboire supérieur à la limite fixée par le CA, le montant excédentaire ne lui sera pas remboursé, sauf autorisation préalable du CA.
Le pourboire est limité à 20 % du montant incluant les taxes.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP sont favorables à la politique proposée sur les pourboires. Cette question sera abordée à la réunion du Conseil d’administration de juin.
Suivi : S. Fréchette - Fedora - CA
- Proposition de politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires (politique du Conseil d’administration)
Le CA a adopté une politique sur l’utilisation de téléphones cellulaires pour ses directeurs et souhaite appliquer cette politique aux organismes constituants.
Il fournit un téléphone cellulaire à ses directeurs et directrices ou leur rembourse les coûts liés aux activités de l’Institut. La pratique passée a démontré une application incohérente du remboursement des coûts ou de l’utilisation des téléphones fournis par l’Institut. Le CA a adopté la politique suivante : Le CA établit une indemnité mensuelle maximale pour l’utilisation de téléphones cellulaires, soit 50 % du forfait téléphonique ou 85 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu.
Il s’inquiète du fait que cette politique pourrait permettre à des membres de recevoir un double remboursement de frais provenant de différentes sources. On craint également que la centralisation de l’administration du remboursement des coûts ne permette pas de contrôler correctement l’utilisation des fonds par les organismes constituants. En plafonnant l’allocation, on éviterait les abus. Enfin, des restrictions pourraient être mises en place pour limiter la pratique consistant à fournir un téléphone cellulaire à des organismes constituants plus petits pour lesquels cela n’est peut-être pas justifié. La mise en place d’une politique cohérente dans l’ensemble de l’Institut garantirait une application impartiale.
Politique relative au Conseil d’administration - Article 12 - Téléphones cellulaires
Une directrice ou un directeur du Conseil d’administration de l’Institut qui utilise un forfait cellulaire dans l’exercice de ses fonctions ou qui bénéficie d’un tel forfait reçoit une indemnité mensuelle maximale fixée annuellement par le Conseil lors de sa première réunion de l’année
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP ne sont pas favorables à l’application de cette politique aux organismes constituants.
Le CSP est également d’avis que cette motion devrait être limitée au CA pour l’instant, pour les raisons décrites ci-dessus. Toutefois, il est suggéré de maintenir la discussion en vie et de la réexaminer à l’avenir.
Suivi : S. Fréchette - Fedora - CA
- Proposition de politique sur l’utilisation d’Internet (Politique relative au Conseil d’administration)
Le Conseil d’administration (CA) a adopté une politique sur l’utilisation d’Internet pour ses directeurs et souhaite envisager de l’étendre aux organismes constituants.
Le CA a adopté la politique suivante : Le CA établit une limite mensuelle maximale pour l’utilisation d’Internet, soit 50 % du coût réel ou 75 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu. Dans un souci de cohérence, le CA souhaite étendre cette politique aux organismes constituants.
Les considérations relatives à la modification proposée sont similaires à celles concernant la politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires. Le CA s’inquiète du fait que cette politique pourrait permettre à des membres de recevoir un double remboursement de frais provenant de différentes sources. On craint également que la centralisation de l’administration du remboursement des coûts ne permette pas de contrôler correctement l’utilisation des fonds par les organismes constituants.
Politique relative au Conseil d’administration - Article 13 - Internet
Le/la membre de l’IPFPC qui utilise ou un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle maximale qui est fixée une fois l’an par le Conseil d’administration lors de sa première réunion de l’année. La politique s’appliquera aux membres du Conseil d’administration. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, les membres remettent une copie de leur relevé mensuel, dans le format prescrit, à la Section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût d’Internet fait partie d’un forfait combiné, les membres répartissent ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
Motion du Conseil telle qu’adoptée en 2022.
Le CA établit une limite mensuelle maximale pour l’utilisation d’Internet, soit 50 % du coût réel ou 75 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu.
