CONSEIL DES DÉLÉGUÉS SYNDICAUX DE LA RCN2019
27 et 28septembre 2019
Le Conseil des délégués syndicaux de la RCN aura lieu les vendredi et samedi 27 et 28septembre 2019 à l’hôtel Hilton Lac-Leamy, à Gatineau. Le Conseil, qui durera deux (2) jours, commencera vendredi midi, alors que la période d’inscription débutera à 11h30. Les délégués syndicaux et leur(s) invité(s) seront conviés à une réception après le souper de vendredi soir. Veuillez prendre note qu’il n’y aura pas de souper officiel servi. Les délégués devront veiller à leur propre souper. L’Institut assumera les frais du souper. L’assemblée se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9h à 17h. Aucune activité organisée n’est prévue pour le samedi soir.
Les délégués syndicaux y recevront de la formation en plus de s’informer et de rencontrer d’autres délégués. Le détail de l’ordre du jour sera diffusé dans une note de service à l’approche de la tenue du Conseil.
Nous vous demandons de remplir le formulaire d’inscription en ligne; le lien se trouve au bas de la présente annonce. La période d’inscription prendra fin le 2août 2019 à l’heure normale de la fermeture des bureaux. Les demandes d’inscription ne seront acceptées ni par téléphone ni par courriel.
VEUILLEZ NOTER QUE NOUS NE POURRONS PAS VOUS GARANTIR UNE CHAMBRE D’HÔTEL SI VOUS NE NOUS RENVOYEZ PAS VOTRE FORMULAIRE D’INSCRIPTION EN LIGNE AVANT LE 2AOÛT 2019.
HÉBERGEMENT
Coordonnées de l’hôtel (hébergement et réunion):
Hôtel Hilton Lac-Leamy
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Tél.: 819-790-6444 Téléc.: 819-790-6408
Hôtel
Le personnel de l’Institut fera votre réservation d’hôtel. Veuillez indiquer sur votre formulaire d’inscription la date de votre arrivée et de votre départ et toute demande spéciale pour votre chambre. Nous avons réservé un bloc de chambres. Une fois votre réservation confirmée, le personnel de l’Institut fera votre réservation à l’hôtel Hilton Lac-Leamy en se fondant sur votre formulaire d’inscription. Toute demande spéciale devra être approuvée par la Section des finances. Après vous être inscrit en ligne, vous recevrez un courriel confirmant votre inscription. Une fois confirmée votre présence en tant que délégué, vous recevrez un autre courriel pour confirmer le tout.
Le jour de votre arrivée, vous devez donner votre numéro de carte de crédit à l’hôtel pour réserver votre chambre. L’hôtel pourra ainsi vous facturer tous les frais accessoires liés à l’utilisation de votre chambre, le cas échéant. Le coût de votre chambre, y compris les taxes, sera porté au compte principal de l’Institut à l’hôtel; le délégué devra par contre assumer tous les autres frais. Tout surclassement nécessite l’approbation préalable du délégué syndical en chef.
Les délégués qui souhaitent rester à l’hôtel samedi soir doivent y être admissibles conformément à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée de l’Institut.
L’heure d’arrivée est fixée à 16h et l’heure départ, à midi. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16h. Il est possible de rendre la chambre après 12h, mais avant de vous l’autoriser, l’hôtel doit s’assurer qu’il y a d’autres chambres libres. L’Institut n’assume pas les frais additionnels facturés en raison d’un départ tardif.
IMPORTANT: Pour annuler votre réservation ou y faire des changements, communiquez directement avec l’hôtel en composant le 819-790-6444. Il vous incombe maintenant d’annuler vous-même votre réservation. À défaut de suivre cette directive, vous vous exposeriez à devoir payer vous-même la facture d’hôtel.
La Région de la capitale nationale a apporté plusieurs changements au Conseil des délégués syndicaux:
- Annulation du gala de vendredi soir: vous serez libre de prendre votre repas où bon vous semble et celui-ci vous sera remboursé sur une base journalière;
- Annulation de l’offre d’un déjeuner pour les délégués inscrits le samedi matin: vous serez libre de votre temps et votre repas vous sera remboursé sur une base journalière.
Veuillez adresser toute question et tout commentaire à votre directeur régional.
REPAS
Le vendredi 27septembre 2019, le dîner sera offert aux délégués, mais pas à leurs invités, tandis que le souper ne sera offert NI aux uns NI aux autres. Le samedi 28septembre, le dîner sera offert aux participants seulement. Selon la Politique sur les voyages de l’Institut, les repas des enfants qui sont sous la supervision d’un gardien ou moniteur sur place ne sont pas payés par l’Institut.
IMPORTANT: Vous devez mentionner dans votre formulaire d’inscription si vous avez une allergie ou des besoins alimentaires particuliers. Même si nous transmettons cette information à l’hôtel, vous devez quand même le préciser au serveur pendant le repas.
La politique de l’hôtel ne permet pas d’emporter de la nourriture à l’extérieur de la salle où les repas sont offerts. N’apportez pas de nourriture servie au dîner ou aux pauses dans votre chambre. Cette nourriture est destinée exclusivement aux délégués syndicaux, aux membres de l’Exécutif et au personnel.
Garde d’enfants
L’hôtel offre un service de garde d’enfants. Pour vous en prévaloir, communiquez avec le concierge de l’hôtel au 819-790-6444. Vous payez vous-mêmes le service de garde d’enfant; ces frais vous seront remboursés jusqu’à concurrence de 75$ à la réception de votre demande de remboursement des frais de voyage. Vous êtes responsable des repas de vos enfants. L’Institut ne rembourse pas ces dépenses.
TRANSPORT
Si vous devez prendre un taxi pour vous rendre à l’événement, vous devez l’inscrire sur votre page d’inscription, sous la rubrique Exigences spéciales. S’il existe un mode de transport moins coûteux, son utilisation sera envisagée.
STATIONNEMENT
Le stationnement en surface est offert gratuitement aux délégués participant au Conseil.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé non payé pour activité syndicale pour assister au conseil des délégués syndicaux. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Les participants doivent remplir le formulaire de demande de salaire compensatoire de l’Institut et y joindre une copie de la demande de congé dûment remplie confirmant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité à une demi-journée (½), soit le vendredi, en plus du temps de déplacement raisonnable.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de votre domicile ou votre lieu de travail à l’endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus directe et sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 12h (midi). Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16h.
AUTRES
Les frais de garde de personne à charge, d’enfants ou autres seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, conformément à la politique sur les voyages de l’Institut.
Tous les autres frais seront remboursés selon la Politique sur les voyages.
Cordialement,
Stacy McLaren, déléguée syndicale en chef
Exécutif de la RCN
FORMULAIRE D’INSCRIPTION EN LIGNE