Compte-rendu de la rencontre de l’exécutif du sous-groupe SP de Montréal- 19 mai 2026
Participants
Présents :
Président : Patrick M. Manseau
Vice-présidente : Alina Sofian
Secrétaire : Virginie Fourrier
Trésorier : Tom Robinson
Membre actif : Alexander Donaldson
Membre actif : Pascal Dehasse
Membre actif : Martin Pilote
Membre active : Bita Samim
Membre active : Corinne Simard
Absents :
Membre active : Mélanie Carbonneau
Membre active : Cassandra Bolduc
Ordre du jour
- Ouverture de la réunion
- Mot de bienvenue (Patrick/Tous)
- Tour de table présentation (Tous)
- Adoption de l’ODJ (Tous)
- Présentation du google drive partagé de SP-Mtl (Patrick)
- Actions à faire après l’AGA (Patrick/Tous)
- Post-Mortem AGA (Tous)
- Discussion sur prochaines activités (Tous)
- Mise à jour finance cabane sucre (Corinne)
- Formation pour les membres d’exécutif
- Varia (Tous)
- Date estimée de la prochaine rencontre (Tous)
- Clôture de la réunion
- Ouverture de la réunion
Début de la réunion à 19h00.
- Mot de bienvenue
Mot de bienvenue de Patrick, il remercie les membres de l’exécutif de leur présence à la réunion.
- Tour de table présentation
Tour de table, chacun se présente.
- Adoption de l’ODJ
ODJ approuvé par Alina, secondé par Virginie
- Présentation du google drive partagé de SP-Mtl
Patrick a créé un google drive partagé pour le sous-groupe. Une invitation pour y accéder a été envoyée par courriel à chacun des membres du comité.
Patrick présente l’organisation de l’espace partagé et les docs qui y sont déjà sauvegardés.
Action Patrick : créer un guide d’accès-utilisation pour les membres moins familiers avec les espaces partagés.
- Actions à faire après l’AGADocuments à faire parvenir à IPFPC suite à l’AGA et allocation annuelle:
Patrick a validé dans les statuts les actions à faire suite à une AGA de sous-groupe.
Statut 8.1.8 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu des élections.
Les documents ont été envoyés par Tom. L’allocation annuelle du sous-groupe pourra donc être obtenue rapidement.
Action : faire changer les signatures
- Post-Mortem AGAAGA s’est déroulée le 06 mai 2026. Belle soirée, interventions pertinentes des invités, intérêt des membres et retour positif par la suite.Planification de l’événement : 59 membres ont confirmé leur présence via le formulaire de confirmation, 2 invités (Stéphanie Fréchette, Vice-Présidente temps plein de l’IPFPC, Sarah Marcil, secrétaire de l’exécutif du groupe SP), music band composé de 7 personnesJour J , présence réelle : 40 membres, le band, Sarah Marcil et Stéphanie Fréchette. Ministères représentés à l’AGA :ECCC : 16 membresSanté Canada : 21 membresAgence Spatiale : 2 membresTransport Canada : 1 membreBeaucoup de no-show. Piste de solution pour éviter que la situation ne se répète : Envoyer une confirmation et rappel de l’inscription à l’AGA aux membres. Demander clairement de prévenir x jours avant l’événement s’ ils ne peuvent finalement plus se présenter. Indiquer que des frais sont engagés, un recouvrement des frais pourrait être envisagé si ils ne préviennent pas de leur absence (à vérifier si vraiment possible, sinon au moins sensibiliser aux frais engagés et perdus).Déterminer le budget de l’AGA avant l’évènement et trouver l’endroit en fonction du budget. Trouver un endroit avec le plus de flexibilité possible pour ajuster le nombre de personnes présentes.Vérifier les politiques pour la participation de IPFPC – montant maximum par membre pour le repas et cadeau. Comme l’intérêt pour participer semble plus grand, il n’y a plus besoin d’incitatif pour attirer les membres à l’évènementMusic band : 7 personnes, le band n’est pas rémunéré mais les repas et boisson leur sont offerts. Selon le budget il pourrait ne pas être possible de les inviter l’année prochaine.Déterminer comment on pourrait avoir une meilleure participation et représentativité de tous les ministères du sous-groupe.La formule resto assis + band est moins propice au réseautage. Une autre formule pourrait également être envisagée pour faciliter les conversations.
- Discussion sur prochaines activités
Corinne veut planifier un dîner causerie à l’Agence spatiale, validation avec le comité si le budget le permet, accord donné à l’unanimité.
Alex indique qu’il y a aura certainement des demandes de dîner causerie sur les négociations durant l’été
- Mise à jour finance cabane sucre
L’activité a couté 3500$ au total, 2500$ ont été payés par Bien mieux ensemble.
Corinne a navigué dans les politiques et a fait des demandes de subvention formelles. Selon elle, toutes les politiques étaient respectées pour l’activité cabane à sucre ce qui a permis d’obtenir le maximum de subventions.
Action de suivi : courriel récapitulatif de Corinne
- Formation pour les membres d’exécutif
Une formation pour les membres d’un exécutif aura lieu le 12 et 13 juin. Plusieurs membres du comité ont envoyé leur intérêt, malgré que certains n’avaient pas reçu l’invitation initiale
- Varia (Tous)
Tom indique que le chèque pour l’AGA a été encaissé. L’allocation annuelle arrivera dans la semaine.
- Date estimée de la prochaine rencontre (Tous)
Le prochaine rencontre aura lieu en août, date à déterminer ultérieurement
- Clôture de la réunion
Fin de la réunion : 20h30.