Des discussions ont lieu sur le processus et l’admissibilité de la politique. Alors que certains suggèrent de ne pas inclure le montant dans la politique et d’inclure le préambule conformément aux instructions du Conseil d’administration, d’autres sont d’avis que le montant devait être inclus et que le préambule devait être supprimé. Il est également suggéré que la motion soit modifiée pour indiquer le montant, taxes incluses.
Proposition modifiée de politique sur l’utilisation d’Internet
Le/la membre de l’IPFPCdu Conseil d’administration qui utilise un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle maximale qui est fixée une fois l’an par le Conseil d’administration lors de sa première réunion de l’année. La politique s’appliquera aux membres du Conseil d’administration. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, les membres remettent une copie de leur relevé mensuel, dans le format prescrit, à la Section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût d’Internet fait partie d’un forfait combiné, les membres répartissent ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP ne sont pas favorables à l’application de cette politique aux organismes constituants.
Toutefois, le Comité recommande que la politique proposée soit discutée à la prochaine réunion du Conseil d’administration, en incluant les commentaires des membres du Comité sur l’opportunité d’inclure ou non le montant dans la politique.
Suivi : S. Fréchette - Fedora - CA
- Politique proposée sur les appels (Politique sur l’aide financière à la participation des membres)
Le Comité des finances a déterminé qu’il manque un libellé concernant la procédure à suivre par les membres qui font appel en vertu de cette politique.
Un membre a fait appel concernant le refus de sa demande de remboursement par la Section des finances de l’Institut. Selon la pratique actuelle, la Section des finances présente les détails de la demande et justifie sa décision de refuser les montants. Elle transmet l’information de l’appelant de la demande initiale. Si un autre appel est interjeté auprès du Conseil d’administration, la Section des finances refera la même chose en présentant l’information à l’appui de son refus. Le processus ne fait pas l’objet d’un calendrier défini. Le premier palier d’appel est soumis à la prochaine réunion ordinaire du Comité des finances. L’appel final serait soumis à la prochaine réunion ordinaire du Conseil et à l’ordre du jour approuvé.
Le processus actuel ne prévoit pas de justice naturelle ni d’arbitrage rapide de l’appel dans l’intérêt des membres. Le processus ne respecte pas le principe de base selon lequel les membres ne devraient pas subir de pertes financières pour avoir exercé une fonction au service de l’Institut. Les membres ne sont pas autorisés à s’expliquer devant le Comité des finances ni à présenter des pièces justificatives supplémentaires. Les délais de recouvrement des coûts par les membres sont longs, ce qui peut entraîner des difficultés financières.
C’est pourquoi le Comité des finances et le CSP recommandent que la Politique soit modifiée pour inclure les éléments suivants, y compris l’annexe B ci-jointe.
Appels - En cas de contestation du remboursement pour des raisons d’interprétation de cette politique, les membres doivent d’abord interjeter appel auprès du Comité des finances. Tout appel ultérieur devra ensuite être interjeté auprès du Conseil d’administration. La procédure d’appel est décrite à l’annexe B.
La politique sera présentée au CA en juin.
Suivi : Tout le monde
- Proposition de politique sur les réceptions du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration (CA) et le Comité exécutif (CE) ont chargé le Comité des statuts et politiques et le Comité des finances de mettre à jour les montants et les critères concernant les réceptions du CA. Actuellement, la présidente de l’Institut dispose d’une limite annuelle de 40 000 dollars (auparavant illimitée). Les vice-présidents et les directeurs ont des limites annuelles de 9000 $.
À l’heure actuelle, il n’existe pas de document officiel pour définir les critères de réception autres que la référence générale ci-dessus.
Le CA propose que cette année, tout le monde reçoive la moitié du montant, car nous arrivons à mi-parcours de l’année financière.
Il peut être avantageux pour l’Institut d’offrir une réception à des membres de l’Institut ou à des personnes avec qui il collabore ou souhaite collaborer. Comme pour les autres dépenses, les frais de réception doivent servir à promouvoir les objectifs de l’Institut.
Au début de chaque année civile, le Conseil fixe le plafond des frais mensuels de réception qui seront remboursés au (à la) président(e), aux vice-président(e)s, aux directeurs(-trices) régionaux(-ales) et au (à la) directeur(-trice) du Conseil consultatif.
Les demandes de remboursement de frais de réception doivent être envoyées à la Section des finances aux fins de traitement. Elles doivent indiquer le motif des dépenses et le nom des personnes qui en ont bénéficié. Les frais de réception sont approuvés par le (la) président(e) et peuvent faire l’objet d’un examen par le Comité des finances.
Le Comité des finances et le CSP ont examiné les montants actuels et sont d’avis que ces montants sont applicables. De plus, ils estiment que le CA devrait revoir les plafonds chaque année.
Il n’y a pas de consensus sur les éléments qui devraient ou non être inclus dans la catégorie « réception », à part la disposition générale citée dans la politique ci-dessus.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Politique sur l’aide financière à la participation des membres (Voyages à l’extérieur de la région)
Cette politique vise à traiter la question des membres vivant dans une région et relevant d’une autre. Il arrive qu’un·e membre soit répertorié comme délégué syndical d’une région particulière et relève de cette région, mais qu’il/elle habite dans une autre région. La/le membre assiste à des conseils régionaux et à des conseils des délégués syndicaux dans sa région et ces coûts sont pris en charge par la région en question.
L’article 4.5 des statuts de l’Institut indique que « les membres ont le choix d’être actifs(-ives) dans leur région de résidence ou de travail ou celle de leur dernier emploi avant la retraite. Tous les coûts supplémentaires liés au choix de la région où les membres veulent être actifs(-ives) sans y résider leur sont imputables. »
Selon cet article des statuts, la personne peut être membre de la région du bureau où elle travaillait auparavant. Cela dit, cet article stipule clairement que tout coût supplémentaire sera pris en charge par cette personne. Lorsqu’il a été proposé à l’AGA 2015 de l’IPFPC, cet article était considéré comme une modification visant à accommoder les membres qui prennent leur retraite et s’installent dans une autre région. L’intention de la motion n’était pas de couvrir les cas de rapports à distance.
Par souci de cohérence, lors de l’AGA 2015 de l’IPFPC, l’article 11.1.2 des statuts de l’Institut a été établi et stipule que « les membres peuvent choisir d’être actifs(-ives) dans les structures régionales de leur lieu de résidence, de l’emploi ou du dernier emploi occupé. Les membres n’ont jamais de droits dans plus d’une (1) région. »
Les articles 4.5 et 11.1.2 des statuts permettent aux membres de choisir d’être actifs·ives dans une région en particulier ou dans une autre.
La Politique sur l’aide financière à la participation des membres, plus précisément l’article 2, définit le « lieu de travail habituel » comme l’endroit où s’exercent habituellement les fonctions liées à un poste pour un employeur habituel. Dans le cas de télétravailleurs(-euses) ou d’employé(e)s itinérant(e)s, ce lieu désigne les locaux de l’employeur auxquels ces personnes se rendent pour préparer ou présenter des rapports, etc., et où se règlent d’autres questions administratives relatives à leur emploi. »
Selon ce qui précède, une interprétation peut être faite :
- la personne fait du télétravail à partir d’une résidence située dans une région autre que celle de son lieu de travail normal.
- Si la personne devait se présenter à un bureau et qu’il s’agit de son dernier bureau dans une région particulière, alors son lieu de travail est cette région.
L’article 4.5 des statuts indique clairement qu’un membre peut faire partie d’une région dans laquelle il ne réside pas actuellement. Toutefois, ce choix appartient au membre. À cet effet, les frais supplémentaires résultant des choix d’un membre ne sont pas imputables à l’Institut. À l’heure actuelle, l’interprétation des articles des statuts et de la politique se fait en fonction du lieu de travail et non du lieu de résidence. Il faut revoir l’interprétation en tenant compte de la réalité du télétravail.
On fait remarquer que cela pourrait avoir un effet considérable sur les membres des services extérieurs (chapitre 99) et sur la Région de la capitale nationale.
La question du choix des régions a d’abord été soulevée pour les membres retraités; l’article 11.1.2 des statuts, dans son libellé actuel, s’applique à tous les membres et ne présente aucune formulation qui tient compte des changements entre les régions. Le milieu de travail (selon l’employeur) est le point de départ pour l’IPFPC, et le membre devrait peut-être faire une déclaration indiquant son lieu de résidence (résidences principale et secondaire).
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le Comité des statuts et politiques sont d’avis que la politique et l’article des statuts déterminent avec précision le lieu de résidence d’un membre et la manière dont l’article et la politique doivent être appliqués. Les comités ont l’impression que c’est l’administration de la politique et de l’article qui doit être mise en œuvre.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Politique sur l’aide financière à la participation des membres (politique sur les repas en voyage)
La Section des finances est inondée de plaintes de membres concernant le temps de conduite payé par rapport au temps de conduite réel quant à leur le droit à une indemnité de repas lors d’un déplacement. Ils demandent que le processus soit simplifié pour l’administration de la Politique.
Dans le cas des membres en voyage qui commencent leur journée, la Politique (voir l’article 8) précise les heures de départ et d’arrivée qui donnent droit à des repas. La Section des finances, grâce à l’utilisation de Google Maps et d’autres logiciels, détermine le temps écoulé entre le point de départ et le point d’arrivée. Cela ne tient pas compte de la durée réelle du déplacement. Lorsqu’il y a des écarts entre le temps de conduite théorique et le temps de conduite réel, des membres font appel. La Section des finances reconnaît les limites de la procédure actuelle et souhaite la remplacer par une procédure qui serait plus favorable aux membres tout en étant plus facile à gérer.
Il y a souvent un écart entre le temps de déplacement théorique et le temps de déplacement réel. C’est une grande source de frustration pour les membres. Les membres portent souvent leur cause en appel, car la Section des finances est limitée dans son application de la Politique. Cette problématique exige des ressources importantes de la part de la Section des finances. La Section des finances est d’avis qu’un temps de conduite définissable simplifierait l’administration de la Politique.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP proposent la modification suivante à l’article 8 (Repas) de la Politique :
Le jour du retour à la maison, les membres ont normalement droit à un déjeuner en cas de retour après 8 h, à un dîner en cas de retour après 12 h, et à un souper en cas de retour après 18 h.
Le jour du retour, les membres ont normalement droit à un déjeuner, à un dîner si la durée normale du voyage est de trois (3) heures ou plus, et à un souper si la durée normale du voyage est de sept (7) heures ou plus.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Groupe CS et sous-groupes CS : changement de nom pour le groupe TI (T. Goddard)
La représentante de la RCN a fourni la liste des règlements des sous-groupes CS (TI) dont le changement de nom doit être approuvé par le Conseil d’administration. Il demande que le président du CSP les présente au Conseil d’administration avec les révisions des statuts du groupe CS.
CSTI Annapolis Valley
CSTI Est du QuébecCSTI EdmontonCSTI FrederictonCSTI GatineauCSTI Affaires mondiales CanadaCSTI HullCSTI London/EssexCSTI MauricieCSTI Moncton
CSTI MontérégieCSTI Montréal MétroCSTI Ottawa-EstCSTI Ottawa-MétroCSTI Ottawa-OuestCSTI Petawawa-BFCCSTI Ville de QuébecCSTI QuinteCSTI Saguenay-Lac-St-Jean-Côte-NordCSTI Saskatoon-Prince AlbertCSTI Statistique CanadaCSTI Sudbury/North BayCSTI TorontoCSTI VancouverCSTI Île de VancouverCSTI Winnipeg & Sud du Manitoba
Une fois le changement de nom et les révisions approuvés par le CA, la représentante de la RCN transmettra les statuts révisés à la ressource en personnel qui communiquera avec la section de l’Informatique de l’ Institut pour qu’ils soient publiés sur le site Web de l’Institut.
Suivi : S. Fréchette / T. Goddard/ F. Mushiya
- Chapitre Saguenay–Lac-Saint-Jean et Côte-Nord (statuts modifiés)
Les statuts du chapitre du Saguenay–Lac-Saint-Jean et Côte-Nord ont été ratifiés le 10 mai 2022. Les statuts seront soumis à l’approbation du Conseil d’administration ( ) en juin.
Suivi : S. Fréchette
- Durée du mandat du CSP (Tout le monde)
LeCSP maintiendra son mandat actuel d’un an. Il n’y a aucune autre mesure à prendre.
- Mandat du Comité des finances et du CSP
Reporté pour permettre aux membres du CSP d’examiner le mandat du Comité des finances et du CSP et de faire part de leurs commentaires d’ici le lundi 6 juin 2022.
Suivi : Tout le monde
- Calendrier des réunions du CSP (Tout le monde)
- 30 mai 2022 (à l’hôtel Delta)
- 17 septembre 2022
- 21-22 octobre 2022 (On propose les 14 et 15 octobre à la place).
- 2-3 décembre 2022 (en même temps que le souper de Noël) – On propose les 9 et 10 décembre.
Le CSP confirmera ses disponibilités pour les nouvelles dates proposées.
Suivi : Tout le monde
- Groupe SH (Modifications proposées) – Reportées
- Groupe VFS (Modifications proposées – Ratifiées)
Le CSP examine les modifications proposées ratifiées le 30 octobre 2021. Les statuts seront soumis au Conseil d’administration, même si le Groupe a suggéré d’autres modifications (article 7.3 - Éligibilité aux postes de l’Exécutif). Le Groupe tiendra sa prochaine AGA le 7 juin 2022.
Les modifications proposées nécessitent une modification rédactionnelle pour rendre compte de la version complète des statuts avec des points forts sur les ajouts et les suppressions, conformément à la pratique habituelle.
Les statuts seront sera présentés au CA en juin.
Suivi : F. Mushiya / S. Fréchette/ J. Gagnon
- Statuts du groupe VM de l’ACIA (modifiés) – approuvés en décembre
Les modifications aux statuts du groupe VM de l’ACIA ont été approuvées par le Conseil d’administration le 10 décembre 2021. Le problème, c’est que ces modifications permettent à des membres retraités de siéger à l’Exécutif sans avoir le droit de voter lors des réunions de l’Exécutif ou de l’assemblée générale du Groupe.
L’ancien président du CSP (actuel représentant intérimaire des Prairies) propose que le président du groupe collabore avec le CSP pour trouver un libellé permettant de régler ces problèmes de statuts et proposer des modifications à la prochaine AGA du Groupe.
En attendant, les statuts approuvés seront traduits et affichés.
Suivi : F. Mushiya
- Groupe AR-ACR du CNRC (Modifications proposées) – Reportées
- Région de l’Atlantique (statuts modifiés) - Ratifiés par la Région au Conseil régional de l’Atlantique
Le CSP examine l’article 5.9.1 (Nouveau) et modifie légèrement son libellé en anglais en ajoutant « last » (NdT : ça ne change pas le sens en français). Si un poste devient vacant avant la 6e réunion prévue de l’année civile (nov./déc.), l’Exécutif régional le pourvoit normalement.
Cet article des statuts sera soumis à l’approbation du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Vote en dehors d’une AGA (Information et discussion) – Point reporté
- Interprétation de l’article 10.4.1.1 des statuts – Remplaçant(e)s
Le représentant de la RCN rédige un libellé provisoire concernant l’interprétation de l’article 10.4.1.1. La présidente du Comité partagera la note d’information avec le président du Conseil consultatif.
Suivi : S. Fréchette
- Processus de l’AGA 2022 (Tout le monde)
Les membres du CSP ont contacté leurs directeurs régionaux respectifs pour leur faire part de leur intérêt à participer à l’AGA en tant que délégués. Certains directeurs régionaux estiment que le CSP devrait prendre en charge les frais pour ses délégués. Il propose également au CSP d’organiser une réunion la veille de l’AGA. Par la suite, les membres du CSP pourront y assister en tant qu’observateurs.
Trois (3) sièges restent à confirmer : C.-B., Québec et Prairies. La présidente du CSP continuera d’envisager d’autres options et à assurer le suivi avec d’autres directeurs régionaux.
Suivi : S. Fréchette
- Affaires nouvelles
Le CSP demande à la personne-ressource de l’Institut d’assurer le suivi de la traduction des statuts de la Région du Québec, étant donné que les versions anglaise et française affichées sur le site Web sont contradictoires.
En anglais, l’article 5.5.1 des statuts stipule :
5.5.1 S’il reste moins que la moitié du mandat, l’exécutif dote le poste par nomination jusqu’à la prochaine élection.
5.5.2 S’il reste plus que la moitié de la durée du mandat, l’exécutif peut doter le poste par nomination ou assumer les fonctions liées au poste jusqu’à la prochaine élection.
En français, l’article 5.5.2 stipule :
5.5.1 S’il reste plus que la moitié du mandat, l’exécutif dote le poste par nomination jusqu’à la prochaine élection.
5.5.2 S’il reste moins que la moitié de la durée du mandat, l’exécutif peut doter le poste par nomination ou assumer les fonctions liées au poste jusqu’à la prochaine élection.
Suivi : F. Mushiya
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
- Proposition de politique sur l’achat d’équipement technique (Politique sur l’allocation des organismes constituants - la Politique)
Le CSP et le Comité des finances sont chargés de mettre à jour la Politique sur l’allocation des organismes constituants afin d’y intégrer la motion de juin 2021 du CA.
Le CA est préoccupé par l’établissement d’un plafond financier qui serait acceptable pour l’achat d’équipement technique par un organisme constituant. Il n’y avait pas de limites en place et certains organismes constituants faisaient de gros achats.
Le Conseil d’administration a décidé de faire réviser la Politique par les deux comités, qui devraient lui présenter leurs recommandations à la réunion de juin. Le Comité des finances s’inquiète que l’on parle de montants fixes et estime que la Politique serait mieux servie si l’on parlait d’« un montant déterminé annuellement par le Conseil ».
Le Comité des finances et le CSP recommandent que la Politique sur l’allocation des organismes constituants soit modifiée comme suit :
Article 9 – Contrôle des biens de l’Institut
Nonobstant la disposition antérieure relative aux achats de biens, une limite annuelle maximale devrait être fixée pour l’achat d’ordinateurs portables ou de tablettes. Ce montant comprendrait une limite fixée pour l’achat de matériel et un montant fixé pour le logiciel, le cas échéant. Chaque organisme constituant a droit à au plus trois (3) ordinateurs portables ou tablettes pour son/sa président·e, son/sa trésorier·ère et son/sa secrétaire, respectivement. Chaque membre de l’organisme constituant y ayant droit devrait choisir entre un ordinateur portable et une tablette, car les politiques ne lui permettent pas d’acheter les deux. Chaque appareil supplémentaire nécessiterait une motion que l’AGA de l’organisme constituant devra adopter. Le contrôle de ces biens serait géré par la Section de l’informatique de l’Institut, en collaboration avec la Section des finances
Conformément à la Politique sur l’allocation des organismes constituants, les limites annuelles pour l’achat d’un ordinateur portable, d’une tablette et de logiciels sont déterminées chaque année par le Conseil d’administration lors de sa première réunion de l’année civile.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Politique sur l’aide financière à la participation des membres – Politique sur les voyages
Le Comité des finances a déterminé que la Politique ne définit pas suffisamment les conditions entourant l’octroi aux membres d’un séjour prolongé en relation avec leur déplacement pour assister à un événement syndical qui pourrait être affecté par l’annulation de l’événement syndical.
Un membre a été autorisé à effectuer un voyage prolongé en dehors du cadre de la Politique lors d’une réunion prévue. Le membre était déjà rendu à sa destination. La réunion a ensuite été annulée. Il y avait ambiguïté sur la manière d’administrer la Politique et sur les coûts qui devraient être remboursés.
Le statut de voyage est défini par rapport à ce à quoi il se rapporte, mais il ne fait pas référence à une période (voir l’article 2). La Politique comporte des dispositions permettant aux membres de voyager la veille ou le lendemain d’une réunion (voir l’article 7.) Les membres se voient régulièrement accorder des séjours prolongés. Lorsque des coûts supplémentaires sont engagés, tels que des frais d’annulation, les membres peuvent être imputables de ces coûts (voir l’article 8). Elles/ils doivent modifier le voyage, mais il est également mentionné que si les coûts sont attribuables à leur négligence, ils peuvent être recouvrés (voir l’article 11). Cette disposition ne concerne pas les cas où les membres n’ont pas été négligent·es. Une discussion s’ensuit concernant la prise en charge des risques par les membres lors de voyages commencés d’avance ou de séjours prolongés pour des activités syndicales, et concernant la nécessité d’ajouter un libellé à ce sujet dans la Politique. D’autres discussions ont eu lieu avec l’employeur au sujet d’un libellé cohérent contenant des limites aux voyages commencés avant les événements qui les justifient.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances recommande que la Politique sur l’aide financière à la participation des membres soit modifiée comme suit.
Article 2 – Définitions
Un(e) membre est en situation de voyage lorsqu’il (elle) quitte son lieu de travail et se déplace, y compris localement, pour assurer la conduite des affaires autorisées de l’Institut. Une situation de voyage commence le premier jour prévu de l’activité autorisée et prend fin le dernier jour prévu de cette activité. Si, en vertu de la Politique de l’Institut sur les voyages, les membres ont droit au jour qui précède ou qui suit l’activité, la situation de voyage comprendra ces jours, par dérogation à toute mention antérieure.
Article 4 – Réservations de voyage
La Politique ne permet pas les voyages anticipés, commencés avant la tenue d’une activité autorisée. Lorsque des membres commencent leur voyage plusieurs jours avant la tenue d’une telle activité, leur déplacement est considéré comme un voyage personnel. Tous les frais supplémentaires liés à un voyage anticipé sont à la charge des membres, qui n’ont droit à aucun remboursement au titre de la Politique pour les jours précédents.
Les membres qui prolongent leur séjour au-delà du dernier jour de sa situation de voyage doit obtenir une autorisation préalable de l’Institut. Les jours supplémentaires sont considérés comme des déplacements personnels. Tous les frais supplémentaires liés au séjour prolongé sont à la charge des membres, qui n’ont droit à aucun remboursement au titre de la Politique pour les jours suivants.
La politique proposée sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin. Suivi : Tout le monde
- Proposition de politique sur les allocations journalières pour les réunions virtuelles (Politique sur l’aide financière à la participation des membres)
Le Conseil d’administration (CA) a chargé le Comité des statuts et politiques et le Comité des finances d’élaborer une politique visant à indemniser les participants virtuels à un événement de l’Institut.
Pendant la pandémie, les réunions virtuelles et hybrides sont devenues la norme à l’Institut. Des membres ont déploré le fait qu’en assistant à des réunions virtuelles et potentiellement de longue durée, aucune disposition ne leur permet de réclamer le remboursement d’un repas. Le Conseil d’administration souhaite combler cette lacune dans la politique afin de répondre aux préoccupations des membres.
L’objectif de la Politique était de « s’assurer que les membres ne subissent pas de pertes financières en raison de leur participation » (voir l’article 1). La Politique a été appliquée dans le passé pour rembourser les frais engagés par un membre en « situation de voyage », telle que définie à l’article 2. La Politique n’a pas été élaborée en anticipant les effets de la pandémie et la normalité plus répandue de la participation virtuelle.
Les préoccupations des membres du Conseil d’administration portent sur le fait que participer virtuellement à des activités ne coûte rien. Même si ce n’est pas autorisé à l’heure actuelle, certains organismes constituants prévoient remettre aux membres qui assistent virtuellement à une réunion une carte-cadeau ou une indemnité de repas. Une discussion a lieu concernant la réduction du montant, les limites journalières, la durée de la période ouvrant droit à une indemnité, les types de réunions et l’indemnité supplémentaire par les organismes constituants.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances n’est pas favorable à une politique visant à fournir une indemnité de repas journalière aux participants virtuels aux événements de l’Institut.
Des membres du CSP sont d’avis que les réunions virtuelles pour les affaires syndicales devraient être considérées comme des réunions ordinaires pour les activités syndicales. D’autres font valoir que la politique pourrait avoir des implications plus vastes, notamment en ce qui concerne le type et la durée des réunions. Le Comité des finances ne recommande pas cette politique, mais le président du Comité des finances pourrait la reconsidérer si certains critères à satisfaire sont identifiés.
Les membres suivants se prononcent en faveur de la politique :
T. Goddard - pour
S.McConaghy - pour
M. Chow - pour
N. McCune - Abstention - (serait favorable à un libellé plus strict)
J. Purdie - Il n’est pas contre, mais il faut tenir compte du libellé, surtout en raison des pratiques existantes (sacs d’articles promotionnels déjà fournis au lieu d’allocations journalières, cartes-cadeaux, etc.)
Le CSP est d’avis que la politique sur les allocations journalières pour les réunions virtuelles devrait être ajoutée à la Politique sur l’aide financière à la participation des membres - (CA - 26 juillet 2019).
Le représentant de la RCN est chargé d’élaborer un libellé qui intègre des critères tels que la limitation de la durée des réunions à quatre (4) heures, les types de réunions, la non-utilisation de la politique en conjonction avec d’autres formes de compensation/récompenses, etc.
Le représentant de la RCN enverra une motion similaire du Conseil consultatif au président du Comité des finances. La politique sera de nouveau soumise à l’examen du CSP.
Suivi : T. Goddard / J. Purdie
- Points reportés
- Groupe du BSIF (statuts modifiés) (en attente des commentaires du Groupe)
- Groupe JCC-RT (statuts proposés) (point reporté depuis août 2015)
- Greffiers législatifs du Sénat (statuts modifiés)
- Groupe Chambre des communes (statuts modifiés)
- Sous-groupe RE du Centre de l’Île de Vancouver (statuts modifiés) (D. Jones)
- Sous-groupe NR-MDN Louis St-Laurent (statuts modifiés) (N. McCune)
- Sous-groupe NR-MDN de la RCN (modifications proposées)
- Sous-groupe RE Bibliothèque et Archives (statuts modifiés) (A. Goddard)
Sous-groupe CS de Gatineau (statuts proposés) (en attente depuis l’AGA 2016) (A. Goddard)Le représentant de la RCN demande que ce point soit retiré.- Sous-groupe VFS du Saguenay (S. Fréchette)
- Sous-groupe VFS BSFIO (modifications proposées) (AGA 2020)
- Sous-groupe VFS de Calgary et Red Deer (statuts modifiés) (AGA 2020) – N. McCune assurera le suivi et, si aucune nouvelle n’est fournie, le point sera supprimé.
- Sous-groupe SP de Vancouver (statuts modifiés) (AGA 2020)
- Chapitre de Vancouver (statuts modifiés) (ratifiés?) (D. Jones)
- Chapitre du Haut Richelieu (S. Fréchette)
- Chapitre SCC de Montréal et Rive-Nord (S. Fréchette) (date de l’AGA à confirmer)
Chapitre d’Hamilton-ARC – Problèmes du Chapitre – Aucune autre mesure n’est requise.– Le directeur régional de l’Ontario demande que ce point soit supprimé.
- Représentant des Prairies
La présidente du CSP fera le suivi auprès du directeur régional des Prairies pour savoir si le représentant des Prairies sera disponible à l’automne. D’ici là, la représentante intérimaire des Prairies, N. McCune, assurera le suivi des mesures connexes jusqu’à nouvel ordre.
Suivi : S. Fréchette
- Levée de la séance et prochaine réunion
La séance est levée à 18 h. La date proposée pour la prochaine réunion est le 17 septembre 2022; elle sera confirmée par courriel.